提高高校檔案管理工作措施探析

高玲俐

（江蘇省連云港中醫(yī)藥高等職業(yè)技術(shù)學校，江蘇 連云港 222000）

現(xiàn)如今，很多高校在檔案管理工作上依然存在著很多的不足。有部分檔案管理人員由于基礎理論知識掌握得不夠扎實，導致在實踐過程中缺乏嚴謹性和規(guī)范性。有部分檔案管理人員沒有上進心，保持著得過且過的工作狀態(tài)，導致檔案管理工作的效率得不到提升。隨著信息技術(shù)的廣泛應用，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)適應現(xiàn)代化的發(fā)展節(jié)奏，同時人工作業(yè)會存在一定的誤差，無形之中就會降低檔案管理工作的效率。還有部分檔案管理人員沒有完整的管理體系，導致他們在工作中沒有固定的行為準則和規(guī)范，同樣也會降低了檔案管理工作的效率[1]。

一、高校檔案管理工作的基本特征

1.檔案類型多，增加管理難度

高校中的檔案種類很多，這樣就增加了管理的難度。高校的檔案分很多類型，其中包括：行政檔案、財務檔案、科研檔案、硬件設施檔案、教職員工檔案以及學生的信息檔案等等。這些檔案的類型都不相同，每個類型的檔案都有自己獨有的特征，所以檔案管理人員要對這些檔案進行分門別類，才能便于管理。這些檔案中，學校的行政檔案和教職員工的檔案相對穩(wěn)定，因為學生的檔案每年都要進行更新，所以學生的檔案記錄就會經(jīng)常性地被移動。高校檔案的管理人員要將更多的精力放在學生的檔案管理上，這樣才能有效地確保學生檔案的準確性。

2.高校檔案管理范圍廣

在高校檔案管理中，無論是教職員工的檔案還是學生的檔案，高校檔案的管理和關(guān)系業(yè)務都是非常復雜的。在我國的人力資源管理中，教師是一項非常特殊的職業(yè)，教師不論是在學校還是在教育管理部門，都擁有自己的個人信息。雖然學生的檔案管理已經(jīng)和信息技術(shù)相結(jié)合，但是檔案管理的實用性和安全性上，還是傳統(tǒng)的管理方式用得較多[2]。

3.適用范圍廣，且更新次數(shù)頻繁

高校檔案管理還有一個顯著特征就是適應的范圍較廣，且檔案更新次數(shù)頻繁。高校檔案管理人員在實際工作中要對財務檔案、課題檔案、教職工檔案和學生檔案進行定期的更新。學生的檔案和教職工檔案的更新次數(shù)相對較少，學生的檔案是一學期更新一次，教職工的檔案是一年更新一次。課題檔案的更新必須根據(jù)科學研究的進展情況進行實時更新，檔案管理工作者要對科學研究人員提供的信息進行實時處理。同時，高校檔案管理人員還要對維護移位器進行實時檢查和對文件進行連續(xù)管理，這樣才能在第一時間搜索到需要的文件，這同樣會增加管理人員的工作難度。

二、提高檔案管理人員工作效率的是實施策略

1.強化檔案管理人員的自身素質(zhì)

高校檔案管理工作者的自身素質(zhì)對檔案管理工作的影響是非常大的，為了有效地提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，高校要對相關(guān)的工作人員進行經(jīng)常性的培養(yǎng)，向檔案管理人員普及更多的管理知識，這樣才能讓檔案管理人員意識到工作的重要性，才能有效地提高檔案管理工作的效率。同時，高校的管理部門還要從根本上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。例如：在對檔案管理人員進行招聘時，要提高招聘的門檻，盡量多招募一些年輕并具有管理能力的人才，年輕人通常都有創(chuàng)新意識，能對傳統(tǒng)管理工作中的不足進行及時創(chuàng)新，雖然年輕人可能沒有太多的工作經(jīng)驗，但高校的相關(guān)部門要對年輕的管理人員進行及時引導，促使他們通過自主學習提高工作的效率。又如，高校中的相關(guān)部門應該為檔案管理人員增加學習的機會，讓檔案管理人員在學習中充實自己，這樣才能讓檔案管理工作跟上時代的發(fā)展。另外，高校的相關(guān)部門要為檔案管理人員設定競爭機制，通過激發(fā)工作人員的積極性，提高檔案管理工作的效率。通過種種提升的手段，讓檔案管理人員意識到自己工作重要性的同時還能給他們營造緊迫感，這樣才能徹底激發(fā)管理人員的工作能力，有效地提高管理工作的質(zhì)量[3]。

2.將傳統(tǒng)的管理方式進行創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)在我國得到廣泛的應用，手工作業(yè)的管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的檔案管理工作，信息化的檔案管理已經(jīng)成了必要的發(fā)展趨勢。我國高校中的檔案管理工作已經(jīng)開始逐漸地從手工作業(yè)轉(zhuǎn)換成了信息技術(shù)管理。例如：檔案管理中的很多文字和圖形都要通過信息技術(shù)進行基礎處理，然后以更加直觀的方式呈現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作都是通過手工作業(yè)進行記載，現(xiàn)如今，通過信息技術(shù)處理，就能讓檔案的編制形式多樣化。又如，我國高校的檔案管理也在逐漸信息化，將檔案管理中龐大的信息數(shù)據(jù)通過計算機進行儲存，既能節(jié)省人工操作的費用，又能增加搜索信息的便利，以便能夠讓需要的人快速找到自己需要的資料。所以，信息化的管理方式不僅能有效地提高檔案管理的效率，還能讓檔案管理的工作更加規(guī)范。信息化的管理技術(shù)在高校的檔案管理中存在著很多的優(yōu)勢，所以相關(guān)的管理人員要不斷地創(chuàng)新管理體系，強化信息化管理的力度。高校應該增加檔案管理的硬件設施，通過完善電子歸檔體系來推進信息化的管理進程。最后，檔案管理部門的工作者應該通過信息技術(shù)記錄各種檔案信息，然后在對信息進行歸類和存儲。通過信息化的處理，就能讓使用者進行快速搜索。

結(jié)語

總而言之，檔案管理工作在高校管理中有著非常重要的作用，高校中的相關(guān)部門首先要提高管理人員的綜合素質(zhì)，然后對管理方法進行不斷地創(chuàng)新，才能有效地提高檔案管理工作的效率，使我國高校中的檔案管理工作得到穩(wěn)步發(fā)展。