公立醫(yī)院內(nèi)部控制信息化建設(shè)與思考

□ 何曉波 HE Xiao-bo 周景青 ZHOU Jing-qing 王濱元 WANG Bin-yuan

隨著財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》的出臺(tái)以及醫(yī)院全面預(yù)算管理要求的逐步實(shí)施，強(qiáng)化內(nèi)部控制體系建設(shè)，推進(jìn)全面預(yù)算管理，成為公立醫(yī)院現(xiàn)階段兩項(xiàng)重要工作。為提升醫(yī)院內(nèi)部管理水平，加強(qiáng)廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)，公立醫(yī)院的內(nèi)部控制體系已初步建立，并形成了相應(yīng)內(nèi)部控制管理制度。為了保障醫(yī)院內(nèi)部控制制度的有效落實(shí)，防范內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，探索在醫(yī)院內(nèi)部控制體系建設(shè)中引入信息化手段，是當(dāng)前行之有效的解決辦法。

當(dāng)前公立醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)面臨的任務(wù)

相較于其他行政事業(yè)單位，公立醫(yī)院具有更鮮明的行業(yè)特色，經(jīng)濟(jì)運(yùn)行體量巨大，在確保服務(wù)水平、醫(yī)院發(fā)展的同時(shí)需要體現(xiàn)公益性。因此，公立醫(yī)院為了維持正常運(yùn)作，除了向財(cái)政部門申請(qǐng)補(bǔ)助，更應(yīng)該從內(nèi)控著手，降低成本，提高公立醫(yī)院品牌效應(yīng)，為公立醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。一直以來醫(yī)院的內(nèi)部控制成果仿佛是“魚與熊掌不可兼得”，而醫(yī)院內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的出現(xiàn)可以將內(nèi)部控制的流程標(biāo)準(zhǔn)化，通過控制矩陣來對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督控制，并且它可以與醫(yī)院現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)相結(jié)合，做到易于操作、嚴(yán)于審核、利于評(píng)價(jià)，達(dá)到真正意義上的內(nèi)部控制[2]。然而，當(dāng)前許多醫(yī)院的內(nèi)控建設(shè)實(shí)踐中，依然存在不少問題。

1.內(nèi)控的規(guī)范性與工作效率之間存在一定矛盾。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制管理模式之下，公立醫(yī)院各類業(yè)務(wù)流程的辦理均由經(jīng)辦人員線下逐個(gè)節(jié)點(diǎn)跑腿才能完成審批。以采購(gòu)流程審批為例，由于公立醫(yī)院的特殊性，采購(gòu)類型與方式多樣，相應(yīng)采購(gòu)政策要求高，采購(gòu)所涉及的審批環(huán)節(jié)便會(huì)較為繁瑣。如若再遇到領(lǐng)導(dǎo)外出、變更、轉(zhuǎn)交等情況，流程將擱置，影響工作進(jìn)度。

2.內(nèi)控的有效性難以真正實(shí)現(xiàn)而導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)防控不力。建立健全公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系，意為提高其風(fēng)險(xiǎn)防御能力，有效防范廉政風(fēng)險(xiǎn)。目前大部分公立醫(yī)院的內(nèi)控管理制度雖已建立，但執(zhí)行過程中，因缺少剛性約束，容易造成控制環(huán)節(jié)缺失、受具體環(huán)境影響等情況，導(dǎo)致一些風(fēng)險(xiǎn)防控措施在實(shí)際運(yùn)行中變形走樣，出現(xiàn)防控不力的狀況。

3.各項(xiàng)資金業(yè)務(wù)處理的安全性存在一定的風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)行手工、線下的內(nèi)控方式處理各項(xiàng)資金業(yè)務(wù)，依然存在一定安全風(fēng)險(xiǎn)，如憑證不完備、審批環(huán)節(jié)倒置等，同時(shí)醫(yī)院財(cái)務(wù)狀況以及資金流向進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控實(shí)現(xiàn)起來比較困難，財(cái)務(wù)結(jié)算等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全過程留痕需要花費(fèi)大量人力，這些問題對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)安全帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。

浙江醫(yī)院內(nèi)控管理系統(tǒng)信息化建設(shè)方案

采購(gòu)活動(dòng)是公立醫(yī)院內(nèi)控的核心環(huán)節(jié)，與預(yù)算、資產(chǎn)、基建等各項(xiàng)工作緊密相關(guān)；合同管理則是采購(gòu)活動(dòng)中非常重要的內(nèi)容，也是醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要憑證。圍繞采購(gòu)及合同管理，加強(qiáng)規(guī)范管理和內(nèi)部控制，對(duì)醫(yī)院整體內(nèi)控管理具有舉足輕重的作用。信息化作為現(xiàn)代醫(yī)院管理的有力手段，浙江醫(yī)院通過信息化搭建內(nèi)控管理平臺(tái)，以強(qiáng)化采購(gòu)管理、合同管理為落腳點(diǎn)，致力于形成內(nèi)部控制要求的全過程閉環(huán)管理?，F(xiàn)將具體建設(shè)過程介紹如下。

