計算機辦公自動化網(wǎng)絡構建及策略分析

楊家敏

（長春職業(yè)技術學院 吉林 長春 130033）

1 引言

科技改變生活，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已然改變了我們的生活，從書信到微信，從逛商場到網(wǎng)絡購物，很多我們習以為然的生活方式已經(jīng)被網(wǎng)絡科技所取代。在傳統(tǒng)的企事業(yè)辦公模式中，往往是通過面對面進行紙質化辦公，非常耗費人力和時間成本，隨著計算機技術的應用，一種全新的自動化辦公模式彌補了傳統(tǒng)辦公不足，兩者有機結合極大提升了企事業(yè)單位的辦公質量和效率。

2 計算機辦公自動化的概述

計算機辦公自動化是當前信息化社會發(fā)展的產(chǎn)物，它是將現(xiàn)代化辦公融進計算機網(wǎng)絡，形成的一種全新辦公形式，其本質是希望通過辦公自動化對管理組織結構進行優(yōu)化，提高企業(yè)決策效能。隨著社會經(jīng)濟快速發(fā)展，企事業(yè)單位的辦公節(jié)奏和效率都有待提高，計算機辦公自動化網(wǎng)絡的出現(xiàn)，正好契合了企事業(yè)單位的發(fā)展需求，它的超高速率和超大容量拉升了企事業(yè)單位整體管理水準。特別是在文件數(shù)據(jù)的統(tǒng)一處理上，相比傳統(tǒng)人工處理方式的效率要高很多。計算機自動辦公在20 世紀50 年代被應用到西方國家諸多企業(yè)，直到1985 年才開始在我國全面推廣，隨著我國計算機信息技術和企業(yè)的不斷發(fā)展，計算機自動化辦公系統(tǒng)也經(jīng)歷了不斷升級完善，現(xiàn)已被各領域企業(yè)廣泛應用[1]。

3 計算機辦公自動化的特點分析

3.1 對辦公數(shù)據(jù)文件的處理自動化

對于企事業(yè)單位的日常辦公來說，每天都會有大量數(shù)據(jù)及文件需要處理，在計算機辦公自動化應用之前，傳統(tǒng)的辦公程序非常煩瑣，比如一份日常文件從查看到簽收，就涉及到各級層層查閱，在查閱過程中有的層級還會將個人意見添加進原文件中，這種傳統(tǒng)文件處理的辦公模式，一來花費的時間較長，二來在查閱審查過程中容易對原文件表達的意思產(chǎn)生誤解。而計算機辦公自動化的應用，有效解決了這兩個問題，辦公文件通過網(wǎng)絡統(tǒng)一傳輸，在保留原文件的同時，可以清晰標注修改意見，最重要的是可以節(jié)省大量時間和人力，極大提高了企事業(yè)單位的日常辦公效率。在部分企事業(yè)單位的自動化辦公系統(tǒng)，每位員工都有屬于自己的系統(tǒng)賬號，便于企事業(yè)單位對員工工作進行管理，也有利于責權的劃分[2]。

3.2 對企業(yè)相關事務的處理自動化

企事業(yè)單位的日常運轉伴隨著各種事務處理，其中包括行政人事事務、秘書事務、督辦事務等，這些事務的處理涉及到企事業(yè)單位各部門的對接，在傳統(tǒng)的辦公模式中，往往會因為部分部門員工的外出導致事務處理不夠及時。計算機辦公自動化網(wǎng)絡的構建，能有效提高企事業(yè)單位在事務處理上的及時性和準確性，滿足了企事業(yè)單位高效辦公的需求。

3.3 對企業(yè)決策審核的處理自動化

一個企事業(yè)單位有著層級分明的組織構架，任何一個決策的執(zhí)行都需要部門主管或者上級領導的審批，這也是企事業(yè)單位日常工作中非常重要的部分。在傳統(tǒng)辦公模式中，決策執(zhí)行依據(jù)是紙質文件，它需要部門主管和上級領導對文件進行仔細審核后簽字蓋章，這種面對面的審批手續(xù)無疑拉長了對接時間，拖慢了整個工作節(jié)奏。計算機辦公自動化網(wǎng)絡的搭建，一方面可以讓決策者隨時隨地通過網(wǎng)絡對文件進行審核，不受時間地點的局限；另一方面辦公自動化系統(tǒng)可以將待審文件進行初步分析匯總，將一些關鍵信息直觀呈現(xiàn)給決策者，能極大提高企事業(yè)單位決策者的決策效率。

