試論如何完善事業(yè)單位離退休人員檔案的管理與服務(wù)工作

安志娟

（遼寧省盤錦市盤山縣就業(yè)人才和社會保險服務(wù)中心，遼寧 盤錦 124100）

引言

事業(yè)單位是我國政治、經(jīng)濟(jì)、文化和其他活動的重要主體之一，事業(yè)單位的工作人員在職期間為我國新時代經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)了屬于自己的力量。最重要的記錄憑證就是事業(yè)單位人員的檔案，檔案上記載著工作人員對事業(yè)單位的貢獻(xiàn)等。隨著時間的推進(jìn)，事業(yè)單位的人員達(dá)到離退休的年齡，辦理離退休手續(xù)時，檔案也需要重新進(jìn)行整理、記錄、歸檔、保管。此項(xiàng)工作做不完整、細(xì)致的話，會對離退休人員的養(yǎng)老金發(fā)放、醫(yī)療保險的運(yùn)用、各種待遇甚至在去世后子女繼承遺產(chǎn)方面等都具有巨大的影響。而當(dāng)今，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案保管工作存在制度上的漏洞，且工作以人工記錄紙質(zhì)版本的檔案為主，工作方式枯燥乏味，工作技術(shù)落后，紙質(zhì)版本的檔案極不方便存放又不利于工作人員的記錄工作。目前國家人口老齡化速度的加快，越來越多的事業(yè)單位工作人員達(dá)到了離退休時間，傳統(tǒng)的人工管理工作所需時間長且存放容易疏漏，急需要一套改革變更的事業(yè)單位離退休人員檔案的管理與服務(wù)工作的方式，消除當(dāng)前工作方式對事業(yè)單位檔案管理與內(nèi)部管理的不利影響。

一、事業(yè)單位離退休檔案管理與服務(wù)工作的現(xiàn)狀

1.管理制度存在疏漏，問題突出

目前我國在離退休人員的檔案保存中，并沒有明確制定出規(guī)章制度，導(dǎo)致無論是事業(yè)單位還是企業(yè)單位對于在職員工離退休后的檔案管理、記錄、儲存與查驗(yàn)等工作都沒有一個詳細(xì)的管理制度進(jìn)行參考。離退休人員的檔案安全缺乏保障，且管理混亂。面對當(dāng)今事業(yè)單位離退休人員檔案的管理制度存在巨大疏漏，急需重新制定管理制度并施行。

2.檔案管理使用技術(shù)落后，工作量大

新時代科技與技術(shù)的發(fā)展，人們在很多方面都使用科學(xué)先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行人工工作量的縮減，科學(xué)先進(jìn)的新技術(shù)同樣也可以使用到基層事業(yè)單位離退休人員檔案的管理工作中。傳統(tǒng)的事業(yè)單位離退休人員檔案管理所采用的工作方式是通過人工手寫的整理與記錄，將紙質(zhì)版本的檔案裝盒后統(tǒng)一進(jìn)行存放保管，當(dāng)需要查借閱檔案時，再通過人工進(jìn)行搜索找尋，基層事業(yè)單位退休人員檔案室隨時都要配合本機(jī)關(guān)有關(guān)部門因工作需要查閱退休人員檔案信息，工作量大，而且，紙質(zhì)檔案隨著頻繁的查借閱，紙張必然受到損傷，影響檔案壽命。檔案管理混亂，制度存在漏洞、工作人員缺乏等情況長期存在，阻礙事業(yè)單位離退休人員的檔案改革工作[1]。

