新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的思考

李雪源

（通榆縣勞動(dòng)監(jiān)察大隊(duì)，吉林 通榆 137200）

當(dāng)前在事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)管理工作當(dāng)中，新時(shí)期下的檔案管理是管理工作當(dāng)中必不可少的一部分，并且在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中起到了至關(guān)重要的作用。但是，結(jié)合目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的工作來(lái)看，仍然存在著很多問(wèn)題，如果這些問(wèn)題不得到解決，就會(huì)影響事業(yè)單位的運(yùn)行和之后的發(fā)展建設(shè)。因此，針對(duì)新時(shí)期下檔案管理中存在的問(wèn)題，要及時(shí)解決，不能忽視，并且針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出有針對(duì)性的解決辦法，從而更好地為檔案管理的發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、檔案管理的重要性

在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，采用信息化的管理手段，主要體現(xiàn)在將事業(yè)單位中的重要資料、相關(guān)文件等從紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化為電子版的貯存方式，這樣可以節(jié)約場(chǎng)地與空間，也可以讓檔案管理工作效率得到有效的提升，人們?cè)诓殚喯嚓P(guān)文件以及資料時(shí)，也可以更加方便、快捷，并且在諸多檔案中快速地篩查自己需要的文件，并且通過(guò)對(duì)于之前記載事件的不斷研究，可以從中獲取發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，為當(dāng)下事業(yè)單位的發(fā)展增添新的活力。在當(dāng)下新時(shí)期的檔案管理工作當(dāng)中，主要采用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行編撰、整理、匯總以及保護(hù)，這樣不僅使檔案得到了更好的保存，并且也保證了檔案的安全性；對(duì)于查閱者來(lái)說(shuō)可以更加方便地尋找相關(guān)資料，也節(jié)省了檔案管理過(guò)程中所需要的人力、物力、財(cái)力。采用信息化的檔案管理模式，不僅對(duì)檔案管理工作提供了非常大的幫助，也對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展提供了動(dòng)力[1]。

檔案記錄主要是記錄事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程，將以往的歷史事件進(jìn)行編撰造冊(cè)，檔案中的歷史事件以及素材具有非常高的收藏價(jià)值和新聞價(jià)值，可以為事業(yè)單位管理工作提供非常重要的參考性意見(jiàn)，并且為管理工作提供了非常重要的理論基礎(chǔ)。對(duì)于檔案實(shí)行信息化的管理模式，符合當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需要，并且事業(yè)單位可以借此作為改革過(guò)程當(dāng)中的理論依據(jù)，為事業(yè)單位的檔案管理改革指出了一條準(zhǔn)確的道路，防止在改革的過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)“走彎路”的情況，可以更好地節(jié)約檔案管理所需要的人力、物力、財(cái)力，從而節(jié)省了事業(yè)單位的財(cái)務(wù)支出，更好地將資金用在事業(yè)單位的建設(shè)管理當(dāng)中[2]。

在當(dāng)前信息化的檔案管理工作當(dāng)中，將現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作中的主要目的在于，能夠?qū)⑹聵I(yè)單位中的檔案資料、重要文件等進(jìn)行數(shù)字化、信息化的管理模式，對(duì)檔案實(shí)行有效性的檔案管理模式，能夠在一定程度上延長(zhǎng)檔案的壽命，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有非常重要的意義。

二、檔案管理中存在的不足

在我國(guó)的事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程當(dāng)中，存在著很多不足的地方，其中主要分為以下幾點(diǎn)。

1．沒(méi)有正視檔案管理的重要性

檔案在事業(yè)單位的發(fā)展中起到了見(jiàn)證的作用，也是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中最為重要的財(cái)富，檔案中包含了事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，其真實(shí)發(fā)生的事件和日常生產(chǎn)活動(dòng)。檔案內(nèi)容包含了很多方面，主要是以人力資源檔案、事業(yè)單位管理?xiàng)l例等內(nèi)容，檔案形式也分為很多種，主要有文字記錄、文書(shū)檔案、技術(shù)方面的檔案等多方面內(nèi)容，檔案在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中占據(jù)著非常重要的地位，也在發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中也起到了至關(guān)重要的作用，但是當(dāng)前很多事業(yè)單位中并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要性。在當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，管理者將事業(yè)單位的發(fā)展重心大多都放到經(jīng)濟(jì)效益方面，并且在日常工作中的重心也傾向于經(jīng)濟(jì)方面的發(fā)展，并且人為檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展中并不會(huì)起到任何作用，檔案管理人員對(duì)于檔案的管理工作也比較單一，主要是對(duì)檔案進(jìn)行整理、儲(chǔ)存[3]。

部分事業(yè)單位忽視了檔案管理工作的重要性，將檔案管理長(zhǎng)期的工作形式，轉(zhuǎn)化為短期的、突擊性的、臨時(shí)應(yīng)付檢查的工作，正因?yàn)闄n案管理工作性質(zhì)發(fā)生的轉(zhuǎn)變，所以當(dāng)事業(yè)單位發(fā)生突發(fā)性、緊急性的事件時(shí)，極易出現(xiàn)檔案損壞、丟失的情況，這為事業(yè)單位的工作帶來(lái)了非常大的損失。

2．信息化管理中存在不足

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)也廣泛引用到事業(yè)單位檔案管理工作中。在檔案管理中實(shí)行信息化的管理技術(shù)，可以使檔案信息具有一定的完整性，并且在檔案?jìng)魉偷倪^(guò)程當(dāng)中具有一定的時(shí)效性，減少了因檔案運(yùn)輸所消耗的時(shí)間，因此，在事業(yè)單位的管理中廣泛地應(yīng)用信息化的管理方式。但是，在信息化的檔案管理過(guò)程當(dāng)中也存在著一定的問(wèn)題，其中主要的是安全問(wèn)題，在安全性的檔案管理技術(shù)方面還有點(diǎn)加強(qiáng)，如果造成了機(jī)密檔案文件的泄漏，會(huì)對(duì)事業(yè)單位造成不可逆的損失。因此，對(duì)于提高檔案管理安全性的管理模式是管理過(guò)程當(dāng)中最重要的工作之一[4]。