4 計算機辦公自動化網(wǎng)絡構建面臨的困境

4.1 對計算機辦公自動化網(wǎng)絡的認知程度不足

在計算機辦公自動化網(wǎng)絡應用之前，企事業(yè)單位員工已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)辦公模式，對這種全新的辦公方式需要一個認知和接受的過程，在最開始甚至有部分員工對此有些許抵觸情緒，企事業(yè)單位管理層要做好宣傳培訓工作，讓大家明白計算機辦公自動化網(wǎng)絡有利于減少工作量、提高工作效率。再就是部分員工認為計算機辦公自動化網(wǎng)絡，就是對計算機技術和設備的使用，其實不然，它的最終意義在于依托計算機和網(wǎng)絡，實現(xiàn)辦公事務和決策的效率，只有全員思想認知達成高度統(tǒng)一，才能全面實現(xiàn)計算機辦公自動化網(wǎng)絡的最大價值。

4.2 對計算機辦公自動化網(wǎng)絡的安全重視不夠

相比傳統(tǒng)辦公模式，計算機辦公自動化網(wǎng)絡有著諸多優(yōu)勢，但安全問題已經(jīng)成為它最明顯的短板。黑客和病毒的入侵，已經(jīng)成為網(wǎng)絡安全的最大隱患，計算機辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)的文件安全受到了極大威脅，一些不法分子常常利用網(wǎng)絡漏洞將個人隱私和企事業(yè)單位內部資料外泄，造成企事業(yè)單位及個人的損失。對此，計算機辦公自動化網(wǎng)絡需要不斷升級，以提高網(wǎng)絡信息的安全性，除了網(wǎng)絡安全技術的提高，還需要對使用自動化辦公網(wǎng)絡的工作人員安全意識進行提高，充分發(fā)揮計算辦公自動化網(wǎng)絡的加密技術的應用價值，避免因為工作人員安全意識淡薄，造成辦公網(wǎng)絡的信息安全問題[3]。企事業(yè)單位在應用計算機辦公自動化網(wǎng)絡時，需要投入一定的人力和資金，提升網(wǎng)絡安全技術和工作人員的網(wǎng)絡安全意識。

4.3 對計算機辦公自動化網(wǎng)絡的管理制度不全

各企事業(yè)單位在計算機辦公自動化網(wǎng)絡中，會涉及到較多的電子公文，這些電子公文不同于其他文件，它具有法律效力，所以計算機辦公自動化系統(tǒng)的運行也要符合法律規(guī)范。因此，無論是從法律的角度，還是從企事業(yè)單位的信息安全的角度，都亟需構建一套規(guī)范的網(wǎng)絡管理制度，用來約束計算機辦公自動化系統(tǒng)的使用者行為。任何一個使用者在任何一個環(huán)節(jié)，因為任何原因造成安全漏洞，將對企事業(yè)單位內部辦公網(wǎng)絡造成嚴重損失，所以，我國在計算機辦公自動化全面普及的當下，卻沒有與之相匹配的健全的管理制度，是計算機辦公自動化網(wǎng)絡構建過程中面臨的難題之一。

5 計算機辦公自動化網(wǎng)絡構建及策略

構建計算機辦公自動化網(wǎng)絡是一項長期任務，也是各企事業(yè)單位當前面對的緊迫任務，在此過程中，從企事業(yè)單位管理層到普通員工，都需要從根本上轉變辦公觀念，提高自身計算機自動化辦公操作水平，以適應這一全新的辦公模式。針對計算機辦公自動化網(wǎng)絡的構建，以下提出了5 點參考策略。

