信息時(shí)代高職院校檔案管理工作面臨的問題及對策研究

張群

摘 要：隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，為各行各業(yè)的工作提供了便利，但是，在信息時(shí)代下，高職院校檔案管理工作還面臨著一些問題，主要就是缺乏檔案管理設(shè)備、工作制度、人才隊(duì)伍等等，未能樹立信息時(shí)代下的檔案管理觀念意識，對高職院校的長遠(yuǎn)發(fā)展會(huì)造成諸多不利影響。因此，在信息時(shí)代背景下，高職院校在檔案管理工作中應(yīng)該歸納總結(jié)豐富經(jīng)驗(yàn)，遵循科學(xué)化的檔案管理原則，有效解決目前所面臨的問題，不斷提升檔案管理工作質(zhì)量與水平，為其發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;高職院校檔案管理工作;面臨的問題;對策

信息時(shí)代下高職院校在檔案管理工作中應(yīng)該結(jié)合自身的發(fā)展需求，編制較為完善的工作制度，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，打造優(yōu)質(zhì)的人才隊(duì)伍，確保能夠有效完成各方面的檔案管理工作任務(wù)，達(dá)到預(yù)期的管控目的。

一、高職院校檔案管理適應(yīng)信息時(shí)代的重要意義

高職院校的檔案管理工作與信息時(shí)代相互適應(yīng)具有非常重要的意義，不僅能夠促使檔案的合理開發(fā)與利用，還能提升信息的完整性與安全性，增強(qiáng)各方面的檔案管理工作便利性，具體表現(xiàn)為：

1.有助于提升檔案管理便利性

傳統(tǒng)的高職院校檔案管理工作，主要采用紙質(zhì)載體，人員的工作量較高，檔案信息查詢不便利，各種信息的管理也非常繁瑣，對檔案管理工作的高效化、有效性實(shí)施會(huì)造成不利影響。在信息時(shí)代下，檔案管理人員可以借助先進(jìn)的信息系統(tǒng)存儲(chǔ)檔案信息，無論是檔案錄入環(huán)節(jié)還是查找環(huán)節(jié)，工作都非常便利，不僅能夠降低人員的工作量，還可以提升檔案存儲(chǔ)、查找的便利性。采用先進(jìn)的信息技術(shù)開展檔案管理工作，可以借助數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、信息系統(tǒng)等快速存儲(chǔ)有關(guān)的數(shù)據(jù)信息與檔案資料內(nèi)容，結(jié)合各種檔案內(nèi)容開展相關(guān)的檔案管理工作，不斷優(yōu)化整合檔案信息，提升檔案存儲(chǔ)、管理和處理的便利性水平，不斷增強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用效果，確保各方面信息技術(shù)的應(yīng)用和處理，滿足當(dāng)前的檔案管理工作發(fā)展需求，增強(qiáng)各方面的信息化檔案管理效果。

2.能夠促使檔案的合理開發(fā)利用

高職院校的傳統(tǒng)檔案管理工作中，過于重視對信息內(nèi)容的整合、收集和存儲(chǔ)，缺乏正確的開發(fā)利用觀念意識，多數(shù)檔案紙質(zhì)內(nèi)容、資料內(nèi)容被歸檔，很少按照現(xiàn)實(shí)需求開發(fā)利用，此類問題出現(xiàn)的原因除了沒有樹立正確的開發(fā)利用觀念之外，還因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案的查找很困難，無法將資料與信息的價(jià)值凸顯出來。在信息時(shí)代下，檔案管理是將信息技術(shù)作為手段，可以實(shí)時(shí)化查找、分析有價(jià)值的內(nèi)容，尤其是關(guān)于教師考核的信息、崗位調(diào)整有關(guān)的信息、職稱評審有關(guān)信息等等，都可以借助信息技術(shù)進(jìn)行開發(fā)與利用，拓展檔案管理的模式，創(chuàng)建信息庫系統(tǒng)，全面檢索各種資源，縮短工作時(shí)間，在短時(shí)間之內(nèi)有效完成各方面工作，提升整體的管理效率。在相關(guān)的檔案開發(fā)利用工作中，還可以通過信息化技術(shù)創(chuàng)建專業(yè)化的檔案開發(fā)利用模式和體系，不斷歸納總結(jié)相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，借助各種先進(jìn)的技術(shù)手段增強(qiáng)檔案管理的效果，形成檔案的開發(fā)利用良好模式，相關(guān)檔案開發(fā)利用的工作中可以借助信息系統(tǒng)檢索需要使用的檔案資料和信息，然后開展各方面的開發(fā)利用工作，不斷增強(qiáng)管理工作的效果，提升檔案的開發(fā)利用有效性，具有一定的應(yīng)用價(jià)值。

