檔案管理模式下的新型方法在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用發(fā)展

陳 萌 單 夢

（高密市人民醫(yī)院，山東 高密 261500）

在醫(yī)院的運(yùn)行工程中，檔案記錄是醫(yī)院發(fā)展的依據(jù)，醫(yī)院檔案類別中包括了醫(yī)療檔案，科研檔案，財(cái)務(wù)檔案，醫(yī)院建設(shè)檔案，等等，也是醫(yī)院管理決策的重要參考。隨著我國各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理方式的轉(zhuǎn)變，也逐步將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案[1]。醫(yī)院檔案對醫(yī)院的運(yùn)行有著重要影響，我們必須加強(qiáng)醫(yī)院檔案的管理模式，提升檔案管理效率。故而將本院的檔案管理情況進(jìn)行調(diào)研，在其中隨機(jī)抽取500份患者檔案，診療時(shí)間范圍在2016年1月—2020年12月，以時(shí)間先后分組?，F(xiàn)對調(diào)研結(jié)果匯報(bào)如下。

一、資料與方法

1．一般資料

將本院的檔案管理情況進(jìn)行調(diào)研，在其中隨機(jī)抽取500份患者檔案，診療時(shí)間范圍在2016年1月—2020年12月，以時(shí)間先后分組。參與檔案管理的醫(yī)院人員共計(jì)20人，其中男5人，女15人，年紀(jì)在22—37歲之間，平均年齡為（29.2±3.3）歲。在調(diào)研期間無轉(zhuǎn)崗情況，在2016年—2018年為常規(guī)檔案管理，在2019—2020年則為新形勢下的檔案管理。隨后，將開展詳細(xì)說明。檔案管理人員的個(gè)人能力能夠達(dá)到基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，工作態(tài)度認(rèn)真。

2．實(shí)驗(yàn)方法

對照組采用常規(guī)檔案管理，主要是進(jìn)行醫(yī)院檔案的核對、記錄以及存檔。

觀察組則為新形勢下的檔案管理，首先，要重視醫(yī)院檔案的管理，對檔案管理人員進(jìn)行認(rèn)知教育，提升服務(wù)意識，完善檔案資料的收集。同時(shí)要建立電子檔案管理庫，在完善基礎(chǔ)建設(shè)的過程中，加強(qiáng)人員培訓(xùn)。其次，要實(shí)現(xiàn)分散式的管理制度，對醫(yī)院檔案管理進(jìn)行分門別類，強(qiáng)調(diào)檔案歸檔、核對的重要性。要提升醫(yī)院檔案管理的信息化水平，建立檔案數(shù)據(jù)庫。在具體工作內(nèi)容上匯報(bào)如下。

第一，加強(qiáng)檔案管理意識，包括院領(lǐng)導(dǎo)和檔案室的每一個(gè)員工以及各個(gè)科室的成員，按照檔案管理制度進(jìn)行檔案的歸檔和記錄。要引起全院職工的重視，同時(shí)做好檔案管理和醫(yī)院業(yè)務(wù)的統(tǒng)一規(guī)劃。第二，加強(qiáng)檔案管理的資金投入，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。隨著檔案工作的業(yè)務(wù)量增加，手工方案不切實(shí)際且落后于時(shí)代的步伐，由此我們要應(yīng)用現(xiàn)代高科技手段，對檔案進(jìn)行電子化記錄。同時(shí)在檔案的借閱制度上、收集制度上需要進(jìn)行革新，并建立醫(yī)院辦公自動化平臺。要精簡檔案工作，減少不必要的重復(fù)，提升檔案收集整理統(tǒng)計(jì)的整體效能，同時(shí)對于必要的紙質(zhì)檔案管理要加強(qiáng)祛濕和滅火設(shè)施的配備。第三，要做好檔案的日常收集和歸檔。要明確各類材料的性質(zhì)和移交部門[2]。同時(shí)建立健全檔案管理制度，按照相關(guān)法律和醫(yī)院實(shí)際情況明確工作要求，促使檔案管理工作有章可循。同時(shí)醫(yī)院也要加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督檢查。第四，加強(qiáng)檔案人員的綜合素質(zhì)。包括對專業(yè)性的提升和內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓(xùn)，制定明確的培訓(xùn)計(jì)劃，要求檔案部、行政部進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及對計(jì)算機(jī)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的統(tǒng)一學(xué)習(xí)。值得一提的是檔案管理人員的自我學(xué)習(xí)，能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行總結(jié)，可開展必要的考核評估。第五，檔案建立的目的是具有功能性的，這就要求檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，可按照檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類存放，從而在后期查閱提取中節(jié)約時(shí)間[3]。

