國有企業(yè)電力設(shè)備檔案管理規(guī)范化建設(shè)

國網(wǎng)江蘇省電力有限公司南京供電分公司 黃 林

電力設(shè)備檔案文件是企業(yè)發(fā)展過程的真實(shí)記錄，不僅包含了工作活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件和圖像，更是企業(yè)文化建設(shè)的主戰(zhàn)場。當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理規(guī)范化工作剛起步，還存在不少問題。因此國有企業(yè)的電力設(shè)備檔案管理員應(yīng)認(rèn)真思考如何彌補(bǔ)工作中的失誤，不斷提高自己的專業(yè)技能[1-2]。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，國企各部門間的協(xié)作與配合越來越緊密，規(guī)范的管理流程可使每一位檔案管理員清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作職責(zé)和工作內(nèi)容，從而打破傳統(tǒng)的檔案管理思維，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效率與規(guī)范化發(fā)展。

1 國有企業(yè)檔案管理的重要意義

對我國所有國有企業(yè)而言做好檔案管理工作十分重要，同時(shí)又具有較大的戰(zhàn)略意義：在國企日常發(fā)展過程中檔案管理系統(tǒng)記錄了大量的日常信息，雖然這些信息總體上較為繁冗，但若能得到妥善管理就能更好地發(fā)揮其價(jià)值，為國有企業(yè)后續(xù)戰(zhàn)略發(fā)展提供更好的支持；過去由于管理員相對傳統(tǒng)的管理模式和方法難以發(fā)揮出這些數(shù)據(jù)的價(jià)值，使檔案管理未受到企業(yè)的重視[3]。但在信息化時(shí)代背景下，各種先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理工作更加高效地開展，檔案數(shù)據(jù)的利用率也得到有效提高。因此開展檔案管理活動(dòng)具有重大的戰(zhàn)略意義；規(guī)范國有企業(yè)檔案管理，為深化改革提供更好的數(shù)據(jù)支持。對國有企業(yè)來說，現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的整合可能導(dǎo)致更大的不相容性。但如能在做好檔案管理工作的基礎(chǔ)上探索現(xiàn)代管理模式，就能大大降低深化國企改革的障礙。尤其當(dāng)現(xiàn)代市場化企業(yè)理念與檔案管理體系相結(jié)合后，國有企業(yè)的現(xiàn)代化改革進(jìn)程才能得以完善。

2 檔案管理規(guī)范化存在的問題

立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)不完善。檔案管理工作旨在收集、儲(chǔ)存重要的數(shù)據(jù)信息與資料文件。因此檔案管理工作不允許隨心所欲地歸檔、立卷，必須具備明確的立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，不然會(huì)造成資源浪費(fèi)、增加檔案管理的工作量。歸根結(jié)底，使檔案管理沒有任何意義和價(jià)值，會(huì)出現(xiàn)大量冗余、重復(fù)、終身都不開卷的情況?，F(xiàn)在很多國有企業(yè)都存在立卷、歸檔標(biāo)準(zhǔn)不完善的問題，且對于如何立卷、歸檔還沒有一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)，從而發(fā)生很多立卷、歸檔混亂的情況。

檔案部門工作人員整體素養(yǎng)不足。當(dāng)國有企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，由于工作人員整體素質(zhì)和專業(yè)能力的不足，進(jìn)而對工作的規(guī)范性沒有高標(biāo)準(zhǔn)的要求。很多國有企業(yè)不重視檔案管理，對如何開展規(guī)范性管理工作也沒有了解，僅把它作為基礎(chǔ)工作來對待，因此缺乏高素質(zhì)的管理人才。而部分檔案工作人員并不能完全理解檔案管理的重要作用，僅對數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行歸檔和分類且工作熱情不高，不利于促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