3.有助于提升檔案內(nèi)容的完整性

當(dāng)前在信息時(shí)代下的高職院校在檔案管理方面，很多珍貴資源都采用紙張存儲(chǔ)的形式，在長時(shí)間使用的過程中很容易出現(xiàn)老化、丟失現(xiàn)象，導(dǎo)致內(nèi)容的完整性降低。在信息時(shí)代的背景下，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)設(shè)備與存儲(chǔ)軟件等，可以利用電子文件的形式存儲(chǔ)各種信息，這樣除了能夠確保管理工作效率，還能完整存儲(chǔ)有關(guān)的信息內(nèi)容，保證整體數(shù)據(jù)信息的完整性，滿足當(dāng)前的各方面管理工作需求。除此之外，檔案管理部門在工作中采用先進(jìn)的信息技術(shù)與基礎(chǔ)設(shè)施，可以有效開展各方面的管理工作，將檔案信息轉(zhuǎn)變成為數(shù)據(jù)信息，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的作用和優(yōu)勢，使得檔案管理工作能夠向著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展與進(jìn)步，通過信息化手段提升高職院校整體的檔案管理水平。

4.有助于提升檔案管理的效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，受到諸多因素影響經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案管理工作效率低的現(xiàn)象，尤其是檔案信息存儲(chǔ)、查找環(huán)節(jié)，都存在很多不便之處，不利于有效開展檔案管理工作，管理的效率較低。在采用信息化技術(shù)的過程中，就可以結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展需求，制定完善的檔案管理工作方案與計(jì)劃，在檔案錄入環(huán)節(jié)、查找環(huán)節(jié)可以利用掃描設(shè)備、檢索系統(tǒng)等開展工作，節(jié)約時(shí)間、提升各方面的工作效率，改善當(dāng)前的檔案管理工作現(xiàn)狀，從根本上提升各方面的檔案管理質(zhì)量和水平，確保各方面工作的有效實(shí)施和開展。

二、信息時(shí)代下高職院校檔案管理面臨的問題

1.缺乏正確的服務(wù)觀念意識

高職院校相關(guān)檔案管理部門在日常工作中尚未形成正確的服務(wù)意識，沒有結(jié)合信息時(shí)代下的各方面工作發(fā)展需求制定完善的服務(wù)方案與計(jì)劃，導(dǎo)致各方面的服務(wù)工作效果降低，無法將信息時(shí)代下的檔案管理服務(wù)作用充分發(fā)揮出來，難以為高職院校提供檔案開發(fā)服務(wù)、信息利用服務(wù)等等，對各方面工作的高效化實(shí)施和開展都會(huì)造成不利影響。

2.缺乏先進(jìn)的設(shè)備

近年來在國家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，各個(gè)領(lǐng)域已經(jīng)開始廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，目前多數(shù)高職院校在相關(guān)的檔案管理工作中也已經(jīng)開始采用計(jì)算機(jī)設(shè)備、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，但是只能單一錄入檔案信息，難以有效開展開發(fā)利用，利用率較低。一些高職院校甚至還沒有按照檔案管理的需求配置專業(yè)化的設(shè)備，軟件系統(tǒng)不能及時(shí)更新，無法按照各種信息的整理歸納、記錄需求等合理處理，甚至在繁瑣的工作中容易出現(xiàn)操作失誤的現(xiàn)象，工作效率較低，不能確保整體的工作質(zhì)量。

3.人員專業(yè)化水平低

部分高職院校還存在缺少檔案管理專業(yè)化人才的現(xiàn)象，不能確保管理工作的高效化、有效性開展。部分工作人員缺少專業(yè)性，在日常工作中沒有掌握豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，只能簡單的在信息系統(tǒng)中錄入資料和信息，無法按照其他工作對檔案信息的需求進(jìn)行開發(fā)和利用，長此以往，會(huì)導(dǎo)致檔案的利用價(jià)值無法充分發(fā)揮，對高職院校各方面工作的長遠(yuǎn)發(fā)展也會(huì)造成不利影響。與此同時(shí)，在實(shí)際工作中也缺少對人員的專業(yè)知識與先進(jìn)技能進(jìn)行教育培訓(xùn)，不能引導(dǎo)人員按照具體的檔案管理工作實(shí)施需求積極學(xué)習(xí)各種專業(yè)知識和先進(jìn)技能，這樣不僅會(huì)導(dǎo)致相關(guān)的工作效率降低，還會(huì)因?yàn)槿狈θ瞬哦鵁o法提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

