化妝品檢驗(yàn)業(yè)務(wù)受理及樣品管理流程探討

蔣秋涵 馬文 郭傳杰

（齊魯師范學(xué)院 山東濟(jì)南 250013）

1 前言

近年來，我國化妝品生產(chǎn)企業(yè)和品牌越來越多。隨著市場需求不斷大幅增長，化妝品質(zhì)量安全問題也越來越受到社會各界的關(guān)注[1]。各種化妝品檢測相關(guān)規(guī)范陸續(xù)出臺，2019年9月3日，國家食品藥品監(jiān)督管理局發(fā)布了《關(guān)于發(fā)布實(shí)施化妝品注冊和備案檢驗(yàn)工作規(guī)范的公告》（2019年第72號），對化妝品企業(yè)及第三方檢測機(jī)構(gòu)分別制定不同的規(guī)范要求，從2019年11月1日起，化妝品注冊和備案檢測由線下全面改為線上進(jìn)行，相關(guān)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督管理從之前的“重認(rèn)定”“輕監(jiān)管”模式過渡到“放”“管”“服”監(jiān)督管理模式，分析我國化妝品檢驗(yàn)業(yè)務(wù)受理和樣品管理中存在的問題，提出相應(yīng)的措施和建議對提高化妝品質(zhì)量安全至關(guān)重要。

由于化妝品市場的激烈競爭，人們對產(chǎn)品質(zhì)量提出更高需求，檢驗(yàn)結(jié)果已成為公司提高產(chǎn)品質(zhì)量的重要手段。因此，對第三方檢測機(jī)構(gòu)提出更高要求，產(chǎn)品在規(guī)定的條件下和規(guī)定的時間內(nèi)完成規(guī)定功能的檢驗(yàn)是對化妝品性能評價的重要手段。所以，整理完善一套化妝品檢驗(yàn)受理流程和樣品管理流程是非常有必要的。

本文結(jié)合化妝品檢驗(yàn)現(xiàn)狀，分析化妝品檢驗(yàn)業(yè)務(wù)受理流程和樣品管理流程，將線上業(yè)務(wù)受理流程和線下樣品管理流程進(jìn)行系統(tǒng)性整理，以期為提高實(shí)現(xiàn)第三方檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)受理和樣品管理科學(xué)化、規(guī)范化提供參考。

2 業(yè)務(wù)描述

2.1 業(yè)務(wù)受理

業(yè)務(wù)受理功能是對客戶的檢驗(yàn)需求進(jìn)行登記和預(yù)約。委托單位提交檢測申請，業(yè)務(wù)受理員收到檢測申請后首先對申請合同進(jìn)行評審，包括核對客戶信息、樣品名稱、試驗(yàn)要求等[2]。若實(shí)驗(yàn)室的能力能滿足客戶所有的檢驗(yàn)項(xiàng)目，則接受檢驗(yàn)申請；若有個別項(xiàng)目滿足不了，則需和客戶協(xié)商是刪除項(xiàng)目后修改檢測申請或終止檢測申請。申請成功后給予客戶受理編號，客戶根據(jù)受理編號可查詢檢測報告。

2.2 樣品管理

樣品管理功能是樣品管理員在業(yè)務(wù)受理流程完成后對送樣的管理[3]，包括接收和樣品發(fā)放流程。樣品管理員接到檢驗(yàn)樣品后先對來樣進(jìn)行登記和編號，然后按照檢驗(yàn)項(xiàng)目分配樣品和下發(fā)樣品任務(wù)單給相關(guān)分析檢驗(yàn)人員，分析檢驗(yàn)人員完成檢驗(yàn)任務(wù)后退回樣品給樣品管理員保管。

3 業(yè)務(wù)流程

3.1 業(yè)務(wù)受理流程

化妝品檢驗(yàn)業(yè)務(wù)受理分為2類：一種是化妝品注冊和備案檢驗(yàn)的業(yè)務(wù)受理即線上受理；另一種是除化妝品注冊和備案檢驗(yàn)之外的業(yè)務(wù)受理，如型式檢驗(yàn)業(yè)務(wù)受理，又稱線下受理。

3.1.1 化妝品注冊和備案檢驗(yàn)的業(yè)務(wù)受理流程

（1）業(yè)務(wù)咨詢：委托單位向第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢，雙方明確產(chǎn)品的種類、檢測項(xiàng)目、項(xiàng)目報價，業(yè)務(wù)受理員告訴委托單位是否有檢測資質(zhì)，項(xiàng)目報價，企業(yè)對檢測項(xiàng)目和報價無異議后，業(yè)務(wù)受理人員將與委托單位進(jìn)一步確認(rèn)樣品送檢數(shù)量[4]。

（2）網(wǎng)上信息填報及送樣：委托單位按照第三方檢測機(jī)構(gòu)的要求準(zhǔn)備送樣，并在網(wǎng)上填寫樣品信息（上傳相對應(yīng)的樣品配方和樣品說明書）。

（3）樣品信息核對及受理：待第三方檢測機(jī)構(gòu)收到樣品后，對網(wǎng)上委托單位填報的信息進(jìn)行核對，若信息匹配則點(diǎn)擊受理按鈕并預(yù)計(jì)出報告時間。若信息不匹配則需及時將不匹配內(nèi)容告知委托單位，委托單位重新修改信息或重新寄樣，再次核查無誤后，點(diǎn)擊受理并填寫預(yù)計(jì)出報告時間。

