醫(yī)院檔案信息化管理分析

張潔琳

（福建省福州市臺(tái)江區(qū)福建中醫(yī)藥大學(xué)附屬人民醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察處 福建 福州 350001）

1 引言

當(dāng)前，我國(guó)的醫(yī)院檔案管理已基本實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，即電子檔案管理，其對(duì)醫(yī)院發(fā)展中有著重要的作用，不僅可以將醫(yī)療相關(guān)信息準(zhǔn)確、快捷、有效地傳播，還可以提高信息的覆蓋率。如今，檔案管理工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)融合發(fā)展，在此基礎(chǔ)上不斷變革管理模式，通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)拓寬醫(yī)院檔案信息化管理的渠道，避免自身建設(shè)存在的局限性，以此實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，檔案管理工作必須不斷創(chuàng)新，使其發(fā)揮根本價(jià)值，醫(yī)院管理層應(yīng)引起重視。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)能夠改變傳統(tǒng)管理模式，提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供推動(dòng)力。所謂信息化建設(shè)，主要是通過(guò)信息化手段提高檔案的應(yīng)用率，使醫(yī)院各科室實(shí)現(xiàn)有效溝通，在此過(guò)程中創(chuàng)新信息傳輸方式，將醫(yī)院的病案、科研、人事等資料數(shù)字化，擺脫傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存單一、占空間大、資料應(yīng)用不足的問(wèn)題，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)無(wú)從查找或丟失的問(wèn)題，具體有以下幾點(diǎn)。

（1）完整保存醫(yī)院相關(guān)資料。醫(yī)院紙質(zhì)檔資料數(shù)量繁多，診療資料及相關(guān)研究日積月累，體積巨大，實(shí)際使用過(guò)程中不利于文獻(xiàn)調(diào)取及應(yīng)用，且會(huì)占用較大的空間，該情況不符合時(shí)代發(fā)展需求[1]，開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)則可以有效解決上述問(wèn)題，且能夠最大化避免檔案原件損壞，顯著提高檔案管理水平與管理質(zhì)量。

（2）提升醫(yī)院檔案管理效率。檔案管理涉及的內(nèi)容較多，不僅包含醫(yī)院患者信息，還包含了人事信息以及行政管理等內(nèi)容，是醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分。但在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，多數(shù)采用人工的方式對(duì)患者信息、人事檔案、行政檔案、診療檔案、研究文獻(xiàn)等進(jìn)行分類(lèi)整理，這樣的方法速度慢且需要大量的人力，容易出現(xiàn)登記檔案與實(shí)際不符的現(xiàn)象。而應(yīng)用信息化檔案管理則可以減少檔案錄入的工作量，以數(shù)字化存檔備份提高檔案管理的精確性，降低管理失誤率，保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（3）增強(qiáng)醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。檔案管理信息化建設(shè)可以有效增強(qiáng)醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，如可以通過(guò)信息技術(shù)將醫(yī)院的各個(gè)部門(mén)與科室的檔案信息共享，提高醫(yī)院內(nèi)部信息資源的共享與交流，進(jìn)而提升整體服務(wù)質(zhì)量[2]。

3 醫(yī)院檔案管理的劃分

我國(guó)的醫(yī)院檔案管理發(fā)展于1980年，其中包括醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)、建設(shè)、人員情況及日常管理等[3]。

3.1 醫(yī)院檔案的定義

醫(yī)院檔案可以將其稱(chēng)之為一份記錄材料，目的是希望對(duì)檔案有效管理、合理利用，以此推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案文字內(nèi)容為醫(yī)院各項(xiàng)資料的記錄，如醫(yī)學(xué)實(shí)例、人事?tīng)顩r、資源記錄、相關(guān)文獻(xiàn)等，有一定的地域意義或歷史意義，但傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案資料不利于保存，且相關(guān)記錄僅可以通過(guò)文字進(jìn)行表述，這樣的情況不符合當(dāng)前時(shí)代需求。信息化檔案則包括了文字、圖片、視頻等多種形式的記錄，相關(guān)新載體成為檔案的附加，對(duì)醫(yī)院的活動(dòng)、建設(shè)等進(jìn)行更詳細(xì)更多方位的記錄，是醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的重要記錄，有著一定的目的性、專(zhuān)業(yè)性。

