基于層次分析法的人事檔案保密管理評價指標(biāo)體系構(gòu)建

郭 萍 朱華炳 曹 蓉

人事檔案是收集了個人基本信息、家庭與社會關(guān)系信息、履職考評信息、歷史沿革信息等各方面真實情況的文件材料，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源[1]。其保密工作事關(guān)黨和國家的安全。尤其是隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，人事檔案所面臨的保密形勢日益嚴峻。黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央高度重視保密工作，作出了加強和改進保密工作的新決策、新部署[2]。中共中央辦公廳在2018年11 月印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中也強調(diào)各級黨政機關(guān)、國有企事業(yè)單位和其他組織及個人，對于屬于國家秘密、工作秘密的干部人事檔案材料和信息，應(yīng)當(dāng)嚴格保密[1]。對人事檔案保密管理的評價既是上級管理的要求，也是人事檔案管理部門加強日常保密監(jiān)管，提升保密管理水平的重要途徑。對人事檔案保密管理的評價，能全面掌握保密風(fēng)險因素，為檔案管理部門準(zhǔn)確把握人事檔案保密管理工作所面臨的風(fēng)險，進行重點防控提供科學(xué)依據(jù)。

國內(nèi)學(xué)者對人事檔案的保密管理問題有過探討和分析。例如，李紅認為要做好人事檔案的保密工作，需要實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，執(zhí)行嚴格的查對制度和創(chuàng)設(shè)安全的保管環(huán)境[3]；趙海英從健全人事檔案保密制度、提高人員素質(zhì)和保密意識等方面論述加強人事檔案的保密工作[4]；黃寧認為，提升人事檔案保密工作需要從健全保密制度、加大配套設(shè)施建設(shè)和創(chuàng)新檔案管理手段等方面努力[5]。綜上，國內(nèi)對于人事檔案的保密管理問題盡管有了一定的研究基礎(chǔ)，但尚處于定性研究階段，對人事檔案的保密管理欠缺科學(xué)系統(tǒng)的量化分析與評價。

基于以上研究現(xiàn)狀，本文擬用定性和定量相結(jié)合的方法，構(gòu)建科學(xué)的人事檔案保密管理評價體系，通過對保密指標(biāo)權(quán)重的計算，實現(xiàn)對人事檔案保密管理的量化評價，提升保密措施的科學(xué)性和針對性。開展保密量化評價研究的實踐與探索，有利于檢驗檔案保密工作的效益，促進保密工作的持續(xù)改進。

一、人事檔案保密管理評價指標(biāo)設(shè)計

筆者在文獻調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合有關(guān)專家的意見和人事檔案保密管理工作的實際情況，不斷對評價指標(biāo)進行修訂和完善，最終確定了人事檔案保密管理評價指標(biāo)體系。評價指標(biāo)體系包含了保密制度、檔案室環(huán)境的保密、數(shù)據(jù)信息的保密、保密意識和保密監(jiān)督5 個一級指標(biāo)，下設(shè)21 個二級指標(biāo)。詳見表1。

表1 人事檔案保密管理評價指標(biāo)體系

1.保密制度。保密制度是人事檔案保密管理工作的根本保障。保密制度使保密工作有章可循、有據(jù)可依、有條不紊，使人事檔案保密工作制度化、規(guī)范化。筆者將“保密制度”作為人事檔案保密管理評價指標(biāo)體系的第一個一級指標(biāo)，下設(shè)7 個二級指標(biāo)：查借閱審批制度、閱檔登記制度、出入庫登記制度、閱檔統(tǒng)計制度、銷毀制度、保密工作責(zé)任制度、保密風(fēng)險防控制度。在查借閱審批制度方面，評價內(nèi)容主要包括對不同類別人員規(guī)定不同的利用權(quán)限和不同的審批手續(xù)的制度是否完善；在閱檔登記制度方面，評價內(nèi)容主要是對閱檔情況的登記，包括閱檔時間、檔案姓名、閱檔用途和閱檔人簽字等的規(guī)定是否完善；在出入庫登記制度方面，評價內(nèi)容是對調(diào)出和新進檔案的登記制度是否完善；閱檔統(tǒng)計制度是對閱檔情況進行的年終匯總統(tǒng)計；在銷毀制度方面，評價內(nèi)容主要是對應(yīng)予以銷毀的材料按規(guī)定銷毀的制度是否完善，包括銷毀材料登記表的填寫要包括材料名稱、銷毀理由、銷毀人、審批人等信息；對保密工作責(zé)任制度的評價是要明確各類管理人員的保密責(zé)任，建立保密責(zé)任追究制度；對保密風(fēng)險防控制度的評價是要定期排查人事檔案的保密風(fēng)險點，制定風(fēng)險防控措施的制度。