各環(huán)節(jié)的工作制度不健全。規(guī)范化主要體現(xiàn)在健全的制度方面，只有以健全的制度作為要求、指導(dǎo)、約束，相關(guān)工作才會(huì)有更高的規(guī)范性。直到今天，很多國有企業(yè)在檔案管理的各個(gè)方面仍缺乏一個(gè)完善的工作制度。舉例來說，對于資料信息的收集、填寫、存取與調(diào)用等沒有嚴(yán)格的制度約束，導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范化水平不高，顯得較為隨意，很可能在實(shí)際的管理工作中出現(xiàn)存取調(diào)用檔案時(shí)無監(jiān)管、信息內(nèi)容填寫不清楚、信息內(nèi)容收集不完整等疏漏。

信息化建設(shè)力度不足。由于檔案管理工作較為復(fù)雜且涉及范圍廣，因此較大的工作量單靠人力是不能實(shí)現(xiàn)有效管理的。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，要使檔案管理規(guī)范化必須進(jìn)行信息化建設(shè)。但很多國有企業(yè)的信息化建設(shè)中仍存在一些問題。例如沒有完善的軟硬件設(shè)備，工作就會(huì)受到一定程度的限制，提高檔案管理的工作效率也就無從談起，不利于檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

檔案資料利用率不高。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)檔案工作者對檔案工作的重視程度不夠，對檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，使檔案資料的有效利用程度不高。檔案管理工作中資金投入少、人員配置方面的問題也影響了檔案管理水平。伴隨著國有企業(yè)的發(fā)展，檔案信息資源的不斷增加，會(huì)使檔案管理人員在檔案資源的收集、整理、編輯、歸檔，以及檔案查閱等工作中浪費(fèi)大量時(shí)間，且當(dāng)紙質(zhì)檔案在沒有備份的情況下出現(xiàn)損壞還需進(jìn)行修復(fù)，從而減少了檔案資源的使用。

3 檔案管理規(guī)范化的實(shí)施途徑

3.1 建設(shè)管理體系

做好檔案工作，首先要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，健全檔案部門管理制度，提高檔案工作規(guī)范化水平，檔案管理人員要明確自身的權(quán)利、職責(zé)和任務(wù)，明確工作管理范圍和各項(xiàng)操作要求，防止歸檔中出現(xiàn)不規(guī)范、不完整的信息的材料；其次企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，還應(yīng)注意對各種具有實(shí)用價(jià)值的文字、圖像、信息等資源及時(shí)進(jìn)行分類、匯總。逐步完善檔案制度，定期進(jìn)行自我檢查、審核，并及時(shí)補(bǔ)充有遺漏的材料，優(yōu)化檔案管理的日?；A(chǔ)工作。

3.2 統(tǒng)一規(guī)范信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代之后，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，已成為當(dāng)今檔案管理的重要方式。從實(shí)際工作看，為積極推進(jìn)檔案管理信息化，我國各大國有企業(yè)都在逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。但到目前為止，由于不能形成統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)字化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程緩慢。因此在檔案信息化建設(shè)過程中，國有企業(yè)應(yīng)盡快建立和完善一套規(guī)范化、統(tǒng)一化的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。唯有如此才能確保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的健康發(fā)展。具體地說，在建設(shè)過程中應(yīng)參照信息化檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、要求，并根據(jù)檔案管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的具體情況，建立統(tǒng)一操作模式下的檔案處理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

3.3 注重檔案信息化人才建設(shè)

在檔案信息建設(shè)過程中人力資源將直接影響到建設(shè)效果。從信息化建設(shè)的角度出發(fā)，國有企業(yè)應(yīng)重視信息化人才的引進(jìn)，利用優(yōu)越條件吸引專業(yè)的檔案管理人員；也可與各大高校合作，根據(jù)信息化管理建設(shè)的需要制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，全面提高檔案管理的信息化水平；并提供相應(yīng)的人力資源支持，建立信息化人才管理平臺(tái)，著重對信息化人才進(jìn)行引導(dǎo)以發(fā)揮其價(jià)值，為國有企業(yè)的檔案信息管理工作貢獻(xiàn)力量。

