新形勢下衛(wèi)健局檔案管理工作的新思路

程金旺

（寧陽縣衛(wèi)生計生行政執(zhí)法大隊，山東 泰安 271400）

引言

檔案是人類歷史記憶的傳承，也是人類社會實踐活動的真實記錄，人們在社會生活的各項活動中形成的具有保留價值的原始材料，就是檔案。檔案對于一個組織而言，具有現(xiàn)實意義、歷史意義和紀(jì)念作用，是人類文明的結(jié)晶；是人類歷史經(jīng)驗成果的具體表現(xiàn)，也是人們生活的傳承。根據(jù)調(diào)查研究表明，檔案的管理是一項龐大復(fù)雜的工作，每年都要花費(fèi)大量的時間精力進(jìn)行管理，而高質(zhì)量的檔案管理成效其微。衛(wèi)健局將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，符合新形勢下國家對檔案管理工作的新要求[1-3]。

一、衛(wèi)健局傳統(tǒng)檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)

1.衛(wèi)健局內(nèi)部檔案管理工作存在的短板

衛(wèi)健局的檔案管理工作，在一定程度上反映其組織的管理文化。在衛(wèi)健局日常工作事務(wù)中，檔案工作有很大的發(fā)展空間，與辦事人民大眾的聯(lián)系愈加緊密。而當(dāng)下衛(wèi)健局在檔案管理工作中還存在一些問題。一方面，由于檔案管理工作思想落后，上層領(lǐng)導(dǎo)干部沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作在日常業(yè)務(wù)中的重要作用，對檔案管理工作不重視，對于檔案保管的手段方式不合時宜，跟不上時代的潮流，導(dǎo)致檔案管理的無序、混亂，在查閱和借鑒檔案時手忙腳亂，從而沒能真正使檔案發(fā)揮其價值、造福團(tuán)隊發(fā)展。另一方面，缺乏系統(tǒng)檔案管理工作的體制機(jī)制，對檔案的接收、整理、鑒別，對檔案的保管以及公眾對檔案查閱使用等的途徑不完善，對檔案管理技術(shù)設(shè)備資金投入?yún)T乏，不會依托互聯(lián)網(wǎng)、高科技技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)化、智能化管理。耗費(fèi)大量人力、物力、精力，雖然檔案管理效果差強(qiáng)人意，但投入成本太大[4-5]。

2.衛(wèi)健局檔案管理工作外部面臨的挑戰(zhàn)

隨著民眾對與自身息息相關(guān)相關(guān)事事情關(guān)注提高的迫切現(xiàn)實要求，衛(wèi)健局主要工作負(fù)責(zé)制定并組織實施全縣中醫(yī)藥及相關(guān)產(chǎn)業(yè)中長期發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)中醫(yī)藥行業(yè)監(jiān)督、市縣保健對象的醫(yī)療保健工作，承擔(dān)轄區(qū)重大會議和重大活動的醫(yī)療衛(wèi)生保障工作、負(fù)責(zé)醫(yī)療機(jī)構(gòu)和患者權(quán)益維護(hù)，保障醫(yī)療機(jī)構(gòu)和患者在就醫(yī)過程中的合法權(quán)益等。衛(wèi)健局的工作性質(zhì)決定其與民眾的利益息息相關(guān)，積極推進(jìn)檔案信息資源共享，鼓勵檔案室把可公開的各類檔案材料上傳網(wǎng)絡(luò)，開展遠(yuǎn)程檔案信息查詢使用，保留完備真實的工作內(nèi)容檔案，對于其他工作的順利開展和增進(jìn)人民福祉有促進(jìn)作用。

