條碼技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐與成效

徐烈烈 呂 佳

（錦州市中心醫(yī)院，遼寧 錦州 121000）

一、條碼技術(shù)于檔案管理中的背景

1．條碼的概念

從“條碼”的概念入手，從下面多個(gè)角度與維度對(duì)條碼進(jìn)行分析審視，首先，條碼是一種承載計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的方式，使用的方法是通過(guò)對(duì)條碼、圖塊以及二維碼等圖形符號(hào)進(jìn)行編碼從而實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容的一種特殊表現(xiàn)形式，故而可以將其視為一種機(jī)器語(yǔ)言[1]。其次，條碼是一種具有可閱讀性的圖案形式，工作人員可以借助使用掃碼儀以及智能終端設(shè)備對(duì)其條碼的信息進(jìn)行翻譯讀取，使其作為承載信息編譯的報(bào)文。再次，在現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加持下，信息技術(shù)能夠在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行高效完整的傳送，所以也可以將條碼看成一種新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。最后，條碼是具備一定的儲(chǔ)存功能的，能夠?qū)⑿畔⒁詧D形的形式儲(chǔ)存下來(lái)，轉(zhuǎn)變成一定的空間形式。目前，一些三維條碼能夠儲(chǔ)存較大容量的信息，能夠?qū)⑵淇醋饕环N新型的信息儲(chǔ)存模式。

2．條碼技術(shù)的基礎(chǔ)理論

目前，醫(yī)院檔案管理中的條碼大部分使用的還是一維與二維，而一維的條碼構(gòu)成主要有黑白紋、闊紋以及窄紋幾種。而二維主要是由二維的平面中特別的黑色與白色圖塊所構(gòu)成的。當(dāng)工作人員使用相關(guān)的光電掃描設(shè)備進(jìn)行掃描時(shí)，一維或者二維的條碼圖形便會(huì)轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電流信號(hào)，隨后經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行圖形加密技術(shù)的計(jì)算，輸出為計(jì)算機(jī)識(shí)別的二進(jìn)制信息，并經(jīng)過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別對(duì)內(nèi)容進(jìn)行可視化的展示[2]。

二、條碼技術(shù)于醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

在之前的醫(yī)院檔案管理工作的常規(guī)操作里，檔案管理工作步驟繁雜，具有顯著的人工管理的特點(diǎn)，在對(duì)醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行整理、借閱以及返還時(shí)還要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行大量的手工信息的輸入，對(duì)于人工的依賴程度非常高。在過(guò)去傳統(tǒng)的模式背景下，醫(yī)院的檔案人員管理操作難度大，錯(cuò)誤率高，在進(jìn)行工作整理時(shí)也會(huì)背負(fù)很大的責(zé)任壓力，不能快速及時(shí)更新相關(guān)檔案的信息，造成信息滯后性，難以快速有效將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更新。如若使用條碼技術(shù)，則會(huì)對(duì)上述的情況進(jìn)行大大的改善，幫助醫(yī)院檔案的管理工作高效開(kāi)展。

第一，條碼系統(tǒng)的識(shí)別速度很快、準(zhǔn)確性高并且十分可靠，檔案人員在完成采集以及歸整等常規(guī)性的醫(yī)院檔案管理之后，能夠在計(jì)算機(jī)上形成相應(yīng)的圖形，通過(guò)打印機(jī)將其進(jìn)行打印，隨后粘貼到相應(yīng)的醫(yī)院檔案袋子上。第二是，當(dāng)醫(yī)院的醫(yī)務(wù)管理人員對(duì)其進(jìn)行借閱、歸還以及歸整的時(shí)候，管理人員對(duì)于相關(guān)物品的檢查，僅僅可以依靠使用掃描設(shè)備對(duì)物品的條碼進(jìn)行識(shí)別即可，便可以將相關(guān)信息導(dǎo)入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中。

第二，在醫(yī)務(wù)管理人員進(jìn)行借閱相關(guān)文件的時(shí)候，工作人員對(duì)檔案袋上已標(biāo)記的條碼掃碼即可，進(jìn)而可以在系統(tǒng)內(nèi)自行形成外借的信息單。隨后可以將相關(guān)的信息清單進(jìn)行打印，并對(duì)借閱人員進(jìn)行落實(shí)簽字以及蓋章，這樣便可以確定資料的借閱相關(guān)信息與責(zé)任。因此，工作人員能夠通過(guò)調(diào)閱相關(guān)的管理信息，對(duì)檔案的相關(guān)信息進(jìn)行追蹤，等相關(guān)人員進(jìn)行掃描后即可歸還檔案，能夠?qū)n案的管理進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟蹤與上傳，幫助檔案管理人員更好地整理檔案信息。