4.缺乏完善的制度

當(dāng)前我國多數(shù)高職院校尚未制定完善適合信息時(shí)代之下的檔案管理發(fā)展特點(diǎn)與需求的制度，沒有創(chuàng)建統(tǒng)一性、規(guī)范性的制度體系，難以通過相關(guān)的制度規(guī)范和約束人員行為，不利于開展各方面的檔案管理工作。尤其一些院校尚未在管理制度中明確標(biāo)準(zhǔn)化的材料格式，無法有效開展檔案的整理工作和開發(fā)利用工作，不能將各項(xiàng)制度的作用還有優(yōu)勢全面發(fā)揮出來。在相關(guān)制度中也沒有明確各部門與人員的職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)，在發(fā)現(xiàn)問題之后，難以準(zhǔn)確追究責(zé)任，甚至還會(huì)出現(xiàn)相互之間推卸責(zé)任的現(xiàn)象。

三、信息時(shí)代高職院校檔案管理的對策

信息時(shí)代下，高職院校要想有效開展檔案管理工作，就要篩選最佳的策略開展工作，解決目前存在的問題，形成系統(tǒng)化的工作模式。

1.樹立正確的服務(wù)觀念意識

高職院校在信息時(shí)代下開展檔案管理工作，應(yīng)該樹立正確的服務(wù)觀念意識，按照各方面的服務(wù)發(fā)展需求，編制完善的服務(wù)計(jì)劃方案。首先，應(yīng)該做好檔案資源與信息資源利用的服務(wù)工作，按照教師管理需求、教學(xué)發(fā)展需求等，整合各種檔案信息和資料，將有價(jià)值的資料內(nèi)容全面識別出來，結(jié)合各項(xiàng)工作的需求開展服務(wù)工作，提供有價(jià)值的信息和資料內(nèi)容。其次，為了提升檔案資料開發(fā)、查詢與利用的便利性，可以建立專門的網(wǎng)站平臺，便于開發(fā)利用有關(guān)的信息和資料，提升基礎(chǔ)性服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平。最后，具體的服務(wù)工作中還應(yīng)該創(chuàng)建網(wǎng)站平臺的電子檔案系統(tǒng)，需要查找和利用檔案信息的人員輸入賬號密碼，進(jìn)行安全驗(yàn)證以后就可以獲取有關(guān)檔案內(nèi)容，便于利用、開發(fā)檔案，提升各種信息資料的利用價(jià)值與開發(fā)效果。除此之外，在實(shí)際工作中還應(yīng)該歸納總結(jié)各種工作經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)建規(guī)范化的服務(wù)模式，共享、利用和管理相關(guān)的檔案信息，提升開發(fā)利用率，保證各方面的工作水平與服務(wù)質(zhì)量。

2.積極引進(jìn)先進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)備

為了在信息時(shí)代下高質(zhì)量完成檔案管理工作，高職院校應(yīng)該按照工作的發(fā)展需求，積極引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備，借助各種設(shè)備有效執(zhí)行檔案管理工作與服務(wù)工作，確保工作的有效執(zhí)行。首先，應(yīng)該在原本紙質(zhì)載體的基礎(chǔ)上，引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將信息化工作所使用的軟件與硬件整合在一起，尤其是掃描儀設(shè)備，可以自動(dòng)化錄入各種資料和信息。還有自動(dòng)化辦公軟件，可以有效完成檔案管理的任務(wù)，提升整體資料和信息的保存利用便利性，滿足當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展真實(shí)需求。其次，日常工作中應(yīng)該增加資金的投入量，在充足資金的支持下引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，最高程度上將檔案管理的價(jià)值和積極作用發(fā)揮出來，促使有關(guān)工作的開展和實(shí)施。最后，在工作中創(chuàng)建網(wǎng)站平臺的基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)各種信息和資源的共享目的，節(jié)約時(shí)間的同時(shí)增強(qiáng)服務(wù)效果，提升整體檔案管理的質(zhì)量和水平，促使信息時(shí)代下檔案管理工作的高效開展。在采用先進(jìn)設(shè)備期間，還應(yīng)該積極借鑒國內(nèi)外學(xué)校的成功經(jīng)驗(yàn)，保證所引進(jìn)設(shè)備適合應(yīng)用在高職院校的檔案管理中，確保信息化時(shí)代下各方面檔案管理工作的有效開展。