3.2 醫(yī)院檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案詳細(xì)記錄醫(yī)院的各項(xiàng)內(nèi)容，并將此類(lèi)內(nèi)容進(jìn)行儲(chǔ)存，使得檔案具有時(shí)間價(jià)值及應(yīng)用價(jià)值。隨著醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高，對(duì)檔案質(zhì)量的需求也進(jìn)一步提升，使得傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際需求，因此需要有效結(jié)合新興技術(shù)手段，使檔案內(nèi)容和種類(lèi)更加豐富、具體，以滿(mǎn)足日新月異的時(shí)代需求。同時(shí)，醫(yī)院檔案能夠全面系統(tǒng)地了解醫(yī)護(hù)、科研、管理等專(zhuān)業(yè)人員的業(yè)務(wù)情況，便于針對(duì)后續(xù)人才科研發(fā)展制定計(jì)劃，提升醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)水平，以提高診療水平，如根據(jù)外科、內(nèi)科、骨傷科、神經(jīng)科、內(nèi)分泌、眼科等詳細(xì)的診療記錄，判斷其基礎(chǔ)診療水平，分析醫(yī)務(wù)人員年度考評(píng)檔案,結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況設(shè)定下一步工作目標(biāo)，為醫(yī)院管理決策提供可靠的依據(jù)。當(dāng)前更多的醫(yī)院管理層意識(shí)到醫(yī)院檔案管理的重要性，醫(yī)院檔案類(lèi)型、內(nèi)容也在不斷增加和拓寬。

3.3 醫(yī)院檔案的種類(lèi)

醫(yī)院檔案不僅僅是文字表述，其中包含了多種醫(yī)院重要信息，具體可以分為以下三個(gè)種類(lèi)。

（1）資料自身檔案。資料自身檔案可以理解為“身份名牌”，主要是對(duì)醫(yī)院相關(guān)案例、文獻(xiàn)、資料自身的性質(zhì)及內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄中包含案例的時(shí)間、研究成果等，是檔案的基礎(chǔ)部分。

（2）資料規(guī)劃?rùn)n案。該類(lèi)檔案記錄者醫(yī)院發(fā)展的“動(dòng)向”，是醫(yī)院在發(fā)展建設(shè)期間的全過(guò)程記錄，其中包括了醫(yī)院出現(xiàn)的問(wèn)題、活動(dòng)、相關(guān)建設(shè)等，且信息化檔案中會(huì)記錄影像及圖片資料等[4]。

（3）資料信息檔案。信息檔案即電子檔案，與普通檔案存在差異，普通檔案主要是以紙質(zhì)文件形式為主，電子檔案則是普通檔案的延續(xù)，其能夠在檔案中添加圖片、聲音、視頻等，是深入了解醫(yī)院的關(guān)鍵部分。

4 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理在醫(yī)院運(yùn)行中發(fā)揮著不可替代的作用，其囊括了對(duì)診療行為、患者、醫(yī)護(hù)人員、時(shí)間、流程、資料等多方面的管理工作。為了保證醫(yī)院各科室檔案能夠有效應(yīng)用，管理需要逐漸向著信息化方向發(fā)展，保證檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠得到有效地監(jiān)管。但就目前情況來(lái)看，醫(yī)院檔案管理制度不夠完善，且由于各個(gè)環(huán)節(jié)中對(duì)于信息的共享與傳遞有著較高的需求，使得錄入工作較為繁瑣，降低了管理人員的工作積極性[5]。

