數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)分析

王學(xué)娟

（承德醫(yī)學(xué)院 河北 承德 067000）

1 引言

高校檔案管理工作的主要內(nèi)容是將學(xué)校教學(xué)管理工作中產(chǎn)生的各項(xiàng)檔案、資料、信息與數(shù)據(jù)資源進(jìn)行收集、整理及開(kāi)發(fā)利用，為高校教學(xué)、管理、科研等工作提供決策支持。基于數(shù)字化時(shí)代背景推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，能夠更好地深化高校檔案資源共享、發(fā)掘檔案資政功能，推動(dòng)檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。

2 健全檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

2.1 編制分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

為推進(jìn)檔案信息化管理工作的順利實(shí)施，高校檔案管理人員應(yīng)在參考《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校實(shí)際情況編制具體的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。以教學(xué)檔案為例，可采取“年份——教學(xué)層次——教學(xué)環(huán)節(jié)”的分類(lèi)模式，以教學(xué)層次為基準(zhǔn)下設(shè)相應(yīng)的二級(jí)類(lèi)目、三級(jí)類(lèi)目，針對(duì)不同教學(xué)檔案需圍繞立卷標(biāo)準(zhǔn)、保存年限、保存方式等指標(biāo)進(jìn)行整理要求的細(xì)化設(shè)計(jì)，并嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)文檔、電子檔案同步存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)電子檔案的著錄、標(biāo)引、檢索規(guī)則等編制具體要求，以此形成教學(xué)檔案數(shù)字化管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案管理工作創(chuàng)設(shè)良好基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)充分利用信息技術(shù)手段進(jìn)行教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)的收集與分析，以不同學(xué)科、專(zhuān)業(yè)作為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)針對(duì)課程、師資、生源、資產(chǎn)等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并建立學(xué)期、年度教學(xué)質(zhì)量報(bào)告，為高校教學(xué)管理決策提供輔助參考。

2.2 深化檔案編研

檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)是為檔案利用提供服務(wù)，以往檔案管理工作局限于針對(duì)原始資料進(jìn)行收集整理和分類(lèi)存儲(chǔ)，未能充分挖掘、開(kāi)發(fā)出檔案信息的價(jià)值。因此在開(kāi)展檔案信息化管理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)充分利用數(shù)據(jù)挖掘、云計(jì)算等技術(shù)手段進(jìn)行檔案資源的深度加工，以專(zhuān)題為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案資料的收集、篩選、分類(lèi)與編輯，生成“大事記”“組織沿革”“年鑒”等編研成果。以某專(zhuān)業(yè)檔案為例，可基于縱、橫兩個(gè)維度進(jìn)行檔案處理，如在縱向維度上梳理出該專(zhuān)業(yè)的發(fā)展史、課程綱要演變歷程等信息，在橫向維度上建立教師群體畫(huà)像、專(zhuān)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力評(píng)估等模型，借此更好地滿(mǎn)足不同用戶(hù)的主體性需求，真正挖掘出檔案資源的開(kāi)發(fā)價(jià)值，為校際檔案資源共享及教學(xué)評(píng)估工作提供數(shù)據(jù)支持。在此過(guò)程中常涉及到不同檔案材料的交叉問(wèn)題，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)提供的復(fù)制功能即可生成多個(gè)復(fù)制件，相比人工錄入模式能夠更加高效快捷地完成檔案整理工作，加快教學(xué)檔案編研進(jìn)度與利用價(jià)值[1]。

3 引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)支持手段

3.1 智能身份認(rèn)證

學(xué)生學(xué)籍檔案信息管理是高校檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，為提高學(xué)校與就業(yè)單位對(duì)接環(huán)節(jié)確認(rèn)學(xué)生身份信息時(shí)的工作效率，檔案管理人員可引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)構(gòu)建具有免信任特性的學(xué)生身份認(rèn)證系統(tǒng)，在區(qū)塊鏈架構(gòu)內(nèi)顯示學(xué)生的姓名、證件照、聯(lián)系方式等基本身份信息，將智能身份證內(nèi)嵌至密鑰中，標(biāo)記身份證創(chuàng)建日期、ID、二維碼等信息，由學(xué)生自主建立區(qū)塊鏈ID、保管密鑰，并且可將該智能身份證應(yīng)用于微信等平臺(tái)進(jìn)行信息共享，為就業(yè)單位查詢(xún)學(xué)生信息創(chuàng)設(shè)便捷條件。

