科技期刊檔案管理工作數字化探討

趙范心

（中國機械工程學會，北京 100048）

前言

科技期刊是科研成果交流和展示的重要載體，是人類科技成果交流的重要平臺。在科技期刊的日常工作運營中，形成和累積了大量的數據資料，對這些數據資料的分類、存儲、分析即是科技期刊檔案管理工作。為適應數字化、智能化的發(fā)展需求，做好科技期刊的檔案信息的資源整合工作十分重要?？萍计诳涗浟艘粋€國家在某個專業(yè)領域的發(fā)展歷程，學術期刊的發(fā)展史承載著該專業(yè)領域的研究發(fā)展史，故而學術期刊的檔案資料不僅蘊含了時代和歷史意義，更是包含了諸多珍貴的科技歷史材料，對當今乃至后世都有著積極重要的意義。隨著數字化的發(fā)展，融合發(fā)展已成為期刊發(fā)展的重要方向。在推進期刊融合發(fā)展的具體工作中，海量數據信息的生成，對科技期刊的檔案管理工作提出了全新的要求。期刊積累的作者庫、專家?guī)臁⑵髽I(yè)庫的大數據分析，有助于擴大學會會員、爭取廣告資源；歷史性檔案的融合管理，有利于總結學會辦刊歷史沿革及期刊紀念刊的回顧整理；包括對投稿方向、作者單位、審稿專家、退稿、撤稿檔案的歸并研究等對期刊提供有效的大數據參考。做好學術期刊檔案的規(guī)范化管理，對行業(yè)發(fā)展而言有著不可替代的意義。

一、科技期刊檔案管理工作數字化的必要性

1.信息技術的發(fā)展使得期刊工作流程、數據的產生存儲數字化、信息化

科技期刊見證著科技發(fā)展的歷程，極具研究價值。有效地存儲、開發(fā)、利用好科技期刊的檔案信息資源，具有十分重要的意義[1]。長期以來，期刊的檔案資料多采用傳統(tǒng)模式，習慣性將紙質文檔存儲在檔案室，查找檢索起來非常費時，存儲檔案空間又大，維護起來也不方便，對檔案的備份也需要大量的人力、物力，而且容易出現錯誤[2]。再者，紙質檔案隨著時間的流逝，因為材質的關系，會出現氧化、模糊等問題，不利于永久存儲。隨著技術發(fā)展，與傳統(tǒng)檔案管理不同的數據對象的出現，為檔案信息管理帶來新的機遇與挑戰(zhàn)。

數碼掃描技術出現后，將傳統(tǒng)的檔案數字化，對其立卷編目，借助存儲系統(tǒng)，為每個文檔打上數個數碼電子標簽，如年份、類別，在調用的時候可根據需求輸入關鍵詞調出所需檔案，便于查閱者使用，提高檢索效率[3]。

科技期刊為不斷適應現代傳播技術的發(fā)展，工作流程和工具都在不斷迭代更新。尤其是在計算機技術廣泛應用之后，科技期刊的投稿、審稿、出版流程都發(fā)生了質的變化。從原來的信件郵寄往來的方式到后來投審稿系統(tǒng)的普遍應用，科技期刊檔案的主要載體也由原來的紙介形式轉變?yōu)殡娮拥男问?。而隨著檢索系統(tǒng)的出現和完善，極大程度地便利了檔案信息的查閱，極大程度地節(jié)約了檔案信息的存儲和檢索成本，這一形式的變化，使得歷史檔案信息的電子化和與現有電子檔案信息的數字化管理成為必要。在復雜的數據管理格局下，協(xié)同管理是管理好電子文檔的必由之路[4]。

2.數據新形式層出不窮

近年來，國家主管部門相繼出臺了融合出版的相關規(guī)定和要求，新形勢下融合出版已成為科技期刊發(fā)展的主要方向?？萍计诳某霭鎯热莶辉倬窒抻谖母?，而是出現了以音頻、視頻、程序為輔助的多媒體出版內容。相應地傳播形式也發(fā)生了翻天覆地的變化，紙刊不再是主要的流通傳播渠道，取而代之的是更為便捷、迅速、受眾更廣泛、包含更多多媒體內容的電子文件的傳播形式。新技術的不斷涌現和迭代，期刊檔案信息的處理技術和對象也發(fā)生了變革。做好期刊檔案信息的管理工作，就必須及時調整工作方法，及時了解新的數據形式和信息載體及運行程序。

3.遠超過往數量的海量信息的生成

與傳統(tǒng)期刊出版不一樣的是，期刊數字化發(fā)展使得期刊數字檔案信息海量誕生。在信息爆炸這一時代，海量的信息被生產出來，遠超過往任一時代。鑒于這一時代的特點，這些海量信息的載體或是音頻或是視頻或是程序，不再局限于文字。這些更具有價值的信息的留存成了科技期刊檔案信息管理的主要任務。

