醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理的應(yīng)用分析

羅興華

（四川省第三人民醫(yī)院檔案室，四川 成都 610100）

引言

近年來(lái)，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展以及醫(yī)學(xué)技術(shù)水平的進(jìn)步，醫(yī)院管理也在朝著精細(xì)化以及信息化的方向發(fā)展，醫(yī)院檔案管理也不例外，精細(xì)化管理是其主要發(fā)展方向。在此背景下，我們應(yīng)積極探索更加有效的應(yīng)用措施，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理水平與成效的提升。

一、醫(yī)院檔案管理的重要性分析

醫(yī)院的檔案管理就是指對(duì)于醫(yī)院的日常事務(wù)進(jìn)行記錄，而對(duì)于醫(yī)院的檔案管理便是針對(duì)其記錄的內(nèi)容進(jìn)行管理。通過(guò)加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理能夠更好地保障醫(yī)院檔案資料的全面性、準(zhǔn)確度，是提高醫(yī)院檔案資源利用率的一項(xiàng)重要舉措。醫(yī)院的檔案工作是我們做好醫(yī)療衛(wèi)生照料護(hù)理工作的一個(gè)重要參考和依據(jù)，不僅可能會(huì)直接影響到醫(yī)院日常事務(wù)處理的質(zhì)量和效率，而且還直接關(guān)乎患者的身體健康，由此可見(jiàn)，醫(yī)院的檔案工作在醫(yī)院日常工作過(guò)程中的重要性也十分突出。在其管理的過(guò)程中，需要借助傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介或者信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院日常工作做好記錄，包括日常的醫(yī)療過(guò)程、醫(yī)院的研究進(jìn)程以及醫(yī)院的相關(guān)管理內(nèi)容等。醫(yī)院檔案管理還是醫(yī)院保障自身利益的重要因素。例如在發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí)，可以借助醫(yī)院檔案提供證據(jù)，以便化解糾紛和保障醫(yī)院自身的利益。因此，醫(yī)院檔案管理的重要性十分突出，精細(xì)化管理便是有效的管理手段之一，借助精細(xì)化管理，能夠進(jìn)一步簡(jiǎn)化醫(yī)院檔案管理流程，并通過(guò)大數(shù)據(jù)對(duì)檔案信息進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)和科學(xué)分類，為檔案信息的調(diào)取和利用提供極大的便利。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

鑒于上文分析我們可以認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的重要性十分突出，其作用是多方面的，但是從目前醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，依然存在著一定的不足，導(dǎo)致醫(yī)院檔案的作用和價(jià)值未能充分彰顯，同時(shí)也給醫(yī)院自身的發(fā)展帶來(lái)一定的負(fù)面影響。

1.檔案管理體制落后

目前，部分醫(yī)院并未根據(jù)自身的發(fā)展實(shí)際和發(fā)展需求，及時(shí)更新與完善醫(yī)院檔案管理體制，導(dǎo)致自身的管理體制落后。在這種情況下，會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理的效果，不僅會(huì)導(dǎo)致管理混亂現(xiàn)象，甚至還會(huì)造成重要檔案丟失或者檔案失準(zhǔn)、失真現(xiàn)象發(fā)生，同時(shí)，也會(huì)對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療護(hù)理等方面工作帶來(lái)不利影響，甚至?xí)绊懙结t(yī)學(xué)研究的進(jìn)展?？傊?，醫(yī)院檔案管理體制落后會(huì)造成一系列的負(fù)面影響，不利于醫(yī)院自身的發(fā)展。

2.檔案管理模式粗放

以往在醫(yī)院檔案管理混亂，同時(shí)，也會(huì)影響到醫(yī)院檔案管理的效率，并且不利于醫(yī)院檔案的利用。檔案內(nèi)容雜亂、檔案收益分類不規(guī)范，醫(yī)院各部門之間缺乏協(xié)調(diào)與配合，在檔案收集、分類、歸檔等方面均存在表達(dá)的差異，難以實(shí)現(xiàn)有效的協(xié)調(diào)。除此之外，醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，難以有效開展信息化管理。之所以會(huì)出現(xiàn)這種狀況，原因在于一些醫(yī)院不愿意在檔案管理方面進(jìn)行成本投入，使得信息化管理得不到完善的基礎(chǔ)設(shè)施保障。

三、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

1.完善醫(yī)院檔案管理制度

完善的醫(yī)院檔案管理制度可以明確醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，是保障醫(yī)院檔案管理成效的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是落實(shí)精細(xì)化管理的前提保障。為此，應(yīng)將精細(xì)化管理融入醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)之中，對(duì)檔案管理內(nèi)容和流程等作出明確的制度性要求。要明確劃分檔案管理責(zé)任和義務(wù)，合理分配醫(yī)院檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員日常工作出規(guī)范要求。結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作需求，構(gòu)建相應(yīng)的考核激勵(lì)機(jī)制，使檔案管理工作的開展得到制度上的支持。

2.醫(yī)院檔案歸檔精細(xì)化管理

要秉持精細(xì)化理念開展醫(yī)院檔案歸檔工作，保障醫(yī)院檔案的全面性和完整性。在實(shí)際工作過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)結(jié)合檔案類型采取相應(yīng)的工作方法。在檔案歸檔過(guò)程中，要結(jié)合檔案的類別以及檔案的等級(jí)等因素，對(duì)其進(jìn)行分類歸檔。與此同時(shí)，還要對(duì)檔案的歸檔過(guò)程做好記錄，以便為后續(xù)工作的開展提供參考依據(jù)。除此之外，還要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，為此在檔案歸檔過(guò)程中應(yīng)實(shí)行病例檔案電子數(shù)據(jù)化管理，借助信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，這種方式能夠在很大程度上提升檔案管理的條理性與細(xì)致性，是應(yīng)用精細(xì)化管理的重要體現(xiàn)。