第三，在對(duì)檔案的整理與收錄中既能起到輔助性的功能，還可以起到補(bǔ)充性的功能，相關(guān)的工作人員對(duì)于檔案進(jìn)行編碼歸整，能夠形成相應(yīng)的條碼信息。然后借助使用手持掃描儀對(duì)編碼信息進(jìn)行識(shí)別之后，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)便可以對(duì)其圖形進(jìn)行組合排列，將新的檔案插入到原檔案的信息結(jié)構(gòu)當(dāng)中，最終完成同步更新。

三、條碼技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理

1．醫(yī)院檔案管理的需求分析

將條碼技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，應(yīng)該從醫(yī)院的檔案管理人員以及醫(yī)務(wù)工作人員的實(shí)際需求中出發(fā)，對(duì)兩方的需求進(jìn)行分析。醫(yī)院檔案工作人員使用相關(guān)技術(shù)技術(shù)應(yīng)用主要應(yīng)對(duì)有檔案的管理、信息管理以及檔案調(diào)借、歸還等多個(gè)方面。而醫(yī)務(wù)工作者的需求主要集中于查詢、借閱以及歸檔等幾個(gè)方面。對(duì)于此可以將醫(yī)院的檔案管理主要分為以下幾種。第一，基本信息管理。主要對(duì)于管理人員的分類以及整理需求，例如基本信息錄入、器械設(shè)備歸檔、人力資源歸檔、政工歸檔以及患者資料歸檔，按照不用的檔案類型對(duì)于信息進(jìn)行整理以及歸檔。第二，檔案資料的管理。該部分系統(tǒng)主要用于針對(duì)醫(yī)務(wù)人員的借閱、查詢以及歸還等方面的整理，可以根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，利用條碼進(jìn)行掃描借閱歸還。第三，用戶操作權(quán)限管理。該部分主要負(fù)責(zé)利用不用的系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)置與管理，保障檔案資料的安全性[3]。

2．檔案管理中的條碼操作系統(tǒng)

檔案管理中的條碼操作系統(tǒng)，一般是通過(guò)兩個(gè)方面進(jìn)行生成與應(yīng)用，一個(gè)是條碼的生成，另一個(gè)是使用條碼。其中生成條碼主要是從信息錄入—編碼生成—編碼儲(chǔ)存—生成編碼信息等幾個(gè)步驟，主要的使用流程包括有讀取信息、處理圖像、條碼應(yīng)用等幾個(gè)步驟。需要特別關(guān)注的是，在使用的過(guò)程當(dāng)中，掃描儀與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)兩者的連接的穩(wěn)定性必須得到充分保障，另外，其他各種醫(yī)療器械設(shè)備以及辦公用品都需要在出廠時(shí)便具備一定的編碼圖像，對(duì)于這類信息管理，工作人員需要對(duì)圖像進(jìn)行直接掃描即可，不需要單獨(dú)對(duì)條碼進(jìn)行操作。

3．條碼技術(shù)于醫(yī)院檔案管理中的設(shè)計(jì)

3.1 條碼類型的選取。從目前的情況來(lái)看，檔案管理當(dāng)中優(yōu)選的條碼為Code 39，這種條碼技術(shù)能夠滿足雙向需求的設(shè)計(jì)。而且其特點(diǎn)一是對(duì)條碼沒(méi)有長(zhǎng)度的限制，與管理檔案內(nèi)容巨大的編號(hào)規(guī)則相一致[4]。二是該編碼起止為“*”，可以進(jìn)行雙向操作，為工作人員提供巨大的便捷性。三是該編碼具備自查體系，因此無(wú)須設(shè)置特殊的編碼形式。

3.2 硬件設(shè)備的選取。在檔案管理工作應(yīng)用條碼技術(shù)時(shí)，必須具備相關(guān)的儀器設(shè)備。當(dāng)前階段下，條碼的輸入主要為掃描儀器，例如掃碼槍、掃描器等。從理論上講，這類設(shè)備主要通過(guò)光學(xué)設(shè)備對(duì)于器械以及資料等進(jìn)行條碼粘貼后進(jìn)行掃描。此時(shí)因?yàn)闂l碼不同的圖塊不同以及條碼的造成的反射激光的不一致，將其導(dǎo)入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，進(jìn)行信息化的處理，形成了不同的反饋信號(hào)。隨后加載到醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)當(dāng)中，根據(jù)所購(gòu)入的閱讀設(shè)備的不同。輸出儀器主要用普通打印機(jī)則可。在這個(gè)基礎(chǔ)上使用紙張的差異來(lái)滿足不同的編碼圖形的使用要求即可。

