基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的企業(yè)工程財(cái)務(wù)預(yù)算管理方法

盧泓伶，王俊海，聶亞蘭

（1復(fù)旦大學(xué) 經(jīng)濟(jì)學(xué)院，上海 200433；2廣東信通通信有限公司，廣東 中山 528400）

一、企業(yè)工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算管理的意義和內(nèi)容

財(cái)務(wù)預(yù)算管理是企業(yè)全面預(yù)算管理中的重要內(nèi)容，高效的財(cái)務(wù)預(yù)算管理能對企業(yè)資源進(jìn)行集中管理和統(tǒng)一調(diào)配，合理利用資源，保障企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的有效進(jìn)行。準(zhǔn)確、規(guī)范的財(cái)務(wù)預(yù)算管理可以通過數(shù)據(jù)分析預(yù)測企業(yè)未來的資產(chǎn)負(fù)債情況，幫助企業(yè)合理安排投資額和現(xiàn)金持有量，適應(yīng)不同經(jīng)營時(shí)期的資本結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理水平，使企業(yè)更好地適應(yīng)現(xiàn)代化市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。財(cái)務(wù)預(yù)算管理還能充分發(fā)揮對現(xiàn)代企業(yè)管理體系的監(jiān)督管理職能。

對于能源類、制造類企業(yè)來說，項(xiàng)目支出是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的重要成本項(xiàng)，有關(guān)項(xiàng)目支出的財(cái)務(wù)預(yù)算管理極大地影響著企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債情況以及企業(yè)當(dāng)期和未來的現(xiàn)金流量。財(cái)務(wù)預(yù)算管理貫穿工程項(xiàng)目實(shí)施的全過程。在工程項(xiàng)目規(guī)劃和決策階段，準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)預(yù)算是企業(yè)確定工程規(guī)模和資金來源的重要依據(jù)，企業(yè)會(huì)根據(jù)財(cái)務(wù)預(yù)算對項(xiàng)目作出精確的成本收益分析，并估計(jì)未來現(xiàn)金流和盈利；在工程項(xiàng)目實(shí)施階段，作為監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度的重要抓手，財(cái)務(wù)預(yù)算可以幫助企業(yè)及時(shí)掌握工程實(shí)施情況，對市價(jià)等因素的可能變化進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整；在工程項(xiàng)目完成后的驗(yàn)收階段，企業(yè)可以使用財(cái)務(wù)預(yù)算管理對工程實(shí)際支出進(jìn)行評估，對資金使用情況進(jìn)行核對。因此，對工程項(xiàng)目進(jìn)行專業(yè)化的財(cái)務(wù)預(yù)算管理可以幫助生產(chǎn)類企業(yè)科學(xué)合理地籌集和使用資金，使企業(yè)嚴(yán)格按照計(jì)劃開展投資、生產(chǎn)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金的良好運(yùn)轉(zhuǎn)，為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營決策、資源配置以及業(yè)績考核提供良好的數(shù)據(jù)參考。

二、企業(yè)工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算的傳統(tǒng)方法及缺陷

傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算方法包括編制、執(zhí)行、評價(jià)、調(diào)節(jié)、考核五個(gè)環(huán)節(jié)。在項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)可以采用成本會(huì)計(jì)方法大致估計(jì)項(xiàng)目成本和營收，在項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)按照月度、季度、年度檢查項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況，將執(zhí)行結(jié)果和預(yù)算內(nèi)容進(jìn)行比較和分析。企業(yè)一般會(huì)設(shè)立財(cái)務(wù)預(yù)算管理小組，負(fù)責(zé)編制財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)表，記錄財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行情況，并將實(shí)際情況與預(yù)算報(bào)表進(jìn)行核對。

上述傳統(tǒng)方法需要收集大量信息，編制許多報(bào)表，再經(jīng)過大量計(jì)算得出實(shí)際發(fā)生額與預(yù)算額的差異，耗費(fèi)了過多人力物力，且難以及時(shí)、全面地發(fā)現(xiàn)工作過程中存在的問題。具體來說，傳統(tǒng)方法的缺陷主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。