3.2 信息溯源防偽

在檔案信息化管理工作中建立文件溯源與信息防偽標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員可利用“時(shí)間戳”特性實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的溯源，在檔案信息錄入、存儲(chǔ)、修改的不同環(huán)節(jié)均由系統(tǒng)自動(dòng)生成記錄、加蓋“時(shí)間戳”，明確檔案信息操作的所有權(quán)歸屬，并且區(qū)塊鏈的運(yùn)行規(guī)則可保障用戶(hù)信息、操作記錄在確認(rèn)后無(wú)法被人為篡改，能夠?yàn)楦咝n案信息的真實(shí)性與可靠性提供保障[2]。

3.3 用戶(hù)隱私保護(hù)

當(dāng)前高校的大數(shù)據(jù)檔案信息主要包含共享、專(zhuān)有、私密三類(lèi)，檔案管理人員可利用非對(duì)稱(chēng)加密技術(shù)進(jìn)行檔案信息的加密處理，在加密、解密環(huán)節(jié)分別使用私鑰、公鑰用于對(duì)信息簽名及驗(yàn)證簽名，核對(duì)檔案信息發(fā)出者，以此保護(hù)高校用戶(hù)檔案信息的私密性，建立可靠信任機(jī)制，防止師生身份信息或教學(xué)科研資料因被竊取而泄漏。

4 完善檔案綜合性服務(wù)平臺(tái)

4.1 總體設(shè)計(jì)

鑒于部分高?，F(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)年限較為久遠(yuǎn)、架構(gòu)陳舊，無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代海量檔案信息的存儲(chǔ)與用戶(hù)開(kāi)發(fā)需求，因此應(yīng)由學(xué)校檔案館主導(dǎo)推動(dòng)檔案綜合服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，以用戶(hù)需求為核心建立集成化檔案管理系統(tǒng)，面向檔案管理人員與檔案使用者分別建立服務(wù)端與管理端，檔案使用者可在前臺(tái)結(jié)合自身業(yè)務(wù)需求進(jìn)行信息填寫(xiě)、依據(jù)流程辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，由檔案管理人員從后臺(tái)實(shí)行系統(tǒng)維護(hù)、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)配置與備份管理等，配合用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)進(jìn)行檔案信息安全的管理，完成整體平臺(tái)設(shè)計(jì)[3]。

4.2 平臺(tái)建構(gòu)

在平臺(tái)架構(gòu)設(shè)計(jì)上，分為網(wǎng)絡(luò)層、數(shù)據(jù)層、應(yīng)用服務(wù)層與客戶(hù)層四個(gè)層級(jí)，其中網(wǎng)絡(luò)層主要提供內(nèi)外網(wǎng)Web 服務(wù)器，數(shù)據(jù)層以O(shè)racle、Redis 分別作為底層數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)用服務(wù)層設(shè)有API 接口工具包及預(yù)留空間，客戶(hù)層基于B/S 模式支持Windows、IOS、Android 多種操作系統(tǒng)。在功能模塊設(shè)計(jì)上，交互服務(wù)模塊面向校內(nèi)外用戶(hù)開(kāi)放，由檔案館主頁(yè)、微信公眾號(hào)、公共查詢(xún)平臺(tái)、聲像檔案征集系統(tǒng)、檔案查借閱預(yù)約系統(tǒng)構(gòu)成；后臺(tái)服務(wù)模塊面向檔案管理人員開(kāi)放，可執(zhí)行檔案信息采集、整理、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、編研、查借閱等功能，系統(tǒng)整體流暢度較高，能夠有效提高檔案利用服務(wù)水平。

5 結(jié)語(yǔ)

新修訂的《檔案法》將于2021 年1 月起實(shí)施，其中“檔案信息化建設(shè)”為新時(shí)期高校檔案管理工作提供重要指導(dǎo)。數(shù)字化時(shí)代主張加快推進(jìn)數(shù)字治理的智能化應(yīng)用，因此應(yīng)聚焦管理體系完善、技術(shù)手段支持與服務(wù)質(zhì)量提升等維度，加快高校檔案管理的信息化變革，更好地提升檔案資源的管理效能與利用價(jià)值。