3.檔案工作者的責(zé)任與服務(wù)意識有待提升

檔案工作者的責(zé)任與服務(wù)意識是做好基層事業(yè)單位離退休人員檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，由于部分領(lǐng)導(dǎo)的忽視，沒有對此方面進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案工作人員的服務(wù)意識較低。且由于使用傳統(tǒng)的人工手寫記錄進(jìn)行工作，導(dǎo)致工作量巨大，人手不夠，致使記錄保管工作不細(xì)致，且由于記錄工作相對枯燥乏味，導(dǎo)致在面對其他人需要提取相應(yīng)檔案時，工作人員的服務(wù)意識低下，令查借閱檔案的人沒有良好的體驗(yàn)，不利于檔案信息利用，影響檔案事業(yè)發(fā)展。故需要對檔案工作者的責(zé)任與服務(wù)意識進(jìn)行培養(yǎng)與提升。

4.查借閱檔案，步驟煩瑣

目前查借閱事業(yè)單位退休員工檔案的步驟煩瑣，需要到各個部門開出一系列的身份證明等，員工素質(zhì)相對較低，影響檔案信息利用效果，需要調(diào)整簡化查借閱檔案的步驟，使查借閱人員無須開過多證明，只憑借身份認(rèn)證等信息便可以查借閱檔案，用于辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。此項(xiàng)不足需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加以重視，對查借閱檔案利用步驟的規(guī)章制度進(jìn)行重新制定[2]。

二、事業(yè)單位離退休人員檔案的作用

1.退休人員檔案的管理有利于員工養(yǎng)老保險等事務(wù)的申報與發(fā)放

養(yǎng)老保險是我國一項(xiàng)福利政策，員工通過在工作時每月上繳一定數(shù)量的養(yǎng)老保險款項(xiàng)，與其所在的工作單位也需要每個月為員工繳納國家規(guī)定相應(yīng)數(shù)額的保險款項(xiàng)，雙方共同交到一定數(shù)量時，可在男性員工60歲，女性員工55歲時（部分崗位遵從國家規(guī)定歲數(shù)離退休）辦理相應(yīng)的離退休手續(xù)，辦理手續(xù)的流程中需要員工單位出具相對應(yīng)的員工檔案。員工事業(yè)單位對員工檔案的存放與調(diào)取時間，直接影響到員工辦理離退休手續(xù)的時間。

2.事業(yè)單位離退休人員檔案的管理方便于人員關(guān)系的查找與調(diào)動

檔案是證明員工身份的重要憑證之一。在員工離退休后辦理離退休手續(xù)、醫(yī)療保險申報、單位為離退休人員的福利發(fā)放等都需要檔案的相關(guān)證明。而且在相關(guān)單位遇到某些問題需要查找或調(diào)動離退休人員的檔案時，有序的檔案管理可以迅速查到該離退休人員的檔案存放處，并進(jìn)行檔案調(diào)取，混亂的檔案管理導(dǎo)致檔案調(diào)取困難甚至可能丟失員工的檔案，不僅耽誤所需辦理事件的進(jìn)展，重新記錄并整理員工的檔案也需要大量的時間并產(chǎn)生巨大的工作量[3]。

3.事業(yè)單位離退休人員檔案的管理關(guān)乎到離退休人員晚年待遇保障

事業(yè)單位離退休人員的檔案中記載著該人員在此事業(yè)單位一生的工作情況與單位調(diào)動情況，到該員工離退休后，相對應(yīng)的檔案室便接收其檔案，并保管起來，在需要的時候?yàn)橥诵萑藛T提供相關(guān)證明，方便退休人員利用。使退休人員晚年生活得以保障。

三、完善事業(yè)單位離退休人員檔案管理的方法與措施

1.及時做好事業(yè)單位離退休人員檔案的記錄歸檔與保管

事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對事業(yè)單位離退休人員檔案管理工作人員的監(jiān)督與指導(dǎo)，并派遣相關(guān)工作人員對已經(jīng)存放的檔案進(jìn)行梳理與查找，補(bǔ)充之前因?yàn)楣芾砘靵y導(dǎo)致暫未記錄的離退休人員的檔案，方便日后利用者進(jìn)行查借閱，規(guī)范管理檔案方式[4]。

