大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)研究

周春娜

（運(yùn)城職業(yè)技術(shù)大學(xué) 山西 運(yùn)城 044000）

1 引言

高校檔案管理是一項(xiàng)綜合性和系統(tǒng)性的工作，高校檔案管理的內(nèi)容主要包括學(xué)生學(xué)籍檔案管理、教務(wù)檔案管理、行政文書(shū)檔案管理、人事檔案管理、教學(xué)科研項(xiàng)目檔案管理、財(cái)務(wù)檔案管理以及學(xué)?；n案管理等等。由此可見(jiàn)，高校檔案中所記載的信息和資料就涵蓋學(xué)校人才培養(yǎng)、教學(xué)管理、人力資源管理以及科學(xué)研究等工作的方方面面[1]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息傳遞載體的變化也使得檔案管理出現(xiàn)了一些新的特征，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件逐漸被電子文件所取代，越來(lái)越多的檔案管理信息和資料以電子化和數(shù)字化的形式進(jìn)行呈現(xiàn)，基于此，學(xué)校要實(shí)現(xiàn)對(duì)復(fù)雜檔案信息數(shù)據(jù)的收集和整理，提高檔案信息資料的利用率，就必須要深入推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

2 完善高校檔案信息化建設(shè)的保障體系

大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校要深入推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，基礎(chǔ)就在于完善高校檔案信息化建設(shè)的保障體系。首先是檔案信息化建設(shè)的硬件支持與保障，檔案管理不斷朝著信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展，在這個(gè)過(guò)程中需要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子檔案管理，這就需要對(duì)相關(guān)的檔案信息和資料進(jìn)行數(shù)字化的加工與處理，這就離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、掃描儀以及數(shù)碼相機(jī)等相關(guān)硬件設(shè)備的支持。高校要投入專(zhuān)項(xiàng)資金用于購(gòu)置這一類(lèi)的硬件設(shè)備，逐漸完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式來(lái)進(jìn)行相關(guān)檔案信息和資料的存儲(chǔ)。其次是檔案信息化建設(shè)的軟件支持和保障，高校檔案信息化建設(shè)需要檔案管理信息系統(tǒng)和平臺(tái)的支撐，基于對(duì)高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，高校要投入相應(yīng)的資金和技術(shù)，開(kāi)發(fā)一套適用于高校檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)和軟件，并且將這一管理系統(tǒng)接入高校辦公室管理系統(tǒng)中，強(qiáng)化高校檔案管理部門(mén)與高校各院系以及各行政管理部門(mén)之間的溝通和聯(lián)系，高校各院系管理辦公室和行政管理部門(mén)可以直接利用這一系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)的上傳，更加有利于對(duì)檔案信息資料的收集。此外，還要加快健全高校檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立高校信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，上線數(shù)字檔案館，使其除具備檔案收集、整理、分類(lèi)、查詢(xún)、保存等基礎(chǔ)功能之外，還能提供包括通用型文檔整理、專(zhuān)題檔案資料整合等在內(nèi)的多項(xiàng)業(yè)務(wù)功能[2]，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的信息挖掘和快速集成處理的作用。

3 建立健全高校檔案信息化建設(shè)的體制機(jī)制

在檔案信息化建設(shè)的背景下，由于檔案管理的載體，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，那么就要根據(jù)電子檔案管理的特點(diǎn)來(lái)制定和完善相應(yīng)的電子文件管理制度體系。首先，要制定檔案信息化管理的各項(xiàng)細(xì)則，包括對(duì)電子文件的歸檔管理，要明確不同類(lèi)型電子文件的格式、大小以及上傳標(biāo)準(zhǔn)、路徑等[3]。此外還包括檔案信息的上網(wǎng)管理，對(duì)于錄入檔案管理信息系統(tǒng)中的電子文件要在真實(shí)性、完整性、有效性以及安全性等方面進(jìn)行全面的審查和鑒別，切實(shí)提高檔案信息化管理的質(zhì)量。其次，高校要健全配套的責(zé)任制度體系，進(jìn)一步明確高校檔案管理部門(mén)以及各辦公室負(fù)責(zé)檔案信息錄入和上傳的工作人員的主體責(zé)任，一旦出現(xiàn)檔案信息資料丟失、泄露以及失真等情況，要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)肅追責(zé)，提升檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范性。最后，高校必須要健全檔案管理信息化建設(shè)的安全保障制度。高校檔案中所記載一些諸如學(xué)籍信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、科研數(shù)據(jù)以及學(xué)術(shù)論文等信息有非常嚴(yán)格的保密性要求，面對(duì)著復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，要保證檔案信息資料的安全，就要建立相應(yīng)的安全保障機(jī)制，構(gòu)建安全防護(hù)體系，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)重要核心資料進(jìn)行加密，同時(shí)做好日常的備份檢查工作，切實(shí)提升檔案信息化建設(shè)的安全性。

4 組建一支高素質(zhì)的高校檔案信息化管理隊(duì)伍

大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校要提升檔案信息化建設(shè)水平，組建一支高素質(zhì)的檔案信息化管理隊(duì)伍是關(guān)鍵。首先，高校必須要進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)技術(shù)型人才的引進(jìn)和培育，加大技術(shù)型人才在高校檔案管理隊(duì)伍中的比重，更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)及數(shù)字平臺(tái)的運(yùn)行和維護(hù)。其次，對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員組織專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高相關(guān)工作人員的信息素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，以適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需求。最后，不斷加強(qiáng)檔案管理工作人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)的信息資料收集和整理為主動(dòng)的信息資源開(kāi)發(fā)，依托于自身的資源優(yōu)勢(shì)，在對(duì)檔案信息資料進(jìn)行整合的過(guò)程中，能夠通過(guò)信息提取為高校師生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。比如，主動(dòng)進(jìn)行檔案檢索目錄以及關(guān)鍵詞的編制，再比如主動(dòng)對(duì)學(xué)年課程信息以及科研成果進(jìn)行匯總和報(bào)告，編制高校的歷年大事記等，切實(shí)提升高校檔案信息資源的使用價(jià)值。

5 結(jié)語(yǔ)

高校檔案信息化建設(shè)要從平臺(tái)、制度以及人才等各個(gè)角度入手，為高校檔案管理模式的變革提供重要的支撐和保障，切實(shí)提高檔案管理的質(zhì)量和效率，提升高校檔案管理的服務(wù)水平。