1961年，我國(guó)頒布了《檔案管理暫行條例》，這是我國(guó)檔案管理的最早法規(guī)，1980年，頒布了《檔案保護(hù)法》，要求各地區(qū)醫(yī)院建立檔案收集庫(kù)，2016年，頒布了《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于全面推進(jìn)醫(yī)院綜合改革的實(shí)施意見(jiàn)》要求醫(yī)院對(duì)檔案有效利用。當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案可分為診療檔案、文書(shū)檔案、人事檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案等，部分科技檔案、文書(shū)檔案、診療檔案都可以進(jìn)行數(shù)據(jù)儲(chǔ)存與備份，但互聯(lián)網(wǎng)儲(chǔ)存的應(yīng)用存在安全風(fēng)險(xiǎn)，如2015年新加坡的“醫(yī)院檔案資料竊取”一案，不法分子通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)竊取了病患姓名、住址、國(guó)籍、性別、種族和出生日期等，近150萬(wàn)公民的健康數(shù)據(jù)，在眾多的受害者里新加坡總理赫然在目，為避免此類(lèi)事情的發(fā)生需要以《知識(shí)產(chǎn)權(quán)法》和《檔案權(quán)法》保護(hù)檔案，防止侵權(quán)問(wèn)題的發(fā)生，在出現(xiàn)違規(guī)行為時(shí)，可以根據(jù)法律追究不法分子的責(zé)任。因此，醫(yī)院對(duì)電子檔案安全管理要加強(qiáng)重視，如結(jié)合檔案類(lèi)型設(shè)立加密系統(tǒng)，在醫(yī)院的綜合情況錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)后設(shè)置加密的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，使檔案數(shù)據(jù)能夠得到有效保護(hù)，避免檔案材料的丟失和盜用。

5 醫(yī)院檔案管理信息化的策略

5.1 樹(shù)立新型檔案管理觀念

醫(yī)院應(yīng)樹(shù)立新型管理理念，提高對(duì)檔案管理工作的重視度。首先，應(yīng)在實(shí)際行動(dòng)中轉(zhuǎn)變固有觀念，從領(lǐng)導(dǎo)層開(kāi)始，到每名醫(yī)護(hù)、行政人員，都需打破固有觀念，深刻意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)工作的必要意義。其次，醫(yī)院管理層需要給予檔案管理部門(mén)對(duì)應(yīng)職權(quán)，保證管理的有效性，避免出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清的情況。同時(shí)，醫(yī)院需要結(jié)合實(shí)際情況完善獎(jiǎng)懲制度，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量，充分激勵(lì)員工積極性，并在某種程度上約束員工的態(tài)度與行為。除此之外，在發(fā)展建設(shè)過(guò)程中，醫(yī)院還需定期開(kāi)展培訓(xùn)、教育工作，在此過(guò)程中滲透思想教育，使員工端正工作態(tài)度，積極地參與到檔案工作中[6]。

5.2 檔案管理規(guī)范化

在當(dāng)前信息環(huán)境下，電子檔案管理工作必須規(guī)范化，以真實(shí)性、安全性、完整性為基本原則，從而提高管理效率，具體如以下幾點(diǎn)。

（1）需要從制度方面著手，通過(guò)建章立制，以醫(yī)院各類(lèi)檔案原始記錄為基礎(chǔ)，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案管理主體，保障檔案存儲(chǔ)及傳輸?shù)陌踩浴?/p>

（2）從技術(shù)方面著手建立醫(yī)院檔案管理信息平臺(tái)，例如構(gòu)建切合實(shí)際的數(shù)字化管理平臺(tái)，各部門(mén)通過(guò)統(tǒng)一平臺(tái)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)利用，使檔案管理協(xié)同化標(biāo)準(zhǔn)化。

（3）在電子檔案管理過(guò)程中，需要定期進(jìn)行安全性檢查，借助現(xiàn)代化手段提高檔案管理安全性能，定期進(jìn)行保密設(shè)置，防止檔案數(shù)據(jù)被惡意竊取或丟失。在此基礎(chǔ)上構(gòu)建責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制，制定完善緊急安全預(yù)案，最大化避免風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的出現(xiàn)，使檔案管理更加安全。