第一，投入品定額不準(zhǔn)確且具有剛性。工程項(xiàng)目的投入品定額包括建筑材料定額、機(jī)器設(shè)備定額、技術(shù)人員和工人的勞務(wù)費(fèi)用等等。投入品定額應(yīng)與未來平均市場價(jià)值相適應(yīng)，定額過高會(huì)增加項(xiàng)目投入成本，降低利潤；定額過低則可能導(dǎo)致現(xiàn)金流短缺，從而出現(xiàn)原材料供應(yīng)不足、人員流失等問題。但投入品的市場價(jià)值會(huì)受到技術(shù)進(jìn)步和引進(jìn)、社會(huì)環(huán)境和市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化等諸多因素的影響，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)預(yù)算大多是通過公式和工作經(jīng)驗(yàn)得出，定額可能不科學(xué)、不準(zhǔn)確，影響了企業(yè)的支出分配。此外，定額有剛性，不能及時(shí)調(diào)整，可能導(dǎo)致資金浪費(fèi)或資金不足，會(huì)影響企業(yè)的長期經(jīng)營和發(fā)展。

第二，工程項(xiàng)目實(shí)施過程中不確定性強(qiáng)，預(yù)算靈活性不足。工程項(xiàng)目在具體實(shí)施的過程中經(jīng)常會(huì)因事而變，如出于調(diào)整工程規(guī)模、獲得政策支持等目的打亂原先的預(yù)算和支出分配計(jì)劃。而財(cái)務(wù)預(yù)算是在項(xiàng)目實(shí)施前確定的，涉及企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表的編制、企業(yè)現(xiàn)金流和利潤率的估計(jì)等，難以根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況的變化靈活調(diào)整，即便調(diào)整也要付出很高的成本。

第三，制定財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)帶有主觀性，監(jiān)督管理不及時(shí)。用傳統(tǒng)方法制定工程項(xiàng)目的財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)，制定者對投入品數(shù)量和質(zhì)量（價(jià)格）具有選擇權(quán)，可能出現(xiàn)財(cái)務(wù)夸大或造假的問題，而審核人、監(jiān)督者未必能準(zhǔn)確判斷預(yù)算的合理性，不一定能及時(shí)跟蹤工程進(jìn)行中的資金使用，可能導(dǎo)致實(shí)際發(fā)生額與預(yù)算額差距較大，無法監(jiān)管資金使用的道德風(fēng)險(xiǎn)問題。

三、基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的企業(yè)工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算管理新方法

針對傳統(tǒng)的企業(yè)工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算管理方法中的缺陷，本文提出一種精確化制定和分析工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算的新方法。新方法基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)處理的發(fā)展應(yīng)用，是一套自動(dòng)化的預(yù)算分析和預(yù)警方法，具有統(tǒng)一性、精確性、高效性、實(shí)用性，便于企業(yè)及時(shí)、精準(zhǔn)監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度和開支情況，預(yù)測企業(yè)現(xiàn)金流量和利潤。

（一）新方法的內(nèi)容

新方法包括以下內(nèi)容：一是設(shè)置數(shù)據(jù)集以及歸屬于所述數(shù)據(jù)集的各個(gè)數(shù)據(jù)子集的第一閾值和第二閾值；二是確定對應(yīng)各個(gè)數(shù)據(jù)子集的輸入數(shù)據(jù)是否超出其對應(yīng)的數(shù)據(jù)子集的第一閾值，確定所述輸入數(shù)據(jù)的總和是否超出數(shù)據(jù)集的第一閾值，確定對應(yīng)各個(gè)數(shù)據(jù)子集的輸入數(shù)據(jù)超出其對應(yīng)的數(shù)據(jù)子集的第一閾值的超出量值是否大于其對應(yīng)的數(shù)據(jù)子集的第二閾值，確定所述輸入數(shù)據(jù)的總和超出數(shù)據(jù)集的第一閾值的超出量值是否大于數(shù)據(jù)集的第二閾值；三是針對超出量值大于相應(yīng)第二閾值的輸入數(shù)據(jù)或輸入數(shù)據(jù)總和，輸出預(yù)警信息。

