信息化背景下文書(shū)檔案管理工作初探

楊亞紅，胡 亮

（陜西地礦第一地質(zhì)隊(duì)有限公司 陜西 安康 725000）

1 引言

大多數(shù)文書(shū)檔案管理方法都采用傳統(tǒng)的人為管理模式，導(dǎo)致工具文件管理效率低下，在處理文書(shū)檔案時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)許多問(wèn)題，甚至?xí)G失文書(shū)檔案，從而對(duì)相關(guān)任務(wù)產(chǎn)生負(fù)面影響。目前，我國(guó)已進(jìn)入信息化社會(huì)發(fā)展階段，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍非常廣泛，如果能夠?qū)⑽臅?shū)檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，可以利用信息技術(shù)對(duì)檔案文件進(jìn)行查詢等。既能提高效率，又能充分發(fā)揮檔案本身的作用。將文件檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合后，可以確保相關(guān)人員及時(shí)處理文件檔案管理中存在的問(wèn)題，不斷提高本任務(wù)的執(zhí)行效率，實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)工作的科學(xué)轉(zhuǎn)化[1]。

2 文書(shū)檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

在文書(shū)檔案管理中，如果應(yīng)用信息技術(shù)處理，它可以使文書(shū)檔案存儲(chǔ)實(shí)時(shí)顯示。信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效提高檔案的檢索效率，如果為了獲取基本信息，相關(guān)人員不需要到檔案部門(mén)查詢檔案，只需要網(wǎng)絡(luò)的幫助即可獲取相關(guān)信息。同時(shí)，相關(guān)人員需要查閱檔案、文件或信息技術(shù)進(jìn)行處理，避免排隊(duì)等。在檢查文書(shū)檔案時(shí)，它可以使用信息技術(shù)在搜索前查找其搜索狀態(tài)和位置，從而提高效率[2]。

文書(shū)檔案主要是記錄保密的人員信息、財(cái)務(wù)信息以及各種工作發(fā)展信息，因此具有特殊性。正是由于文書(shū)檔案的特殊性，對(duì)管理的要求也越來(lái)越高。如果選擇傳統(tǒng)的管理模式，將導(dǎo)致文檔文件管理器的正常工作量較大，工作效率會(huì)較低，但如果利用信息技術(shù)進(jìn)行管理，可以彌補(bǔ)這一缺陷，從而保證文書(shū)檔案管理效率的顯著提高。

2.1 提高管理效率

計(jì)算機(jī)采用檔案管理系統(tǒng)，首先優(yōu)化了傳統(tǒng)的檔案管理，檔案的存檔、分類檔案，然后重新存檔。使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行存檔使文檔文件管理更易于使用。另一方面，存檔、存儲(chǔ)、分類、集成和文件搜索功能更加方便。

2.2 有效的思維信息檢索方式

隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，數(shù)字應(yīng)用越來(lái)越普遍，計(jì)算機(jī)可以按需存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)和文件，可以找到相關(guān)信息，大大加快了搜索速度。傳統(tǒng)的管理方法很難做到，雖然人工管理可以實(shí)現(xiàn)文檔文件的完全存儲(chǔ)，但不能實(shí)現(xiàn)大量的信息傳遞，信息檢索會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，在一定程度上造成資源浪費(fèi)。文書(shū)檔案管理采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以根據(jù)內(nèi)部和外部特征進(jìn)行分類。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，各種檔案存儲(chǔ)設(shè)備可以與其他信息系統(tǒng)相結(jié)合，提高管理水平。

2.3 電子文件更加穩(wěn)定

電子文件存儲(chǔ)與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔相比可以節(jié)省大量空間，不易丟失和損壞。隨著電子技術(shù)的不斷進(jìn)步，可以按要求存儲(chǔ)，使用合適的電子設(shè)備載體，電子儲(chǔ)存設(shè)備具有讀取方便、穩(wěn)定性高等功能，幾乎不受外部環(huán)境的影響，不易損壞。

3 信息化背景下文書(shū)檔案管理的相關(guān)問(wèn)題

在信息時(shí)代背景下，信息化對(duì)文書(shū)檔案管理的要求越來(lái)越嚴(yán)格。因此，首先要認(rèn)識(shí)到信息管理的重要性，要符合文檔文件管理的要求，才能有效地管理文檔文件。文檔文件管理簡(jiǎn)化了工作流程，減少了經(jīng)理的工作量，提高了管理者的工作效率。因此，信息現(xiàn)代化是提高文檔文件管理水平的主要條件。目前，文檔文件管理的數(shù)據(jù)還存在許多問(wèn)題。文檔文件管理是多單元管理的重要組成部分，因此提高文件管理設(shè)備的可靠性是首要任務(wù)。目前，管理效率低下，甚至缺乏管理的現(xiàn)象十分普遍，因此必須考慮開(kāi)發(fā)工具文件信息管理。文件檔案管理信息開(kāi)發(fā)需要支持穩(wěn)定的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，加大資金投入，培訓(xùn)檔案管理人員，確保檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性，能夠充分有效地實(shí)施檔案管理系統(tǒng)[3-4]。

3.1 缺乏必要監(jiān)督

針對(duì)信息化背景下文件檔案管理中存在的問(wèn)題，監(jiān)管不力問(wèn)題日益明顯。雖然一些部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行了信息化管理，但也注重信息技術(shù)在這一工作中的合理應(yīng)用。但是，不能對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行必要和科學(xué)的監(jiān)督，從而導(dǎo)致缺乏條款。一些工作人員在實(shí)際操作中暴露的問(wèn)題無(wú)法得到重視和及時(shí)解決，相關(guān)技術(shù)應(yīng)用的合理性無(wú)法得到保證。因此，缺乏一定程度的監(jiān)督，制約了文檔文件數(shù)據(jù)管理的深入開(kāi)發(fā)。