3．評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

本次實(shí)驗(yàn)需要評估檔案管理的總效益評分。此外，調(diào)研檔案管理人員的綜合能力，包括檔案管理的執(zhí)行力、認(rèn)知力，通過院內(nèi)自制量表完成整體評估。

4．統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

應(yīng)用SPSS 24.0統(tǒng)計(jì)軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入和分析。以[n/%]描述一般資料，并用x2檢驗(yàn)；以均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差評估檔案管理的總效益評分以及檔案管理人員的個(gè)人能力評估，并用兩獨(dú)立樣本t檢驗(yàn)。以P＜0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

二、結(jié)果

從管理質(zhì)量上看，觀察組檔案管理的總效益評分為（92.3±1.7）分，對照組為（83.4±2.2）分，對比具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。

與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員的工作能力的提升，對管理方案的執(zhí)行力良好，在個(gè)人能力考核中以觀察組優(yōu)于對照組，即分別為（93.3±1.9）分和（82.1±3.0）分，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。

三、討論

隨著醫(yī)療制度改革的深入，對醫(yī)院檔案管理也提出了更高的要求。在當(dāng)下，檔案管理模式，需要對存檔技術(shù)、核對技術(shù)進(jìn)行改革。在醫(yī)院檔案管理上，醫(yī)院的數(shù)據(jù)產(chǎn)生量大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求，這也會影響到醫(yī)院的整體運(yùn)行效率，由此我們也引入了計(jì)算機(jī)技術(shù)，促使檔案管理效率的進(jìn)一步提升[4]。

在傳統(tǒng)的檔案管理中，首先，存在管理模式單一化的問題。多數(shù)情況下，檔案工作按照傳統(tǒng)的思維模式實(shí)施，看似循序漸進(jìn)，但其實(shí)還有很多突發(fā)事件，特殊問題。特別是在很多細(xì)節(jié)問題上無法規(guī)避，工作量大，核對難度高[5]。且部分檔案資料存在丟失、損壞，無法全面記錄。其次，存在制度上的不完善。在調(diào)研過程中仍沿用原有的制度管理體系，處理問題無法調(diào)動管理人員的工作積極性，工作模式缺乏靈活性，在體制上也存在一些疏漏。與此同時(shí)，我們必須認(rèn)識到管理人員專業(yè)水平的不足，在檔案的處置過程中缺乏高水平高質(zhì)量的管理。一方面是檔案管理的概念和技術(shù)欠缺；另一方面是日常工作中缺乏團(tuán)隊(duì)合作。這都會降低檔案管理的效率和質(zhì)量[6]。

