淺談檔案資料歸納和利用

王譽(yù)巖

摘 ? 要：隨著檔案資源的急劇增長和現(xiàn)代社會對檔案利用的頻繁程度，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已越來越難以適應(yīng)社會的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要。因而，作為儲存并提供利用的檔案工作，特別是檔案管理工作的現(xiàn)代化，其重要性日益顯現(xiàn)出來。檔案工作內(nèi)部的重心也應(yīng)從初級的檔案存放利用，上升到適應(yīng)新形勢下得“檔案現(xiàn)代化管理”上來。檔案管理作為檔案工作的終極目的，其重要性特征在得到進(jìn)一步的強(qiáng)化。

關(guān)鍵詞：檔案;資料;歸納;利用

一、提高檔案管理人員的整體素質(zhì)水平

在進(jìn)行檔案管理水平提升的同事，檔案管理人員的整體素質(zhì)是關(guān)鍵點所在，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，還要努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的精神。提高適應(yīng)崗位要求的實際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。檔案管理人員要深入進(jìn)行調(diào)查研究，提高新時期對檔案信息的認(rèn)識和要求，不斷總結(jié)和探索，提高管理水平。同時也要提高檔案管理者對檔案的意識和法制觀念，認(rèn)識到檔案的重要性和潛在價值，檔案管理好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)。

增強(qiáng)檔案管理員的檔案認(rèn)知程度和意識，首先是加大對檔案知識的宣傳和檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。不定期地制作有關(guān)檔案作用和意義的宣傳頁，培訓(xùn)檔案管理人員參與到材料形成檔案的整個過程中，向其講解文件收集整理歸檔的每個步驟，增強(qiáng)管理人員對檔案工作的了解，使每個人員認(rèn)識到：如果沒能按時整理歸檔資料，工作就無法完成，只有做好歸檔工作，工作才算是有始有終。做好檔案歸檔工作是檔案管理人員的良好素質(zhì)體現(xiàn)。

二、健全管理制度，建立全館一體化的管理新模式

健全檔案管理制度對檔案管理十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、保管期限，歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入崗位職責(zé)和考核辦法之中，在提高全員檔案意識，使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時，建工檔案傳遞、登記制度、實行動態(tài)管理，一是遺失及時查找補(bǔ)損，確保材料完整，二是及時整理歸納，整理檔案順序。

檔案工作具有獨特性，因此建立符合實際情況的檔案管理模式——信息一體化的管理，就顯得更為重要。建立檔案、圖書資料等一體化管理是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的新模式。并且將一體化管理制度編入員工的日?？己嗽u定中去，使其意識到檔案管理的重要性，更好的做好檔案管理。

三、通過多渠道、多途徑收集文件材料，使檔案信息內(nèi)容更豐富

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為單位各項工作，特別是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息，為館內(nèi)決策服務(wù)。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高檔案利用率。

服務(wù)對象的差異，需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多范圍也不相同，為保證檔案保存，應(yīng)改變歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時檔案的載體也實行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實物等。

四、實現(xiàn)新形勢下檔案管理現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作新時期不僅有先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理技術(shù)和管理思想的現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化?，F(xiàn)代化管理離不僅需要現(xiàn)代化的設(shè)備，還要有相應(yīng)的工作要求來實現(xiàn)。

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方式、格式、分類規(guī)則、著錄和索引規(guī)則，文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。

這些標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的管理都離不開先進(jìn)的技術(shù)，尤其是計算機(jī)的技術(shù)，光盤技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。只有先進(jìn)的設(shè)備，先進(jìn)的技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，才能真正實現(xiàn)新時期檔案管理的現(xiàn)代化。

五、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程，因為館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，必須沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法來著錄。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1. 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有檔案中可開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。

2. 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄;將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣能根據(jù)檔案的主題內(nèi)容和特征而進(jìn)行著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3. 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對現(xiàn)有已分門別類的利用原基礎(chǔ)進(jìn)行歸檔著錄，計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。

六、加強(qiáng)檔案人員計算機(jī)知識和技能的培訓(xùn)

檔案管理要使用現(xiàn)代化管理方法，而且要學(xué)習(xí)和掌握計算機(jī)知識和操作技能。為實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理打基礎(chǔ)。

要促進(jìn)檔案信息化管理，除了計算機(jī)及其配套設(shè)施外，還要強(qiáng)化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)信息，做好信息資源的開發(fā)和利用。同時，要通過現(xiàn)代信息處理技術(shù)對現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。當(dāng)然加強(qiáng)電子檔案歸檔管理和人才建設(shè)是缺一不可的。

所以說，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊伍建設(shè)，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊伍是奠定檔案事業(yè)長足進(jìn)步的根基，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提條件。

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