高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作調(diào)查研究
——基于問卷調(diào)查的實(shí)證分析

趙 莉

一、調(diào)查的意義和實(shí)踐價(jià)值

檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作是高校檔案部門的重要工作內(nèi)容之一?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第八條、第十四條以及《〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉解讀》規(guī)定：對高校檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)是高校檔案部門的一項(xiàng)管理職責(zé)[1][2]。新頒布的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第十條規(guī)定 “ 對機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo) ” 是 “ 機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù) ” 之一[3]。除了規(guī)章制度的職責(zé)規(guī)定外，檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作也是高校檔案部門行之有效的管理手段，有效的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作對于推動高校檔案事業(yè)規(guī)范化發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。對高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作情況進(jìn)行調(diào)查和分析，了解現(xiàn)狀、發(fā)現(xiàn)問題、提出建議，可為相關(guān)的理論研究提供重要的實(shí)踐基礎(chǔ)，為高校檔案部門開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作提供參考。

二、調(diào)查設(shè)計(jì)

為確保調(diào)查結(jié)果的真實(shí)有效性，調(diào)查樣本的范圍選定在筆者日常工作聯(lián)系較多、情況較熟悉的廣東省高校。本次抽樣調(diào)查采取網(wǎng)絡(luò)填寫問卷的方式進(jìn)行，具體設(shè)計(jì)如下。

表1 調(diào)查內(nèi)容

（1）問卷填寫對象：廣東省高校檔案部門專職工作人員。（2）問卷發(fā)放與回收時(shí)間：2019年11月至12月上旬。（3）問卷發(fā)放與回收方式：用 “ 問卷星 ” 編制問卷，通過QQ、微信分別發(fā)給廣東省高校檔案部門的工作人員不記名填寫并回收。（4）調(diào)查內(nèi)容：如表1 所示。本次調(diào)查內(nèi)容主要側(cè)重于高校檔案部門如何開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，及其實(shí)際效果和內(nèi)部管理情況。

三、調(diào)查結(jié)果分析

廣東省教育廳網(wǎng)站公布出來的廣東省高校包括本科、?？?、高職、獨(dú)立學(xué)院、職工高校、電大等，共計(jì)168所[4]，除去61 所聯(lián)系不到或未設(shè)置檔案部門專職工作人員的高校，本次抽樣調(diào)查通過QQ 和微信共發(fā)出問卷107 份，回收問卷100 份，均為有效問卷，回收有效率為93%。

1.高校檔案部門對監(jiān)督指導(dǎo)工作重要性的認(rèn)識。認(rèn)為檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作很重要占98%，只有2%認(rèn)為可有可無。其中經(jīng)常開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的有56%，偶爾開展的有36%，未開展此項(xiàng)工作的有8%。

2.高校檔案部門開展監(jiān)督指導(dǎo)的內(nèi)容、方法和措施。監(jiān)督指導(dǎo)工作的內(nèi)容主要偏向于具體業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)指導(dǎo)和檔案工作完成情況檢查，宏觀工作指導(dǎo)占46%。電話、郵件、QQ 等日常業(yè)務(wù)咨詢是檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作最常見的方法和措施。其次是專門培訓(xùn)和上門業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期檢查的有40%，有1 所高校檔案部門采用了視頻教學(xué)的方法。只有8%的高校檔案部門與校內(nèi)其他職能部門，如教務(wù)處、資產(chǎn)處、校辦等，協(xié)同開展了檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作。90%的高校檔案部門對未按質(zhì)按量完成檔案工作的歸檔單位沒有特別有效的措施。

3.高校檔案部門開展監(jiān)督指導(dǎo)工作的效果。只有2%的高校檔案部門認(rèn)為開展監(jiān)督指導(dǎo)工作非常容易，認(rèn)為較容易的占18%，認(rèn)為不容易的占38%，有42%的高校認(rèn)為難度很大，很難取得滿意的持續(xù)性效果。歸檔單位對檔案部門規(guī)章制度的履行和落實(shí)效果非常好的只有4%，其他都是效果一般或效果不太好。而檔案部門規(guī)章制度沒有得到有效落實(shí)的主要原因是對規(guī)章制度的解讀不夠、宣傳措施和力度欠缺、檔案工作人員對規(guī)章制度的執(zhí)行力欠缺，還有高校檔案部門認(rèn)為是因?yàn)橐?guī)章制度內(nèi)容滯后于實(shí)際工作及規(guī)章制度結(jié)構(gòu)不合理、可操作性不好。在開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的過程中，可能會出現(xiàn)的外部阻力情況如圖1 所示，90%的高校檔案部門認(rèn)為開展監(jiān)督指導(dǎo)工作的最大阻力是整體檔案意識不夠高，對檔案工作重視程度不夠。