3.4 采用科學(xué)的檔案管理方法

為確保檔案管理工作的規(guī)范性，應(yīng)采取科學(xué)措施全面加強(qiáng)檔案管理工作。舉例來說，國有企業(yè)應(yīng)關(guān)注于檔案移交、審批的制度化、流程化。規(guī)定檔案移交細(xì)節(jié)、審批權(quán)限，以確保檔案具備可查找性；采用動(dòng)態(tài)化模式對檔案進(jìn)行管理，當(dāng)檔案資料變更時(shí)應(yīng)及時(shí)更正，并由管理人員定期檢查檔案資料，以確保其內(nèi)容的及時(shí)性與準(zhǔn)確性；企業(yè)還要重視對檔案管理工作的考核，把檔案工作納入各項(xiàng)檢查、考核之中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，采取科學(xué)措施加以糾正，使檔案管理規(guī)范化[4]。

3.5 注重建設(shè)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案信息化安全管理

對國有企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化，應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與完善，通過引進(jìn)專業(yè)管理人員與設(shè)備，不斷優(yōu)化與完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。運(yùn)用信息化技術(shù)大力構(gòu)建檔案管理的信息化平臺(tái)，以便從根本上提高檔案管理的工作效率，且在檔案管理信息化建設(shè)中必須重視安全管理問題。另外，為提高檔案開發(fā)利用的效率，須加強(qiáng)對檔案信息的安全保護(hù)。根據(jù)檔案管理中的各種安全需求確定不同級別的安全保護(hù)要求和標(biāo)準(zhǔn)，對系統(tǒng)的安全性進(jìn)行科學(xué)評價(jià)。另外，建立檔案安全管理機(jī)制，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化安全管理，規(guī)范管理流程與程序，充分發(fā)揮檔案安全管理機(jī)制的作用。國有企業(yè)還應(yīng)購置安全管理設(shè)施，根據(jù)保密功能設(shè)置不同的查閱權(quán)限，以充分保證檔案管理的完整性和安全性。

3.6 提升管理人員服務(wù)意識(shí)

在信息時(shí)代背景下，國有企業(yè)的檔案管理工作必須積極轉(zhuǎn)變管理理念，為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并通過在日常管理工作中應(yīng)用新的管理理念，進(jìn)一步推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，把信息化作為檔案工作的指導(dǎo)思想，使檔案信息化建設(shè)與檔案工作有效結(jié)合。

管理人員還應(yīng)加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，提高對檔案開發(fā)和使用重要性的認(rèn)識(shí)，確保管理理念能與企業(yè)發(fā)展的步伐相一致，提高管理的時(shí)效性，使檔案資源在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中充分發(fā)揮價(jià)值和作用。檔案資料是企業(yè)歷史事件和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的重要資料，具有很高的參考價(jià)值和保護(hù)價(jià)值，能為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供重要依據(jù)。工作人員只有具備良好服務(wù)意識(shí)和工作態(tài)度，才能保證檔案資料的價(jià)值得到有效利用和長期保存。因此，提高檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)對檔案工作人員的工作態(tài)度、工作方法有很大影響。伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理逐漸向電子化、數(shù)字化方向發(fā)展。通過構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，利用電子資料的存儲(chǔ)、分類，能有效整合各種信息資源。通過共享功能與在線檔案資料的網(wǎng)絡(luò)功能，提高檔案利用率，增加檔案的使用價(jià)值。

4 結(jié)語

檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，在新形勢下對國有企業(yè)的深入發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)際工作中必須正確認(rèn)識(shí)檔案管理的作用，重視檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展，建立健全檔案管理制度、崗位管理制度，明確檔案管理人員的責(zé)任與義務(wù)；加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，加大資金投入，購置符合企業(yè)發(fā)展需要的軟硬件設(shè)備；注重專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，全面提高專業(yè)人才的綜合素質(zhì)和工作能力，使檔案管理成為國有企業(yè)健康發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。