5.3 創(chuàng)新廉政檔案管理方式

廉政檔案是紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)在對(duì)黨員干部加強(qiáng)管理和監(jiān)督過(guò)程中，形成的反映黨員干部基本情況和廉潔自律狀況的歷史記錄，通過(guò)信息化手段建立健全紀(jì)檢監(jiān)察干部廉政檔案，能夠加強(qiáng)黨員干部自我監(jiān)督，是有助于醫(yī)院形成風(fēng)清氣正的良好政治生態(tài)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的有效舉措。在醫(yī)院干部廉政檔案審核管理中，將醫(yī)院中層干部實(shí)際家庭收入情況、廉潔情況納入審核，上級(jí)紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)通過(guò)廉政檔案進(jìn)行精準(zhǔn)“畫(huà)像”、動(dòng)態(tài)更新、摸清底數(shù)，也為做細(xì)自我監(jiān)督夯實(shí)基礎(chǔ)。通過(guò)信息化手段對(duì)干部提拔任用等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行明確，即以關(guān)鍵詞檢索的信息化管理方式對(duì)干部廉政檔案信息進(jìn)行篩查，既提高人事部門(mén)事前廉政把關(guān)的工作效率，也通過(guò)審核使醫(yī)院管理層在了解干部情況的同時(shí)達(dá)到抓準(zhǔn)關(guān)鍵人、關(guān)鍵事的效果。

5.4 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

醫(yī)院檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化，急需加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量管理。首先應(yīng)提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)與教育，樹(shù)立檔案管理安全意識(shí)，提高管理技能。同時(shí)，檔案管理工作人員必須不斷學(xué)習(xí)新理論、新技術(shù)，在此基礎(chǔ)上加大知識(shí)儲(chǔ)備量，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，不斷開(kāi)拓視野，進(jìn)而全面提高自身綜合素養(yǎng)。

5.5 電子檔案管理體系建設(shè)

醫(yī)院要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理工作，必須建立一套完善的電子檔案管理體系。首先,必須建立符合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際的電子檔案管理制度,不同科室的制度應(yīng)具有針對(duì)性,使管理過(guò)程更加規(guī)范，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息化檔案資源的共享。其次，為使管理體系的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮，必須要求電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行，以此約束醫(yī)院電子檔案管理人員的自身行為，通過(guò)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系提高工作效率，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，保證電子檔案管理能發(fā)揮出實(shí)際作用。

5.6 配齊配強(qiáng)檔案信息化管理設(shè)備

在當(dāng)前信息化時(shí)代，醫(yī)院若想加快檔案管理信息化建設(shè)，必須配置相應(yīng)的信息化設(shè)備，加強(qiáng)醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)，為創(chuàng)新管理提供有效地支持。在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中依據(jù)自身實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，主動(dòng)引進(jìn)信息化設(shè)備，明確設(shè)備管理制度，提升醫(yī)院信息化管理技術(shù)內(nèi)涵。在此基礎(chǔ)上，加大對(duì)檔案管理信息化的經(jīng)費(fèi)投入，從物質(zhì)與技術(shù)上雙重支持檔案管理信息化工作順利開(kāi)展。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該以部門(mén)協(xié)調(diào)為基礎(chǔ)，根據(jù)各部門(mén)實(shí)際情況配置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備與管理軟件，并做好設(shè)備維護(hù)，細(xì)化設(shè)備的維護(hù)時(shí)間、維護(hù)事項(xiàng)以及安全防護(hù)措施，節(jié)省醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理成本。

6 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各類(lèi)現(xiàn)代化信息技術(shù)日益成熟，將此類(lèi)技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，使檔案管理能夠與時(shí)俱進(jìn)，以更好適應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前信息化建設(shè)過(guò)程中的不足，并有效整改，通過(guò)學(xué)習(xí)和應(yīng)用新型技術(shù)，確保醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效落實(shí)，推動(dòng)醫(yī)院管理精細(xì)化、可持續(xù)化和現(xiàn)代化。