高校檔案管理信息化研究

吳 艷

（開(kāi)封大學(xué) 河南 開(kāi)封 475000）

1 引言

隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，社會(huì)進(jìn)入了信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)控制的信息產(chǎn)業(yè)對(duì)生活的各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生了巨大的影響?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)和傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的結(jié)合不僅造就了許多新興技術(shù)產(chǎn)業(yè)，而且還改善了傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的布局，使其更加高效和占據(jù)主導(dǎo)地位。信息化時(shí)代，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案信息的收集和更新很慢，很難滿足社會(huì)發(fā)展的需求。人們需要的是一種高效、便捷且可以長(zhǎng)期保存的新穎的記錄管理模式。作為檔案資源管理的一部分，大學(xué)檔案管理信息化可以作為適當(dāng)開(kāi)展各種大學(xué)任務(wù)的基準(zhǔn)。近年來(lái)，由于全國(guó)高校的規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)和教師人數(shù)不斷增加。這不僅增加了大學(xué)檔案的數(shù)量，還增加了管理大學(xué)檔案的復(fù)雜性和難度。在開(kāi)展高校檔案管理信息化建設(shè)中，更需要規(guī)范高校檔案管理信息化，以提高工作效率。

2 建設(shè)高校檔案管理信息化的重要性

建立高校檔案管理信息化具有十分重要的作用，主要體現(xiàn)在：第一，滿足高校檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展的要求。高校檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)的項(xiàng)目，其中包括的內(nèi)容非常廣泛，涵蓋各個(gè)方面。為了以統(tǒng)一的方式管理這些信息媒體，僅使用手動(dòng)分類或紙張?zhí)幚?，不僅增加了人工成本，還降低了工作效率并且需要大量的工作。存且儲(chǔ)空間不有限利于大學(xué)文件管理的長(zhǎng)期發(fā)展。此外，通過(guò)文件管理，可以幫助學(xué)生了解自己的學(xué)習(xí)情況，認(rèn)真思考職業(yè)考試的方向，并為師生提供良好的服務(wù)。為了促進(jìn)計(jì)算機(jī)化，有必要充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)。建立大學(xué)檔案管理，使大學(xué)檔案管理帶來(lái)更多的社會(huì)效率[1]。第二，實(shí)行檔案管理信息化，提高檔案管理員的素質(zhì)。進(jìn)一步優(yōu)化和創(chuàng)新現(xiàn)有系統(tǒng)，增強(qiáng)了學(xué)生檔案文件建設(shè)管理的安全性，為學(xué)生狀態(tài)文件的可靠性提供了基本保證。只有通過(guò)驗(yàn)證學(xué)生身份文件的真實(shí)性，才能真實(shí)、準(zhǔn)確地反映學(xué)生身份信息，從而進(jìn)一步提高檔案的價(jià)值。為了使記錄管理者能夠隨著時(shí)代的變化而不斷改進(jìn)，應(yīng)鼓勵(lì)他們主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)科學(xué)以跟上社會(huì)的步伐。

3 高校檔案管理信息化現(xiàn)狀或問(wèn)題

3.1 重視程度低，資金稀缺

由于高校檔案管理工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，因此導(dǎo)致現(xiàn)在仍然使用著傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒(méi)有根據(jù)時(shí)代的發(fā)展、變化和要求以及實(shí)際應(yīng)用情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。未能有效推進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理信息化的應(yīng)用，總體效率也不高，主要表現(xiàn)在信息不完整和信息需求復(fù)雜等方面。另外，這也是由于沒(méi)有引起足夠的重視，并且沒(méi)有在建立計(jì)算機(jī)化管理或建立完整的硬件和軟件設(shè)備上投入一定的資金[2]，結(jié)果導(dǎo)致管理檔案計(jì)算機(jī)化的操作條件缺乏，不利于提高高校檔案管理的質(zhì)量，工作效率無(wú)法滿足檔案管理信息化的要求。

3.2 管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)化較低，基礎(chǔ)設(shè)施不完備

我國(guó)的一些高校很少重視檔案管理工作，這導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)化水平差，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理信息化工作，缺乏適當(dāng)?shù)墓芾斫?jīng)驗(yàn)，對(duì)信息管理的理解不足以掌握這些具體內(nèi)容，高校尚未進(jìn)行有關(guān)該主題的系統(tǒng)培訓(xùn)，這逐漸導(dǎo)致其管理技能下降，使其無(wú)法發(fā)揮作用。目前，我國(guó)的檔案管理信息化管理模式還不夠完善，檔案基礎(chǔ)設(shè)施還不完全，檔案管理工作難以順利開(kāi)展，學(xué)生的信息也無(wú)法得到有效整理[3]。實(shí)際上，檔案管理的服務(wù)平臺(tái)尚未準(zhǔn)備就緒。

