淺談OA系統(tǒng)應(yīng)用與醫(yī)院文書檔案管理

諾 敏

（呼倫貝爾市人民醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼倫貝爾 021008）

在醫(yī)院運營過程中，無論是臨床、醫(yī)技或黨政工作均在不斷產(chǎn)生檔案和利用檔案，檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代下也日益受到重視[1]。醫(yī)院文書檔案管理工作為醫(yī)院各項工作的順利開展提供了重要保障，因此，形成科學(xué)的檔案管理方案是保證醫(yī)院各項工作可持續(xù)發(fā)展的前提[2]。OA系統(tǒng)的誕生為醫(yī)院文書檔案管理提供了有利條件，賦予了文書檔案管理自動化、精準化和科學(xué)化，同時實現(xiàn)了對檔案管理人員的減負，有效提高了醫(yī)院文書檔案管理工作的效率[3]。但在實踐過程中，OA系統(tǒng)和醫(yī)院文書檔案管理系統(tǒng)的鏈接仍然存在一些問題，本文就如何在醫(yī)院文書檔案管理工作中科學(xué)、合理地應(yīng)用OA系統(tǒng)展開綜述。

一、OA系統(tǒng)的概念

OA系統(tǒng)即辦公自動化系統(tǒng)的英文簡稱，是將通信、計算機等現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于傳統(tǒng)辦公的方式，替代部分手動或者重復(fù)性的業(yè)務(wù)活動，從而形成一種優(yōu)質(zhì)且高效的辦公方式，實現(xiàn)對信息資源的高效利用，達到提高生產(chǎn)率和為決策提供依據(jù)的目的，從而在最大程度上提高工作質(zhì)量與效率。目前，國內(nèi)OA系統(tǒng)得到了快速發(fā)展，越來越多的企事業(yè)單位開始注重對自身OA系統(tǒng)的建設(shè)和使用。

二、醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用OA系統(tǒng)的重要性與必要性

在過去的觀念中，檔案部門是一個邊緣化的部門，檔案管理既不能帶來直接收益，也不能實現(xiàn)科研技術(shù)的提高，使得人們對檔案管理工作形成一種刻板印象，認為檔案管理就是整理和保管一堆紙質(zhì)資料，實用性不強。而隨著信息化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展，檔案資料為醫(yī)院高層決策帶來了更多的信息支撐，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中扮演著日益重要的角色。醫(yī)院的檔案管理本質(zhì)還是辦公，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，各個領(lǐng)域辦公模式都受到時代洪流的沖擊而發(fā)生著深刻的改變，醫(yī)院辦公亦不例外，既往紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)過程已經(jīng)向電子化辦公轉(zhuǎn)變，OA系統(tǒng)的誕生和廣泛使用也為醫(yī)院檔案管理帶來了更多便利[4]。

近年來，醫(yī)院業(yè)務(wù)不斷拓展，組織機構(gòu)也頻繁挑戰(zhàn)，這些業(yè)務(wù)的更新和行政事務(wù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的精細化為傳統(tǒng)人工辦公模式帶來重大的挑戰(zhàn)。主要體現(xiàn)在以下方面：一是醫(yī)院員工人數(shù)增多，流動性大，新入職人員需要較長時間周期適應(yīng)工作模式，但傳統(tǒng)的管理方式具有辦事流程繁瑣、人為干預(yù)與主觀性強、流程審批困難等特點，延誤了消息傳遞時間，影響工作進度，導(dǎo)致工作效率下降。二是傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的保存存在占用空間大、保存困難、易毀壞等特點，而電子檔案管理更加方便高效，節(jié)約資源。引入OA系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對各類資料的實時調(diào)取，同時克服了文書檔案查詢地點的限制，職工在工作過程中就能實現(xiàn)對文書檔案的書寫、上傳和調(diào)閱等活動，可加快對文書檔案處理工作的效率，實現(xiàn)了各個工作環(huán)節(jié)的緊密銜接，可加快對于各類信息的處理速度，確保院內(nèi)各項工作質(zhì)量。

