數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源整合利用分析

宮本蓮

（丹東市自然資源事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 丹東 118000）

前言

檔案信息資源是依托檔案信息記錄原始數(shù)據(jù)而形成的檔案資料。它在社會(huì)信息結(jié)構(gòu)中具備突出價(jià)值，若能在檔案管理過程中提高整合利用率，可充分提高檔案信息資源的綜合效益，進(jìn)而為我國檔案管理事業(yè)的良性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。對此，應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展特征予以創(chuàng)新，確保檔案信息資源擁有良好的整合利用條件。

一、檔案信息資源整合利用的必要性

1.順應(yīng)時(shí)代發(fā)展

事實(shí)上，各行各業(yè)都具有專屬檔案，作為承載著實(shí)踐活動(dòng)成果的一系列完整的固化信息。關(guān)于檔案信息資源的有效利用，是為了進(jìn)一步順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。根據(jù)相關(guān)調(diào)查：國務(wù)院于2021年印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，其中在新檔案法背景下，要求從事檔案相關(guān)工作的組織單位，都應(yīng)當(dāng)時(shí)刻明確崗位職責(zé)，確保檔案工作成果符合國家提出的新要求。匯總往日工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)已擁有2755.9萬人次的檔案館接待頻率，而且僅在2016年起的三年時(shí)間里，參觀者數(shù)量突破了2545.2萬人次，由此表明檔案信息資源的整合利用，是踐行中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃綱要與2035遠(yuǎn)景目標(biāo)的重要途徑，理應(yīng)引起相關(guān)人員的重視[1]。

2.實(shí)現(xiàn)高效管理

檔案信息資源整合利用，還可提高檔案管理工作效率。在高效管理中，已然擺脫了傳統(tǒng)管理模式的束縛。與以往人工管理模式比較，管理負(fù)擔(dān)有所減緩，且信息資源整合準(zhǔn)確度也得到了相應(yīng)的提升。目前，在檔案管理中多以信息管理系統(tǒng)為主，結(jié)合先進(jìn)的管理基礎(chǔ)，促使檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)便捷化利用，以免因信息提取復(fù)雜，造成信息資源長期得不到有效利用。借此運(yùn)用整合利用新手段，改善檔案工作現(xiàn)狀，滿足新時(shí)代檔案利用需求。

二、數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源整合利用目標(biāo)

在數(shù)字化環(huán)境下，關(guān)于檔案信息資源的整合與利用，需達(dá)成下述工作目標(biāo)。

第一，提高檔案數(shù)據(jù)利用率。檔案信息資源的類型繁多，除了人資信息外，還包含各種記錄歷史會(huì)議、重大新聞事件以及主要成就的綜合信息，一方面，若能充分利用檔案數(shù)據(jù)，可對未來企業(yè)或者組織個(gè)人的發(fā)展起到指引作用。例如企業(yè)可借助檔案數(shù)據(jù)，對未來一年的戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)行重新界定，聯(lián)合既往業(yè)務(wù)效益信息，判定當(dāng)前營銷計(jì)劃是否具備推廣價(jià)值。另一方面，還能夠根據(jù)人資檔案，分析現(xiàn)下執(zhí)行的人資分配方案是否可行，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的深度開發(fā)，展現(xiàn)其管理價(jià)值。

第二，擴(kuò)大信息軟件使用范圍。檔案信息資源在其進(jìn)行整合與利用過程中，還可通過先進(jìn)的信息軟件開展全新的檔案管理工作。例如可借助信息管理系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行掃描歸檔，而后可直接輸入關(guān)鍵詞快速獲取檔案信息資源，繼而在擴(kuò)大信息軟件使用范圍的前提下，為檔案管理人員的高效工作給予保障，也能防止在人工操作下影響檔案信息利用率。通常情況下，檔案管理者所采用的信息軟件，多包含檔案整理、信息調(diào)取、資源統(tǒng)計(jì)等綜合模塊，能根據(jù)具體需求選擇對應(yīng)的功能，以便在軟件輔助下，切實(shí)提高信息資源整合利用率[2]。

