事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問題及解決措施

張奮海

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理工作是極其重要的，首先它可以保證檔案的規(guī)范化留存，避免檔案的遺失對(duì)于后續(xù)工作造成影響。同時(shí)也是提升事業(yè)單位實(shí)際工作水平的重要考核指標(biāo)，對(duì)于一切的工作的開展必須要從有效性出發(fā)，才能養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。所以對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理必須采取科學(xué)的有效的工作手段。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息管理;管理手段

前言：在進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理的工作過程中，首先要注意采用科學(xué)的有效的手段，其次就是要建立起一套行之有效的工作流程，同時(shí)規(guī)范工作人員的操作流程，提升工作人員的工作水平，這樣才能確保檔案管理工作落到實(shí)處。本文針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行探討，力求確保這項(xiàng)工作的有效開展。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問題

在事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)行當(dāng)中，需要保留的檔案是分門別類的，它包含著涉及國(guó)有資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)、環(huán)境建設(shè)改造、人事安排檔案等多種內(nèi)容的收錄。這些都是在事業(yè)單位運(yùn)行過程中的重要信息，做好這些信息的收集和記錄，對(duì)于之后開展工作是具有重大的參考價(jià)值的。但是在實(shí)際工作中，事業(yè)單位對(duì)于檔案的管理工作還是存在很多問題的，包括檔案的完整性，是否做到及時(shí)的更新和補(bǔ)充等一系列問題，都在影響著檔案管理的實(shí)際效果。

首先，就是沒有合理的記錄檔案的資源。很多從業(yè)人員對(duì)于檔案所涉及的范疇缺乏足夠的了解，對(duì)檔案類別劃分不清，進(jìn)而造成了檔案記錄的缺失。其次，相關(guān)人員缺乏檔案管理意識(shí)，導(dǎo)致檔案的損毀、遺失等問題;再次，工作人員檔案創(chuàng)新管理意識(shí)不強(qiáng)，采用傳統(tǒng)的方法記錄檔案，不易于檔案的檢索和調(diào)取，這些都給事業(yè)單位的檔案管理工作造成了極大的影響。最后，單位內(nèi)部沒有定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作開展的效率不高。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理中問題的解決策略

1. 完善對(duì)于信息化檔案管理相關(guān)制度

在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中，首先就是需要建立起嚴(yán)格的管理體系。上級(jí)管理部門要建立起嚴(yán)格的管理制度，對(duì)于檔案管理工作要做到有效的監(jiān)管。要建立起管理制度的約束，在實(shí)際工作過程匯總要做到隨時(shí)的檢查，有效的評(píng)價(jià)，在出現(xiàn)問題的時(shí)候要做到有效的追責(zé)以及具體的幫扶，在實(shí)際過程中還要進(jìn)行相關(guān)的指導(dǎo)工作，這樣才能切實(shí)的提高檔案管理工作的實(shí)效性[1]。

對(duì)于檔案的管理一定要遵循嚴(yán)格的管理制度。在記錄檔案的過程中要做到專人負(fù)責(zé)，對(duì)于登記在冊(cè)的檔案內(nèi)容還要做到對(duì)于上級(jí)的及時(shí)申報(bào)，這樣才會(huì)保證檔案記錄的科學(xué)性。同時(shí)在檔案的記錄過程中，也要結(jié)合先進(jìn)的科技手段進(jìn)行電子檔案的記錄，這樣既便于檔案的留存，也容易在使用的時(shí)候結(jié)合檢索功能快速的調(diào)取檔案。同時(shí)對(duì)于借閱出庫(kù)的檔案要進(jìn)行及時(shí)地記錄，對(duì)于檔案的歸還情況也要做好登記，確保檔案的完整性。

2. 制定對(duì)于檔案管理工作的工作流程

在具體的工作流程的制定中，一定要注意結(jié)合起先進(jìn)的科學(xué)手段[2]。這里所謂的工作流程，首先，指的是對(duì)于工作的有效的操作模式，在檔案的記錄過程中要按部就班的做好相關(guān)工作，在采集需要記錄信息的時(shí)候就要有專人負(fù)責(zé)。一定要做到專人專崗，這樣才能切實(shí)地做到崗位負(fù)責(zé)制，會(huì)增加工作的有效性。其次，就是在記錄的過程當(dāng)中要結(jié)合電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的高科技手段進(jìn)行電子檔案的整理，這也是一種優(yōu)質(zhì)高效的技術(shù)手段。