2.利用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)，搭建事業(yè)單位退休人員的線上檔案平臺

現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展與更新，使得電子信息化技術(shù)代替了以往紙質(zhì)方式的存儲。傳統(tǒng)的檔案都是以紙質(zhì)方式進(jìn)行記錄，需要大量的人工進(jìn)行操作，極為浪費(fèi)人力和時間，且存放條件要求極高，如存放地點(diǎn)潮濕等條件惡劣，會導(dǎo)致?lián)p傷已經(jīng)存放的檔案，極為不便。故可以采用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)，搭建事業(yè)單位退休人員的線上檔案平臺。管理檔案的工作人員經(jīng)過培訓(xùn)，可以將已經(jīng)存儲的事業(yè)單位退休員工的信息儲存到網(wǎng)上的退休人員檔案記錄平臺中，方便隨時調(diào)取檔案。搭建事業(yè)單位退休人員的線上檔案平臺也利于各單位間人員信息檔案的調(diào)動，解除了一系列煩瑣的步驟[5]。

3.加強(qiáng)培養(yǎng)事業(yè)單位離退休人員檔案管理工作者的能力與服務(wù)態(tài)度

事業(yè)單位離退休人員檔案的管理是一份枯燥煩瑣的工作，需要工作人員在面對重復(fù)問題時態(tài)度積極，同時，由于未來會搭建事業(yè)單位退休人員的線上檔案平臺，需要對檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)與教學(xué)，指導(dǎo)工作人員學(xué)會在網(wǎng)上平臺中錄入目前事業(yè)單位中所存放的退休人員的檔案信息。事業(yè)單位離退休人員檔案管理人員是這份工作的執(zhí)行者，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)重視，加強(qiáng)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)，才能逐漸適應(yīng)新時代的變化[6]。

4.簡化查借閱檔案的步驟，降低工作量

目前我國事業(yè)單位在調(diào)取離退休人員的檔案時，普遍存在步驟煩瑣等問題。所以需要事業(yè)單位相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行開會討論，重新制定調(diào)取檔案的規(guī)章制度，簡化查借閱檔案的步驟，為辦理者減少查借閱檔案所需的時間和精力，如調(diào)取檔案的人員是本人，可直接持身份證明、填寫查閱登記表調(diào)取檔案，無須開其他證明。借閱檔案需退休前本單位人事部門人員填寫借閱登記表。具體規(guī)章制度需要進(jìn)行討論決定。這樣的做法同樣也降低了檔案工作人員的工作量，使其精力可以更多地放在學(xué)習(xí)檔案管理能力，上傳錄入網(wǎng)上檔案信息等工作中[7]。

結(jié)語

事業(yè)單位的工作是我國建設(shè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可缺少的一份力量，當(dāng)部分事業(yè)單位的員工因年齡原因需要辦理退休手續(xù)時，事業(yè)單位的相關(guān)工作者也需要為其記錄儲存相關(guān)檔案。而我國目前在事業(yè)單位離退休人員的檔案管理工作中存在疏漏，需要調(diào)整與改動。所以相關(guān)部門需要重新制定調(diào)取檔案的相關(guān)規(guī)章制度，積極利用電子信息技術(shù)搭建網(wǎng)上事業(yè)單位退休人員的線上檔案平臺，及時做好事業(yè)單位離退休人員檔案的記錄與補(bǔ)充，加強(qiáng)培養(yǎng)事業(yè)單位離退休人員檔案管理工作者的能力與服務(wù)態(tài)度，深化擴(kuò)張現(xiàn)行檔案管理體系與管理模式，促進(jìn)檔案工作社會化管理。未來，各事業(yè)單位必須轉(zhuǎn)變觀念，提升意識，加強(qiáng)投入，完善基層事業(yè)單位退休人員檔案保管利用制度，將離退休人員的檔案管理工作做好、做實(shí)，強(qiáng)化事業(yè)單位管理，推進(jìn)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。