5.1 構建企事業(yè)單位內部網(wǎng)絡

隨著計算機網(wǎng)絡的普及，傳統(tǒng)辦公模式已經(jīng)逐漸被淘汰，為了適應時代進步和企事業(yè)單位的發(fā)展，實施計算機自動化辦公勢在必行，為此必須根據(jù)各企事業(yè)單位自身需求，構建專屬的內部網(wǎng)絡自動化辦公系統(tǒng)，確保企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)文件的處理自動化、企事業(yè)單位相關事務的處理自動化、企事業(yè)單位決策審核的處理自動化。在對內部網(wǎng)絡系統(tǒng)進行構建時，可以對自身特點及需求進行梳理整合，有針對性構建，讓內部網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)為己所用，真正提高辦公效率[4]。

5.2 充分利用分布式框架結構

在對計算機辦公自動化網(wǎng)絡構建時，各企事業(yè)單位應根據(jù)自身辦公實際需求，充分利用分布式框架結構，確保系統(tǒng)用戶與用戶之間的良好協(xié)同，便于根據(jù)企事業(yè)單位的層級進行統(tǒng)一管理，這種分布式框架結構還有利于系統(tǒng)內外信息的接收，以及用戶對信息的下載、上傳、分類、歸納。總之，分布式框架結構可以促進計算機辦公信息的自動化存儲，提高企事業(yè)單位相關信息的管理效率。

5.3 建立足夠多的應用服務器

一般的企業(yè)計算機辦公自動化系統(tǒng)，都會為每一位員工設置單獨的用戶名和登錄賬號，這是為了提升辦公系統(tǒng)的安全性能，也是為了便于明確員工的職責范圍，有利于企事業(yè)單位進行管理。但設置這么多的登錄賬號，就需要建立足夠多的應用服務器來保障系統(tǒng)的正常運轉，所以在對計算機辦公自動化網(wǎng)絡的構建過程中，要針對每個企業(yè)的實際需求建立足夠多的應用服務器，保障大家在使用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)辦公時不出現(xiàn)故障。

5.4 加強系統(tǒng)維護管理的力度

構建計算機辦公自動化網(wǎng)絡后，要加強整個系統(tǒng)的維護來保障辦公信息資料的安全，而所有網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全運行都離不開防火墻的保護，所以在對系統(tǒng)的維護過程中需要建立信息存儲數(shù)據(jù)庫。企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)文件和信息資源，在強有力的維護下得到了完整的保存，數(shù)據(jù)庫的建立還能有效預防黑客和病毒對系統(tǒng)的入侵，對整個辦公自動化網(wǎng)絡的安全都是一種實時保護。

5.5 提高員工網(wǎng)絡辦公的水平

隨著計算機辦公自動化網(wǎng)絡的普及與發(fā)展，企事業(yè)單位的辦公效率有了大幅提升，但不論是多么前沿的計算機技術和先進的自動化，都不能實現(xiàn)完全的自動化，整個辦公系統(tǒng)的運行還是需要有專人監(jiān)管[5]。想要發(fā)揮計算機辦公自動化網(wǎng)絡的最大效能，必須提高系統(tǒng)管理人員和使用人員的技能水準，伴隨系統(tǒng)越來越自動化，對人員的技能和綜合素養(yǎng)要求越來越高，只有全方面提高企事業(yè)員工的自動化操作技能和管理水平，才能最大程度降低網(wǎng)絡安全故障的發(fā)生，從而提高計算機辦公自動化網(wǎng)絡的安全性能，以及企事業(yè)單位的辦公效率。

6 結語

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，計算機辦公自動化網(wǎng)絡的構建也在不斷普及完善，被應用的領域越來越廣泛，特別針對一些需要處理較多日常事務的企事業(yè)單位，計算機辦公自動化系統(tǒng)的應用，有效解決了人力成本居高不下的問題，以此同時還極大提升了辦公效率，實現(xiàn)了企業(yè)內部人員的協(xié)作、內外部信息資源的歸類共享，為大家提供了一個良好的辦公環(huán)境，推動企事業(yè)單位的高效運轉，促進我國經(jīng)濟的穩(wěn)定增長。