檔案記錄人員可以把資料輸入到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)中，還可以根據(jù)檔案的不同內(nèi)容進(jìn)行檔案夾下的分類，這樣就會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案的有序管理。另外在需要調(diào)取相關(guān)檔案的時(shí)候，只需要使用計(jì)算機(jī)中信息的搜索功能，就可以迅速的查找到所需要的內(nèi)容，這是十分的便捷的。

3. 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在檔案記錄的過程當(dāng)中，從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也是極其重要的。在實(shí)際工作的過程當(dāng)中，要對(duì)于在崗人員進(jìn)行及時(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)于工作態(tài)度、職業(yè)素養(yǎng)都要進(jìn)行有效的提升，只有如此才能讓這些檔案管理的從業(yè)人員實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)水平的不斷精進(jìn)，做好相關(guān)的檔案管理工作。

要想做好一項(xiàng)工作，最根本的要素是應(yīng)具有良好的工作態(tài)度。對(duì)于檔案工作的重要性，所有的工作人員都要做到深刻地認(rèn)識(shí)。只有做好了這項(xiàng)工作，才能夠做到對(duì)于以往工作的溯源以及相關(guān)問題的追溯，這對(duì)于實(shí)際工作的開展是十分的有意義的。同時(shí)，一個(gè)單位的檔案記錄工作也記載著一個(gè)單位的歷史以及實(shí)際工作的重要經(jīng)驗(yàn)，能把這項(xiàng)重要的工作做好是一件十分具有使命感的事情。作為檔案記錄的工作人員，應(yīng)該以這樣的責(zé)任感和使命感投入到實(shí)際工作之中，把工作做好做實(shí)[3]。

在實(shí)際工作中，從業(yè)人員要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，參考具體的工作流程一步一個(gè)腳印的投入到實(shí)際工作中。在工作過程中，要結(jié)合單位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)不斷的提升個(gè)人能力，在工作中要恪盡職守。對(duì)于舊的紙質(zhì)檔案的維護(hù)要做到及時(shí)和有效，對(duì)于受潮的檔案以及發(fā)生損毀的檔案要進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)。對(duì)于電子檔案要進(jìn)行信息的及時(shí)補(bǔ)錄，對(duì)于變化后的檔案要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申報(bào)和批復(fù)，要認(rèn)真地履行自己的職責(zé)。

4. 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的管理手段

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，還要做到與時(shí)俱進(jìn)。信息時(shí)代帶來的技術(shù)革新是日新月異的，要讓檔案的記錄和管理工作結(jié)合起高科技的手段，這樣才能得到事半功倍的效果，為實(shí)際工作節(jié)省大量的工作時(shí)間，減少了人力資源成本的投入[4]。

在實(shí)際工作中，對(duì)于高科技手段的使用是一種必然的趨勢(shì)，但是在這一過程中，也要注意檔案的安全管理工作。在現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)資源共享的時(shí)代，信息已然實(shí)現(xiàn)了有效的共享。但是這既是優(yōu)勢(shì)，也是一種潛在的危險(xiǎn)。在事業(yè)單位的檔案管理過程中，也要設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，文件開啟密碼等有效的技術(shù)手段，以此來保障電子檔案的安全性，避免由于黑客的侵入造成信息的外泄，使國(guó)家蒙受不必要的損失。對(duì)于這項(xiàng)工作也可以設(shè)置專門的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員崗位，實(shí)現(xiàn)對(duì)于信息的有效保護(hù)。信息技術(shù)人員要做到網(wǎng)絡(luò)安全的實(shí)時(shí)保護(hù)，也要注意安全保障技術(shù)的及時(shí)升級(jí)，保證信息的安全不受侵害。

總結(jié)

事業(yè)單位的檔案管理工作是要引起極度的重視的，相關(guān)的管理者要制定起檔案管理的政策和實(shí)施細(xì)則，具體的工作人員就要嚴(yán)格的按照規(guī)章制度做事，用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和有效的工作方法來確保這項(xiàng)工作的有效開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（26）：4-6.

[2]鹿曉玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2016（22）：95.

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