藝術(shù)類高校干部人事檔案工作新思路
——基于《干部人事檔案工作條例》

□楊依桐

當前黨和國家各方面工作越來越專業(yè)化、專門化、精細化，在處理好每一個方面事情和每一項工作的具體本領(lǐng)上也體現(xiàn)著國家治理能力。干部人事檔案工作始終是黨中央高度重視的一項工作，2018年11月出臺的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）對于干部人事檔案工作專業(yè)化、專門化、精細化水平提出了新的要求，為持續(xù)推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化提供了基本遵循。從高校發(fā)展角度看，干部人事檔案工作不僅是組織人事工作開展的原始依據(jù)，更是事關(guān)從嚴管理干部、建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化教職工隊伍、營造風清氣正選人用人環(huán)境、提升干部人事檔案管理與服務(wù)水平。因此，必須深刻認識新時代干部人事檔案工作的新要求，結(jié)合藝術(shù)類院校特點，找出差距與不足，更好地發(fā)揮干部人事檔案工作在高校治理中的重要作用。

一、解讀《條例》，看新時代干部人事檔案工作新要求

1.配置專門化，推進科學化。專門化簡單來說就是進行分工，不同的人或組織負責不同類型的工作。《條例》中提出的專門化相關(guān)要求是實現(xiàn)干部人事檔案管理科學化的基礎(chǔ)。早在延安時期，干部人事檔案已經(jīng)成為一個相對獨立的工作領(lǐng)域，在黨員干部的教育培養(yǎng)、選拔任用、從嚴管理監(jiān)督等方面都發(fā)揮了重要作用。新時代對干部人事檔案提出的專門化要求，并不是將其從組織人事工作中剝離出來，而是體現(xiàn)在硬件設(shè)施、人員安排等方面。實現(xiàn)專門化的重要物質(zhì)基礎(chǔ)就是有相對獨立的“門”，即相對獨立的工作空間?！稐l例》中對于干部人事檔案工作明確提出了“應按照有關(guān)標準建設(shè)庫房或設(shè)置專用房間保管檔案，并實現(xiàn)閱檔場所、整檔場所、辦公場所的分離”，可見干部人事檔案工作的硬件環(huán)境逐漸得到重視，向著更加科學化的方向發(fā)展。明確崗位、配備高質(zhì)量的專職工作人員也是一個領(lǐng)域?qū)ｉT化的重要標志。從量上看，《條例》規(guī)定了以1000∶1為標準配備專職人員。從質(zhì)上看，也明確指出了干部人事檔案工作人員選配的回避原則以及政治素質(zhì)、專業(yè)能力等方面的高標準、嚴要求，以高素質(zhì)的專職人員推進干部人事檔案科學化管理。

2.標準專業(yè)化，推動制度化。提升干部人事檔案工作的專業(yè)化水平，是實現(xiàn)制度化的重要手段。教育社會學學者霍伊爾認為：“專業(yè)化是指一種職業(yè)經(jīng)過一段時間后成功地滿足某一專業(yè)性職業(yè)標準的過程。”可見，“標準”是專業(yè)化的驅(qū)動力，明確的工作規(guī)范與標準是干部人事檔案工作走向?qū)I(yè)化的重要標志。在管理體制上，《條例》明確提出了在黨的領(lǐng)導下中央主管、地方多層分管的管理體制以及相應的管理職責，特別是新增了干部人事檔案工作的組織監(jiān)督、群眾監(jiān)督機制相關(guān)規(guī)定。這就要求各部門依照《條例》標準，確保干部人事工作按照制度化標準，健全規(guī)章制度，完善管理體制。在內(nèi)容與流程方面，《條例》中規(guī)范了檔案內(nèi)容的十大分類標準，接收、轉(zhuǎn)遞相關(guān)手續(xù)要求等。在利用與審核中，也規(guī)定了嚴格的查閱、復制、摘錄等利用程序，以及“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”等審核程序?！稐l例》為干部人事檔案工作提供了明確且嚴格的規(guī)范與標準，“有章可循”方能實現(xiàn)制度化。

