從管理層的角度試論辦公室效率的提高

摘要：本文從辦公室管理層的視角探討了辦公室效率的提高的相關(guān)問(wèn)題，并給出了建議。在業(yè)務(wù)能力建設(shè)方面，促進(jìn)參謀能力的提升;在制度建設(shè)方面，建立高規(guī)范、高標(biāo)準(zhǔn)的制度;在人文建設(shè)方面，加強(qiáng)員工的心理建設(shè);在思想建設(shè)方面，提高創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新能力;在考核建設(shè)方面，提高員工的工作積極性與主動(dòng)性。

關(guān)鍵詞：辦公室;效率;管理層

辦公室是企事業(yè)單位進(jìn)行日常工作的軸心，它在整個(gè)工作流程和系統(tǒng)中擔(dān)負(fù)著基礎(chǔ)性的作用。辦公室起著承上啟下、協(xié)調(diào)員工與上層領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、聯(lián)系各部門(mén)、上層發(fā)號(hào)施令等作用，是整個(gè)企事業(yè)單位聯(lián)系的紐帶[1]。財(cái)政部于2012年11月頒布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，目的就是為了進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制。要求自2014年1月1日起施行，并要求各類(lèi)行政事業(yè)單位結(jié)合實(shí)際工作情況，梳理工作流程，建立內(nèi)部控制制度[2]。因此，研究辦公室效率的提高，促進(jìn)辦公室的高效管理具有十分重大的意義。本文主要從辦公室管理層的視角來(lái)看辦公室效率的提高這一問(wèn)題，而不以辦公室員工的視角來(lái)探討。重點(diǎn)從人員、管理的角度入手，而不以辦公環(huán)境的美化的角度談，因?yàn)檗k公環(huán)境的要求已經(jīng)基本固定化、模式化了。

一、在業(yè)務(wù)能力建設(shè)方面，促進(jìn)參謀能力的提升

做辦公室的工作，第一要?jiǎng)?wù)是發(fā)現(xiàn)工作重點(diǎn)，抓工作中心[3]。樹(shù)立正確的工作意識(shí)，明確工作職責(zé)。以做好本部門(mén)的本職工作為核心。在保證自己的本職工作不動(dòng)搖的基礎(chǔ)上，再去做其他的工作。因?yàn)檗k公室的事務(wù)繁雜，因此一定要抓住重點(diǎn)，切不可跑偏了。工作要有計(jì)劃性，分清主次。一定要事前做好工作計(jì)劃[4]。這樣才會(huì)有事半功倍的效果。

辦公室的事務(wù)有輔助決策、組織會(huì)議、公文起草、信息管理、協(xié)調(diào)關(guān)系等，然而參謀決策是辦公室的核心職能。參謀決策，首先要正確理解領(lǐng)導(dǎo)的想法與意圖[5]，這樣才能提高工作的有效性。辦公室人員要始終把當(dāng)好參謀助手的任務(wù)放在第一位置，做好辦公室工作的補(bǔ)充性的一面，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。這樣才能切實(shí)提升辦公室的成就和效率。黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位辦公室要以黨為中心，抓好信息。要圍繞并且抓住黨的路線、方針、政策以及本單位的中心工作，切實(shí)反映本單位的工作思路、突出成果、先進(jìn)個(gè)人等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和宣傳典型。塑造良好的形象，增強(qiáng)宣傳效果，為領(lǐng)導(dǎo)的工作助力。另外，黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位辦公室要抓好調(diào)研。要牢牢抓住當(dāng)前工作的重點(diǎn)。積極認(rèn)真搞好基層調(diào)查研究，積極為領(lǐng)導(dǎo)決策提供突破口和數(shù)據(jù)信息。不斷地總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高辦公室的參謀決策的水平。企業(yè)辦公室也是一樣，要想提高輔助決策的能力，就必須做好調(diào)查和實(shí)地調(diào)研。持續(xù)提高能力，提升素養(yǎng)。注重員工發(fā)展，提升個(gè)人工作能力。因辦公室的從屬性、管理性的工作性質(zhì)，辦公室員工既要精學(xué)，還要博學(xué)。因此，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)積極鼓勵(lì)員工多學(xué)習(xí)，更要從任務(wù)上明確、量化員工的學(xué)習(xí)內(nèi)容。比如，定期舉辦培訓(xùn)、講座、員工上交學(xué)習(xí)心得和工作總結(jié)等[6]。

