基于信息化背景的圖書(shū)資料管理方法與措施

胡 婷

（河南省周口市川匯區(qū)紀(jì)委監(jiān)委，河南 周口 466000）

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)期，圖書(shū)資料管理方式應(yīng)順應(yīng)信息化發(fā)展不斷改革創(chuàng)新，順應(yīng)時(shí)代潮流，改善傳統(tǒng)管理方式的弊端，高效完成圖書(shū)資料的管理，建立健全信息化圖書(shū)管理體系，運(yùn)用信息技術(shù)讓資料信息化管理更好地服務(wù)于社會(huì)。利用信息化大數(shù)據(jù)，全面整合圖書(shū)信息資料，針對(duì)不同的受眾群體提供多元化的管理服務(wù)。事業(yè)單位通過(guò)信息化的資料管理，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做出科學(xué)決策，幫助建立規(guī)范，促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展。

一、信息化對(duì)圖書(shū)資料管理的影響作用

1.提高圖書(shū)資料管理效率

在信息時(shí)代人們對(duì)于圖書(shū)資料的利用頻率持續(xù)上升，圖書(shū)資料管理依據(jù)讀者的需求為其提供便捷的資料信息化服務(wù)。在圖書(shū)管理中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高效完成圖書(shū)管理工作，降低管理人員的工作量，提高管理的精準(zhǔn)度與便利性。引進(jìn)電子書(shū)，創(chuàng)新提出“云管理”模式便于管理[1]。創(chuàng)新構(gòu)建合理的借閱、歸還圖書(shū)制度，制定合理的借閱時(shí)間規(guī)范借閱行為，提高借閱者的自覺(jué)性，增強(qiáng)對(duì)資料的管理，提高資料的信息化管理效率。

2.改善圖書(shū)資料利用效率

利用信息化圖書(shū)資料管理技術(shù)，建立資料共享機(jī)制，增強(qiáng)各書(shū)館的交流與合作，確保資源的合理共享，強(qiáng)化信息圖書(shū)管理技術(shù)的應(yīng)用。建立網(wǎng)絡(luò)圖書(shū)資料查詢(xún)網(wǎng)站，便于人們查閱資料，高效增強(qiáng)資源利用率，運(yùn)用大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建個(gè)性化信息資料服務(wù)站，了解讀者的個(gè)人需求，增強(qiáng)圖書(shū)資源利用率。隨著科技的不斷進(jìn)步，資料管理也需向著信息化的趨勢(shì)發(fā)展，優(yōu)化資料管理機(jī)制，增加數(shù)據(jù)的搜索與查詢(xún)環(huán)境，增強(qiáng)資料的查找效率，確保數(shù)據(jù)信息獲取的便捷性和實(shí)時(shí)性，建立智能數(shù)據(jù)信息資料管理庫(kù)，并在實(shí)際運(yùn)行管理中不斷改進(jìn)。

3.增加圖書(shū)資料儲(chǔ)存量

傳統(tǒng)管理方式下的資料存儲(chǔ)量有限，隨著信息化的發(fā)展，人們所需圖書(shū)信息資料不斷增加，增加圖書(shū)資料存儲(chǔ)量已成為資料信息化管理發(fā)展的重要方向。當(dāng)今，以大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)建立的網(wǎng)絡(luò)資料信息管理系統(tǒng)在圖書(shū)資料信息化管理得到廣泛應(yīng)用和普及[2]。通過(guò)對(duì)用戶(hù)日常使用習(xí)慣、個(gè)人信息及搜索關(guān)鍵詞等記錄為依據(jù)，分析用戶(hù)興趣點(diǎn)，歸納用戶(hù)搜索習(xí)慣，為用戶(hù)提供個(gè)性化專(zhuān)業(yè)服務(wù)，并以大數(shù)據(jù)搜索方式向用戶(hù)瀏覽設(shè)備提供資料推送。隨著信息技術(shù)大量投入到資料管理工作中，圖書(shū)資料存儲(chǔ)量成倍增加，高效完善資料信息化管理，更加便利人們的日常生活。

二、當(dāng)前圖書(shū)資料管理存在的不足

1.缺乏信息化管理意識(shí)

在信息化的背景下，信息化的圖書(shū)資料管理模式在全國(guó)范圍內(nèi)普及，增強(qiáng)了信息資料的管理和利用效率。而不僅是圖書(shū)館需要信息化的圖書(shū)資料管理模式，部分事業(yè)單位的資料管理也需要引進(jìn)信息化管理模式，但部分領(lǐng)導(dǎo)者缺少信息化的管理意識(shí)，未引進(jìn)信息化的管理設(shè)備及相應(yīng)的配套措施。一些領(lǐng)導(dǎo)者思想觀念陳舊沒(méi)有及時(shí)適應(yīng)信息發(fā)展速度，導(dǎo)致資料利用效率偏低。部分事業(yè)單位雖引進(jìn)信息化的圖書(shū)管理設(shè)備，卻沒(méi)有將信息資源設(shè)備投入到圖書(shū)資料管理工作中，未能真正增強(qiáng)信息化圖書(shū)管理意識(shí)。