3.管理精細化，推動規(guī)范化。在日常管理中，《條例》規(guī)定材料形成部門需在 “1個月內(nèi)”主動移交；權(quán)限變動時，應在“2個月內(nèi)”完成檔案轉(zhuǎn)遞；接收檔案需在“2個月”內(nèi)完成審核入庫等。從這些時限數(shù)字可以看出，干部人事檔案工作的“及時性”上有了更為細化的要求。在檔案利用上，《條例》闡述了可查閱干部人事檔案的七種情形，并明確了查閱檔案的程序要求。同時，提出了與大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)結(jié)合建立數(shù)字檔案，提供精準高效的服務(wù)。上述精細化的要求，能夠使干部人事檔案工作各方面都更加規(guī)范，為組織選人用人等方面提供高水平服務(wù)打下良好基礎(chǔ)。

二、對照《條例》，看高校干部人事檔案工作存在的問題

1.專門化水平有差距，科學化建設(shè)有待加強。藝術(shù)類院校往往規(guī)模較小，用房相對緊張，干部人事檔案專用庫房與閱檔場所、整檔場所、辦公場所“四室分離”的落實仍處于過渡階段，部分藝術(shù)類院校采用隔斷壓縮空間的方式實現(xiàn)分離，工作場所建設(shè)與應達標準存在差距。藝術(shù)類院校干部人事檔案工作多隸屬于人事部門，往往日常工作任務(wù)繁重、人手不足，采取兼任方式管理干部人事檔案，未能達到《條例》中專職人員配比的基本要求。實際上干部人事檔案管理人員不僅有反復拆解、裝訂的機械性工作，更承擔著檔案鑒別、審核、保密等重要職責，兼職檔案管理人員往往無法達到高標準的工作水平，目前除處級檔案外，大部分教職工檔案仍存在“三齡兩歷”等重要材料未審核、日常材料歸檔嚴重滯后的問題，現(xiàn)有基礎(chǔ)水平較差。

2.專業(yè)化程度有差距，制度化管理仍需完善。在制度框架上，藝術(shù)類院校對于《條例》中新提出的干部人事檔案監(jiān)督檢查機制建設(shè)，目前基本處于缺失狀態(tài)，沒有形成相應監(jiān)督檢查制度規(guī)范。在制度內(nèi)容方面，雖然已建立本校干部人事檔案管理制度，但隨著新《條例》的頒布，相應制度更新以及實施細則制定沒有落實到位，導致在執(zhí)行上存在不嚴肅性。例如在干部人事檔案查閱上，校內(nèi)往往存在1人單獨查閱或未履行審批手續(xù)等情況，查閱具有一定的隨意性，保密性與安全性存在一定風險。

3.精細化程度不高，規(guī)范化基礎(chǔ)有待夯實。受人員配備以及制度建設(shè)情況的影響，藝術(shù)類高校干部人事檔案往往在日常檔案管理環(huán)節(jié)存在嚴重的滯后性，如存在形成材料部門上交不及時或未及時歸檔；個人國籍、家庭成員、社會關(guān)系等信息陳舊，在出境備案審批、親屬回避制度等情況中不具備參考價值等問題。藝術(shù)類高校干部人事檔案數(shù)字化工作仍處于起步階段，推進較為緩慢，滯后于工資審批、社保辦理、干部信息系統(tǒng)等電子平臺的發(fā)展，例如天津市教育系統(tǒng)使用的“機關(guān)事業(yè)單位工資管理云平臺”已經(jīng)實現(xiàn)無紙化辦公，在工資變動審批時需要上傳大量電子檔案材料，但是由于檔案數(shù)字化滯后性，仍需要干部人事檔案管理人員協(xié)助勞資科屆時拆解紙質(zhì)檔案，通過拍照或掃描后分類分批整理上傳，重復工作費時費力，效率較低。另外，藝術(shù)類高校干部人事檔案在內(nèi)容上缺乏與本身特點的結(jié)合，藝術(shù)成就、教學評價、師德師風等藝術(shù)類高校特色材料分散于各個部門，未集中納入干部人事檔案中，而根據(jù)藝術(shù)類院校選人用人的特點，這樣一些材料理應作重要參考憑證。