3.3 管理系統(tǒng)中存在安全漏洞

盡管當(dāng)今的計(jì)算機(jī)信息化已變得越來(lái)越普及，但許多大學(xué)教授仍然受到傳統(tǒng)教學(xué)思想的影響，由于當(dāng)前的計(jì)算機(jī)化監(jiān)督系統(tǒng)沒(méi)有得到及時(shí)更新和完善，與計(jì)算機(jī)化和管理框架相關(guān)的專業(yè)管理思想嚴(yán)重短缺，計(jì)算機(jī)化的主要優(yōu)勢(shì)無(wú)法直接體現(xiàn)。更重要的是，許多學(xué)校記錄檔案管理無(wú)法合并工作信息[4]。高校仍在使用著傳統(tǒng)的管理機(jī)制，這限制了電子信息體系結(jié)構(gòu)的發(fā)展速度，對(duì)許多信息體系結(jié)構(gòu)項(xiàng)目的發(fā)展構(gòu)成了嚴(yán)重制約。

3.4 安全性有待提高

高校的檔案信息管理忽略了安全管理，沒(méi)有使用有效地方法來(lái)解決潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定應(yīng)急計(jì)劃。否則，很容易導(dǎo)致人為損壞，惡意攻擊或大學(xué)檔案信息系統(tǒng)的故障，從而導(dǎo)致泄漏和信息不完整，降低檔案管理信息化的服務(wù)質(zhì)量。

4 高校檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑

4.1 予以重視，加大投入

在創(chuàng)建高校檔案管理計(jì)算機(jī)化過(guò)程中，第一步是從意識(shí)形態(tài)角度改變過(guò)時(shí)的檔案管理概念。有必要弄清實(shí)施信息化T管理的必要性，提高對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)，并弄清管理存檔信息的好處。與傳統(tǒng)的大學(xué)行政管理模式相比，基于信息的記錄管理實(shí)施起來(lái)更加靈活，不會(huì)太慢。它可以減少管理人員的工作量，提高管理人員的效率，并確保高校的有效管理。高校檔案信息管理的服務(wù)對(duì)象是全體學(xué)生和教師，其目的是保護(hù)學(xué)生和教師的權(quán)利和合法權(quán)益。高校檔案管理信息化自然是一種面向服務(wù)的管理，高度重視效率和宣傳?；诖斯δ?，應(yīng)該優(yōu)化并重視大學(xué)中的檔案管理模式。例如，在傳統(tǒng)的文件管理模式下，當(dāng)學(xué)生要查看文件時(shí)，速度慢且信息不完整，直接加劇了學(xué)生的不滿，文件信息管理可以有效地改善這種情況。采取有效地方法記錄學(xué)生和教師的不同情況，從多個(gè)角度完善學(xué)生和教師的信息，提高大學(xué)工作人員的工作的綜合性和效率，并及時(shí)提供可靠的信息服務(wù)[5]。

此外，應(yīng)投資一定數(shù)量的資金并增加財(cái)務(wù)支持，以不斷改善用于管理已存檔信息的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)和支持設(shè)施。例如，要在大學(xué)中真正發(fā)揮檔案信息管理的作用，應(yīng)配備數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、數(shù)碼相機(jī)。掃描儀和存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)備。還必須建立一個(gè)滿足高校文件管理要求的軟件系統(tǒng)。

4.2 建立專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)

建立人才團(tuán)隊(duì)也是檔案管理的非常重要的一部分。在信息化時(shí)代的發(fā)展過(guò)程中，人才特別重要，可以更好地有效地支持管理。因此，高校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理領(lǐng)域的人才培養(yǎng)，并繼續(xù)引進(jìn)具有信息技術(shù)能力的專業(yè)人才。在實(shí)際工作中，他可以盡快適應(yīng)工作內(nèi)容，提高工作效率，同時(shí)還可以提高其他員工的積極性。根據(jù)當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，高校組成了一支專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，使他們不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，更好地將信息技術(shù)應(yīng)用于管理，逐步提高工作質(zhì)量[6]。在此基礎(chǔ)上，高等學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，使他們掌握信息化管理知識(shí)，有效操作信息化設(shè)備，實(shí)施、開(kāi)展管理工作。此外，您還可以邀請(qǐng)基于信息的記錄管理專家提供有效地建議，及時(shí)報(bào)告在實(shí)際工作中的問(wèn)題，并逐步提高管理人員的技能，以發(fā)揮最大的價(jià)值。