2.圖書(shū)資料信息管理系統(tǒng)不完善

目前我國(guó)的圖書(shū)資料管理尚處于初級(jí)信息化程度，圖書(shū)信息管理系統(tǒng)不完善，部分的圖書(shū)館、事業(yè)單位部門(mén)資料管理方式混亂，圖書(shū)分類(lèi)不清晰。傳統(tǒng)管理形式和信息化管理方式混淆不清，未能將新、舊管理體系合理融合，導(dǎo)致資料管理系統(tǒng)混亂。應(yīng)構(gòu)建大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，使用信息化手段進(jìn)行資料管理，對(duì)圖書(shū)資料進(jìn)行分類(lèi)和整合，因此，管理人員必須要進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)督，增強(qiáng)資料管理分類(lèi)和整合功能，完善大數(shù)據(jù)系統(tǒng)更新效率。

3.圖書(shū)資料管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)偏低

部分圖書(shū)資料管理人員尚未轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，仍然沿用傳統(tǒng)資料的管理方式，未進(jìn)行信息化專(zhuān)業(yè)管理培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)偏低，無(wú)法熟練運(yùn)用科學(xué)信息化管理方式，對(duì)于資料管理缺乏專(zhuān)業(yè)的理論認(rèn)識(shí)，缺少信息化管理經(jīng)驗(yàn)，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。就目前圖書(shū)館的管理現(xiàn)狀來(lái)看，管理人員的缺失也是非常嚴(yán)峻的一大問(wèn)題。專(zhuān)業(yè)管理人員的流失現(xiàn)象已經(jīng)開(kāi)始逐漸影響了圖書(shū)信息的整體管理效率，導(dǎo)致部分圖書(shū)的整理和排版出現(xiàn)問(wèn)題，資料的保養(yǎng)工作也得不到良好的落實(shí)，再加上部分工作人員在管理過(guò)程中的專(zhuān)業(yè)能力缺失、態(tài)度松懈等問(wèn)題的頻出，管理人員的專(zhuān)業(yè)問(wèn)題已經(jīng)刻不容緩。

三、信息化背景下圖書(shū)資料管理工作的改進(jìn)策略

1.增強(qiáng)信息化管理理念

全國(guó)范圍內(nèi)普及信息化圖書(shū)資料管理理念，合理應(yīng)用資料信息化管理模式。企業(yè)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者率先轉(zhuǎn)變觀念，實(shí)施配套的專(zhuān)業(yè)措施，增強(qiáng)信息化管理觀念，引導(dǎo)企業(yè)資料管理向信息化方向轉(zhuǎn)變，組織員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)信息化管理理念培訓(xùn)，從而提升信息化管理理念。合理運(yùn)用信息化管理方法，加強(qiáng)對(duì)信息資料的管理，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，利用好信息化管理工具，提升有效利用率，樹(shù)立資料信息化管理新觀念，有效提高資料管理效果，從而為圖書(shū)館、企業(yè)事業(yè)單位提供良好的服務(wù)工作。

同時(shí)，要進(jìn)一步加強(qiáng)信息的安全管理，采取科學(xué)的管理模式，構(gòu)建一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資料庫(kù)，圖書(shū)館可以運(yùn)用該數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)圖書(shū)館的資料信息進(jìn)行整合和管理。因此，圖書(shū)館的管理人員要提升網(wǎng)絡(luò)的安全管理工作，充分利用好各類(lèi)的信息資源進(jìn)行合理規(guī)劃，進(jìn)一步完善圖書(shū)館的資料數(shù)據(jù)，提升管理的時(shí)效性，以便于滿(mǎn)足消費(fèi)者多樣化的消費(fèi)需求，擴(kuò)大信息的傳播覆蓋面積，保障圖書(shū)館信息的安全性，及時(shí)更新圖書(shū)館的信息資料，符合時(shí)下最新的社會(huì)背景，利用新型的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)吸引更多的消費(fèi)者進(jìn)入圖書(shū)館閱讀。

2.建立健全信息化圖書(shū)資料管理體系

應(yīng)完善圖書(shū)資料信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的資料信息管理體系，強(qiáng)化信息資料的分類(lèi)管理。利用高新科學(xué)技術(shù)建立健全數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，為信息管理人員開(kāi)展管理技能培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書(shū)資料的科學(xué)高效管理，提高資料的科學(xué)管理效率。開(kāi)創(chuàng)網(wǎng)絡(luò)圖書(shū)資料管理市場(chǎng)，建立信息資料管理共享體系，健全完整的資料信息管理體系，確立科學(xué)的資料信息化管理發(fā)展方向，以改善信息資料管理工作的發(fā)展。