圖1 開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的過程中可能會出現(xiàn)的外部阻力

4.高校檔案部門對監(jiān)督指導(dǎo)工作的管理情況。高校檔案部門對監(jiān)督指導(dǎo)工作的管理情況主要體現(xiàn)在制度規(guī)范、職責(zé)規(guī)定、考核指標(biāo)、工作流程的設(shè)置等方面。16%的高校檔案部門制定了專門的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作制度或規(guī)范。沒有專門的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人員的高校占82%。對檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人員職責(zé)有很細(xì)化的規(guī)定和分工的高校只有2%，90%的高校檔案部門都沒有對具體負(fù)責(zé)和從事檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的工作人員制定內(nèi)部考核制度和考核指標(biāo)。有26%的高校對校內(nèi)單位的檔案工作建立了考核制度，92%的高校檔案部門都沒有建立監(jiān)督指導(dǎo)工作反饋機(jī)制和反饋渠道。只有10%的高校檔案部門在開展監(jiān)督指導(dǎo)工作時(shí)，針對不同類型的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作制定了規(guī)范和細(xì)化的工作流程。

四、結(jié)論與啟示

1.現(xiàn)狀總結(jié)。（1）高校檔案部門對監(jiān)督指導(dǎo)工作的重要性和必要性都有足夠的認(rèn)識，大部分高校經(jīng)常開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，甚至已經(jīng)形成一定規(guī)模的工作模式。（2）高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作偏重于微觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對歸檔單位的宏觀指導(dǎo)和工作規(guī)劃不足。檔案工作人員對具體問題做得多，容易陷于 “ 忙亂指導(dǎo) ” 的境地，整天忙于應(yīng)對各個(gè)歸檔單位的業(yè)務(wù)問題，工作量大，耗費(fèi)時(shí)間長，甚至代替兼職檔案員做了很多具體業(yè)務(wù)，增長了歸檔單位的依賴心理。（3）高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的方法和措施缺乏多樣化，創(chuàng)新性不足，監(jiān)督和檢查的力度不夠，主要局限于日常的業(yè)務(wù)咨詢、定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方法和措施。（4）高校檔案部門普遍認(rèn)為開展監(jiān)督指導(dǎo)工作不容易，阻力大，效果一般。主要體現(xiàn)為檔案工作規(guī)章制度的內(nèi)容本身有問題或落實(shí)不到位，最大的阻力在于整體檔案意識不夠強(qiáng)，對檔案工作重視程度不夠，另外還有兼職檔案員隊(duì)伍不夠穩(wěn)定、缺少依法監(jiān)督的措施和手段、歸檔單位復(fù)雜多樣等問題。（5）高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作缺乏精細(xì)化的內(nèi)部管理。一是制度規(guī)范方面，要么沒有專門的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作制度規(guī)范，要么只是在其他制度規(guī)范里稍有提及，或者是制度規(guī)范的結(jié)構(gòu)不夠合理，降低了執(zhí)行力；二是工作人員方面，數(shù)量難于保證，工作任務(wù)不夠明確和細(xì)化，工作效果缺少檢查和考核；三是對歸檔單位的約束力方面，缺少相應(yīng)的監(jiān)督檢查機(jī)制和檔案工作考核制度；四是反饋機(jī)制方面，大部分高校都沒有建立檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作反饋機(jī)制和反饋渠道，不能及時(shí)收集和了解歸檔單位的監(jiān)督指導(dǎo)需求和監(jiān)督指導(dǎo)工作效果。