二、在制度建設(shè)方面，建立高規(guī)范、高標(biāo)準(zhǔn)的制度

辦公室的工作往往千頭萬(wàn)緒、很繁瑣。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，辦公室管理工作的制度有了一定的完善。但是有時(shí)，制度仿佛“一紙空文”，很多員工有“規(guī)定是規(guī)定，實(shí)行起來(lái)是另一回事兒”的心理。還有工作過(guò)程沒(méi)有很高的規(guī)范性[7]。很多員工往往為縮減自己的工作量，耍小聰明，不規(guī)范操作，殊不知這樣會(huì)釀成惡果。辦公室的日常工作任務(wù)細(xì)小、繁冗，但是對(duì)規(guī)范性有極高的要求[8]。員工做事要向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備，會(huì)議準(zhǔn)備的材料都要讓領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目審閱，要加蓋辦公室的印章也要經(jīng)過(guò)辦公室主任的同意。領(lǐng)導(dǎo)什么時(shí)間約見(jiàn)什么人、日程等都要提前提醒，不能遺漏。辦公室有許多保密信息，不能在外面談?wù)摗?可以見(jiàn)得，辦公室工作一定要依照程序規(guī)定走，辦公室主任必須對(duì)員工高度的規(guī)范要求。尤其是對(duì)新員工，一定要促使他們養(yǎng)成規(guī)范的態(tài)度和行為方式。辦公室工作和其他的工作有很大的不同，辦公室工作的過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化尤為重要。辦公室工作強(qiáng)調(diào)細(xì)心和嚴(yán)謹(jǐn)。辦公室地位特殊，為了防止“千里之堤潰于蟻穴”的悲劇，必須規(guī)范作業(yè)。

制定制度，形成良性的運(yùn)作機(jī)制。員工要遵守辦公室的規(guī)章制度，按制度行事。一是形成完整的工作程序。面對(duì)繁多的日常工作，如果沒(méi)有科學(xué)合理的工作流程，就很容易出現(xiàn)事倍功半、效率低下的情況，所以對(duì)接待來(lái)賓、接打電話、使用印章、安排會(huì)議、文件管理、檔案管理、請(qǐng)假程序等都要明確其操作程序以及流程，以做到忙而不亂、有條不紊。二是要重視對(duì)現(xiàn)行政策的研究。辦公室領(lǐng)導(dǎo)層要嚴(yán)格遵守中央八項(xiàng)規(guī)定、接待管理規(guī)定等制度，加強(qiáng)制度化建設(shè)，使員工有章可循，有章可依。特別是完善日常工作制度，明確權(quán)責(zé)分配。三是規(guī)范使用績(jī)效考核，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性?？?jī)效考核的內(nèi)容要有激勵(lì)作用，做到賞罰分明、“不宜偏私”，在工作中通過(guò)物質(zhì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的的工作積極性。辦公室領(lǐng)導(dǎo)要時(shí)常傾聽(tīng)各方面的意見(jiàn)，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，調(diào)動(dòng)下屬工作積極性[9]。四是管理層要提高監(jiān)督與自我監(jiān)督的意識(shí)，靈活地運(yùn)用督察方式。良好的規(guī)章制度必須通過(guò)有效的監(jiān)督將其執(zhí)行到位，否則就是一紙空文，所以辦公室負(fù)責(zé)人要把制定規(guī)章制度落實(shí)到位，用制度來(lái)約束人。

三、在人文建設(shè)方面，加強(qiáng)員工的心理建設(shè)

