建設(shè)工程檔案管理的重要性及其規(guī)范化

閻曼

摘要：隨著當(dāng)今社會(huì)現(xiàn)代化水平的發(fā)展，我們追隨著世界全球化、經(jīng)濟(jì)、科技以及文化的多元化發(fā)展步伐，也步入了信息化的時(shí)代。計(jì)算機(jī)水平的逐漸提升，互聯(lián)網(wǎng)也在各行各業(yè)得到了普及和應(yīng)用。而當(dāng)下企業(yè)對(duì)于內(nèi)部的檔案管理已成為重要內(nèi)容，并給予了越來(lái)越多的關(guān)注度。各類數(shù)據(jù)以及文件都需要檔案館加以管理，為了順應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)，信息檔案館也向著數(shù)字化發(fā)展。本文就針對(duì)當(dāng)前建設(shè)工程行業(yè)中檔案管理工作的建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行研究，并分析其對(duì)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程的重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;建設(shè)工程;規(guī)范化;意義

對(duì)于建設(shè)工程而言，做好檔案管理工作具有無(wú)可替代的作用。近些年來(lái)，我國(guó)科技在全世界前列已占有一席之地，人們的生活水平不斷提高，信息化的時(shí)代也在此促動(dòng)下蓬勃發(fā)展起來(lái)。越來(lái)越多的建設(shè)企業(yè)開始利用科技力量來(lái)進(jìn)行檔案管理工作的整改和優(yōu)化，因?yàn)槠涫瞧髽I(yè)生存和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，為企業(yè)各個(gè)部門以及各個(gè)環(huán)節(jié)都有著重要的價(jià)值，不僅對(duì)社會(huì)還對(duì)經(jīng)濟(jì)起到有效推動(dòng)作用。

一、建設(shè)工程檔案管理在建設(shè)工程中的重要性

建設(shè)檔案管理不是對(duì)一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，而是貫穿于工程始終的管理工作。由于建設(shè)工程整個(gè)是籌備、施工等過程都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息或者文件資料等，需要借助一個(gè)管理平臺(tái)來(lái)規(guī)范，以便更好地促進(jìn)工程的開展。所謂數(shù)據(jù)，就是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中所產(chǎn)生的、涉及的、應(yīng)用的所有信息，不僅包括文字、數(shù)字還包括圖像、視頻等各類信息的總和。我們知道對(duì)于數(shù)據(jù)資料在企業(yè)中的應(yīng)用可謂涉及到了方方面面。比如說施工準(zhǔn)備階段的資料，招標(biāo)文件、預(yù)算等文件資料;設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)所需的圖紙比例數(shù)據(jù)，繪制的圖文數(shù)據(jù);施工環(huán)節(jié)所需的檢測(cè)材料、施工中的各種工作記錄等，這些數(shù)據(jù)資料都需要進(jìn)行統(tǒng)一的管理，不能出現(xiàn)任何疏漏，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)資料在后續(xù)的各個(gè)環(huán)節(jié)都可能發(fā)揮重要作用。

從建設(shè)項(xiàng)目檔案本身角度，我們知道，建設(shè)項(xiàng)目檔案是整個(gè)工程的見證，真實(shí)記錄了工程建設(shè)的原始完整信息，極具存儲(chǔ)價(jià)值。從申請(qǐng)環(huán)節(jié)到項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)的相關(guān)文件的完整性、準(zhǔn)確性都能對(duì)日后的工程竣工驗(yàn)收、檢查、日常維護(hù)或改建等方面提供可靠有力的依據(jù)和憑證。從項(xiàng)目管理角度，落實(shí)好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是提升項(xiàng)目管理水平的必要性手段，影響著工程的施工質(zhì)量及整體利益。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作，不僅僅是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程中所有檔案資料的收集、整理、歸檔，更是通過從文件管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化透視工程質(zhì)量綜合評(píng)估，更是追溯社會(huì)責(zé)任的有效證據(jù)。

二、目前建設(shè)工程檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理建設(shè)中的不足以及檔案管理工作人員的專業(yè)水平不足