3.2 相關(guān)設(shè)備操作要求高

一些部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)人員在處理檔案信息時(shí)也給予了應(yīng)有的重視，并配備了信息設(shè)備。但是，由于傳統(tǒng)的工作理念，一些員工的工作水平不符合相關(guān)要求，無(wú)法保證設(shè)備得到充分利用。如果將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，對(duì)管理人員的操作要求更高，如果管理人員沒(méi)有接受全面和科學(xué)的培訓(xùn)，執(zhí)行能力就無(wú)法提高，這將導(dǎo)致文件信息管理受到明顯限制，工作任務(wù)不能得到充分執(zhí)行。

3.3 保密程度不足

文書(shū)檔案信息管理需要將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，但電子文件的相關(guān)數(shù)據(jù)可能會(huì)發(fā)生變化，電子信息的存在形式很容易更改。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式相比，修改電子檔案信息非常簡(jiǎn)單，人們?cè)谑盏诫娮訖n案時(shí)，不能完全判斷上述信息是否完全真實(shí)。同時(shí)，工具文件通常不是一部分，許多文檔文件包含多個(gè)不同部門(mén)的數(shù)據(jù)，如果相關(guān)人員需要對(duì)不同部門(mén)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，則保密程度會(huì)降低。

3.4 檔案管理人員專業(yè)要求高

文件檔案信息化后，文件檔案轉(zhuǎn)為電子文檔，這需要管理人員擁有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和技能，需要精通檔案管理原則、程序規(guī)則和技能。嚴(yán)格要求檔案信息資源管理，必須具備扎實(shí)的基礎(chǔ)理論和領(lǐng)先的技術(shù)能力。目前，許多工作人員缺乏高水平的能力，導(dǎo)致文件檔案的數(shù)據(jù)管理水平不高。

4 提高文書(shū)檔案信息化管理的策略

4.1 加強(qiáng)工作監(jiān)督

文件檔案信息管理方面，有關(guān)部門(mén)必須結(jié)合監(jiān)督工作機(jī)制，作為提高文件檔案信息管理質(zhì)量的主要方式之一。有關(guān)部門(mén)要安排專人參與監(jiān)督，上級(jí)要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，并對(duì)文件檔案管理人員的正常工作進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)管理人員有操作不善等情況，及時(shí)溝通處理，確保檔案管理順利進(jìn)行。監(jiān)督員應(yīng)當(dāng)如實(shí)記錄監(jiān)督，總結(jié)確保文件檔案管理的整體質(zhì)量。

4.2 標(biāo)準(zhǔn)化管理

在檔案管理方面，有關(guān)部門(mén)和人員也需要不斷完善工作。相關(guān)人員可以按照相應(yīng)的步驟，具體區(qū)分文件的內(nèi)容，并規(guī)劃各種不同項(xiàng)目的管理方案，還可以對(duì)文件格式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，包括在信息平臺(tái)訪問(wèn)文件、借閱、下載等，都需要標(biāo)準(zhǔn)化的操作指導(dǎo)模式。下載文件時(shí)，相關(guān)人員必須事先征得主管的同意，并填寫(xiě)下載請(qǐng)求，包括何時(shí)下載工具文件以及何時(shí)銷毀。有關(guān)部門(mén)還可以在信息平臺(tái)后臺(tái)設(shè)置自動(dòng)銷毀系統(tǒng)，如果文件下載時(shí)間超過(guò)時(shí)間，后臺(tái)可以移動(dòng)下載的文件進(jìn)行銷毀。這樣，文書(shū)檔案信息管理更加規(guī)范化，安全性得到保障，保密性得到有效提高，幫助相關(guān)工作人員增強(qiáng)自我責(zé)任感。

4.3 提高管理者的質(zhì)量

在文檔文件的數(shù)據(jù)管理中，管理者是實(shí)際參與者，其自身質(zhì)量直接影響到工作質(zhì)量。有關(guān)部門(mén)必須選用一批態(tài)度認(rèn)真、能力強(qiáng)的員工來(lái)管理檔案信息，以便接受相應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，認(rèn)識(shí)到文件檔案信息管理的必要性，不斷提高信息管理意識(shí)。同時(shí)，管理者需要不斷學(xué)習(xí)新的信息管理理念，在培訓(xùn)中了解信息設(shè)備的具體操作模式，還要學(xué)習(xí)信息平臺(tái)的運(yùn)行方式，確保所有設(shè)備在文件檔案信息管理方面熟練掌握，培訓(xùn)后，相關(guān)部門(mén)還需要對(duì)管理人員進(jìn)行評(píng)估，觀察檔案信息管理的實(shí)際操作情況，只有通過(guò)管理人員的考核才能真正參與到這項(xiàng)工作中來(lái)，如果管理人員沒(méi)有通過(guò)考核，就必須繼續(xù)培訓(xùn)，直到考核達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，才能使管理人員真正認(rèn)識(shí)到規(guī)范管理的重要性，這樣才能保證他們符合信息管理的標(biāo)準(zhǔn)要求[5]。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)的文件檔案管理模式已難以滿足當(dāng)前的實(shí)際需要，導(dǎo)致文件檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)變革。目前，我國(guó)已進(jìn)入信息化發(fā)展階段，傳統(tǒng)格式的檔案管理將存在諸多制約因素，相關(guān)人員必須充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)，從多方面選擇合理有效的工作策略，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與文書(shū)檔案管理的結(jié)合。