第三，密切關(guān)注檔案信息內(nèi)容。在數(shù)字化環(huán)境下，檔案常分為紙質(zhì)版檔案與電子檔案，其中對其信息資源予以整合利用階段，還要求相關(guān)人員能夠增加對信息檔案內(nèi)容的關(guān)注度，特別是對新媒體資源，需將其作為創(chuàng)新改革的重要資料，由此為新時(shí)代背景下的轉(zhuǎn)型工作奠定基礎(chǔ)。只有充分利用檔案信息資源，并注重整合質(zhì)量，才能發(fā)揮出檔案信息資源的重要價(jià)值。

三、數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源整合利用方法

1.實(shí)施檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

在數(shù)字化環(huán)境下，檔案信息資源整合利用還需要實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理模式。所謂的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，是在信息軟件與人工聯(lián)合操作下，針對檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)整合與充分利用。

首先，檔案管理者應(yīng)當(dāng)深度掌握傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)劣勢，并結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對人為管理中的低效、失誤率高等缺陷進(jìn)行整改。如對于檔案信息的整合，可通過信息管理系統(tǒng)，對其進(jìn)行分類歸檔，而后直接通過對電子檔案信息的匯總，實(shí)現(xiàn)原始檔案信息的整合，以便后續(xù)能夠隨時(shí)根據(jù)查詢者實(shí)際需求，為其積極調(diào)取檔案信息，防止人工頻繁翻找紙質(zhì)版檔案，加大歸檔難度。其次，需對網(wǎng)絡(luò)化管理中的工作職責(zé)予以明確劃分。雖然網(wǎng)絡(luò)化管理顯然提高了管理效率，但也要求相關(guān)人員隨時(shí)根據(jù)不同任務(wù)，安排指定人員分別予以完成。如信息掃描職責(zé)、信息保管責(zé)任等，這樣才能在出現(xiàn)信息丟失或者錄入錯(cuò)誤等問題時(shí)及時(shí)追責(zé)，減少相關(guān)損失。最后，需打造一體化管理數(shù)字化平臺(tái)。由于檔案管理工作屬于連貫性工作任務(wù)，不能僅僅將其掃描入檔，而不對其進(jìn)行分類整理。所以還應(yīng)當(dāng)優(yōu)選云服務(wù)平臺(tái)，為其構(gòu)建一體化管理框架，確保豐富的信息資源，經(jīng)由信息管理系統(tǒng)及其信息軟件，以供相關(guān)人員實(shí)現(xiàn)高效利用?；诖耍W(wǎng)絡(luò)化管理模式的推進(jìn)，是數(shù)字化環(huán)境背景下最為迫切的創(chuàng)新路徑。

以軍隊(duì)檔案的實(shí)踐舉措為例，它曾運(yùn)用軍網(wǎng)以及自動(dòng)化局域網(wǎng)建立了遠(yuǎn)程協(xié)同檔案服務(wù)機(jī)制，并且疏通了資源共享渠道，以便軍隊(duì)各部門都能結(jié)合具體需求從平臺(tái)上獲取信息資源，最終實(shí)現(xiàn)了管社聯(lián)動(dòng)目標(biāo)。

2.加強(qiáng)檔案信息安全管理

檔案信息資源在整合利用期間，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全管理，一是為了杜絕信息泄露現(xiàn)象，保障信息資源的安全性；二是為了消除信息竊取后產(chǎn)生的種種不良影響。特別是機(jī)密檔案。只有檔案管理者能夠積極為檔案創(chuàng)造安全的管理?xiàng)l件，才能逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范化利用。