1.建設(shè)目標(biāo)。通過以合同管理為內(nèi)控核心業(yè)務(wù)，規(guī)范從采購(gòu)申請(qǐng)審批、合同送審、合同會(huì)簽、完成合同簽訂的整個(gè)過程；合同執(zhí)行過程中的收付款業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化。核心目標(biāo)是深化內(nèi)部控制建設(shè)，降低廉潔風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范采購(gòu)工作和提高資金結(jié)算審批效率。

2.系統(tǒng)建設(shè)政策依據(jù)及構(gòu)建原則。以《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》作為總依據(jù)；按照政府采購(gòu)相關(guān)政策、院內(nèi)采購(gòu)管理制度、合同管理制度、資產(chǎn)管理制度、資金審批制度等來構(gòu)建管理流程。

構(gòu)建原則是通過梳理工作申請(qǐng)、審批流程及審批權(quán)限，將管控規(guī)則內(nèi)嵌，實(shí)現(xiàn)對(duì)申請(qǐng)、審批、執(zhí)行、合同送審、合同會(huì)簽、財(cái)務(wù)結(jié)算等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全流程、全過程留痕管控，實(shí)現(xiàn)從“人控”到“機(jī)控”的轉(zhuǎn)變，關(guān)注各經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)跨經(jīng)濟(jì)行為的業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程線上管控和信息共享，關(guān)注內(nèi)外部系統(tǒng)的銜接與關(guān)聯(lián)。

3.系統(tǒng)建設(shè)及測(cè)試優(yōu)化過程。充分調(diào)研審計(jì)科、財(cái)務(wù)部、后勤管理中心、醫(yī)學(xué)工程部、院務(wù)辦、信息中心等的主要核心業(yè)務(wù)訴求。需求方案前后經(jīng)過7個(gè)版本的完善修正，圍繞管理表格、可視化的流程路徑體系、流程的控制與決策體系、流程的統(tǒng)計(jì)4個(gè)核心模塊，最終完成系統(tǒng)的搭建、功能測(cè)試、業(yè)務(wù)測(cè)試、關(guān)鍵用戶培訓(xùn)、全院推廣上線培訓(xùn)的整個(gè)過程。

4.內(nèi)部控制信息系統(tǒng)特點(diǎn)。通過與現(xiàn)有釘釘系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、財(cái)務(wù)NC等系統(tǒng)的集成對(duì)接，《內(nèi)部控制評(píng)價(jià)與監(jiān)督管理制度》、《合同管理制度》、《采購(gòu)管理制度》三個(gè)主要內(nèi)控管理系統(tǒng)的制度關(guān)鍵管控點(diǎn)的嵌入，一個(gè)高度統(tǒng)一、資源整合、信息共享的公立醫(yī)院內(nèi)控管理信息系統(tǒng)初步成型。具有以下特點(diǎn)：

(1)使用便捷：支持釘釘移動(dòng)端、釘釘PC端、內(nèi)控管理系統(tǒng)三個(gè)登錄入口，極大地提升了醫(yī)院的流程效率?，F(xiàn)階段，有申請(qǐng)權(quán)限的醫(yī)院職工均可通過醫(yī)院內(nèi)控管理系統(tǒng)PC端或手機(jī)釘釘端發(fā)起采購(gòu)流程，相關(guān)審批人員可以通過網(wǎng)絡(luò)，使用手機(jī)、筆記本等便攜式移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)隨地進(jìn)行審批，提高工作效率。

(2)閉環(huán)式管理：實(shí)現(xiàn)所有合同項(xiàng)目全流程、閉環(huán)式管理，系統(tǒng)將合同分為5個(gè)一級(jí)合同分類(貨物采購(gòu)、服務(wù)類采購(gòu)、工程項(xiàng)目、合作及其他)，共包含29個(gè)二級(jí)合同分類。同時(shí)系統(tǒng)對(duì)無合同購(gòu)買、無合同支付也設(shè)定了管理流程，將醫(yī)院的采購(gòu)活動(dòng)全部納入系統(tǒng)管理。

(3)所有流程可追溯：從申請(qǐng)、送審、會(huì)簽、結(jié)算的全流程痕跡化，所有內(nèi)容可追溯。

(4)可視化報(bào)表：管理層可以根據(jù)可視化分析圖表，掌握醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)行情況。同時(shí)，通過可視化報(bào)表，對(duì)各類采購(gòu)、合同執(zhí)行進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控、提醒、干預(yù)，確保工作的時(shí)效性。