3．檔案管理方式較為落后

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，主要是以紙質(zhì)檔案為主。由于紙質(zhì)材料的保存具有一定的局限性，并且紙質(zhì)材料的壽命相對(duì)較短，采用紙質(zhì)方法儲(chǔ)存的檔案，隨著時(shí)間流逝，圖像失真、字跡逐漸變得模糊等問(wèn)題就會(huì)浮出水面，因此，會(huì)造成檔案材料丟失的情況。對(duì)于一些事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程當(dāng)中珍貴的影像資料來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的播放設(shè)備已經(jīng)很難進(jìn)行維修或者在市場(chǎng)中找到，這對(duì)于影像資料的播放帶來(lái)了一定的難度，導(dǎo)致沒(méi)有可以播放的設(shè)備，這也造成了資料流失的情況[5]。

三、強(qiáng)化檔案管理的措施

1．建立現(xiàn)代化電子資料庫(kù)

為了提高工作人員的工作效率以及減少閱讀者查找資料的時(shí)間，需要建立現(xiàn)代化、信息化的電子資料庫(kù)，這樣既提高了工作人員的工作效率，也能節(jié)省查閱者的查找時(shí)間。當(dāng)事業(yè)單位中的工作人員要對(duì)材料進(jìn)行查找時(shí)，就可以登錄檔案系統(tǒng)進(jìn)行查找，并且獲取相關(guān)信息，這樣節(jié)省了檔案管理工作人員的人力消耗，并且能夠使事業(yè)單位中的人力、物力、財(cái)力等得到有效的節(jié)約，減少了傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存的紙質(zhì)消耗，也能更好地的保證資料的安全性[6]。

2．建立檔案管理建設(shè)目標(biāo)，完善管理制度

對(duì)于事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，要嚴(yán)格遵循科學(xué)的檔案管理制度，并且明確在管理過(guò)程中的目標(biāo)，這樣才能讓檔案管理制度得到良性的發(fā)展。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理制度制定時(shí)，要結(jié)合自身的發(fā)展情況，將檔案管理目標(biāo)立足于整體，要具有大局觀，要綜合考慮事業(yè)單位檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，在檔案管理的工作當(dāng)中要充分利用其靈活性和實(shí)用性，從而做到檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。在檔案管理工作中，相關(guān)人員要不斷提升技術(shù)水平，不斷學(xué)習(xí)當(dāng)前檔案管理工作的新形勢(shì)[7]。

要對(duì)檔案管理工作的相關(guān)制度進(jìn)行不斷的完善，只有在不斷完善的過(guò)程當(dāng)中，檔案管理制度才能得到真正的提高。在對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善和制定的過(guò)程當(dāng)中，要明確檔案管理制度的范圍，并且對(duì)于檔案登記制度也要不斷強(qiáng)化，從而更好地保證了電子檔案以及電子數(shù)據(jù)的安全程度。

3．檔案室管理需要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)

在我國(guó)當(dāng)前檔案室當(dāng)中，資料主要是由紙質(zhì)材料組成，紙質(zhì)材料具有可燃性的特點(diǎn)，因此，在檔案室的工作當(dāng)中，要做好防光和防火方面的工作。所以檔案管理的相關(guān)工作人員要對(duì)檔案室當(dāng)中的消防設(shè)備進(jìn)行定期檢查，對(duì)于照明設(shè)備以及開(kāi)關(guān)等進(jìn)行及時(shí)更換。遏制影響檔案安全的不確定因素。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案室中的材料也會(huì)隨之增多，為了減少人力支出，同時(shí)也方便工作人員查閱資料，檔案室中可以采取電動(dòng)密集架，同時(shí)將檔案進(jìn)行電子標(biāo)簽標(biāo)注，當(dāng)工作人員需要查閱相關(guān)資料時(shí)，就可以打開(kāi)電腦系統(tǒng)進(jìn)行查找，從而準(zhǔn)確地找到檔案所在的位置[8]。

做好檔案的防盜工作?？梢栽诠芾淼倪^(guò)程當(dāng)中，利用門(mén)禁、監(jiān)控等設(shè)備進(jìn)行防盜監(jiān)控工作。對(duì)于進(jìn)出檔案室的人員進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，為工作人員進(jìn)行指紋錄制，只有具有一定權(quán)限的人員才能出入檔案室，準(zhǔn)確了解檔案室人員的出入情況。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理占據(jù)著非常重要的部分，并且也是工作當(dāng)中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。但是，就目前我國(guó)檔案管理事業(yè)來(lái)看，仍然在管理過(guò)程當(dāng)中存在著不同程度上的問(wèn)題，在管理的過(guò)程中來(lái)說(shuō)，缺乏完善的檔案管理體系制度以及在管理過(guò)程當(dāng)中信息化的管理程度較低，這些問(wèn)題的出現(xiàn)，不能很好地展示檔案管理自身的價(jià)值，并且阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。因此，在事業(yè)單位的管理工作當(dāng)中，要結(jié)合自身發(fā)展的特點(diǎn)，從而對(duì)檔案管理制度進(jìn)行不斷的完善，將制度完善內(nèi)容與時(shí)代的發(fā)展緊密結(jié)合，不斷提高新時(shí)期下檔案管理工作的信息化水平。