二、科技期刊檔案管理工作數字化的問題

1.期刊數據的分散，沒有統(tǒng)一管理

目前主辦單位所屬的期刊由不同的承辦單位承辦。由于各單位的情況不同，要求不同，各個期刊在存儲管理本刊檔案數據方面的工作機制和要求也不盡相同，更為嚴重的是，這種各自管理的情況，使得期刊間的信息被動地形成天然物理隔絕，互不相通。這種獨立的存儲現狀對主辦單位對期刊檔案數據的協(xié)同管理帶來了工作難度，且不利于主辦單位對檔案信息的整合，也阻礙了期刊間某些資源的共享利用。

2.期刊數據格式缺乏統(tǒng)一的標準

隨著數字化發(fā)展而形成的新的數據形式出現不過十幾年甚至幾年的時間，還處于摸索階段，尚未形成統(tǒng)一的行業(yè)標準，甚至于各期刊合作的各數據制造公司有自己的標準要求，在運行數據時，所需要使用的應用軟件也五花八門。這種期刊間的不統(tǒng)一為主辦單位在整合檔案信息的具體工作帶來難度和不便。所以作為主辦單位對下屬期刊制定統(tǒng)一標準和要求成為需要迫切進行的工作。

3.檔案部門的技術支撐能力不足

實現將掃描的期刊紙質的檔案，或是錄入的聲像等信息檔案資料存儲到計算機數據庫中，一是需要用于存儲的硬件；二是需要相應的計算機軟件[1]。有關硬件包括電腦設備、掃描設備、數碼相機等；計算機軟件則是專門針對期刊檔案管理進行開發(fā)設計的管理軟件。目前很多檔案管理部門的工作仍將重心放在紙質檔案的歸檔上，對檔案信息數字化、信息化、規(guī)范化管理缺少相應的機制和技術支撐。一些管理人員已經習慣了采用傳統(tǒng)的方式進行相應的檔案信息管理工作，對數字化技術的應用很陌生，再者部分檔案管理部門缺乏組織對人員進行數字化技術培訓，這都使得當下檔案信息管理部門出現了數字化技術支撐能力不足的問題。然而新形勢下的數據管理人員，不僅需要有檔案管理方面的知識儲備，還需要對數字信息技術方面有所涉獵，并需要具備一定的數字信息技術層面的處理能力。

4.期刊檔案數字化管理中的信息安全問題

數字化管理有著傳統(tǒng)檔案管理無可比擬的優(yōu)勢和功能，但是在對期刊檔案進行數字化管理過程中，極易出現由于管理機制不完善而出現的信息安全問題，尤其需要警惕黑客攻擊和病毒感染的問題，使所存儲的檔案信息出現安全隱患，導致檔案信息丟失、失真等問題。在網絡傳輸過程中，由于互聯網開放性的特點，傳輸的信息也容易被盜竊、篡改、偽造，給科技期刊的作者、專家?guī)韨?，影響期刊的利益。故而信息安全問題也是期刊檔案數字化管理中急需重視的問題。

三、科技期刊檔案管理工作數字化的解決措施和途徑

1.制定統(tǒng)一的數據要求和標準

作為主辦主管部門，需要對當前期刊的檔案存儲現狀的共性和個性特征進行調研，摸清形式，根據實際情況，建立統(tǒng)一的數據存儲標準，對數據上傳的格式和名稱進行統(tǒng)一要求，定時、定期要求下屬期刊按照規(guī)定提交符合要求的相關信息。建立專人專項負責制，并定期對下屬期刊的檔案上傳工作進行督促。形成一種可考核的主辦單位與期刊編輯部之間的良性的記錄關系。

2.使用高性能的科技期刊檔案管理系統(tǒng)

統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)是對期刊檔案信息的集成管理、資源共享、進行大數據分析的重要前提。故而作為期刊的主辦單位，需要針對期刊的實際運營情況，與合適的技術公司進行合作，選擇能滿足實際使用需求、操作便利的檔案管理軟件系統(tǒng)，提升工作效率，起到事半功倍的效果。方便期刊各編輯部對所屬期刊信息在該平臺上配合主辦單位對檔案信息進行協(xié)同管理。

3.加強數據管理制度化建設，落實數字處理技術人員 培訓

期刊電子檔案的收集、積累、整理、歸檔、存儲、利用等各環(huán)節(jié)，都有出現信息更改、丟失的可能，而一旦出現問題，又不太容易被發(fā)現，故而期刊數據管理需要建立一套行之有效的安全保障措施，從制度上規(guī)避安全問題的出現。在數據檔案上傳歸檔過程中要權責分明，責任到人，確保落實各階段的審批手續(xù)，對在積累、使用中出現的一切變更都應記錄在案，服務器后臺數據可查。積極組織相關人員的技術培訓，以便適應日新月異的技術手段或版本更新。

結語

隨著信息化的到來紙質檔案已經無法滿足人們的需求。計算機的使用產生的大量的數字檔案，使其通過互聯網使實現了共享，更好地為人們的生活和科技服務。信息化的建設有利的推動了科技期刊的發(fā)展，科技期刊的檔案管理工作也隨之數字化、多元化?？萍计诳跈n案管理工作數字化過程中，需要加強制度建設、標準建設，同時，還需要注意對檔案管理人員的培訓使其適應新形勢下的期刊檔案管理工作。