(5)根據(jù)崗位設(shè)置對(duì)應(yīng)權(quán)限：對(duì)申請(qǐng)、審批、執(zhí)行等各崗位進(jìn)行分崗設(shè)權(quán)；可根據(jù)制度、工作進(jìn)展進(jìn)行定期輪崗；對(duì)數(shù)據(jù)查看權(quán)限進(jìn)行管控，建立起完整的權(quán)力運(yùn)行制衡機(jī)制。

(6)管控規(guī)則內(nèi)嵌：將內(nèi)控相關(guān)文件及制度如資金審批制度、“三重一大”管理制度、政府采購(gòu)目錄等嵌入系統(tǒng)，并可動(dòng)態(tài)調(diào)整，使醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行合法合規(guī)。

醫(yī)院內(nèi)控管理系統(tǒng)信息化建設(shè)成效及思考

內(nèi)控管理系統(tǒng)在醫(yī)院的兩院區(qū)上線，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院合同信息的電子化登記存檔、審批流程線上操作以及供應(yīng)商的智能管理與合同預(yù)警管理等功能，完成了內(nèi)部控制建設(shè)的升級(jí)。

1.提高了醫(yī)院管理效益。根據(jù)醫(yī)院內(nèi)控管理系統(tǒng)上線后半年整體運(yùn)行情況分析，信息化管理模式有效增加了醫(yī)院的管理效益，使職工少跑腿，少打電話，測(cè)試期間使用部門及職工反饋良好。內(nèi)控管理體系信息化建設(shè)推動(dòng)了醫(yī)院管理改革，強(qiáng)化了成本控制，提高了工作效率，大大降低了人力物力成本。

2.規(guī)范了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。從采購(gòu)需求管控、資金使用審批、采購(gòu)方式的執(zhí)行、合同的簽訂與執(zhí)行、資產(chǎn)的入庫管理、資金的支付管理等各環(huán)節(jié)，均借助內(nèi)控信息管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的授權(quán)與管控，并以各類制度、權(quán)限為流程設(shè)置原則，使醫(yī)院的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)能夠完整地納入到系統(tǒng)管控中，避免了一些經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中違規(guī)問題，有效地規(guī)范了醫(yī)院的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

3.強(qiáng)化了權(quán)力的監(jiān)督運(yùn)行。以資金使用為導(dǎo)向的權(quán)力運(yùn)行，始終是公立醫(yī)院廉潔風(fēng)險(xiǎn)的重要監(jiān)督目標(biāo)。內(nèi)控管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督關(guān)口前移，通過重點(diǎn)關(guān)注政府采購(gòu)相關(guān)要求是否滿足、院內(nèi)審批流程是否規(guī)范、合同基本要素是否完整、合同權(quán)利義務(wù)是否明確等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，把控院內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合法、合規(guī)及合理性，使各個(gè)環(huán)節(jié)的權(quán)力運(yùn)行能夠得到有效的監(jiān)督。同時(shí)信息化的全過程留痕、數(shù)據(jù)報(bào)表的分析展示，都是權(quán)力運(yùn)行陽光化的一種有效做法，無形中自然形成一種強(qiáng)大的監(jiān)督力量，促進(jìn)權(quán)力各使用環(huán)節(jié)的規(guī)范化。

4.目前內(nèi)控平臺(tái)的局限性。醫(yī)院目前的內(nèi)控平臺(tái)尚未接入全面預(yù)算管理系統(tǒng)、基建管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)整體內(nèi)控目標(biāo)尚未達(dá)到。另外，作為現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要手段，內(nèi)控平臺(tái)應(yīng)該不再局限于醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管控，可以考慮逐漸將院長(zhǎng)辦公會(huì)、黨委會(huì)工作等整體行政管理工作逐步納入平臺(tái)，從議題提交、會(huì)議決策、決議相關(guān)工作布置、落實(shí)、反饋、監(jiān)督等都從平臺(tái)予以記錄跟蹤，強(qiáng)化醫(yī)院行政管理的執(zhí)行力、執(zhí)行效率、執(zhí)行結(jié)果的分析、評(píng)價(jià)、考核。這也是浙江醫(yī)院內(nèi)控信息系統(tǒng)二期工程考慮的建設(shè)方案。通過對(duì)醫(yī)院行政、人事、經(jīng)濟(jì)等事權(quán)的信息化管理，提升效率、規(guī)范運(yùn)行，為實(shí)現(xiàn)黨風(fēng)廉政建設(shè)、行風(fēng)建設(shè)以及清廉醫(yī)院建設(shè)提供有力抓手，提升內(nèi)控建設(shè)，提高科學(xué)管理水平，探索公立醫(yī)院黨委領(lǐng)導(dǎo)下的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制的有效實(shí)踐方式。