而觀察組實(shí)施了新模式下的檔案管理，我們要改善檔案管理的模式。在醫(yī)院檔案的改革中，首先，要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，并且能夠有效地解決實(shí)際問題，要明確檔案的類別，如醫(yī)療設(shè)備檔案可以在醫(yī)院引進(jìn)設(shè)備和投放中進(jìn)行記錄，防止醫(yī)院重復(fù)購置醫(yī)療設(shè)備或者出現(xiàn)閑置情況。在遇到設(shè)備運(yùn)行突發(fā)問題時(shí)，也可以按照檔案所記錄的信息和資料及時(shí)進(jìn)行更換，聯(lián)系到維修人員。其次，檔案管理工作制度必須得到完善，包括了醫(yī)院規(guī)章制度以及部門行為規(guī)范，應(yīng)當(dāng)具有專業(yè)性，為醫(yī)務(wù)人員提供更多的保障。要從多角度出發(fā)進(jìn)行問題的探討，靈活地處理檔案管理中的問題，同時(shí)還要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高管理者素質(zhì)和認(rèn)知，要注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)[7]。

醫(yī)院檔案管理工作不僅要滿足新醫(yī)改的需求，還應(yīng)該與醫(yī)院的實(shí)際情況相匹配，要強(qiáng)化工作人員對檔案管理的正確認(rèn)知。要從多方面強(qiáng)化檔案管理人員的工作效率，以滿足醫(yī)院需求，促使醫(yī)院健康且持續(xù)的發(fā)展。此外，我們也調(diào)研了其他學(xué)者關(guān)于醫(yī)院檔案管理的研究。有學(xué)者提出做好醫(yī)院的檔案管理，不僅可以提升醫(yī)院的自身發(fā)展，也對國家醫(yī)療事業(yè)發(fā)展有著不可估量的作用，我們需要迫切解決當(dāng)下醫(yī)院檔案管理中的問題，走出困境[8]。

在本次調(diào)研中，我們也發(fā)現(xiàn)醫(yī)院管理層對檔案管理的意識相對薄弱，認(rèn)為檔案管理工作相對容易、輕松，是一項(xiàng)簡單的工作，沒有太高的技術(shù)性，在檔案管理建設(shè)的資金上往往撥款較少。同時(shí)關(guān)于檔案管理很難列入醫(yī)院的中長期規(guī)劃中，也很難在醫(yī)院的工作總結(jié)會上對檔案管理進(jìn)行全面的分析。在長期的忽略下檔案管理工作開展難度大[9]。特別是在當(dāng)下，更多的檔案管理要執(zhí)行信息化，這就需要建設(shè)平臺、設(shè)備的支持。在檔案工作信息化中，其與醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展仍存在很大的差異。在檔案的收集利用開發(fā)上仍停留在手工層面，無法跟上現(xiàn)代化社會發(fā)展的步伐。同時(shí)也缺乏專業(yè)人員的指導(dǎo)。在檔案的交接和收集上也缺乏及時(shí)性。特別是存在材料分散這一情況，沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理，沒有形成明確的材料目錄，這些都為后續(xù)的查詢造成了阻礙。檔案管理制度的不健全，也導(dǎo)致很多工作無法落實(shí)，出現(xiàn)了檔案流失的現(xiàn)象[10]。借閱收集歸檔方面，除了做好實(shí)名制記錄外，還可以結(jié)合科室來進(jìn)行檔案的劃分，并且對常借閱的檔案加強(qiáng)保管。此外，通過電子檔案信息化可以提取出的數(shù)據(jù)，如在醫(yī)保金額賠償?shù)牟殚喼?，可以進(jìn)一步結(jié)合數(shù)字信息化方式得出準(zhǔn)確結(jié)論，也減輕了統(tǒng)計(jì)工作壓力。結(jié)合本次調(diào)研，觀察組患者在檔案管理的總效益評分以及檔案管理人員的綜合能力評估中，結(jié)果更優(yōu)，組間對比差異顯著。由此，可進(jìn)一步說明，在實(shí)施新型辦案管理下，能夠提升檔案管理工作效率和個(gè)人工作水平。

綜上所述，采用新型檔案管理模式有助于醫(yī)院檔案管理水平的提升，也增強(qiáng)了檔案管理人員的工作技能水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理制度的優(yōu)化調(diào)整，具有臨床推廣價(jià)值。