大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

郭 穎

（徐州工程學(xué)院 江蘇 徐州 221018）

1 引言

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，信息數(shù)據(jù)正呈爆發(fā)式增長(zhǎng)趨勢(shì)，高校檔案管理難度也在不斷增大，做好檔案管理工作能夠較好地推動(dòng)高校各項(xiàng)活動(dòng)的進(jìn)行，幫助高校更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，在高校也得到了普遍運(yùn)用，能夠較好地解決當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，推動(dòng)管理模式的優(yōu)化，對(duì)于高校有著重要意義，因此還需要學(xué)校檔案管理人員提高重視程度，不斷探索與研究新型的檔案管理模式。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式改革的必要性

2.1 便于查閱檔案資料

高校檔案管理模式主要以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，其中不僅儲(chǔ)存了學(xué)校的相關(guān)信息，還包括在校學(xué)生的信息，因此所含有的數(shù)據(jù)量巨大，在進(jìn)行檔案查找時(shí)所耗費(fèi)的時(shí)間也較多。即使當(dāng)前高校為了更好地進(jìn)行檔案查詢而選擇有序存儲(chǔ)，但是在成千上萬(wàn)的檔案中按照目錄尋找所耗費(fèi)的時(shí)間也較多，不利于查閱檔案信息。檔案查閱的時(shí)間也有一定的限制，需要在一定時(shí)間內(nèi)歸還，在開(kāi)展活動(dòng)時(shí)也會(huì)因此耗費(fèi)時(shí)間與人力，造成工作效率的低下，不利于推動(dòng)高?；顒?dòng)的開(kāi)展。而大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)海量數(shù)據(jù)的有序管理，能夠在短時(shí)間內(nèi)查找所需信息。由此可見(jiàn)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中具有重要意義，是對(duì)其管理模式的創(chuàng)新。

2.2 提升檔案錄入的效率

高校檔案管理一直以來(lái)都是一項(xiàng)耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大、程序復(fù)雜的工作，需要耗費(fèi)大量的人力物力，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式也容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容的失真與丟失。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，通過(guò)革新與優(yōu)化高校的檔案管理模式，檔案管理人員能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案錄入與儲(chǔ)存，減少檔案錄入人員對(duì)檔案的影響，能夠大大提高檔案管理的效率。

2.3 創(chuàng)新高校檔案工作方式

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能等新媒體技術(shù)也得到了大范圍運(yùn)用，帶來(lái)了我國(guó)高校檔案工作形式的創(chuàng)新。在傳統(tǒng)高校檔案管理工作中，高校需要耗費(fèi)大量的人力來(lái)管理檔案，檔案工作人員的工作量是極其巨大的，而通過(guò)大數(shù)據(jù)時(shí)代各項(xiàng)新型技術(shù)的使用，能夠利用機(jī)器來(lái)幫助工作人員進(jìn)行檔案管理，通過(guò)智能化技術(shù)來(lái)幫助管理人員進(jìn)行檔案的分類、歸類與處理，大大節(jié)省了時(shí)間與成本，讓高校檔案管理與利用的形式得到進(jìn)一步創(chuàng)新。

2.4 增強(qiáng)高校檔案的安全性

首先，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱過(guò)程中容易受到損壞，易造成部分重要數(shù)據(jù)的丟失，而通過(guò)利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的先進(jìn)信息技術(shù)，則能夠較好地對(duì)原始檔案進(jìn)行保護(hù)，防止因檔案查詢而帶來(lái)磨損問(wèn)題產(chǎn)生。同時(shí)，在高校紙質(zhì)檔案錄入、歸檔過(guò)程中易產(chǎn)生一些丟失、損壞問(wèn)題，不利于較好地儲(chǔ)存檔案，且由于檔案存儲(chǔ)對(duì)于存儲(chǔ)室的濕度、溫度都有著一定的要求，容易受到外在因素的干擾，甚至?xí)捎谙x子而導(dǎo)致檔案的損壞，不利于保證檔案的安全性。而大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)的使用，可以實(shí)現(xiàn)高校檔案儲(chǔ)存的數(shù)字化，減少外在因素對(duì)于存儲(chǔ)的影響，有益于更好地存儲(chǔ)檔案，進(jìn)一步提高檔案存儲(chǔ)的安全性。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 信息安全意識(shí)不足

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)信息技術(shù)得到了發(fā)展，大部分高校都已經(jīng)意識(shí)到在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下創(chuàng)新與優(yōu)化檔案管理模式的重要性，也能夠積極運(yùn)用信息化技術(shù)。然而，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理的信息化也會(huì)帶來(lái)一定的安全隱患，其中，擔(dān)任儲(chǔ)存庫(kù)的計(jì)算機(jī)就容易受到黑客攻擊與網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，造成檔案的缺失與損毀。同時(shí)我國(guó)大部分高校檔案管理人員未能真正樹(shù)立信息安全意識(shí)，沒(méi)有提前準(zhǔn)備相關(guān)安全防范措施，忽略了檔案的備份與加密工作，在發(fā)生信息安全故障時(shí)就很容易導(dǎo)致檔案文件的丟失，不利于保障高校檔案的安全。

3.2 管理人員素質(zhì)較低

大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，需要工作人員能夠較好地掌握相關(guān)信息技術(shù)，積極樹(shù)立創(chuàng)新觀念，這樣才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，不斷革新管理模式，但是當(dāng)前高校對(duì)于檔案管理人員的重視程度較低，未能保證相關(guān)培訓(xùn)工作的定期開(kāi)展，檔案管理人員素質(zhì)普遍較低，不能較快地掌握新型檔案管理方式，與大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的應(yīng)用存在一定的矛盾與沖突，難以較好地轉(zhuǎn)變自己的思想觀念，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)起著絆腳石的作用，不利于高校檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