3.加強(qiáng)法律意識(shí)

醫(yī)院檔案管理中各項(xiàng)工作的開展都要在法律框架下進(jìn)行，確保醫(yī)院檔案管理的合法性。為了更好地彰顯精細(xì)化管理的作用，需要進(jìn)一步加強(qiáng)法律意識(shí)。醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)系重大，醫(yī)院日常工作、醫(yī)患糾紛以及行政管理等均離不開醫(yī)院檔案管理，只有在法律允許范圍內(nèi)開展醫(yī)院檔案管理，才能使醫(yī)院檔案充分發(fā)揮作用。為此，在醫(yī)院檔案管理工作開展過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)開展工作。而醫(yī)院本身也要結(jié)合國(guó)家檔案局等相關(guān)部門的要求來(lái)制定醫(yī)院檔案管理方面的規(guī)章制度，這樣才能為醫(yī)院檔案管理工作提供法律依據(jù)，同時(shí)，保障醫(yī)院檔案管理能夠有章可循[1]。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，醫(yī)院應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)。精細(xì)化管理的開展，離不開信息化的支持。醫(yī)院要將這方面工作作為重點(diǎn)，結(jié)合時(shí)代發(fā)展，從軟硬件等方面加強(qiáng)建設(shè)。一方面，要加強(qiáng)相關(guān)硬件設(shè)施建設(shè)，為信息化醫(yī)院檔案管理的開展奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。另一方面要注重提升醫(yī)院檔案管理人員的信息技術(shù)水平，為信息化醫(yī)院檔案管理的開展奠定技術(shù)基礎(chǔ)，另外，還要加強(qiáng)安全管理建設(shè)，保障醫(yī)院檔案的安全性。信息化的醫(yī)院檔案管理，在帶來(lái)便捷的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，檔案資料信息的泄漏威脅進(jìn)一步提升，這不僅會(huì)給醫(yī)院自身造成巨大損失，而且還會(huì)導(dǎo)致患者的信息資料泄漏，威脅患者的利益與安全。針對(duì)這種情況，應(yīng)在加強(qiáng)信息化建設(shè)的同時(shí)，做好安全防范，確保檔案信息資料的安全性，更好地保障醫(yī)院自身和患者的利益不會(huì)遭受侵犯[2]。

5.提升檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理是由檔案管理人員來(lái)完成的，同時(shí)，精細(xì)化管理的實(shí)施和落實(shí)，也需要有檔案管理人員來(lái)執(zhí)行，因此在檔案管理人員在很大程度上決定了精細(xì)化管理的應(yīng)用效果，同時(shí)也會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理的成效產(chǎn)生重要影響。檔案管理人員是醫(yī)院檔案管理的主體，為了更好的運(yùn)用精細(xì)化管理，充分發(fā)揮出精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)和作用，需要注重提升檔案管理人員的素質(zhì)[3]。不僅要幫助其提升檔案管理專業(yè)知識(shí)技能，而且還要注重提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，促使檔案管理人員能夠以更加認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度來(lái)對(duì)待本職工作。為此，在檔案管理人員選拔過(guò)程中便要嚴(yán)格把關(guān)，提升崗位準(zhǔn)入門檻，秉持人才優(yōu)先的原則，選拔優(yōu)秀人才作為醫(yī)院檔案管理人員。在人才選拔過(guò)程中，要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行綜合考核，考核內(nèi)容包含檔案管理知識(shí)、技能，同時(shí)也要對(duì)檔案管理人員的法律素養(yǎng)以及實(shí)踐能力進(jìn)行考核，并且還應(yīng)要求檔案管理人員具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，這樣才能勝任醫(yī)院檔案管理工作。除此之外，醫(yī)院針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員要進(jìn)行繼續(xù)教育，加強(qiáng)培訓(xùn)進(jìn)修。要結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作需求，定期組織開展專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，將先進(jìn)的檔案管理理念，檔案管理知識(shí)和技術(shù)等作為培訓(xùn)內(nèi)容，同時(shí)融入信息化方面的知識(shí)，幫助檔案管理人員掌握最先進(jìn)的檔案管理手段和方法，提升其專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平。另外，在培訓(xùn)中還要注重融入精細(xì)化管理理念，促使檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)精細(xì)化管理的重視，這樣才能在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案精細(xì)化管理，使精細(xì)化管理得到更加有效的應(yīng)用[4]。在此基礎(chǔ)上，還要注重完善對(duì)檔案管理人員的評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)其業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度以及工作成績(jī)等作出評(píng)價(jià)，同時(shí)結(jié)合相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行約束和激勵(lì)。評(píng)價(jià)機(jī)制中，要重點(diǎn)關(guān)注精細(xì)化管理措施的應(yīng)用和落實(shí)情況，將其作為重要的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)這種方式，可以使檔案管理人員更加注重提升自身的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，同時(shí)也能促使其積極落實(shí)各項(xiàng)精細(xì)化管理措施，有助于提升精細(xì)化管理的應(yīng)用效果。總之，檔案管理人員的綜合素質(zhì)提升是有效運(yùn)用精細(xì)化管理的重要基礎(chǔ)，因此要為檔案管理人員的學(xué)習(xí)與發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境條件，同時(shí)完善相關(guān)制度措施，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效的激勵(lì)，促進(jìn)其綜合素質(zhì)的提升。

結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理工作是我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域中最重要的一項(xiàng)內(nèi)容之一，通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行精細(xì)化管理，可以有效地提升我國(guó)高等教育醫(yī)院的檔案管理工作水平和成效，能夠更好地發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用，使其更好地為醫(yī)院發(fā)展作出貢獻(xiàn)[5]。