三、OA系統(tǒng)對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的推動作用

醫(yī)院提高辦公效率是順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢，推動醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)和科學(xué)化發(fā)展，對提高檔案管理工作的系統(tǒng)性有重要意義。各部門工作人員在OA系統(tǒng)上能實現(xiàn)與工作聯(lián)系人的溝通，能在最長程度上減少因時間和空間顯示而導(dǎo)致的溝通不到位，工作效率顯著提升。在醫(yī)院文書檔案管理信息化發(fā)展過程中，利用OA系統(tǒng)開展管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對各類檔案的自動分類，精準梳理系統(tǒng)架構(gòu)，并將檔案所屬科室、傳輸流程等以更加簡明和科學(xué)化的方式呈現(xiàn)，職工通過規(guī)定流程就能檢索到所需文檔，實現(xiàn)對授權(quán)檔案的查閱，避免了檔案原件調(diào)用過程中發(fā)生的信息泄露、丟失等情況，同時查閱者在系統(tǒng)中留有明確的信息傳輸記錄，在發(fā)生和檔案相關(guān)問題后能夠及時進行責任溯源，進而提供工作的整體規(guī)范性[5]。

四、OA系統(tǒng)和醫(yī)院檔案的鏈接

1．OA系統(tǒng)和醫(yī)院檔案的鏈接方式

醫(yī)院檔案管理和OA系統(tǒng)相鏈接的目標是當OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后，將所需歸檔的信息直接轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中，這一過程必須確保所有數(shù)據(jù)的完整性和準確性，確保數(shù)據(jù)交換過程和交換完畢后，所有數(shù)據(jù)和系統(tǒng)均是安全與穩(wěn)定的。OA系統(tǒng)完成流轉(zhuǎn)以后，其間所關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)必定存在于一個或多個數(shù)據(jù)表當中，因此，檔案管理的系統(tǒng)主要依靠一個或多個數(shù)據(jù)表實現(xiàn)。當前醫(yī)院使用最為廣泛的鏈接方式主要包括兩種。一種是采用標準接口，目前國內(nèi)多數(shù)醫(yī)院對OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)庫主要依靠接口程序JDBC或ODBS實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的互聯(lián)，具體操作是使用接口程序?qū)A數(shù)據(jù)庫當中的原始數(shù)據(jù)提取出來后，建立起檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫字段相對應(yīng)關(guān)系，在上述操作完成后，將其轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)對應(yīng)的數(shù)據(jù)表當中。第二種是采用Excel數(shù)據(jù)表對文件數(shù)據(jù)進行交換，以實現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的鏈接。目前國內(nèi)OA系統(tǒng)較多，不同軟件公司開發(fā)的OA系統(tǒng)有其各自的特點，使用時存在差異，因此需要通過Excel數(shù)據(jù)表實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和倒出，這一過程無須建立統(tǒng)一的接口標準，只須確保導(dǎo)出和導(dǎo)入接口配置好就能實現(xiàn)。以上兩種鏈接方式，第一類重點把握鏈接過程中的數(shù)據(jù)完整性、準確性和安全性，第二類雖然相較于第一種更簡單，但在一定程度上增加了工作量和成本[6]。

2．實現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)無縫鏈接過程中需要注意的問題

2.1 轉(zhuǎn)變歸檔方式。將以往的邏輯歸檔模式轉(zhuǎn)化為物理歸檔。歸檔是信息儲存步驟，歸檔后的檔案需要由專門的部門和人員進行管理。在傳統(tǒng)工作方式當中，使用的是邏輯歸檔，也就是說在OA系統(tǒng)上分析歸檔的檔案以后，直接將信息轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門卻不改動信息儲存的位置，這是這種歸檔模式的一大缺陷。OA系統(tǒng)占用內(nèi)存較小，不適用大量數(shù)據(jù)的儲存，因此，需要強調(diào)對信息儲存的物理歸檔，也就是加大投入，引進專用儲存器，將分析后的歸檔信息用專門的載體儲存，并將儲存器交由相關(guān)部門管理，可以避免因OA系統(tǒng)儲存不足引起的信息丟失等問題。

