基于信息化條件探討干部人事檔案的管理與利用

莊乾香

（日照市莒縣交通運輸局，山東 日照 276500）

前言

在電子信息發(fā)達的背景下，計算機已經逐漸成為現(xiàn)代化辦公工具。為此事業(yè)單位要緊隨時代發(fā)展潮流，在干部人事檔案管理與利用中有效利用現(xiàn)有的信息化條件，正視傳統(tǒng)干部人事檔案管理中存在的不足。本文將詳細闡述干部人事檔案內涵，以及如何利用以信息化條件管理和利用干部人事檔案，相關觀點僅供參考。

一、干部人事檔案概述

1．干部人事檔案內涵

干部人事檔案是指人事等部門根據相關政策，在人工、選拔和培養(yǎng)干部中，得到的一種詳細、全面、準確的文件與材料。其詳細、真實地記錄了干部的工作業(yè)績、思想品德、工作作風、個人經驗、工作表現(xiàn)等內容，可以為干部合理選拔和考察提供可靠的依據，在國家檔案中發(fā)揮著積極作用。

2．干部人事檔案作用

在干部管理中，干部人事檔案發(fā)揮著不可替代的作用。主要體現(xiàn)在以下幾個方面。首先，干部人事檔案，客觀真實地記錄了干部的工作經歷。其中包括擔任過什么樣職務、崗位工作范圍、工作成績、工作績效等[1]。通過利用干部檔案可以更加深入、全面地了解干部的真實經歷，干部的思想政治面貌、干部的個人素養(yǎng)，這些都是干部管理中必不可少的材料。其次，干部人事檔案是選拔與任用干部的重要依據。在選拔人工干部過程中，要嚴格遵循知人善用的原則。干部人事檔案可以為干部選拔任用提供更可靠的參考依據。事業(yè)單位要以干部任用實際情況為基礎，及時更新和維護干部人事檔案信息，進而為信息真實性與可靠性的提升提供必要保障。同時，可利用計算機軟件構建完善的人事檔案分析系統(tǒng)，建立完善的干部檔案信息數(shù)據庫，為干部選拔任用提供優(yōu)質服務。最后，干部人事檔案可以為日常管理工作提供重要依據。一般情況下，干部人事檔案可以為干部個人提供平等待遇，為干部工作順利開展提供薪酬變動憑證和黨團關系憑證，為解決干部待遇等問題提供服務。

二、干部人事檔案管理與利用中存在的不足

1．干部人事檔案管理方式單一

在人事檔案管理中，無論是何種類型的工作崗位，如軍人、學生、干部、工人、教師等都會使用統(tǒng)一的格式，進行統(tǒng)一分類，使用統(tǒng)一的保管方法，無法根據實際的情況，制定有針對性的標準來管理人事檔案，最終會形成千人一面的問題。受到經濟、技術等因素的影響，很多事業(yè)單位沒有及時更新設備設施，檔案管理信息化程度嚴重不足，對于計算機應用仍然停留在數(shù)據收集和文字處理上，使用的工作方式落后，在查閱調卷、編目立卷等方面停留在傳統(tǒng)的方式。以紙質檔案為主，很少會使用先進的光盤技術，檔案數(shù)據庫的建設與信息技術的基本要求有著較大的差距。

2．干部人事檔案管理意識薄弱

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位管理人員對干部人事檔案管理缺乏足夠的重視，管理意識差，并沒有將干部人事檔案管理工作列為重要項目。干部人事檔案管理直接影響著每個干部的利益，影響著事業(yè)單位干部工作效果，為此提升對干部人事檔案管理工作重視度是十分必要的。而實際上，部分事業(yè)單位領導人員和檔案管理人員對干部人事檔案管理重視度不足，管理觀念落后、陳舊，這導致干部人事檔案管理工作處于被動的狀態(tài)，會大大降低管理質量和效率。并且部分事業(yè)單位在干部人事檔案管理方面投入力度不足，相關制度建設缺乏規(guī)范性，管理隊伍力量不足。干部人事檔案管理人員知識薄弱，不能全面掌握和熟悉工作流程，專業(yè)能力不符合相關要求，這些問題的出現(xiàn)會大大降低干部人事檔案管理工作水平。

3．干部人事檔案管理不完善

檔案管理不完善是干部人事檔案管理中存在的突出問題，例如，干部的專業(yè)技術資料和教育背景資料不全。隨著社會的發(fā)展和進步，事業(yè)單位對干部的專業(yè)技術、學歷等提出了更高的要求，很多干部會通過進修、函授等方式取得相關的學歷，但是并沒有及時將相關資料上交給人事檔案管理部門，使干部檔案中缺乏職稱、學歷等相關資料，這導致部分資料無法有效補充。同時，部分干部入黨資料缺乏完整性和齊全性，很多干部會將入黨資料遺留到曾經的工作單位，當更換工作單位后并沒有及時接入，出現(xiàn)轉正申請書、入黨申請書等材料丟失現(xiàn)象。此外，部分干部工資表不完整，沒有將任免考察材料上交，也沒有及時歸檔工資表，這會大大降低資料的完整性。