3.3 檔案管理方法落后

在當(dāng)前我國(guó)高校的檔案管理工作中，仍然采用傳統(tǒng)檔案管理方法，主要以員工手工整理、記錄檔案為主，而這種人工管理的方式就很容易在記錄過(guò)程中出現(xiàn)失誤，即使能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)也很難進(jìn)行修正。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理方法對(duì)于人力、物力的消耗較大，檔案管理成本也較高，還需要設(shè)立專門的檔案室進(jìn)行檔案的歸檔。除此之外，傳統(tǒng)檔案管理也容易造成檔案的丟失，在尋找時(shí)也具有較大的難度，不利于高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。除此之外，即使部分高校能夠引進(jìn)一些先進(jìn)的檔案管理的儀器，不能真正從根本上實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。最后，電子檔案管理制度不完善也是導(dǎo)致方法難以改進(jìn)的一大問(wèn)題，部分高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)不能及時(shí)規(guī)范管理方法，現(xiàn)有的管理制度也難以促進(jìn)管理模式的革新。

4 變革和優(yōu)化大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的具體措施

4.1 提高檔案安全防護(hù)能力

當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理模式存在電子檔案與實(shí)體檔案，因此想要更好地提高檔案安全防護(hù)能力，就要根據(jù)各自的實(shí)際狀況建立安全防護(hù)措施。在進(jìn)行檔案管理與利用時(shí)可以引進(jìn)更為先進(jìn)的技術(shù)，并且要設(shè)立針對(duì)性的安全維護(hù)、防范系統(tǒng)，對(duì)于管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期維護(hù)，并且加強(qiáng)保密技術(shù)，避免因受到病毒的攻擊而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的丟失。及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行備份，通過(guò)數(shù)據(jù)備份能夠更好地防止因數(shù)據(jù)丟失而帶來(lái)重大損失。另外在高校檔案管理與利用中，怎樣保證檔案的完整性為首要任務(wù)，因此，在高校檔案館的建設(shè)上就要增加投入力度，并且更好地做到驅(qū)蟲、防潮，保證檔案的完整性[1]。

4.2 創(chuàng)新科技檔案服務(wù)模式

大數(shù)據(jù)背景下積極創(chuàng)新高校檔案管理模式是極其重要的，在傳統(tǒng)管理模式下很難真正提高管理與利用的質(zhì)量與水平，為了更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境，就需要在進(jìn)行檔案檢索時(shí)加入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，利用相關(guān)網(wǎng)頁(yè)、網(wǎng)站來(lái)進(jìn)行查詢與下載，且為了較好地提高檔案管理服務(wù)水平，幫助提升用戶的滿意度，可以采用自助查詢機(jī)、搜索軟件等形式來(lái)拓展形式與方式[2]。

4.3 轉(zhuǎn)變思想觀念

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下想要促進(jìn)高校檔案模式的轉(zhuǎn)變，就要不斷推動(dòng)管理人員轉(zhuǎn)變思想觀念，通過(guò)思想觀念的轉(zhuǎn)變來(lái)更好地了解大數(shù)據(jù)背景下的新型工作方法，并且對(duì)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)與掌握，從而更好地進(jìn)行檔案的管理與利用。一般來(lái)說(shuō)，高校檔案管理工作并不是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案文件進(jìn)行保存，因此管理人員必須認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)等技術(shù)在檔案管理模式轉(zhuǎn)變中的積極作用，并且不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，在現(xiàn)代高校檔案管理工作中融入數(shù)字化、智能化、信息化觀念，改變傳統(tǒng)落后的思想觀念，更好地開(kāi)展檔案管理工作[3]。

4.4 加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

加強(qiáng)高校檔案管理模式轉(zhuǎn)變的重要一環(huán)就是加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)力度，主要可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行：（1）加大建設(shè)相關(guān)硬件設(shè)備，為了更好地促進(jìn)高校檔案管理，首先要完善掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，并且積極利用現(xiàn)代技術(shù)，采用相關(guān)軟件、平臺(tái)來(lái)提高管理水平。（2）培養(yǎng)具有創(chuàng)新能力與高超技術(shù)的人才，打造一支優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)，在進(jìn)行人員招聘時(shí)要注重考察其技術(shù)水平，選擇最為合適的員工，其次通過(guò)設(shè)立定期的培訓(xùn)來(lái)不斷轉(zhuǎn)變員工的思想觀念與提高員工技術(shù)水平，讓管理與利用工作與時(shí)俱進(jìn)。（3）建立健全檔案管理與利用體系，針對(duì)高校檔案管理的各個(gè)方面要進(jìn)行深入分析，制定最貼合實(shí)際的體系，規(guī)范工作流程，并通過(guò)監(jiān)督工作的開(kāi)展來(lái)進(jìn)一步保障檔案管理體系的落實(shí)[4]。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理中仍然存在信息安全意識(shí)不足、管理人員素質(zhì)較低及檔案管理方法落后等問(wèn)題，因此，進(jìn)行檔案管理模式的革新與優(yōu)化是極其重要的，對(duì)于高校的可持續(xù)發(fā)展有著重要意義。而通過(guò)提高檔案安全防護(hù)能力、創(chuàng)新科技檔案服務(wù)模式、轉(zhuǎn)變思想觀念與加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)等具體措施能夠較好地實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的優(yōu)化，促進(jìn)高校檔案管理工作效率的不斷提升。