在上述方法中，所述數(shù)據(jù)集為預(yù)算申請單，所述數(shù)據(jù)子集為預(yù)算申請單中的各個(gè)單項(xiàng)預(yù)算申請項(xiàng)。所述第一閾值可以為預(yù)定數(shù)值如自然數(shù)，所述第二閾值可以為預(yù)定百分比。其中，所述數(shù)據(jù)集的第一閾值可以通過各個(gè)數(shù)據(jù)子集的第一閾值的總和確定，即可以直接設(shè)置各個(gè)數(shù)據(jù)子集的第一閾值，而數(shù)據(jù)集的第一閾值則無須直接設(shè)置，而是通過計(jì)算各個(gè)數(shù)據(jù)子集的第一閾值的總和得出。所述第一閾值和第二閾值中至少要有一項(xiàng)數(shù)據(jù)是可重設(shè)的。根據(jù)實(shí)際需要，第一閾值和第二閾值可以是其中之一，或者做到二者都可以重新設(shè)置，從而保證不斷更新以應(yīng)對實(shí)際需要。

（二）新方法的使用

使用者采用本方法進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析和預(yù)警的具體步驟如下：步驟1：建立預(yù)算分析規(guī)則；步驟2：預(yù)算分析；步驟3：超額預(yù)警。

在步驟1的建立預(yù)算分析規(guī)則中，系統(tǒng)可以支持手動(dòng)設(shè)置預(yù)算分析規(guī)則，用戶可根據(jù)需要自行設(shè)定。例如，可以設(shè)置為：對于提交的預(yù)算申請單，單項(xiàng)預(yù)算申請項(xiàng)的申請金額要求不超過系統(tǒng)中已設(shè)定的項(xiàng)目金額的20%，預(yù)算申請單的預(yù)算總額要求不超過系統(tǒng)計(jì)算的預(yù)算總額的15%，其中，20%和15%為可更改數(shù)值。預(yù)算申請單即數(shù)據(jù)集，各單項(xiàng)預(yù)算申請項(xiàng)即數(shù)據(jù)子集，系統(tǒng)中已設(shè)定的項(xiàng)目金額即各個(gè)數(shù)據(jù)子集的第一閾值，系統(tǒng)計(jì)算的預(yù)算總額即數(shù)據(jù)集的第一閾值，單項(xiàng)預(yù)算申請項(xiàng)的申請金額不超過系統(tǒng)中已設(shè)定的項(xiàng)目金額的百分比（20%）即各個(gè)數(shù)據(jù)子集的第二閾值，預(yù)算申請單的預(yù)算總額不超過系統(tǒng)計(jì)算的預(yù)算總額的百分比（15%）即數(shù)據(jù)集的第二閾值。

在步驟2的預(yù)算分析中，系統(tǒng)可以根據(jù)步驟1所設(shè)置的預(yù)算規(guī)則對已提交的預(yù)算申請單進(jìn)行分析，并將分析結(jié)果生成相應(yīng)的圖表進(jìn)行展示。

在上述步驟中，在對預(yù)算申請單進(jìn)行分析時(shí)，系統(tǒng)首先對單項(xiàng)預(yù)算申請項(xiàng)進(jìn)行分析，再對預(yù)算申請單的預(yù)算總額進(jìn)行分析。例如，現(xiàn)有預(yù)算申請單1，該申請單包含A、B、C 三項(xiàng)預(yù)算申請項(xiàng)，申請數(shù)量均為1，申請金額分別為150、100、235，申請總額為485。這些數(shù)據(jù)即為各個(gè)數(shù)據(jù)子集的輸入數(shù)據(jù)及輸入數(shù)據(jù)的總和。根據(jù)步驟1中所述的系統(tǒng)中已設(shè)置的項(xiàng)目預(yù)算額，申請項(xiàng)A、B、C 的單項(xiàng)預(yù)算額分別為146、112、190，即預(yù)設(shè)的各數(shù)據(jù)子集A、B、C的第一閾值分別為146、112、190。

