信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

鐘 敏

（云南省地方電力實業(yè)開發(fā)有限公司 云南 昆明 650000）

1 引言

可以說隨著企業(yè)管理基礎(chǔ)模式的不斷改變，為了提高企業(yè)自身的市場影響力和競爭力，就需要充分挖掘每一個資源種類，為企業(yè)的日常運(yùn)營和發(fā)展保駕護(hù)航。企業(yè)檔案作為企業(yè)歷史的見證者，同時也是一種不可多得的信息資源，為了發(fā)揮這項資源的作用，就需要管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，讓工作人員能夠了解檔案信息內(nèi)容的價值，并結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)，將檔案內(nèi)容的市場價值、經(jīng)濟(jì)價值、管理價值充分挖掘出來，成為企業(yè)現(xiàn)代化運(yùn)營管理當(dāng)中的一個重要組成部分。

2 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的重要性

2.1 信息技術(shù)能夠使檔案管理更加系統(tǒng)化

和傳統(tǒng)的檔案管理工作不同，信息化技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠有效增加檔案數(shù)據(jù)儲存量，同時也能優(yōu)化電子檔案的私密性和可靠性。尤其是對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，信息化檔案管理能夠有效減少檔案儲存的實際環(huán)境，并且讓檔案資源的調(diào)取更加便捷快速?？梢哉f當(dāng)前一套功能齊全的信息化處理系統(tǒng)，加載到檔案資源管理工作上不僅可以實現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，同時也能在檔案資源內(nèi)容管理、調(diào)取、分析等多個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)信息化處理功能。對于部分企業(yè)的實際需求還可以添加和財務(wù)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)等連接的集成化信息技術(shù)，通過檔案的形式處理，結(jié)合公司的規(guī)章制度、生產(chǎn)能力、財務(wù)狀況、完整地給出企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人一個明確的參考方案和可執(zhí)行計劃。這樣既方便工作人員對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一出口管理，同時也能幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更好地規(guī)劃企業(yè)未來的發(fā)展方向，讓檔案資源管理系統(tǒng)化的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮[1]。

2.2 充分實現(xiàn)企業(yè)精細(xì)化管理目標(biāo)

現(xiàn)代化企業(yè)在日常運(yùn)營和管理的過程中更加重視現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科技化、信息化和精細(xì)化的管理理念?？偟膩碇v就是結(jié)合企業(yè)自身內(nèi)部信息，結(jié)合行業(yè)和市場發(fā)展的外部環(huán)境，充分利用企業(yè)現(xiàn)有資源，從各個角度和方向優(yōu)化管理體制，豐富管理內(nèi)容，落實管理策略。而精細(xì)化管理理念想要得到良好發(fā)展，最重要的因素就是讓各方資源充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，這其中就包含了企業(yè)檔案資源管理。從某種角度來講，企業(yè)檔案的日常管理工作可大可小，對于部分企業(yè)而言，自身的檔案管理工作就只是一種簡單的信息載體，只有需要用到相關(guān)答案時才拿出來作為一種可以利用的信息內(nèi)容。而對于部分具有前瞻性和發(fā)展眼光的企業(yè)而言，如何有效利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案管理信息化技術(shù)的價值，已經(jīng)成為企業(yè)自身精細(xì)化管理發(fā)展過程中最為重要的環(huán)節(jié)。將各類檔案資源以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行錄入和保存，并在需要時通過不同目錄的檢索進(jìn)行查詢，為企業(yè)的發(fā)展和戰(zhàn)略提供可靠的參考，這種模式就是將企業(yè)檔案資源從基礎(chǔ)的服務(wù)目的轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂袃r值的戰(zhàn)略參考，這種轉(zhuǎn)變不僅是理念和功能上的變化，同樣也是實現(xiàn)企業(yè)管理精細(xì)化的重要措施。尤其是對于很多新興行業(yè)而言，需要更多地接觸互聯(lián)網(wǎng)，接觸其他同類別企業(yè)的發(fā)展趨勢，接觸快速變動的市場環(huán)境都需要大量的相關(guān)信息支持，而企業(yè)檔案資源的運(yùn)用也成了精細(xì)化管理、信息化技術(shù)應(yīng)用的主要陣地[2-3]。

3 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的有效措施

3.1 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用方式需要加強(qiáng)

想要充分發(fā)揮信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的作用，首先就需要企業(yè)管理人員能夠提高對信息技術(shù)和企業(yè)檔案管理的重視程度。通常來講中小型企業(yè)對于企業(yè)檔案資源管理的重視程度和應(yīng)用程度較小，而大型企業(yè)對于檔案資源管理和應(yīng)用的需求更加緊迫。為此就需要管理人員能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，加強(qiáng)對企業(yè)管理檔案資源應(yīng)用的重視程度。將信息化技術(shù)和企業(yè)檔案管理工作相結(jié)合，避免出現(xiàn)新時代背景下檔案資源管理工作的滯后性。同時隨著市場活動的頻繁變化以及企業(yè)自身發(fā)展的歷程，還需要重新確定檔案館以及檔案管理工作重要地位，為其匹配相應(yīng)的工作人員和工作場景，將軟件系統(tǒng)和相應(yīng)的管理模式完成嫁接，為企業(yè)檔案管理工作和企業(yè)檔案資源開發(fā)創(chuàng)造更加有利的條件[4]。