近些年來(lái)，社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)高速發(fā)展，但人的心理問(wèn)題也不容忽視。在辦公室工作中也要注意這一點(diǎn)。員工心理有負(fù)擔(dān)或者情緒壓抑，這已成為辦公室效率的一大殺手。一要注重員工的心理素質(zhì)的培養(yǎng)。包括抗壓能力、韌性、樂(lè)觀的生活工作態(tài)度、寬容、堅(jiān)持。要積極緩解員工的壓力過(guò)大的體驗(yàn)、焦慮感。在工作過(guò)程中，面對(duì)不懂的問(wèn)題要及時(shí)請(qǐng)教，切忌不懂裝懂。在遭受誤會(huì)的時(shí)候，心理能夠承受，并且能夠繼續(xù)以飽滿的熱情投入到秘書(shū)工作中。不會(huì)因?yàn)橐欢↑c(diǎn)小事，而與他人產(chǎn)生摩擦[10]。另外，列寧有這樣一句話，“不會(huì)休息的人就不會(huì)工作”。因此，辦公室工作不要過(guò)多壓榨大家的休息時(shí)間，單位最好能提供一個(gè)環(huán)境優(yōu)雅的休息場(chǎng)所。辦公室領(lǐng)導(dǎo)層要以身作則，不要帶給員工“低氣壓”的工作氛圍。領(lǐng)導(dǎo)在每周例會(huì)上要注意對(duì)員工的心理疏導(dǎo)。二要促進(jìn)辦公室和諧人際關(guān)系的建立?，F(xiàn)代人很多心理問(wèn)題都是因人際關(guān)系而起的。網(wǎng)上有很多“同事關(guān)系比紙薄”的言論。因此，辦公室領(lǐng)導(dǎo)要多組織一些團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，增強(qiáng)員工之間的相互信任。三是提高效率的同時(shí)要注意員工心理體驗(yàn)的改善。如果效率的確改善了，但是增加了員工的工作量，很多員工就會(huì)產(chǎn)生不滿情緒。因此，要引導(dǎo)員工適應(yīng)新的工作流程。并且要采取必要的措施來(lái)緩解員工的心理不滿，比如適當(dāng)?shù)卦黾蛹倨跁r(shí)間、增加薪酬、提高福利待遇、部門(mén)聚餐請(qǐng)客、節(jié)假日禮物、各種獎(jiǎng)金、禮品券、代金券之類(lèi)的。

四、在思想建設(shè)方面，提高創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新能力

有不少辦公室員工所做的工作全部依賴(lài)上級(jí)的指令，只是每天忙忙碌碌地完成任務(wù)，工作十分被動(dòng)。在這樣機(jī)械的勞動(dòng)中，很難提高效率。他們?nèi)狈Σ粩喔倪M(jìn)、自我提升的意識(shí)。因此，人員的持續(xù)改進(jìn)的精神對(duì)辦公室效率的提升有很大的關(guān)系。辦公室工作必須與時(shí)俱進(jìn)、注重創(chuàng)新，要緊跟時(shí)代潮流，要有創(chuàng)新意識(shí)。不能一味照搬、運(yùn)用過(guò)去的工作流程、方式，如果總是憑老思想老方法想點(diǎn)子、做工作，往往就會(huì)成為“馬后炮”。一定要緊跟時(shí)代潮流，提高創(chuàng)新意識(shí)與能力，在工作的各個(gè)方面和流程都要滲透創(chuàng)新的意識(shí)。創(chuàng)新是提高辦公室效率的必要手段[11]。