2.檔案室環(huán)境的保密。加強人事檔案的保密工作，首先要確保檔案室環(huán)境的保密性。檔案室的科學(xué)配置與管理是做好檔案保密工作，維護檔案安全的基本保障。筆者將“檔案室環(huán)境的保密”作為人事檔案保密管理評價指標(biāo)體系的第二個一級指標(biāo)，下設(shè)3 個二級指標(biāo)：硬件保障，庫房、辦公室、閱檔室三室分開，庫房專人管理、鑰匙專人保管。在硬件保障方面，評價內(nèi)容主要包括防盜門安裝、門窗加固、監(jiān)控系統(tǒng)完善無死角，按“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”的“八防”要求配備相關(guān)設(shè)施情況；庫房、辦公室、閱檔室三室分開是指要按照規(guī)范管理，將庫房、辦公用房和閱檔區(qū)域進行區(qū)分，不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公；庫房專人管理、鑰匙專人保管是指要做到專人管理，管理人員要做到門開人在，人離門鎖。

3.數(shù)據(jù)信息的保密。隨著檔案數(shù)字化的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用增加了人事檔案保密管理工作的難度。筆者將“數(shù)據(jù)信息的保密”作為人事檔案保密管理評價指標(biāo)體系的第三個一級指標(biāo)，下設(shè)6 個二級指標(biāo)：涉密計算機管理、技術(shù)加密、備份、分級管理、權(quán)限設(shè)置、對服務(wù)器日志的審查與跟蹤。在涉密計算機管理方面，評價內(nèi)容主要包括殺毒軟件的安裝、是否專人專用、涉密信息硬盤是否妥善保存，是否做到涉密不上網(wǎng)、上網(wǎng)不涉密等；對技術(shù)加密的評價是指要根據(jù)密級對數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的分類加密，嚴格內(nèi)外網(wǎng)隔離等；備份是指要嚴格執(zhí)行電子檔案備份制度，防止數(shù)據(jù)信息的丟失；分級管理是指不同級別的用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的內(nèi)容；在權(quán)限設(shè)置方面，評價內(nèi)容主要包括對不同的用戶和單位授予不同的使用權(quán)限，例如只有檔案管理人員有權(quán)錄入、提取和修改；對服務(wù)器日志的審查與跟蹤的評價是指要審查服務(wù)器日志，做好對越權(quán)操作的控制。

4.保密意識。筆者將“保密意識”作為人事檔案保密管理評價指標(biāo)體系的第四個一級指標(biāo)，下設(shè)3 個二級指標(biāo)：保密宣傳、保密教育與培訓(xùn)、保密考試。對保密宣傳的評價是指在檔案材料形成部門及各基層單位開展檔案保密的宣傳情況；在保密教育與培訓(xùn)方面，評價內(nèi)容主要包括定期對檔案管理人員進行保密教育培訓(xùn)，組織保密專題講座和經(jīng)驗交流會，認真學(xué)習(xí)《保密法》及相關(guān)法律法規(guī)，提升保密人員的保密能力，以應(yīng)對信息時代保密工作所面臨的挑戰(zhàn)；對保密考試的評價是指要定期對檔案管理人員的保密知識進行考核，在崗涉密人員需通過保密考試。

5.保密監(jiān)督。筆者將“保密監(jiān)督”作為人事檔案保密管理評價指標(biāo)體系的第五個一級指標(biāo)，下設(shè)2 個二級指標(biāo)：保密檢查和泄密處罰。對保密檢查的評價是指要不定期對人事檔案保密管理工作進行檢查，督促檔案管理者做好保密工作，防止泄密；泄密處罰是指要嚴肅處理不認真執(zhí)行檔案保密制度的管理者，并對檔案泄密行為依法依規(guī)給予處罰。

二、人事檔案保密管理評價指標(biāo)體系權(quán)重的確定

1.構(gòu)造兩兩比較判斷矩陣。筆者根據(jù)Saaty 教授提出的1—9 標(biāo)度法（見表2）設(shè)計了人事檔案保密管理評價指標(biāo)的權(quán)重調(diào)查問卷，邀請了八位人事檔案領(lǐng)域的專家和領(lǐng)導(dǎo)填寫了調(diào)查問卷。根據(jù)各位專家領(lǐng)導(dǎo)給出的指標(biāo)間相對重要程度，構(gòu)建判斷矩陣。排除未通過一致性檢驗的問卷1 份，共剩7 份有效問卷。

表2 1—9 標(biāo)度法

通過梳理，每份問卷可形成一級指標(biāo)的判斷矩陣1個和二級指標(biāo)的判斷矩陣5 個。由于指標(biāo)較多，現(xiàn)選取“A4 保密意識”下的二級指標(biāo)為例，介紹判斷矩陣計算方法。