4.3 改善基礎(chǔ)設(shè)施

在高校工作中，檔案管理的地位也變得越來(lái)越重要。檔案管理包含大學(xué)所有師生的基本信息。因此，高校應(yīng)更加重視案件管理，不斷完善基礎(chǔ)架構(gòu)。建立檔案服務(wù)平臺(tái)，可以有效地實(shí)現(xiàn)信息資源的完全共享，可以將檔案管理信息化有效地鏈接到網(wǎng)絡(luò)，并可以為學(xué)生和教師建立單獨(dú)的文件管理數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)不同班級(jí)的學(xué)生，對(duì)他們分別進(jìn)行管理，并為他們?cè)O(shè)置相應(yīng)的文件夾，這有助于文件管理人員更輕松地找到學(xué)生的檔案，并減少轉(zhuǎn)介時(shí)間[7]。同時(shí)，使用信息管理方法可以使管理更加開(kāi)放，并促進(jìn)管理信息的扎實(shí)發(fā)展。

4.4 加強(qiáng)檔案管理的安全防護(hù)

共享和開(kāi)放的特征意味著學(xué)生檔案的計(jì)算機(jī)化建設(shè)在實(shí)踐中會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的威脅。在這種情況下，有必要科學(xué)地應(yīng)用安全保護(hù)技術(shù)來(lái)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案資源的保護(hù)，尤其是在信息管理方面，必須避免和控制潛在的安全問(wèn)題和隱患，以確保學(xué)生檔案的安全性、完整性和獨(dú)創(chuàng)性。

首先，使用防火墻技術(shù)和防病毒軟件來(lái)提高計(jì)算機(jī)的安全性。實(shí)際上，防火墻可以抵御外部攻擊和將計(jì)算機(jī)病毒滲透到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，并可以減少網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題對(duì)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的影響和威脅。請(qǐng)確保及時(shí)更新相關(guān)技術(shù)和確保安全保護(hù)有效。其次，在信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用中，加強(qiáng)身份驗(yàn)證，以管理學(xué)生的學(xué)籍檔案。當(dāng)前，基本用戶名和密碼主要用于登錄學(xué)生狀態(tài)文件的管理信息管理系統(tǒng)。在實(shí)踐中可以避免這種基本的身份認(rèn)證技術(shù)。不允許未經(jīng)授權(quán)的用戶登錄信息管理系統(tǒng)，以保護(hù)學(xué)生文件。同時(shí)，在身份認(rèn)證中，可以根據(jù)大學(xué)的實(shí)際情況優(yōu)化現(xiàn)有的身份認(rèn)證技術(shù)，例如指紋技術(shù)、虹膜技術(shù)等。所有應(yīng)用程序都可以有效地防止密碼被盜，進(jìn)一步提高了學(xué)生檔案管理安全性。最后，信息加密技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用。隨著學(xué)生狀態(tài)文件管理信息的積累，文件信息資源的共享和傳播也不斷得到改善[8]。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)用和傳輸學(xué)生狀態(tài)文件可能會(huì)導(dǎo)致文件損壞，篡改以及攻擊導(dǎo)致文件數(shù)據(jù)泄漏。在這種情況下，可以使用加密技術(shù)來(lái)保護(hù)學(xué)生文件的重要數(shù)據(jù)，并且使用加密技術(shù)還可以防止非公開(kāi)學(xué)生文件的訪問(wèn)和保留，從而確保學(xué)生檔案文件的安全。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大學(xué)檔案的管理不可避免地會(huì)朝著信息化方向發(fā)展，大學(xué)也必須重視并支持這項(xiàng)工作。首先，必須提供足夠的資源來(lái)構(gòu)建硬件平臺(tái)和配置相應(yīng)的軟件環(huán)境。其次，有必要建立專業(yè)的工作團(tuán)隊(duì)。主要有兩種方式：一方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有員工的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們對(duì)信息管理的知識(shí)和技能素養(yǎng)，并促進(jìn)實(shí)踐的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)化的概念解決了這個(gè)問(wèn)題。另一方面，有必要加大專業(yè)人才的引進(jìn)，特別是熟悉文件管理和信息化的年輕工人的引進(jìn)，以優(yōu)化文件管理服務(wù)的人才結(jié)構(gòu)，并將人員融入新的管理模式，更好地促進(jìn)了計(jì)算機(jī)信息化的進(jìn)程。