三、遵循《條例》，改進高校干部人事檔案工作方向

1.資源配置專門化，保障干部人事檔案工作物質(zhì)基礎(chǔ)。藝術(shù)類高校必須意識到干部人事檔案在高校建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍及師資隊伍中的重要地位。在基礎(chǔ)設(shè)施方面，應盡快協(xié)調(diào)校內(nèi)辦公場地，遵循《條例》規(guī)定標準，實現(xiàn)“一庫三室”分離設(shè)置，加大投入，配備紙質(zhì)檔案保管以及檔案數(shù)字化所需基礎(chǔ)設(shè)備。在人力資源上，應盡快協(xié)調(diào)人員安排，落實1000∶1配備專職工作人員，實現(xiàn)專人專管，強化崗位責任。同時，強化黨性教育與業(yè)務(wù)培訓，特別是在檔案管理數(shù)字化的大背景下，更應注重“檔案+信息化”的復合型人才培養(yǎng)，提高干部人事檔案內(nèi)涵質(zhì)量建設(shè)。

2.制度建設(shè)專業(yè)化，完善干部人事檔案工作制度基礎(chǔ)。藝術(shù)類高校干部人事檔案工作應以《條例》為標準，完善相關(guān)工作制度，讓干部人事檔案工作有章可循，嚴格按照制度執(zhí)行，逐漸實現(xiàn)標準化、制度化管理。藝術(shù)類高校應盡快按照《條例》新要求，建立健全干部人事檔案監(jiān)督制度，由校內(nèi)紀檢監(jiān)察及巡察等部門對于《條例》執(zhí)行情況進行監(jiān)督，對于違反相關(guān)規(guī)定和紀律的處罰情況應結(jié)合本校實際制定細則。在藝術(shù)類高校還應當依據(jù)《條例》等政策文件的出臺及時對現(xiàn)有制度進行完善和補充，并在歸檔、查閱、審核、安全等方面制定相應細則，讓制度落地。例如，通過制度建設(shè)明確允許查閱的條件情形、審批流程、查閱人員、復制材料的方式等；明確歸檔材料書寫內(nèi)容的真實性、完整性以及格式規(guī)范要求；建立健全干部履歷類材料動態(tài)更新制度等。

3.日常管理精細化，提升干部人事檔案工作服務(wù)水平。干部人事檔案收集的材料來自于各個部門或由教職工個人填寫，因此定期舉辦宣傳講座、業(yè)務(wù)培訓等，使各個利益相關(guān)者都能夠意識到檔案真實性、完整性以及安全性的重要意義，主動守好入口關(guān)，配合提供更為精準的歸檔材料，減少返工，內(nèi)容上越規(guī)范的干部人事檔案越能在利用時提供高水平的服務(wù)。推進藝術(shù)類高校干部人事檔案數(shù)字化進程的必要性愈發(fā)凸顯，然而受場地及資金等限制，短時間內(nèi)無法獨立完成數(shù)字化也是現(xiàn)實情況。由于檔案規(guī)模相對較小，可以采用購買外包服務(wù)的方式節(jié)約成本，但同時也必須通過壓實責任、強化驗收、建立第三方審核機制等方式，對檔案數(shù)字化外包在項目資質(zhì)、檔案實體以及數(shù)據(jù)質(zhì)量、安全保密性上的風險進行嚴格防控。加快數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)能夠為檔案利用提供更為便捷的服務(wù)。

總之，藝術(shù)類院校根據(jù)自身特點，充實檔案內(nèi)容，提升檔案價值，精益求精。藝術(shù)類高校教師多具有舉辦或參加展覽經(jīng)歷或通過創(chuàng)建工作室、社會兼職等獲得藝術(shù)成就，這些材料往往體現(xiàn)著個人業(yè)績與社會影響，應當在檔案中動態(tài)補充，作為評價藝術(shù)類人才的重要依據(jù)。另外，“立德樹人”是高校教師的職責與使命，教學能力與師德師風等是全面評價一名高校教師的重要因素，與之相關(guān)的考核材料也應當在干部人事檔案中有所體現(xiàn)。在新時代背景下，應結(jié)合藝術(shù)類高校實際，積極探索干部人事檔案在常規(guī)內(nèi)容基礎(chǔ)上與藝術(shù)檔案、教學檔案、師德師風檔案等相結(jié)合，形成具有藝術(shù)類高校特色的干部人事檔案，為干部隊伍建設(shè)、教師資源配置等提供更加全面的參考依據(jù)。