（4）下載檢驗(yàn)受理通知單和申請表：業(yè)務(wù)受理人員下載自動生成的申請表和受理通知單，并在檢驗(yàn)受理通知單上蓋上檢驗(yàn)檢測專用章。同時，將樣品轉(zhuǎn)交給樣品管理員，化妝品業(yè)務(wù)受理到此結(jié)束。業(yè)務(wù)受理人員通過系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)受理中的檢測咨詢、項(xiàng)目報價、樣品核對，都由委托單位和業(yè)務(wù)受理人員通過通訊設(shè)備完成，在此過程中不需要委托單位到實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)場簽訂合同，業(yè)務(wù)受理人員只需在信息核對無誤后進(jìn)行檢測計(jì)劃和安排，有效地縮短了檢測周期[5]。

3.1.2 線下業(yè)務(wù)受理流程

（1）業(yè)務(wù)咨詢：委托單位向第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢，雙方明確產(chǎn)品的種類、檢測項(xiàng)目、項(xiàng)目報價，業(yè)務(wù)受理員告訴委托單位是否有檢測資質(zhì)、項(xiàng)目報價，企業(yè)對檢測項(xiàng)目和報價無異議后，業(yè)務(wù)受理人員將與委托單位進(jìn)一步確認(rèn)樣品送檢數(shù)量。

（2）檢驗(yàn)委托單和樣品寄送：委托單位按照第三方檢測機(jī)構(gòu)的要求填寫委托單和準(zhǔn)備送樣，并在委托單上簽字或蓋章，將委托單和樣品一并寄送。

（3）樣品信息核對及受理：待第三方檢測機(jī)構(gòu)收到樣品后，核對檢驗(yàn)委托單信息和樣品，若信息無誤則將樣品和檢驗(yàn)委托單流轉(zhuǎn)給樣品管理員。若信息不匹配應(yīng)及時將不匹配內(nèi)容告知委托單位，委托單位重新委托單信息或重新寄樣，再次核查無誤后，將檢驗(yàn)委托單和樣品流轉(zhuǎn)交給樣品管理員。

3.2 樣品管理流程

樣品管理是樣品管理員對樣品整個流轉(zhuǎn)過程的管理，包括樣品接收、樣品發(fā)放、樣品處理。

（1）樣品信息登記：樣品管理員接到樣品后，需要對樣品信息進(jìn)行登記，包括接樣日期、委托單位名稱、樣品名稱、委托類別、樣品規(guī)格、樣品數(shù)量、檢驗(yàn)項(xiàng)目、樣品編號等內(nèi)容。

（2）樣品標(biāo)簽、檢驗(yàn)任務(wù)單編制：樣品管理員根據(jù)樣品信息編制樣品標(biāo)簽和檢驗(yàn)任務(wù)單。標(biāo)簽內(nèi)容包括樣品名稱、樣品編號、生產(chǎn)日期、檢驗(yàn)項(xiàng)目、接樣日期等內(nèi)容；檢驗(yàn)任務(wù)單包括樣品編號、樣品名稱、樣品數(shù)量、留樣數(shù)量、樣品狀態(tài)、數(shù)據(jù)完成日期、檢驗(yàn)項(xiàng)目及檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)名稱等內(nèi)容。

（3）樣品發(fā)放及留樣：樣品管理員根據(jù)樣品數(shù)量及檢驗(yàn)項(xiàng)目數(shù)量將留樣和發(fā)放樣品分開，并分別粘貼樣品標(biāo)簽。留樣的樣品標(biāo)簽在“備樣”處打上標(biāo)簽，放在樣品庫內(nèi)指定留樣位置；發(fā)放的樣品標(biāo)簽在“待檢”處打上標(biāo)簽，并和檢驗(yàn)任務(wù)單一起放在樣品待檢區(qū)，然后通知相關(guān)檢驗(yàn)分析人員前來領(lǐng)取所需樣品，檢驗(yàn)分析人員收到通知后，到待檢區(qū)領(lǐng)取各自需要的樣品，同時核對檢驗(yàn)任務(wù)單上檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)是否準(zhǔn)確，并在檢驗(yàn)任務(wù)單上簽字[6]。

（4）樣品處理：檢驗(yàn)完畢后，檢驗(yàn)人員在樣品標(biāo)簽“檢畢”處做標(biāo)記，并將剩余樣品送回樣品室樣品檢畢區(qū).樣品管理員定期將已檢測樣品進(jìn)行無害化處理，處理時應(yīng)做好記錄。到此整的樣品管理工作就已完成。

樣品管理流程是描述樣品管理員對樣品進(jìn)行的管理，包括了樣品登記、樣品分配、留樣、樣品處置等內(nèi)容。樣品流轉(zhuǎn)不再隨意、混亂，使得每一過程都有登記和記錄便于得知樣品的流向。

4 結(jié)論

由于化妝品檢驗(yàn)?zāi)Ｊ睫D(zhuǎn)變而引起化妝品企業(yè)和第三方檢測機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)受理流程陌生，特別是化妝品企業(yè)對樣品檢驗(yàn)項(xiàng)目的確認(rèn)及樣品的規(guī)范要求不太了解，針對這一問題，本文對化妝品檢驗(yàn)業(yè)務(wù)受理和樣品管理流程進(jìn)行了梳理，對上級主管部門下達(dá)的化妝品檢驗(yàn)新規(guī)范進(jìn)行了分析。對化妝品企業(yè)來說，清楚、詳細(xì)地了解檢測機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)受理流程、樣品具體規(guī)范要求，能夠縮短業(yè)務(wù)受理時間，提高樣品委托檢測效率，對化妝品檢測行業(yè)的規(guī)范性具有一定的促進(jìn)作用[7]。