3.3 條碼錄入的設(shè)計(jì)。檔案管理系統(tǒng)讀取條碼信息的方法與計(jì)算機(jī)輸入的方法一致，通過(guò)鍵盤對(duì)信息進(jìn)行輸入，將字符進(jìn)行串聯(lián)，隨后在字符串結(jié)束之后進(jìn)行回車。在此基礎(chǔ)上，當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)文本框通過(guò)輸入掃描設(shè)備進(jìn)行識(shí)別字符串之后，便可以對(duì)獲取的字符串進(jìn)行輸入相應(yīng)的信息。當(dāng)前階段，條碼圖的讀取流程中，主要是從開(kāi)始—檢測(cè)條碼是否掃描—判斷條碼的類型—對(duì)字符進(jìn)行識(shí)別—對(duì)差錯(cuò)進(jìn)行檢查—通信接頭—結(jié)束，這些都是在醫(yī)院購(gòu)入的光電掃描設(shè)備中進(jìn)行完成的，因此也不需要對(duì)其進(jìn)行單獨(dú)的設(shè)計(jì)。

3.4 條碼生成設(shè)計(jì)。條碼生成的過(guò)程是利用計(jì)算機(jī)中的代碼進(jìn)行變換的，最終完成的結(jié)果會(huì)對(duì)條碼技術(shù)在醫(yī)院管理中的可靠程度起到?jīng)Q定性作用。從當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，使用商業(yè)條碼編制軟件應(yīng)用到醫(yī)院檔案的一系列管理當(dāng)中來(lái)，是最為經(jīng)濟(jì)和操作性強(qiáng)的方式。我們從當(dāng)前的管理上來(lái)看，現(xiàn)階段較好的條碼編制軟件主要有兩個(gè)，一個(gè)是CODESOFT，另一個(gè)為Barcode[5]。其中CODESOFT的表現(xiàn)形式更佳，并且分為眾多的CODESOFT版本可供選擇。在整個(gè)系統(tǒng)化的搭建過(guò)程中，我們也要根據(jù)現(xiàn)階段具有的信息化管理的相關(guān)需求對(duì)相關(guān)的醫(yī)院的檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理，最終來(lái)幫助其達(dá)到專業(yè)化的表現(xiàn)效果。

4．條碼技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的安全設(shè)計(jì)保障

當(dāng)前的醫(yī)院檔案資料管理當(dāng)中涉及很多醫(yī)務(wù)工作人員的相關(guān)個(gè)人信息、患者資料以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，具有很強(qiáng)的保密性質(zhì)，所以對(duì)于條碼的安全設(shè)計(jì)一定要達(dá)到相關(guān)的要求。其中可以將系統(tǒng)的操作用戶進(jìn)行區(qū)分，開(kāi)放權(quán)限有：高級(jí)權(quán)限、普通管理權(quán)限以及其他醫(yī)務(wù)人員的權(quán)限。其中高級(jí)權(quán)限有條碼使用以及最高權(quán)限，可以對(duì)信息進(jìn)行刪改，對(duì)相關(guān)賬號(hào)以及設(shè)備信息進(jìn)行修改。而授權(quán)普通管理人員只可以對(duì)自己的賬號(hào)與個(gè)人的相關(guān)信息進(jìn)行修改，可以將條碼進(jìn)行生成、掃描以及歸檔等操作；而其他醫(yī)務(wù)人員的操作主要是查看檔案、借閱以及歸檔等。以此為基礎(chǔ)建立人力資源的相互連接，設(shè)置不同的權(quán)限等級(jí)，這樣既可以避免非檔案部門的越界，也可以保障信息的安全性。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了探究條碼技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐與成效。從對(duì)條碼從機(jī)器語(yǔ)言、編碼、網(wǎng)絡(luò)以及記憶形式等四個(gè)方面進(jìn)行分析，從條碼的概念著手進(jìn)行分析，深度闡述條碼技術(shù)的應(yīng)用。從分信息識(shí)別、檔案歸屬、檔案收錄等三個(gè)部分進(jìn)行詳細(xì)討論，探究其在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，圍繞需求、操作、設(shè)計(jì)以及安全性等四個(gè)方面，詳細(xì)討論條碼技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的新思路與新方法。本文從信息識(shí)別、安全性等多個(gè)角度對(duì)條碼技術(shù)進(jìn)行詳細(xì)討論，條碼技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中具有巨大優(yōu)勢(shì)，建議推廣。