重視工程檔案管理工作，提高檔案管理水平建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程。但目前仍存在檔案管理建設(shè)的諸多不足，比如，在檔案管理過程中，對(duì)資料管理維護(hù)力度弱，以及仍存在較為凸顯的技術(shù)人員以及管理人員專業(yè)程度不夠的現(xiàn)象，都嚴(yán)重影響著工程檔案管理工作的落實(shí)效果。由于我國(guó)企業(yè)間整體上對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用并未完全普及，使得在管理技術(shù)以及工具使用上存在一定程度上的落后情況，對(duì)于資料管理不到位，了解過于片面，導(dǎo)致大量工程資料丟失，影響工作進(jìn)程。大量信息需要被更新、整理，而相關(guān)技術(shù)人員精力不足，自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)也不豐富，在技術(shù)創(chuàng)新方面停滯不前等，都影響著檔案管理工作的開展。

2.2 檔案管理在管理模式上的落后

目前來(lái)看，大多數(shù)企業(yè)中檔案管理部門對(duì)于其檔案管理系統(tǒng)中的檔案工作的重視程度不夠，管理層對(duì)檔案管理工作力度也相對(duì)薄弱，一直保持“棄之可惜，有又多余”的態(tài)度。在實(shí)際執(zhí)行時(shí)還在堅(jiān)持較為傳統(tǒng)的模式。對(duì)于一些信息的傳達(dá)工作還停留在現(xiàn)場(chǎng)閱覽、使用打印復(fù)印等手段上，降低了用戶的滿意度。服務(wù)體制上的滯后性在信息管理、反饋等多方面所體現(xiàn)的滯后性，主要由于信息更新過慢，影響工作進(jìn)程。同時(shí)，這些方式對(duì)工作環(huán)境的要求較高，所以經(jīng)常受到各種因素的限制，這對(duì)信息管理而言，是最值得關(guān)注的問題之一。落后的管理策略，注定不能被市場(chǎng)所接納，長(zhǎng)期如此也必將使檔案管理工作走向死胡同，影響企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

三、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理的對(duì)策

3.1 構(gòu)建健全的檔案管理體系

根據(jù)上述可以看出工程資料在建筑工程中的重要地位，所以檔案管理部門必須要提起重視，對(duì)檔案管理進(jìn)行相關(guān)的制度規(guī)范完善，提高管理部門的專業(yè)水平，必要時(shí)進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)計(jì)劃。對(duì)于資料的管理也要分類處理，不能全盤皆出最后信息過多找不到有效資料，影響工程進(jìn)度。對(duì)于工程資料可以進(jìn)行分類存檔，并根據(jù)不斷增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)的系統(tǒng)更新和完善，不同部門之間做好信息的交接工作，確保信息的準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性以及原始性，這樣可以更好地健全資料管理體系，提高施工效率，也能為工程的開展提供基礎(chǔ)。

3.2 強(qiáng)化建設(shè)工程檔案信息化管理，提高創(chuàng)新意識(shí)

由于建設(shè)工程施工項(xiàng)目設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)較多，工程相對(duì)復(fù)雜，作業(yè)量很大，所以產(chǎn)生的資料文件居多。因此，對(duì)它們進(jìn)行更加優(yōu)質(zhì)的管理已成為必要。施工單位通過對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型，進(jìn)行科學(xué)的控制并做好協(xié)調(diào)工作，以此提高對(duì)工程質(zhì)量的控制。在此基礎(chǔ)上，利用信息化的技術(shù)手段對(duì)工程資料進(jìn)行更為全面的管理，保證資料的真實(shí)性、完整性，為后續(xù)質(zhì)量監(jiān)督管理提供參考依據(jù)。除此之外，管理部門要提高工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，以及高新技術(shù)的投資力度，加強(qiáng)對(duì)于內(nèi)部以及外部信息的整合再利用，提升自身的高新技術(shù)水平，從而提高整個(gè)施工過程的效率，使施工過程更加科學(xué)、可靠，不僅能在很大程度上提高效率，還可以提高工程整體的質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，可以看出為滿足現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理的建設(shè)發(fā)展也成為建設(shè)工程過程中不可或缺的一部分。因此，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該針對(duì)自身在檔案管理上的不足及時(shí)改善，要結(jié)合數(shù)字化、信息化的特點(diǎn)，找到適合自身發(fā)展的管理方式，建設(shè)出一個(gè)科學(xué)合理的檔案管理平臺(tái)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的監(jiān)督、治理工作，積極推進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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