2.判斷矩陣權(quán)重計算。本文采用幾何平均法計算指標(biāo)的權(quán)重。判斷矩陣的計算結(jié)果如表3 所示。

表3 判斷矩陣權(quán)重計算示例表

通過權(quán)重計算，得出此評價體系中二級指標(biāo)B17（保密宣傳）、B18（保密教育與培訓(xùn)）、B19（保密考試）對“A4保密意識”的權(quán)重系數(shù)分別是0.1884,0.7306,0.0810。這表明保密教育與培訓(xùn)（B18）對保密意識（A4）影響最大，權(quán)重高達73%。在實際應(yīng)用中，將被考核單位的保密宣傳（B17）、保密教育與培訓(xùn)（B18）和保密考試（B19）的評分乘以該項的權(quán)重系數(shù)并進行累加，即得到該單位在保密意識（A4）項的綜合分數(shù)。

3.判斷矩陣一致性檢驗。對于指標(biāo)間重要性判斷，專家間可能出現(xiàn)矛盾，因此要對判斷矩陣進行一致性檢驗。首先，計算判斷矩陣最大特征根。然后計算一次性指標(biāo)CI=（λmax-n)/（n-1)。最后，得到隨機一次性比率CR=CI/RI.RI 僅與n 有關(guān)且可通過查詢表4 得到。當(dāng)CR＜0.1 時，一致性檢驗通過。

表4 判斷矩陣的RI 數(shù)值

本文仍以A4判斷矩陣為例，計算其最大特征根λmax=3.0600，可計算得到CR=0.0560，由于CR 小于0.1,則判斷矩陣A4通過一致性檢驗。

4.指標(biāo)權(quán)重的計算與結(jié)果。根據(jù)以上方法，處理所有的判斷矩陣，得出最終的計算結(jié)果并對結(jié)果進行排序，詳見表5（見下頁）。

根據(jù)表5 可知，人事檔案保密管理評價指標(biāo)體系中一級指標(biāo)的A5 保密監(jiān)督占比最大，權(quán)重高達0.4656。這意味著保密監(jiān)督對人事檔案保密管理工作影響最大，應(yīng)加大對人事檔案的保密監(jiān)督管理，加強保密檢查和對泄密的處罰。A1 保密制度排名第二，顯示了規(guī)范科學(xué)的檔案管理制度是做好檔案保密管理工作的重要措施，能發(fā)現(xiàn)并糾正檔案工作中不利于檔案保密的各種行為，對于確保人事檔案的保密與安全具有重要作用；A3 數(shù)據(jù)信息的保密與A1 保密制度排名并列第二，顯示了數(shù)據(jù)信息的保密與保密制度同等重要。隨著檔案數(shù)字化的發(fā)展，技術(shù)的運用提高了檔案管理的效率，卻也增加了人事檔案保密工作的難度，因此對數(shù)據(jù)信息的保密工作至關(guān)重要。A2 檔案室環(huán)境的保密居第四位。A4 保密意識的權(quán)重最低。

在人事檔案保密管理評價指標(biāo)體系的二級指標(biāo)中，B20 保密檢查、B11 涉密計算機管理和B6 保密工作責(zé)任制度位居前三位，在評價中需要重點關(guān)注。保密檢查是加強人事檔案保密工作的重要措施，保密工作的最終效果依賴于檔案管理人員的貫徹落實，因此定期對檔案管理人員的保密落實情況進行檢查，是實現(xiàn)檔案保密工作的根本保證；計算機管理是人事檔案數(shù)字化的必經(jīng)之路，因此切實做好對涉密計算機的管理是人事檔案保密管理工作的重要內(nèi)容；實行保密工作責(zé)任制有利于明確保密職責(zé)，加強保密工作組織領(lǐng)導(dǎo)，因此實行保密工作責(zé)任制是保密工作落到實處的重要保證。

三、結(jié)語

綜上所述，保密監(jiān)督、保密制度、數(shù)據(jù)信息的保密是評價人事檔案保密管理工作的核心要素，尤其要重點關(guān)注其中的保密檢查、保密工作責(zé)任制度和涉密計算機管理的執(zhí)行情況。在人事檔案保密工作中，要強化保密檢查，做到以查促管，及時發(fā)現(xiàn)問題并落實整改。落實保密工作責(zé)任制，主要領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，分管領(lǐng)導(dǎo)對分管范圍內(nèi)保密工作負領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，并納入年度考核內(nèi)容，確保保密責(zé)任落實。加強對涉密計算機的管理，保證人事檔案數(shù)據(jù)信息的保密。

對人事檔案保密管理工作的評價在很多單位的考核評價體系中流于形式且缺乏科學(xué)性，因此根據(jù)對指標(biāo)權(quán)重的計算，細化出可直接操作的量化的保密評價指標(biāo)體系，提高了保密評價的科學(xué)性，這對改進人事檔案的保密管理工作提供了有價值的參考。

表5 人事檔案保密管理評價指標(biāo)權(quán)重表