2.工作建議。（1）改善高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的外部環(huán)境。①加大政策制度和法律法規(guī)的支持力及約束力。國家及各地檔案行政管理部門應(yīng)建立和完善高校檔案工作各項(xiàng)政策制度和法律法規(guī)，為高校檔案部門開展監(jiān)督指導(dǎo)工作提供更多的支持力和約束力，讓高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的開展真正做到有權(quán)力、有依據(jù)、有保障。②進(jìn)一步提高整體檔案意識。提高全校師生員工的檔案意識是高校檔案部門減少監(jiān)督指導(dǎo)工作阻力的主要措施之一。首先，在檔案宣傳方面，宣傳的內(nèi)容不應(yīng)僅僅局限于檔案及檔案工作的重要性，而應(yīng)將檔案知識滲透于日常的工作和生活，靈活運(yùn)用新媒體，將與檔案相關(guān)的知識和應(yīng)用聲情并茂地傳遞給受眾，讓檔案認(rèn)知從抽象到具體、從陌生到習(xí)以為常。其次，在檔案的利用方面，不應(yīng)僅僅局限于提高服務(wù)意識、改善服務(wù)態(tài)度和方法，更應(yīng)積極整合和開發(fā)檔案信息化和數(shù)字化成果，使紛繁復(fù)雜的檔案信息更容易被受眾發(fā)現(xiàn)和利用，探索如何開通檔案信息資源共享利用的渠道或平臺，讓受眾能切實(shí)感受到檔案給工作和生活帶來的便利，使利用檔案成為一種習(xí)慣。③充分了解歸檔單位實(shí)際情況和監(jiān)督指導(dǎo)需求。高校內(nèi)部各單位工作內(nèi)容復(fù)雜多變，兼職檔案員流動性大，檔案部門只有進(jìn)行全面調(diào)查研究，建立與歸檔單位之間的信息反饋機(jī)制，及時(shí)掌握各歸檔單位的實(shí)際情況和需求，了解工作效果，才能使檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作有的放矢、行之有效而不流于形式。（2）創(chuàng)新高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的方法和措施。①宏觀管理與重點(diǎn)指導(dǎo)相結(jié)合。具體問題具體對待的同時(shí)，更應(yīng)幫助各歸檔單位理順內(nèi)部問題，形成可操作性強(qiáng)的長效機(jī)制。②點(diǎn)與面相結(jié)合。在開展常規(guī)的全校范圍普及性的培訓(xùn)和指導(dǎo)的同時(shí)，適時(shí)開展創(chuàng)先爭優(yōu)和業(yè)務(wù)交流活動，樹立典型，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體做法，以點(diǎn)帶面，逐步推開。③傳統(tǒng)方法與新技術(shù)相結(jié)合。傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)大都以面對面、手把手式的指導(dǎo)方法為主，高校檔案部門可以嘗試?yán)眯录夹g(shù)，如制作微信小視頻推送、專題視頻教學(xué)、搭建檔案監(jiān)督指導(dǎo)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等，使業(yè)務(wù)指導(dǎo)更便捷、易懂。④獨(dú)立開展與聯(lián)合協(xié)同相結(jié)合。高校檔案工作不是高校的核心工作，受重視程度有限。如果能結(jié)合其他職能部門的業(yè)務(wù)，聯(lián)合校內(nèi)其他部門開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，工作難度和阻力會小很多，也可以彌補(bǔ)高校檔案部門人員、技術(shù)、設(shè)備等不足的問題。（3）加強(qiáng)高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的內(nèi)部精細(xì)化管理。精細(xì)化管理是一種全面的、科學(xué)的管理理念，是通過系統(tǒng)化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化等規(guī)則的建立，使機(jī)構(gòu)內(nèi)部各環(huán)節(jié)精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行[5]。根據(jù)以上抽樣調(diào)查的結(jié)果分析，當(dāng)前高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作亟需加強(qiáng)精細(xì)化管理。比如，高校檔案部門內(nèi)部應(yīng)齊心協(xié)力，全員樹立精細(xì)化管理意識，制定規(guī)范的、精細(xì)的管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)或指標(biāo)，建立完善的崗位責(zé)任制，對各項(xiàng)工作有量化分解，做到權(quán)責(zé)清晰、責(zé)任明確，落實(shí)層層負(fù)責(zé)的責(zé)任制，并且加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)工作效果的檢查和責(zé)任追究，而不是工作成果人人有份、工作成效不佳時(shí)說說而過；配合精細(xì)化管理的需求，探索切實(shí)可行的內(nèi)部考核、激勵措施，嚴(yán)格兌現(xiàn)獎懲?？傊?xì)化管理的理念和技術(shù)對于高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作突破瓶頸，走向更加科學(xué)、規(guī)范、高效之路有著極大的借鑒價(jià)值。高校檔案部門應(yīng)該把它作為一項(xiàng)系統(tǒng)的、持續(xù)不斷的工程，進(jìn)行更深入的思考和探索。