三、基于信息化條件干部人事檔案的管理與利用措施

1．提升干部人事檔案材料質量

一方面，事業(yè)單位管理人員要從行動、思想方面，提高干部人事檔案管理的重要性，真正把干部人事檔案管理作為人事基礎工作。同時，要建立與部門、考核、量化工作相適應的質量考核體系，推動干部人事檔案管理向科學規(guī)范化方向發(fā)展。事業(yè)單位也可以建立完善的競爭淘汰制度，通過制定該制度增強干部人事檔案管理人員的危機感和責任感[2]。另一方面，要及時補充和優(yōu)化有個性的干部人事檔案材料，保證干部人事檔案內容與人事檔案主體多元化、社會職能多樣化保持一致。

2．提升干部人事檔案資料歸檔的規(guī)范性

首先，事業(yè)單位要提升干部人事檔案材料收集長效機制的完善性，有效結合突擊性收集、長期性收集、普通收集，提升檔案收集制度的科學性和有效性，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，避免工作隨意性和盲目性，提高人事檔案資料的真實性，提高人事檔案收集的流程化和標準化程度。其次，有效打通和拓展人事檔案來源和渠道。在法律和道德范圍內拓寬干部人事檔案的來源和渠道，保證材料來源的廣泛性、真實性。最后，健全干部人事檔案歸檔制度，提升干部人事檔案管理工作水平。充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢，及時、有效地處理與歸檔要求不符的材料，利用計算機網絡技術和現(xiàn)代化通信工具，督促檔案材料辦理進度。

3．制定科學的電子檔案管理措施

首先，有必要建立統(tǒng)一、科學的電子文檔管理標準。統(tǒng)一領導和規(guī)劃檔案管理和文件管理，保證二者協(xié)調統(tǒng)一。制定統(tǒng)一、科學的電子文件歸檔管理標準。在受理電子文件時，需要準確識別歸檔電子文件信息內容的真實性和原創(chuàng)性。將文件管理的籌備指導和控制工作納入檔案部門的工作職責，確保檔案管理的各個環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一指導下進行。

其次，嚴格控制電子文件的可轉換性，確保電子文件的安全。電子文件可以存儲在不同的載體中，并且可以相互轉換，包括簽名、印章等內容，通過使用計算機粘貼、復制等功能達到完全一致的目的，這雖然可以保證電子文件的真實性，但是無法確定其是否為原始檔案。實際上，可以利用計算機更高級的功能保護電子檔案，例如，將文檔設置為只讀的模式，加密部分文件或者特定保護文件。由于計算機系統(tǒng)中的信息具有較強的獨立性，這大大增加了系統(tǒng)中信息刪減、更改的便利性，而且修改后會形成一個全新的文件，根本看不到修改的痕跡。在這種情況下，如果沒有備份，原始文檔就會消失。為此，檔案管理部門必須及時對第一手文件和電子數(shù)據進行備份和歸檔，以確保日后能夠更加準確的使用。

最后，控制與管理電子檔案的使用。對電子檔案的使用，制定相應的安全措施。有效管理電子檔案的信息內容，利用系統(tǒng)跟蹤使用全過程，并自動生成相關記錄，為今后查證提供證據。

4．加快干部人事檔案規(guī)范化、建設化步伐

提升干部人事檔案內容、分類、用級標準的規(guī)范性，明確、具體地要求干部人事檔案歸檔時間和歸檔范圍，突出反映干部工作能力和業(yè)績的檔案資料工作。檔案管理人員在接收干部人事檔案材料時，要嚴格控制紙張規(guī)格、字體等方面，拒絕簽字、加蓋公章、違規(guī)的檔案材料。積極落實人事檔案相關制度，在檔案查閱、流轉等多個環(huán)節(jié)，嚴格按照相關規(guī)定和規(guī)章辦理。

5．完善人事檔案管理法律法規(guī)

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理更加注重保密性，在現(xiàn)代法治社會，為適應人才工作公開的要求，除了影響國家和社會公共利益的人事檔案外，干部人事檔案在一定條件下也應適當公開。為此，事業(yè)單位必須以人才的流動性和開放性為出發(fā)點，兼顧干部人事檔案的保密性，改善和優(yōu)化傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，不斷完善和修訂現(xiàn)有人事檔案相關的法律法規(guī)。

6．提升干部人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)

隨著科技的創(chuàng)新，時代的發(fā)展，干部人事檔案管理方式發(fā)生了深刻的變化。檔案管理人員不再是僅僅整理和查詢檔案，而是既要懂得檔案管理知識，又會應用現(xiàn)代化檔案管理的綜合型人才。在電子文件日益發(fā)展的背景下，必須培養(yǎng)一批既懂得管理，又懂得電子技術的人才，為此要強化對檔案管理人員的培訓。一方面，在干部人事檔案管理中，要從多個渠道引進專業(yè)技術水平高的管理人員，聘請責任感強、素質高的人員做好檔案管理工作；另一方面，要針對現(xiàn)有的檔案管理人員開展專業(yè)化培訓。檔案管理部門要改變結構單一、保管人員過多的檔案管理隊伍，建立一支結構合理、素質優(yōu)良、適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案管理隊伍。

結語

干部人事檔案是一種專門檔案，其真實地記錄了干部人員的德才表現(xiàn)、經歷，具有十分明顯的真實性、現(xiàn)實性、認可性，是全面考察人才的重要依據。為此在干部人事檔案管理中，要有效利用信息化條件，增強檔案管理工作活力，制定完善的程序管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質，使干部人事檔案管理工作有更健康的發(fā)展。