系統(tǒng)首先對預(yù)算申請單1包含的單項(xiàng)預(yù)算申請項(xiàng)進(jìn)行分析，其中A、C 兩項(xiàng)的申請額均超出系統(tǒng)設(shè)定預(yù)算額，超出部分占比分別為2.74%、23.68%，B 項(xiàng)的申請額則低于系統(tǒng)設(shè)定的預(yù)算額。再對預(yù)算申請單的預(yù)算總額進(jìn)行分析，經(jīng)系統(tǒng)計(jì)算，所述預(yù)算申請單1的預(yù)算總額應(yīng)為448，而預(yù)算申請單的實(shí)際申請總額為485，超出8.26%。可以看到C 項(xiàng)的申請額超出系統(tǒng)設(shè)定的預(yù)算額23.68%，大于步驟1中所述預(yù)算分析規(guī)則中設(shè)置的20%，即數(shù)據(jù)子集C 的超出量值大于其對應(yīng)的第二閾值。A 項(xiàng)的申請額超出系統(tǒng)設(shè)定的預(yù)算額2.74%，小于步驟1中所述預(yù)算分析規(guī)則中設(shè)置的20%，即數(shù)據(jù)子集A的超出量值小于其對應(yīng)的第二閾值。數(shù)據(jù)子集B 未超出其對應(yīng)的第一閾值，不存在超出量值，因此無須進(jìn)行確定超出量值是否大于第二閾值的步驟。預(yù)算申請單的實(shí)際預(yù)算總額超出系統(tǒng)計(jì)算出的總額的8.26%，小于預(yù)算總額的15%，即數(shù)據(jù)集的超出量值小于其對應(yīng)的第二閾值。

在步驟3的超額預(yù)警中，系統(tǒng)經(jīng)步驟2對提交的預(yù)算申請單進(jìn)行分析后，對于超額的預(yù)算單，系統(tǒng)可以以彈框形式進(jìn)行超額預(yù)警，并列出詳細(xì)超額信息，包括超額申請項(xiàng)名稱、申請項(xiàng)數(shù)量、申請額度、系統(tǒng)設(shè)定的額度、超出百分比等，這樣當(dāng)審核人員打開預(yù)算申請單1進(jìn)行審核時(shí)，可以快速發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不合規(guī)問題。以步驟2中所述預(yù)算申請單1為例，其結(jié)果為：C 項(xiàng)輸出預(yù)警信息，而A、B 項(xiàng)無須輸出預(yù)警信息。

（三）新方法對應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計(jì)

新方法依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)包括三個(gè)模塊。

第一，閾值設(shè)置模塊。用于設(shè)置數(shù)據(jù)集以及歸屬于所述數(shù)據(jù)集的各個(gè)數(shù)據(jù)子集的第一閾值和第二閾值。

第二，數(shù)據(jù)分析模塊。用于確定對應(yīng)各個(gè)數(shù)據(jù)子集的輸入數(shù)據(jù)是否超出其對應(yīng)的數(shù)據(jù)子集的第一閾值，確定所述輸入數(shù)據(jù)的總和是否超出數(shù)據(jù)集的第一閾值，確定對應(yīng)各個(gè)數(shù)據(jù)子集的輸入數(shù)據(jù)超出其對應(yīng)的數(shù)據(jù)子集的第一閾值的超出量值是否大于其對應(yīng)的數(shù)據(jù)子集的第二閾值，確定所述輸入數(shù)據(jù)的總和超出數(shù)據(jù)集的第一閾值的超出量值是否大于數(shù)據(jù)集的第二閾值。

第三，預(yù)警模塊。用于針對超出量值大于相應(yīng)第二閾值的輸入數(shù)據(jù)或輸入數(shù)據(jù)總和，輸出預(yù)警信息。

（四）新方法的優(yōu)勢

新方法致力于改善傳統(tǒng)預(yù)算分析的缺陷，并通過現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)高效完成企業(yè)監(jiān)控預(yù)算的目的，為實(shí)用而生，功能全面，主要有三個(gè)方面的優(yōu)勢。