辦公室信息化建設(shè)是目前辦公室改革的重要方向，已取得了一定的成效，但是往往缺乏專(zhuān)業(yè)的信息化運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)。在辦公室工作中，常常有這樣的現(xiàn)象。年長(zhǎng)的人員在待人接物、協(xié)調(diào)溝通、辦事各方面比較強(qiáng)，但是信息化系統(tǒng)操作方面有一定的困難。而年輕人很擅長(zhǎng)信息化系統(tǒng)操作，也愿意學(xué)這方面，并且吸收快，但是在辦公室事務(wù)方面則不夠老到。綜合以上，提高辦公室信息化建設(shè)有很大的意義。比如以辦公自動(dòng)化（OA）來(lái)提高辦公室效率。辦公自動(dòng)化（OA）主要指利用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理、信息管理和決策支持的綜合自動(dòng)化，是一種面向組織、針對(duì)全體干部職工日常管理的高頻率應(yīng)用體系。通過(guò)構(gòu)建完善的管理機(jī)制，對(duì)辦公室工作進(jìn)程實(shí)現(xiàn)監(jiān)管，同時(shí)對(duì)各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)設(shè)定管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)整體辦公室工作質(zhì)量實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一監(jiān)管，在確保工作穩(wěn)定性的同時(shí)，還能提升各個(gè)部門(mén)的滿意度[12]。

五、在考核建設(shè)方面，提高員工的工作積極性與主動(dòng)性

通常在事業(yè)單位辦公室中，除領(lǐng)導(dǎo)外，其余人員并沒(méi)有明確的崗位職責(zé)劃分，這就導(dǎo)致了工作中的推諉、拖拉、“磨洋工”的現(xiàn)象。并且，很多工作的交接不明確，出現(xiàn)了很多問(wèn)題?？梢?jiàn)，崗位職責(zé)分工不明是影響辦公室效率提升的一大因素。定崗定人，分工明確[13]。依據(jù)羅賓斯的《管理學(xué)原理》，分工作業(yè)能明顯地提高工作效率，這樣可以發(fā)揮員工的特長(zhǎng)，促進(jìn)其專(zhuān)業(yè)化水平的提高。并且要重視團(tuán)隊(duì)合作。在當(dāng)今時(shí)代不能單打獨(dú)斗，我們誰(shuí)都離不開(kāi)團(tuán)隊(duì)合作。在工作中，要做到定崗定人，“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”，各人做好各人的事。同時(shí)也要強(qiáng)調(diào)團(tuán)結(jié)合作，互幫互助。因此，領(lǐng)導(dǎo)人要重視團(tuán)隊(duì)作業(yè)的方法。辦公室員工不能只是滿足于完成上級(jí)布置的任務(wù)，而要主動(dòng)提出問(wèn)題、主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。辦公室員工要有“搶”的思想，積極主動(dòng)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、研究解決問(wèn)題，積極與領(lǐng)導(dǎo)溝通，有問(wèn)題有發(fā)現(xiàn)積極上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。

考核的目的在于彰顯公平，調(diào)動(dòng)員工的積極性，增強(qiáng)企業(yè)或事業(yè)單位的活力。因此，領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必改掉對(duì)員工積極貢獻(xiàn)的“閉目養(yǎng)神”式的傳統(tǒng)考核方式，應(yīng)重視員工積極主動(dòng)的“額外”貢獻(xiàn)，把獎(jiǎng)金、升職等優(yōu)待政策與員工的積極性掛起鉤來(lái)。辦公室領(lǐng)導(dǎo)要充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，積極促進(jìn)員工由“被動(dòng)型處理向主動(dòng)型參與轉(zhuǎn)變”，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和指示精神自覺(jué)主動(dòng)地開(kāi)展工作[14]。

綜上所述，辦公室管理在現(xiàn)代企事業(yè)管理中是非常重要的一部分。而辦公室效率的提升對(duì)于企事業(yè)單位都有極為重大的意義。本文分析了目前辦公室工作的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)了其中影響辦公室工作效率的因素，并提出了能夠有效提高辦公室效率的措施和建議，從硬件到軟件，從制度到人情，從生理到心理，不一而足。提高辦公室工作效率，為企事業(yè)的發(fā)展提供良好的后勤和保障，為其創(chuàng)造巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效率助力，為中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)增磚添瓦！

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作者簡(jiǎn)介：穆娜（1997-），女，漢族，陜西寶雞人，在讀文學(xué)碩士，單位：陜西師范大學(xué)文學(xué)院中國(guó)古代文學(xué)專(zhuān)業(yè)，研究方向：先秦兩漢魏晉南北朝。

（陜西師范大學(xué)文學(xué)院?陜西?西安?710119）