3.2 檔案資源管理信息化建設(shè)的條件

隨著我國經(jīng)濟(jì)模式的不斷轉(zhuǎn)變，為更好地完成不同項目，企業(yè)需要針對內(nèi)部外部環(huán)境進(jìn)行充分考量，再確定是否立項或投資。尤其是對于項目體量較大的企業(yè)而言，每一個重要決策都直接影響了企業(yè)未來的實際發(fā)展方向和可能獲得的市場利潤。為此就需要通過大量相關(guān)信息進(jìn)行參考，為企業(yè)管理人員或企業(yè)掌舵者進(jìn)行決策，而想要獲得最為核心且真實的內(nèi)部資源，就需要充分挖掘各類檔案內(nèi)容的市場價值。針對企業(yè)自身內(nèi)部運(yùn)營狀態(tài)，企業(yè)當(dāng)下的管理模式和企業(yè)近期內(nèi)的財務(wù)流通狀況等方面都可以通過企業(yè)檔案資源內(nèi)容進(jìn)行收集整合，并且根據(jù)不同的項目需求，針對不同方向的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行整理分析。在此過程中不僅需要工作人員具備良好的檔案管理工作經(jīng)驗，同時還需要其具備良好的信息化素養(yǎng)，能夠熟練地運(yùn)用各類檔案管理軟件以及信息處理軟件，通過多樣化的檔案信息處理實現(xiàn)全方位、立體化、綜合式的信息資源整理，所得到的相關(guān)數(shù)據(jù)，對于企業(yè)未來的發(fā)展有著極其重要的參考價值，而相關(guān)信息也是幫助企業(yè)管理者進(jìn)行決策的有力武器[5]。

3.3 對于企業(yè)檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化處理的有效措施

對于很多企業(yè)而言，想要充分發(fā)揮自身企業(yè)檔案資源的有效價值，就需要對現(xiàn)存和以往的檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化梳理。尤其是部分從事實體運(yùn)營的企業(yè)，很多進(jìn)入市場的時間較早，擁有的企業(yè)檔案數(shù)量較為龐大，也不像現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)一樣對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的重視程度和運(yùn)用更加熟練，因此就導(dǎo)致了很多企業(yè)檔案沒有發(fā)揮其有效作用，形成了一定的資源浪費(fèi)。為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀，就需要企業(yè)管理人員下意識地組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，對于企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其理念，重視企業(yè)檔案資源的開發(fā)。將已有的檔案資源體系進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的梳理，使其重新煥發(fā)生機(jī)。為了實現(xiàn)這一目的，就需要相關(guān)負(fù)責(zé)人按照時間順序?qū)n案的內(nèi)容進(jìn)行信息化采集，并且和企業(yè)當(dāng)下使用的信息處理軟件進(jìn)行有效鏈接。通過各類表格和處理軟件的加工，能夠讓各類企業(yè)檔案資源和當(dāng)下的企業(yè)運(yùn)營狀態(tài)進(jìn)行有效對接，成為一個更加科學(xué)完整的資源體系。另外由于大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行科研項目或施工項目時，周期較長，時間跨度很大，短則數(shù)月，長則數(shù)年，因此通過企業(yè)檔案對相關(guān)項目內(nèi)容進(jìn)行記錄并持續(xù)不斷地豐富相關(guān)數(shù)據(jù)和資源，能夠在一定程度上幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對項目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)管。在數(shù)據(jù)的支持下，判斷企業(yè)未來的研發(fā)施工生產(chǎn)模式是否需要改變，是化整為零，提高工作效率還是化零為整，主攻某一方向。只有通過翔實的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄參考，才能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出正確判斷。甚至很多情況下在沒有數(shù)據(jù)支撐的決策中由于人為因素、情感因素的影響，會導(dǎo)致企業(yè)做出錯誤決策，而這也是信息化技術(shù)在企業(yè)大資源管理中的應(yīng)用環(huán)節(jié)，是信息化技術(shù)發(fā)揮自身長處和優(yōu)勢的重要途徑[6]。