具體可從下述三個(gè)部分出發(fā)：第一，檔案管理者除了需要完成本職任務(wù)外，還需要意識(shí)到信息安全事件的重要性。既要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的安全防護(hù)，又要及時(shí)篩查信息管理系統(tǒng)等線上平臺(tái)的安全性。例如可借助360安全衛(wèi)士等殺毒軟件，對系統(tǒng)運(yùn)行中存在的種種可疑鏈接、偽網(wǎng)站進(jìn)行清理，杜絕信息泄密事件，必要時(shí)還可聯(lián)合技術(shù)人員為其設(shè)置防護(hù)效果更強(qiáng)的防護(hù)盾。第二，需從法律層面上，編制科學(xué)的安全管理制度。例如某檔案館在其運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理方法時(shí)，專門頒布了月度檢查制度以及安全教育培訓(xùn)計(jì)劃，進(jìn)而督促相關(guān)人員遵從制度，積極參與培訓(xùn)活動(dòng)，一旦違反制度要求，可對其做出相應(yīng)的處罰，這樣才能培養(yǎng)相關(guān)人員的責(zé)任感。由于檔案管理者在整合利用信息資源時(shí)，電子檔案屬于最便捷的利用途徑，應(yīng)當(dāng)做好分類，其中分類是指將檔案信息資源劃分為重要信息與非重要信息，而且還需對重要信息進(jìn)行加密，待正確輸入密碼后才能獲取信息，以免因保管不當(dāng)，引發(fā)嚴(yán)重后果。第三，做好備份工作，因電子檔案保存在信息管理系統(tǒng)中，易受黑客、病毒攻擊，致使信息丟失，此時(shí)需對重要信息進(jìn)行備份，尤其目前許多系統(tǒng)均設(shè)有云端自動(dòng)保存功能，能在丟失后快速找回原始數(shù)據(jù)，其安全性更為顯著[3]。

3.打造高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)

在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源高效整合目標(biāo)時(shí)，只有經(jīng)過妥善的整合，才能為其利用率的提高奠定基礎(chǔ)。以往之所以出現(xiàn)檔案信息利用率低的問題，多半源于檔案信息較為分散，無法滿足用戶的實(shí)際提取需求。而今可在數(shù)字化環(huán)境下，積極采用信息化管理模式完成整合任務(wù)。管理者可從稅務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等多個(gè)類別進(jìn)行查找，甚至可以直接輸入關(guān)鍵詞，如員工姓名、查詢?nèi)掌诘龋岣卟檎倚?。由于在全新的管理?xiàng)l件下，要求檔案管理者需要深度掌握信息化管理模式的操作技巧，故而需及時(shí)為其安排培訓(xùn)活動(dòng)，傳遞新知，保證管理者能夠在整合利用中合理使用信息管理系統(tǒng)處理管理事項(xiàng)[4]。

4.加大檔案資源監(jiān)督力度

檔案信息資源整合利用需要對其進(jìn)行全方位監(jiān)督，一是為了增加檔案信息資源的完整度；二是為了保障信息資源的真實(shí)性，由此為后續(xù)整合利用提供保障。檔案管理者在整理檔案信息期間，需要進(jìn)一步規(guī)范自身行為，不可出現(xiàn)掃描錯(cuò)誤，又或是在錄入相關(guān)信息時(shí)，針對相似檔案未能進(jìn)行差別化管理，特別是在人事檔案中關(guān)于同名同姓人力資源信息的整理。在對其工作流程予以監(jiān)督時(shí)，其具體方法包括以下兩種：其一，安裝全方位監(jiān)控裝置，其中監(jiān)控區(qū)域需涉及計(jì)算機(jī)設(shè)施界面，促使相關(guān)人員在查閱檔案或者錄入檔案時(shí)，能對其整個(gè)操作步驟實(shí)施有效監(jiān)督，必要時(shí)可安排專門的人員通過監(jiān)控予以核實(shí)，這也是為了給后期糾紛事件的妥善處理提供依據(jù)。其二，政府部門需匯總各部門的需求范圍，包括確定哪一種檔案信息資源利用頻率較高，哪一種檔案信息資源整合工作最為迫切等，而后方可根據(jù)具體需求為其提供檔案信息資源整合利用服務(wù)。在對其進(jìn)行監(jiān)督管理階段，還應(yīng)當(dāng)為相關(guān)人員建立監(jiān)督管理機(jī)制，督促管理者能夠在第三方監(jiān)管機(jī)構(gòu)的輔助下，順利完成整合任務(wù)，在檔案信息資源利用過程中，也需優(yōu)化服務(wù)條件。

結(jié)語

綜上所述，檔案信息資源的整合利用在數(shù)字化環(huán)境下，需積極加以改革，并從網(wǎng)絡(luò)化管理、安全管理、高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)、檔案資源監(jiān)督力度等方面著手，促使檔案信息資源在新時(shí)代背景下?lián)碛袃?yōu)良前景，深度開發(fā)檔案資源，杜絕檔案信息資源損耗問題，在對其進(jìn)行妥善保管的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)有效提升管理質(zhì)量。