二、新形勢下衛(wèi)健局檔案管理工作的核心

隨著黨和國家各項社會主義事業(yè)的快速發(fā)展，社會領(lǐng)域的各方面都需要高價值的檔案支撐，凸顯出檔案管理工作的重大意義，對衛(wèi)健局而言既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。衛(wèi)健局檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量、受眾面、廣度、深度及效率，都還存在不小改進(jìn)空間。面對檔案工作面臨的新形勢，衛(wèi)健局必須適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的需要，不斷深化對新時期檔案管理工作規(guī)律的認(rèn)識，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念和思路，創(chuàng)新工作理念和工作方法，努力破解檔案管理工作面臨的新問題。面對檔案管理工作面臨的新任務(wù)，盡快補(bǔ)齊短板，不斷加強(qiáng)社會信用體系、社會保障體系等各類重要民生檔案工作管理，為黨和國家各項工作順利發(fā)展提供有力的專業(yè)檔案支撐。努力發(fā)揮衛(wèi)健局檔案管理工作在國家綜合治理能力現(xiàn)代化和國家現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用[6]。

三、新形勢下衛(wèi)健局檔案管理工作新思路

1.完善檔案管理工作基礎(chǔ)建設(shè)

1.1建立健全衛(wèi)健局檔案管理體制機(jī)制。

配制檔案管理工作部門，引進(jìn)高級檔案管理人員，規(guī)范檔案工作人員的專業(yè)化，嚴(yán)格落實對檔案的收集、整理全過程工作的監(jiān)督、核查。加強(qiáng)對檔案室建設(shè)的投入，科學(xué)核準(zhǔn)檔案管理工作所需要的經(jīng)費(fèi)。將原始檔案整合保護(hù)過程中所需費(fèi)用及設(shè)施采購與檢修等方面的費(fèi)用納入財政預(yù)算。加強(qiáng)對檔案科研和教育工作的支持，確保職責(zé)確定、各司其職，相互合作、共同出力。加強(qiáng)對檔案項目經(jīng)費(fèi)的審計督查和績效考核，確保?？顚Ｓ?、科學(xué)使用。加強(qiáng)對單位內(nèi)部人員的思想教育、提高黨員干部對檔案管理工作的重視，起好帶頭模范作用。完善檔案管理工作中統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的管理模式。

1.2加快建設(shè)信息化的電子檔案數(shù)據(jù)庫。

新形勢下衛(wèi)健局檔案管理工作新思路必須將傳統(tǒng)檔案載體數(shù)字化，把數(shù)字檔案時建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人、財、物上統(tǒng)籌安排，配備前沿的檔案管理設(shè)備，對原始檔案做好備份和保護(hù)，建立完整的原始檔案數(shù)據(jù)庫，對原始檔案進(jìn)行網(wǎng)格化管理，確保有關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的全面、真實和準(zhǔn)確。切實加強(qiáng)檔案存儲信息化和利用互聯(lián)網(wǎng)化，大力落實傳統(tǒng)檔案載體信息化工作，以電子化檔案代替原始檔案提供利用，對已實現(xiàn)信息化的檔案原始材料進(jìn)行妥善保管。領(lǐng)導(dǎo)層統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案室信息化文件檔案有蹤可循、有法可依，達(dá)到對信息化檔案全過程監(jiān)督。采取有效手段嚴(yán)防數(shù)字化過程中原始檔案的損毀、丟失、泄露，對涉密檔案進(jìn)行信息化要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息，進(jìn)一步規(guī)范檔案信息的管理，發(fā)揮其在全國檔案工作中的作用。

1.3完善歸檔制度。

負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員要嚴(yán)格履行職責(zé)，及時認(rèn)真制定或修訂單位內(nèi)部對各類文件材料的保管期限表及歸檔范圍。建立健全原始文件歸檔制度，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。只要是應(yīng)該歸檔的原始文件（包括應(yīng)該歸檔的傳統(tǒng)檔案載體的音頻、視頻、文件材料和信息化檔案材料等），應(yīng)該檔案機(jī)構(gòu)移交，嚴(yán)格禁止拒絕歸檔和據(jù)為己有。緊緊圍繞社會生產(chǎn)生活的需要，通過推送、宣傳相關(guān)檔案信息、舉辦檔案展覽、制作電視節(jié)目、編輯出版檔案選編、發(fā)布互聯(lián)網(wǎng)視頻、發(fā)行音像制品、推廣檔案信息入街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等多種模式，全方位為社會提供檔案信息服務(wù)。