第一，支持自主建立預(yù)算分析規(guī)則，靈活度較高。新方法和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)支持自主建立預(yù)算分析規(guī)則，能及時(shí)根據(jù)市場環(huán)境調(diào)整，公開透明，便于投入品成本的統(tǒng)一化。此外，變動(dòng)的便利性使企業(yè)能對項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算進(jìn)行多種測算，還引入了壓力測試，可以使企業(yè)對項(xiàng)目投入的未來不確定性獲得全面的感知。

第二，預(yù)算分析的實(shí)效性。根據(jù)建立的預(yù)算分析規(guī)則，系統(tǒng)能夠幫助用戶快速進(jìn)行預(yù)算分析，及時(shí)得到總成本金額和各科目成本金額，增強(qiáng)了預(yù)算分析的時(shí)效性。

第三，利于監(jiān)控，及時(shí)預(yù)警。新方法和系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目投入品的申報(bào)情況，申報(bào)條目公開透明，且與采購方分離，有效減少了資金使用的道德風(fēng)險(xiǎn)；此外，新方法和系統(tǒng)能夠及時(shí)對不合規(guī)的輸入結(jié)果進(jìn)行預(yù)警，輔助審核方快速發(fā)現(xiàn)問題，提高工作效率。

四、新方法在企業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用

（一）項(xiàng)目背景

隨著社會(huì)信息化建設(shè)進(jìn)程，供電局財(cái)務(wù)部需要把更多腦力勞動(dòng)逐步轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)自動(dòng)化作業(yè)，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、可追溯性。依據(jù)“信息匯集與推送、過程管控、預(yù)警研判、分析決策、指揮協(xié)調(diào)”的目標(biāo)定位建設(shè)的預(yù)算管理系統(tǒng)可以通過多種手段整合現(xiàn)有數(shù)據(jù)，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行一定程度的適用性修正。要通過對接各業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，提高智能應(yīng)用子系統(tǒng)集成度，完善各模塊功能，逐步提高財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域智能化技術(shù)的應(yīng)用水平。

（二）業(yè)務(wù)架構(gòu)

預(yù)算管理系統(tǒng)項(xiàng)目將各業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合，通過對各業(yè)務(wù)部門的歷史費(fèi)用數(shù)據(jù)（日常費(fèi)用的發(fā)票數(shù)據(jù)）、成本標(biāo)準(zhǔn)信息、預(yù)算執(zhí)行計(jì)劃等數(shù)據(jù)的采集與分析，逐步提高財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域智能化技術(shù)的應(yīng)用水平，從而達(dá)到“財(cái)務(wù)管理智能化應(yīng)用”的目標(biāo)。

（三）系統(tǒng)功能模塊

本方法主要應(yīng)用于預(yù)算管理系統(tǒng)的預(yù)算編制及預(yù)算分析模塊。

預(yù)算編制模塊，擁有基本的增、刪、改、查功能（見表1）。

預(yù)算分析模塊，擁有查詢及預(yù)警功能（見表2）。

表2 預(yù)算分析模塊

五、結(jié)語

財(cái)務(wù)預(yù)算管理方法在現(xiàn)代企業(yè)的管理中具有至關(guān)重要的作用，企業(yè)工程項(xiàng)目的財(cái)務(wù)預(yù)算管理有利于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施中決策的科學(xué)合理、資源的有效利用、資金的合理分配、管理監(jiān)督的及時(shí)透明。本文基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，建立了一套針對工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算的自動(dòng)化分析和預(yù)警方法，具有統(tǒng)一性、精確性、高效性、實(shí)用性，有效提升了企業(yè)工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算效率，規(guī)范了財(cái)務(wù)預(yù)算申報(bào)流程，降低了資金使用的市場風(fēng)險(xiǎn)和操作風(fēng)險(xiǎn)，可以推動(dòng)企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)與可持續(xù)發(fā)展。