3.4 企業(yè)檔案管理電子文件收集工作的重視程度有待提高

隨著我國信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動辦公技術(shù)的不斷普及和推廣，當(dāng)前各企業(yè)在自動化辦公以及信息化辦公領(lǐng)域取得了迅猛發(fā)展。無論是辦公軟件的應(yīng)用，還是自動化科研的推行，對于各類辦公文件和相關(guān)記錄的保存整理工作都成為各企業(yè)日常運(yùn)營中的痛點問題。不同軟件之間在操作模式和信息管理環(huán)節(jié)存在較為明顯的差異，相應(yīng)會議記錄和電子文件收集整理工作，都需要有專人來完成。這就導(dǎo)致了如果缺少針對性的文件管理檔案信息系統(tǒng)那么對各類電子文件的數(shù)據(jù)整理工作就會變得更加復(fù)雜困難。因此企業(yè)為了取得更好的發(fā)展，就需要針對這一環(huán)節(jié)進(jìn)行有機(jī)完善，由檔案管理人員兼職負(fù)責(zé)對企業(yè)內(nèi)部各類電子文件的收集工作，既要保證其原始性，又要保證其完整性，同時還要確保其私密性。即便在后續(xù)的工作開展環(huán)節(jié)也可以對其進(jìn)行靈活充分的應(yīng)用，想要實現(xiàn)這一目標(biāo)就要在現(xiàn)有的檔案資源管理體系上附加一個電子文件管理模塊，讓公司員工和管理人員針對會議內(nèi)容、項目信息、日常工作運(yùn)營等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類電子文檔進(jìn)行上傳并標(biāo)注日期和內(nèi)容。再由檔案管理人員進(jìn)行檢查和歸檔，只有形成完整的管理體系，才能充分發(fā)揮出各類電子文件的重要作用，完善檔案管理工作的真實需求，讓檔案管理工作的信息化發(fā)展得到進(jìn)一步提升。

3.5 對于檔案資料內(nèi)容加工利用的方式進(jìn)行有效提高

檔案管理的信息化需要相關(guān)人員能夠重視對檔案資料信息的開發(fā)利用，在信息化過程中堅持主動出擊，延長各類檔案內(nèi)容的生命力和有效價值。受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料的限制，以往的檔案管理工作更加重視對檔案以及相關(guān)文獻(xiàn)自身的保護(hù)工作。為了避免相關(guān)檔案的丟失或破壞就要極力避免對檔案進(jìn)行頻繁大規(guī)模的調(diào)用。而現(xiàn)代化的信息企業(yè)檔案資源管理體系則完全相反，電子檔案不僅可以實現(xiàn)及時上傳，同時也能夠?qū)ζ溥M(jìn)行隨時備份。只要檔案庫的備份保證安全，那么對于檔案信息的調(diào)取和利用就變成了一種日常工作的有效輔助。為了強(qiáng)化企業(yè)在日常工作中對檔案信息的加工處理，就需要相關(guān)人員對檔案內(nèi)容進(jìn)行及時的歸檔和上傳，使其能夠和已有的檔案體系、檔案內(nèi)容進(jìn)行深度融合。通過高清掃描以及數(shù)據(jù)化分類的模式讓檔案資料能夠形成可視化圖表，根據(jù)企業(yè)發(fā)展過程中需要的不同資料隨時進(jìn)行檢索和調(diào)取，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對未來的發(fā)展做出有效判斷。

同時現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用還為企業(yè)檔案資源的開發(fā)創(chuàng)造了全新的條件，尤其是結(jié)合大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，結(jié)合云計算技術(shù)，結(jié)合區(qū)塊鏈概念，能夠幫助相關(guān)人員無限制地加深對檔案和各類資料的利用。比如將企業(yè)檔案當(dāng)中所有涉及同類型項目的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，可以得到該項目在近年內(nèi)的發(fā)展趨勢以及企業(yè)自身在運(yùn)營過程當(dāng)中存在的哪些短板和不足。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)分析就可以得出，接下來企業(yè)在發(fā)展過程中，可能會在該項目上獲取多大比重的利潤空間，又或者是對比不同行業(yè)項目的利潤空間來選擇更加符合企業(yè)發(fā)展和需求的內(nèi)容。這種數(shù)據(jù)信息處理和應(yīng)用的概念對于當(dāng)前企業(yè)發(fā)展而言有著極其重要的作用，而這也是信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理當(dāng)中核心價值的體現(xiàn)。通過翔實的數(shù)據(jù)分析和結(jié)果，為企業(yè)前行的道路保駕護(hù)航，充分發(fā)揮企業(yè)檔案資源管理的作用[7]。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理在企業(yè)現(xiàn)代化運(yùn)營過程中所發(fā)揮的作用是多個維度的。不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)成長和發(fā)展的相關(guān)信息記錄，同時還能夠結(jié)合云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)匹配不同的信息處理軟件，來優(yōu)化對檔案資源的管理和開發(fā)，讓企業(yè)檔案管理工作成為更有價值的信息提供者。通過對企業(yè)以往發(fā)展經(jīng)歷的總結(jié)，給出更加行之有效的參考和建議，想要實現(xiàn)這一目標(biāo)，就需要企業(yè)管理者能夠充分重視信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，找到適合自身企業(yè)發(fā)展的檔案資源運(yùn)用模式，加強(qiáng)企業(yè)檔案資源體系的收集、開發(fā)和運(yùn)營模式，為企業(yè)未來的發(fā)展保駕護(hù)航，提高市場競爭力。