3.打造優(yōu)質(zhì)的人才隊(duì)伍

為了可以在信息時(shí)代下有效開展高職院校的檔案管理工作，相關(guān)部門應(yīng)該打造優(yōu)質(zhì)的人才隊(duì)伍，保證人才的專業(yè)化水平與先進(jìn)性，在人才的支持下提升檔案管理工作的質(zhì)量。首先，相關(guān)工作部門應(yīng)該聘用經(jīng)過專業(yè)教育的優(yōu)秀人才，要求人員具備較為豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，可以在日常工作中有效完成自身的任務(wù)，按照高職院校教育工作與其他工作的發(fā)展需求開發(fā)利用檔案資料和信息，提升服務(wù)工作水平。其次，工作部門應(yīng)該對人員進(jìn)行各種專業(yè)知識與先進(jìn)技能的教育培訓(xùn)，使得每位人員都可以全面掌握先進(jìn)的工作技能和專業(yè)化的管理知識，形成專業(yè)化的工作模式，樹立正確的服務(wù)觀念意識，可以結(jié)合高職院校教育工作、人力資源管理工作對檔案信息的需求開展各方面的服務(wù)工作，形成具有一定價(jià)值的服務(wù)體系。為了可以提升人員的專業(yè)化水平與操作的規(guī)范性，在建設(shè)人才隊(duì)伍的過程中，還需強(qiáng)化思想教育的力度，提升工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，使其可以為了高職院校教育事業(yè)、其他工作等提供更多的檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案歷史資料的積極作用和價(jià)值，滿足當(dāng)前的檔案管理工作根本要求，增強(qiáng)整體的檔案管理有效。

4.完善相關(guān)的工作制度

高職院校在信息時(shí)代下為了能夠有效開展檔案管理工作，應(yīng)該創(chuàng)建較為完善的制度，利用制度規(guī)范人員的行為，增強(qiáng)整體管理工作的效果。首先，應(yīng)該編制人員日常行為的規(guī)范制度，約束人員的工作，要求在日常工作中積極采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施等開展檔案信息錄入工作、信息處理工作與信息管理工作等等，充分發(fā)揮有價(jià)值信息的作用和優(yōu)勢，確保各種檔案信息的高效化與合理性開發(fā)利用。其次，應(yīng)編制責(zé)任制度，明確各方面工作的職責(zé)，如果在責(zé)任范圍之內(nèi)出現(xiàn)問題，就要嚴(yán)格懲罰負(fù)責(zé)人，提升人員的工作積極性，從根本上規(guī)避檔案管理的問題。最后，在制定規(guī)章制度的過程中，還應(yīng)該創(chuàng)建檔案管理行為的規(guī)范模式，不斷增強(qiáng)管控效果，在制度的約束下，督促人員按照高職院校的檔案開發(fā)利用需求，積極探索各種開發(fā)利用的方式、手段，借助先進(jìn)的信息技術(shù)提升自身工作質(zhì)量。

四、信息時(shí)代下高職院校檔案管理的注意事項(xiàng)

信息時(shí)代下為了提升高職院校檔案管理工作效果，應(yīng)該明確各種注意事項(xiàng)，確保檔案管理工作效果。

1.做好檔案的安全管理工作

信息時(shí)代下高職院校采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展檔案管理工作，很容易受到網(wǎng)絡(luò)開放性特點(diǎn)的影響出現(xiàn)安全隱患問題，不能確保檔案信息的安全性，信息泄露、被篡改的風(fēng)險(xiǎn)問題發(fā)生率較高，不利于維護(hù)檔案資料和信息的安全性。這就需要高職院校檔案管理部門在日常工作中，強(qiáng)化安全管理工作力度，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中設(shè)置入侵檢測軟件、病毒查殺軟件、病毒防御軟件、登陸認(rèn)證密碼等等，利用各種方式維護(hù)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，從根本上預(yù)防出現(xiàn)檔案信息泄露或是被篡改的問題。

2.強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)

信息時(shí)代下高職院校應(yīng)該積極借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，大力開發(fā)檔案管理相關(guān)的工作系統(tǒng)，利用信息系統(tǒng)有效完成檔案管理工作，提升整體的檔案管理有效性。一方面，高職院校檔案管理部門應(yīng)該與軟件開發(fā)企業(yè)相互合作，按照院校的檔案內(nèi)容、管理需求等，針對性開發(fā)相關(guān)的信息系統(tǒng)，便于有效開展高職院校的檔案管理工作，提升系統(tǒng)的應(yīng)用效果，滿足高職院校檔案管理工作的發(fā)展需求。另一方面，檔案管理部門在開發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的過程中，應(yīng)該積極創(chuàng)建相關(guān)的網(wǎng)站平臺，大力宣傳檔案管理工作，鼓勵(lì)高職院校中的每位員工為檔案管理部門提供更多的原始資料，便于全面整合各種檔案原始資料信息，提升檔案收集整理的工作效果。

五、結(jié)語

綜上所述，信息時(shí)代下我國高職院校在檔案管理方面還面臨著諸多的問題，不能確保檔案管理工作的質(zhì)量和效果，缺乏規(guī)范化的制度、專業(yè)化人才與先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，對各方面工作的開展和發(fā)展會(huì)造成不利影響。這就需要高職院校轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念、編制完善的制度、積極引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施、打造優(yōu)質(zhì)的人才隊(duì)伍，不斷增強(qiáng)各方面的檔案管理工作效果，發(fā)揮制度的規(guī)范作用與約束作用。

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（作者單位：陜西能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室）