文書檔案數(shù)字化歸檔管理的有效策略

張德旭

摘要：隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，為我國的文書檔案數(shù)字化管理工作提供了有效的技術(shù)保障。但是我國目前的文書檔案管理仍然存在著諸多問題，對于信息化技術(shù)的應(yīng)用仍然存在于表面層次，不能夠有效地發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)對于當(dāng)前文書檔案管理工作的有效性。基于此，本文結(jié)合當(dāng)前文書檔案數(shù)字化歸檔管理所存在的問題展開分析，并提出有效的解決措施，為業(yè)內(nèi)人士提供參考。

關(guān)鍵詞：文書;檔案數(shù)字化;歸檔管理

1.數(shù)字化歸檔管理面臨的困難

目前，我國的文書檔案歸檔管理相關(guān)工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，涉及非常多的理論以及復(fù)雜的技術(shù)性問題，如果處理不恰當(dāng)則會影響到整體文書檔案的管理效果，并且還會進(jìn)一步阻礙數(shù)字化檔案的共享工作開展。

首先，我國當(dāng)前的文書檔案形勢日益多元化，由于沒有形成固定的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)，我國的文書檔案數(shù)量不斷增多，類型也非常復(fù)雜，在整理的過程中流程較多。由于沒有形成完全規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)以及體系，難以對文書檔案進(jìn)行有效的分類，所以當(dāng)前數(shù)字化檔案的發(fā)展受到了一定的阻礙。

其次，我國當(dāng)前的文書檔案數(shù)字化歸檔能力需要進(jìn)一步的提升。如今信息技術(shù)的發(fā)展使得各個(gè)行業(yè)都開始逐漸運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)開展工作。對于文書檔案的管理工作也是如此采用數(shù)字信息化技術(shù)，對于紙質(zhì)的檔案經(jīng)過處理，轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，進(jìn)而對數(shù)字信息進(jìn)行有效的保存。但目前我國的電子檔案資源仍然不夠豐富，紙質(zhì)版檔案的轉(zhuǎn)化率不高。這使得我國的數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)仍然處于初步發(fā)展的水平，我國很多檔案管理人員對于數(shù)字化技術(shù)的掌握水平不足，加之使用能力有限，所以不能夠?yàn)槲臅鴻n案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程提供有效的幫助。

最后，我國當(dāng)前的文書檔案信息安全工作非常復(fù)雜。目前，我國很多的檔案管理人員仍然處于數(shù)字化技術(shù)的初期掌握階段。并且對于信息安全的重視程度不高，所以在開展文書檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中，由于資源在傳輸?shù)臅r(shí)候?qū)a(chǎn)生大量的信息，而這些信息應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的保密。否則將會導(dǎo)致大量的資源外泄，信息安全將會面臨嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。

2.數(shù)字化歸檔管理的有效策略

2.1統(tǒng)一數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包含了對于文書檔案，數(shù)字化整理的范圍、資源加工、規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，安全管理等內(nèi)容。做好規(guī)范化的體系建設(shè)是推動我國文書檔案數(shù)字化進(jìn)程的重要手段之一。在具體落實(shí)的過程中，必須嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)規(guī)定以及標(biāo)準(zhǔn)，對于當(dāng)?shù)氐奈臅Y源特點(diǎn)進(jìn)行分析，構(gòu)建符合實(shí)際情況的數(shù)字化文書檔案管理平臺。此外，為了能夠更進(jìn)一步的推動文書檔案的數(shù)字化進(jìn)程，需要有效地做好相關(guān)配套規(guī)章制度的落實(shí)。只有在此基礎(chǔ)上，才能更好地保障我國的信息安全，做好統(tǒng)一的管理工作也能夠促進(jìn)跨區(qū)域的文書檔案資源有效共享，為我國的文書檔案歸檔工作提供良好的助益。