通過(guò)引進(jìn)新型的電子信息技術(shù)，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行構(gòu)建全新的圖書(shū)資料管理體系，圖書(shū)館可建立圖書(shū)資料的搜索引擎，可以避免資料雜亂查找困難等問(wèn)題。在圖書(shū)排列整理時(shí)，工作人員要按照資料的具體類(lèi)別分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行擺放，并將擺放位置及時(shí)同步至圖書(shū)資料管理系統(tǒng)中，這樣工作人員在查找資料或是增加圖書(shū)時(shí)可以盡快找到擺放位置和類(lèi)別，讀者在資料查詢(xún)的過(guò)程中也可以減少時(shí)間的浪費(fèi)，提高了圖書(shū)管理的便捷性。此外，也要加強(qiáng)圖書(shū)資料、平臺(tái)部門(mén)、消費(fèi)者之間的關(guān)系，建設(shè)全面穩(wěn)定的管理體系，依照當(dāng)今的信息化背景為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)資料的產(chǎn)業(yè)化、制度化、系統(tǒng)化管理，深入發(fā)掘資料管理系統(tǒng)的特點(diǎn)和重要性，建立健全圖書(shū)信息管理系統(tǒng)對(duì)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展都具有著深刻的意義。

3.提高圖書(shū)資料管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

定期實(shí)行技術(shù)培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)學(xué)習(xí)，需要開(kāi)展管理知識(shí)與技能訓(xùn)練活動(dòng)，樹(shù)立科學(xué)管理理念。定期組織員工進(jìn)行信息技術(shù)考核，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，完善資料信息化管理技術(shù)。還需創(chuàng)新管理模式，使員工能夠精通信息管理知識(shí)，并應(yīng)用于實(shí)踐管理中。此外，增強(qiáng)信息資料管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，熟練掌握信息背景下的資料管理方式與措施，并幫助員工樹(shù)立新時(shí)代背景下的服務(wù)理念，以飽滿(mǎn)的熱情投身于信息化管理的過(guò)程中。

同時(shí)，還可以建立用戶(hù)使用反饋系統(tǒng)，用戶(hù)作為圖書(shū)資料的消費(fèi)者對(duì)于工作人員的服務(wù)有最直觀、最真實(shí)的感受，建立反饋系統(tǒng)可以使圖書(shū)館與消費(fèi)者之間營(yíng)造出一種良性的循環(huán)發(fā)展趨勢(shì)。圖書(shū)館可以第一時(shí)間從用戶(hù)的身上了解到管理人員的專(zhuān)業(yè)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作人員的管理問(wèn)題并及時(shí)地加以改正，進(jìn)一步提升工作人員的專(zhuān)業(yè)性。尤其是在現(xiàn)如今電子信息技術(shù)不斷地應(yīng)用于資料的管理工作中的背景下，快速掌握新的管理工具也是管理人員要面臨的重要問(wèn)題，工作人員只有通過(guò)不斷地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，才能提升自己的管理水平，提高工作效率，加強(qiáng)工作人員的管理技巧，讓其熟練地掌握各種管理流程，掌握?qǐng)D書(shū)資料信息系統(tǒng)中的管理軟件。圖書(shū)館可以對(duì)管理人員進(jìn)行每個(gè)季度的管理工作評(píng)比，選出最具有管理能力的工作人員構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的資料管理團(tuán)隊(duì)，并推舉出一名團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)負(fù)責(zé)管理人員的日常工作監(jiān)督任務(wù)，增強(qiáng)圖書(shū)館的管理效率，加強(qiáng)管理工作的規(guī)范性，提升工作人員的管理意識(shí)。管理人員作為圖書(shū)館資料管理的核心成員，管理工作的優(yōu)劣完全取決于管理人員的工作技術(shù)，從某種意義上來(lái)說(shuō)，提高人員的管理意識(shí)和能力就是在提升圖書(shū)館資料的管理效率。因此，為了提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，相應(yīng)的培訓(xùn)監(jiān)督手段的實(shí)施也是現(xiàn)今圖書(shū)館管理工作的重中之重。

結(jié)語(yǔ)

將信息技術(shù)應(yīng)用在圖書(shū)文件資料的信息化管理過(guò)程中，不僅提高了資料的管理效率和利用效率，還提升信息傳遞速率，減少管理成本。讓信息化資料管理緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，達(dá)到便民利民的效果，同時(shí)，促進(jìn)圖書(shū)管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，滿(mǎn)足時(shí)代與社會(huì)的具體需要，并通過(guò)圖書(shū)資料信息管理工作傳達(dá)出一種“信息共享”的理念，促進(jìn)管理工作的信息化和現(xiàn)代化發(fā)展。