1.4嚴(yán)格做到對檔案的異地保護(hù)，保障檔案材料安全。

重要檔案實行異地異質(zhì)備份保管。衛(wèi)健局對于重要檔案材料實行異地備份保護(hù)，保障檔案信息安全，按照國家規(guī)定建立檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系，對重要電子檔案實行異地異質(zhì)備份保管，重要檔案絕對安全。推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)和分級保護(hù)工作，進(jìn)一步完善數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫測評標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密管理制度。對上網(wǎng)文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，嚴(yán)防把涉密文件、檔案傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)上。

2.不斷夯實檔案管理各項工作義務(wù)的能力

第一、積極推進(jìn)檔案頂層架構(gòu)設(shè)計。以制定高效、高值檔案管理辦法為出發(fā)點(diǎn)，不斷夯實衛(wèi)健局本身檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，使檔案工作能力建設(shè)取得新進(jìn)展。加強(qiáng)對涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機(jī)和涉密載體的安全保密管理，按照涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護(hù)要求，嚴(yán)防文件、檔案在傳輸過程中失泄密。對涉密檔案、重要檔案的存儲介質(zhì)進(jìn)行檢驗和認(rèn)證，確保長期可用。著力構(gòu)建科學(xué)完整的檔案管理體系；以制定檔案管理辦法工作流程和整理有關(guān)檔案管理規(guī)范性文件方針政策為突破點(diǎn)，建立健全單位檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。

第二、設(shè)立專門的檔案室且指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，保管整理本單位工作中形成的且具有保留價值的檔案并給單位內(nèi)部及社會民眾提供服務(wù)。對員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，增強(qiáng)員工的業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)員工的責(zé)任感。衛(wèi)健局設(shè)置的檔案室做到建成面積達(dá)標(biāo)、設(shè)備齊全、嚴(yán)密安全、功能豐富、智能便捷、節(jié)能環(huán)保的新形勢衛(wèi)健局檔案保管基地、人們真實記錄的檔案中心。

第三、加強(qiáng)檔案服務(wù)意識、創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式。衛(wèi)健局應(yīng)該要把提供檔案信息服務(wù)作為單位工作的一部分，按照我國檔案法積極開展檔案管理并積極開放應(yīng)該開放的檔案，關(guān)于機(jī)密檔案信息服務(wù)要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。統(tǒng)籌安排檔案便民利民服務(wù)、工作內(nèi)容公開透明，盡力打造優(yōu)質(zhì)便捷的新服務(wù)。

第四、科學(xué)整合檔案信息，鼓勵支持員工積極提供有價值的檔案材料，妥善進(jìn)行檔案管理，對損毀、丟失檔案的，做到追責(zé)到個人、科室，依法查處，并督促單位檔案室積極予以補(bǔ)救。加強(qiáng)上層對檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)格保證所有歸檔材料符合要求；把電子數(shù)據(jù)化的檔案納入衛(wèi)健局電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)整體規(guī)劃中。優(yōu)化檔案查詢使用手續(xù)，免費(fèi)進(jìn)行檔案查詢，最大限度滿足利用者需求；主動開放檔案資源，積極提供檔案信息便民利民服務(wù)。

結(jié)語

檔案是社會實踐的真實記錄，是文明得以傳承的物質(zhì)載體，也是指導(dǎo)社會實踐最可靠的史料經(jīng)驗。新形勢下衛(wèi)健局檔案管理工作新思路的產(chǎn)生，掀開了其在新時代各項事業(yè)與時俱進(jìn)的新篇章。使檔案管理工作真正起到史料經(jīng)驗借鑒、服務(wù)百姓民生的作用。領(lǐng)導(dǎo)干部高度重視，提高檔案管理工作的頂層設(shè)計。做好異地保護(hù)，革新檔案管理工作機(jī)制，完善檔案管理體系機(jī)制。建成檔案對口分類管理負(fù)責(zé)，檔案數(shù)據(jù)庫維護(hù)更新具體追責(zé)。符合新形勢國家對檔案管理工作的要求，促進(jìn)衛(wèi)健局檔案工作的進(jìn)一步提升。