2.2 統(tǒng)一OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)登錄權(quán)限。統(tǒng)一的登錄權(quán)限是實現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)無縫鏈接的前提，若登錄權(quán)限未統(tǒng)一，可導(dǎo)致兩個不同系統(tǒng)的信息丟失、信息匹配度差等問題，影響信息安全，統(tǒng)一登錄權(quán)限后可以解決這一問題。

五、如何在檔案管理工作中高效應(yīng)用OA系統(tǒng)

1．加強監(jiān)管

醫(yī)院信息涉及患者隱私和科研機密，因此，系統(tǒng)的安全性十分重要，必須加強對系統(tǒng)的安全性管理。OA系統(tǒng)的安全管理包括諸多因素，其中技術(shù)決定了大部分信息的安全性，因此，在實際工作中，必須協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)計方案、軟件開發(fā)方案和安全保密方案等的關(guān)系。OA系統(tǒng)開發(fā)過程中，可能會遇到可讀性和程序高效率之間的矛盾，這里主要指軟件編制與監(jiān)管的問題。當確定好系統(tǒng)需求以后，就要開展編程工作，在這一過程中必須合理監(jiān)管，才能確保系統(tǒng)程序的質(zhì)量。這要求管理人員不僅要從宏觀角度統(tǒng)籌管理，確保工作進度，還要考慮如何進行編程，確保程序應(yīng)用效率，保證OA系統(tǒng)的建設(shè)與醫(yī)院主體業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密。

2．協(xié)調(diào)各部門關(guān)系

醫(yī)院OA系統(tǒng)的投入和正常運行，需要全院多部門共同配合協(xié)作。作為系統(tǒng)的開發(fā)者或管理者，應(yīng)當有意識地協(xié)調(diào)各個相關(guān)部門的關(guān)系，聽取各個部門的意見，充分考慮各部門工作人員需求，協(xié)調(diào)好各科室之間的工作關(guān)系，才能確保OA系統(tǒng)投入運行的順利。

3．OA系統(tǒng)必須建立于管理的基礎(chǔ)上

當前多數(shù)OA系統(tǒng)主要以辦公事務(wù)計算機自動化管理為基礎(chǔ)，基本內(nèi)容涉及文字處理、事務(wù)處理、日程處理、郵件收發(fā)、檔案處理、電子報表、會議管理等，實現(xiàn)了醫(yī)院日常工作各方面內(nèi)容的管理。但是一個高質(zhì)量的OA系統(tǒng)要達到的遠不止于此，比如融入管理者的思想，引進可行性高的管理技術(shù)，使OA系統(tǒng)為管理服務(wù)。管理是醫(yī)院發(fā)展的推動力，也因為管理而產(chǎn)生了辦公，因此，OA系統(tǒng)必須構(gòu)建在管理的基礎(chǔ)上方能確保OA系統(tǒng)實用性和高效性。部分醫(yī)院引入OA系統(tǒng)辦公工作反而增多，究其原因是OA系統(tǒng)和管理的定位不清，本末倒置。

4．文檔一體化

OA系統(tǒng)要實現(xiàn)檔案和文書工作之間的協(xié)調(diào)。簡而言之，當前工作多數(shù)以文件信息或行業(yè)信息為主要表現(xiàn)形式，而檔案就是這些信息的延伸，同時也是目前工作的信息來源。工作信息和檔案是對立統(tǒng)一的關(guān)系，因此，一個合格的OA系統(tǒng)必須考慮到文檔一體化問題。

結(jié)語

OA系統(tǒng)和檔案管理工作在不斷創(chuàng)新和發(fā)展，OA系統(tǒng)與檔案管理工作的融合極大程度上促進了辦公自動化，提高了工作效率，而這也是一個不斷完善的過程，需要在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)問題并探索解決方案，實現(xiàn)工作效率的持續(xù)提升，同時確保檔案資料安全性。