2.2加強(qiáng)文書檔案歸檔管理能力

信息化技術(shù)的進(jìn)步對于文書的歸檔工作提出了更高的要求，在未來，開展相關(guān)工作時(shí)，不僅需要具備良好的素質(zhì)能力，也需要提高自身的技術(shù)能力。這有助于改變我國當(dāng)前文書歸檔工作的現(xiàn)狀。必須要進(jìn)一步培養(yǎng)一批熟悉檔案數(shù)字化處理的工作人員，更好地提高管理隊(duì)伍的水平以及能力。為了能夠適應(yīng)當(dāng)前文書檔案數(shù)字化管理的相關(guān)要求，需要進(jìn)一步提高管理人員的信息化素質(zhì)，不僅要熟悉的掌握專業(yè)知識，還需要進(jìn)一步了解管理檔案的軟件數(shù)據(jù)庫等方面的相關(guān)知識。單位要提高管理隊(duì)伍的素質(zhì)教育培訓(xùn)力度，定期開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，了解更多先進(jìn)的文書歸檔方式。想要進(jìn)一步提高我國當(dāng)前文書檔案的資源管理能力，必須要加強(qiáng)數(shù)字化信息平臺的建設(shè)。同時(shí)，要有效整理專業(yè)人才隊(duì)伍，改變我國當(dāng)前文書檔案整理工作的被動性。真正地將數(shù)字化資源轉(zhuǎn)化為我國當(dāng)前文書檔案的管理實(shí)招。實(shí)現(xiàn)我國文書檔案管理的安全保護(hù)，提高資源信息的安全存儲，借助數(shù)字化技術(shù)，為我國的文書檔案工作提供“加速度”。

2.3數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化歸檔流程

現(xiàn)如今，我國必須進(jìn)一步提高文書檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。當(dāng)?shù)卣枰M(jìn)一步加大資金以及人力資源的投入力度，構(gòu)建完善的管理系統(tǒng)體系。為文書檔案的歸檔工作提供必要的技術(shù)支持以及物質(zhì)支持。根據(jù)不同的文書檔案密級配置不同的資源環(huán)境，要進(jìn)一步廣泛運(yùn)用數(shù)字化管理技術(shù)覆蓋所有的文書文件。有效地利用信息化技術(shù)從，文書檔案的資源生成目錄建設(shè)等等一系列的程序，做到信息化技術(shù)的全覆蓋。要有效的利用信息化技術(shù)，做好文書檔案的安全管理工作，切實(shí)保障我國文書檔案的安全性。進(jìn)一步優(yōu)化當(dāng)前文書檔案的歸檔流程，精簡程序的基礎(chǔ)上，保障文書檔案的有效處理，使文書檔案歸檔工作在信息化技術(shù)的幫助下搭上“直通車”。

2.4提升文書檔案信息安全水平

文書檔案涉及了我國的信息機(jī)密，因此必須要做好安全管理工作。尤其是在數(shù)字資源的搜集和存儲方面，應(yīng)當(dāng)做好全過程的安全檢測，避免出現(xiàn)信息泄漏的情況。根據(jù)我國當(dāng)前文書方案的分類，借助先進(jìn)的信息化技術(shù)對文書檔案有效的整理，對于設(shè)計(jì)國家安全的關(guān)鍵性信息，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行利用限制。此外，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的規(guī)劃時(shí)間點(diǎn)范圍和密級。尤其是要考慮到不同的需要，對不同級別的用戶設(shè)計(jì)權(quán)限，同時(shí)安裝保密軟件，采取高效的防護(hù)措施進(jìn)行文檔信息的安全防護(hù)。

3.結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國的文書檔案管理要求也在逐步提高，為了能夠更進(jìn)一步的充分應(yīng)用信息化技術(shù)，對于我國當(dāng)前文書檔案工作水平提高的有效性，必須使檔案管理部門進(jìn)一步提高數(shù)字化建設(shè)的重視性，積極投入充足的人力及物力構(gòu)建良好的數(shù)字化管理平臺。此外，需要進(jìn)一步提高專業(yè)人才隊(duì)伍素質(zhì)水平，實(shí)現(xiàn)對文書檔案的全過程管理，打造高水平的管理人才，此外，還需要進(jìn)一步做好文書檔案的信息安全管理工作，有效避免文書檔案資源的泄漏，為我國打造信息安全大國提供良好的基礎(chǔ)。

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