基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

袁燕 南京醫(yī)科大學(xué)醫(yī)政學(xué)院

檔案資料是基層事業(yè)單位重要的基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，并廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)，檔案管理的信息化也顯得尤為重要，既能提升檔案管理的質(zhì)量和效率，更滿足基層事業(yè)單位檔案管理新的發(fā)展需求。文章從檔案管理的實(shí)踐出發(fā)，進(jìn)一步探索基層事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)路徑。

檔案是人們對(duì)社會(huì)生活的一些規(guī)律和關(guān)鍵要素記載后形成的文書(shū)資料，自古至今都是非常重要的文獻(xiàn)資料之一，并在社會(huì)生活中發(fā)揮了獨(dú)特的價(jià)值作用，具有歷史的再現(xiàn)性、知識(shí)性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性和價(jià)值性等特點(diǎn)[1]。檔案管理則是通過(guò)對(duì)檔案的登記、整理和存儲(chǔ)等手段，提高了事業(yè)單位對(duì)檔案管理的效率?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，尤其是對(duì)于一些專(zhuān)業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，對(duì)關(guān)鍵資料的檔案管理則顯得更加重要。當(dāng)下在信息化和互聯(lián)網(wǎng)的推動(dòng)下，事業(yè)單位對(duì)檔案管理也有了更高的要求，單一的紙質(zhì)檔案管理滿足不了當(dāng)前的需求。加快事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，既是推動(dòng)檔案管理的高效化轉(zhuǎn)變，也是為了提高基層事業(yè)單位的管理體系和能力。因此，本篇文章從基層事業(yè)單位的檔案管理著手，重點(diǎn)探討其信息化的建設(shè)。

基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

基層事業(yè)單位檔案管理目前存在著一些問(wèn)題，從人、物及管理角度來(lái)分析基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，為引入信息化提供相應(yīng)的基礎(chǔ)。

(一)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)度不足

基層事業(yè)單位人員編制不足，檔案管理人員通常由其他崗位人員兼任，因此在做檔案管理時(shí)，缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理只是檔案的保管，缺乏系統(tǒng)性和全局性的觀念，始終停留在工作表面，不能深層次考慮檔案管理的重要性和檔案管理的未來(lái)發(fā)展，也無(wú)法將檔案管理的重要性呈現(xiàn)給單位的管理者，管理者也在一定程度上無(wú)法獲取檔案管理的重要性和提升檔案管理信息化的必要性。

(二)檔案管理管理不完善

目前基層事業(yè)單位的檔案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，檔案的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案貯存條件不規(guī)范，檔案完整性不足等。這些方面的不完善一方面體現(xiàn)了檔案管理工作的不完善，更深層次的方面則是體現(xiàn)了檔案管理始終沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，最終反過(guò)來(lái)影響檔案管理在基層事業(yè)單位中的地位和重要性，單位中的管理層對(duì)其不重視，對(duì)其的投入和管理相應(yīng)的缺乏計(jì)劃性，因此，基層事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展速度極為緩慢，信息化的引入也就此擱淺。

(三)檔案管理的層次較低

由于上述兩個(gè)因素，檔案管理的人員專(zhuān)業(yè)度不足、管理不完善，導(dǎo)致了目前基層事業(yè)單位的檔案管理層次較低，與當(dāng)前快速發(fā)展的時(shí)代不符，還處于基礎(chǔ)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主的形式。檔案檢索也多以手工檢索為主，這樣就導(dǎo)致了檔案管理的有效性低，檔案的實(shí)用性也很低，沒(méi)有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值。

基層事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

目前基層事業(yè)單位檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，停留在檔案管理的初級(jí)階段，基于上述基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，使得檔案管理工作面臨著不少的挑戰(zhàn)，一是收集、整理分類(lèi)的困難；二是開(kāi)發(fā)和利用的效率很低；三是分析檢索難度大。這些問(wèn)題的存在不利于檔案管理的效率提升，因此在基層事業(yè)單位檔案管理中引入信息化，一是通過(guò)信息化培養(yǎng)出相應(yīng)的人才，為信息化的檔案管理提供人才的支撐。二是信息化可一定程度上解決了目前存在的問(wèn)題，從而有效提高管理者的效率和檔案管理的質(zhì)量。三是信息化的管理模式，為基層事業(yè)單位的檔案管理引入新的發(fā)展點(diǎn)，為基層事業(yè)單位的發(fā)展，尤其是專(zhuān)業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的單位提供了檔案資料的后備保障。

基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，既是快速發(fā)展的信息時(shí)代對(duì)基層事業(yè)單位的要求，也是國(guó)家治理能力和治理體系現(xiàn)代化的要求。根據(jù)上文中對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和引入信息化的重要性，下文提出了相應(yīng)的對(duì)策來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。

(一)引入信息化管理方案

根據(jù)基層事業(yè)單位檔案管理的具體需求，構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理方案。每家基層事業(yè)單位的具體情況不同，因此具體的方案也會(huì)有差異，必須充分了解各自的需求，對(duì)癥下藥地制定出適合的方案。

首先開(kāi)展宣傳教育工作，轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化管理者對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的支持，使其充分意識(shí)到檔案管理信息化是目前的大趨勢(shì)，信息化的檔案管理是事業(yè)單位管理中非常重要的一環(huán)，單位的檔案不再是單純的文書(shū)，而是技術(shù)、知識(shí)、信息的傳承和共享。通過(guò)信息化與檔案的有效結(jié)合，檔案更能發(fā)揮出它的作用。

其次是為信息化建設(shè)提供充足的技術(shù)硬件的保障和資金經(jīng)費(fèi)的保障，包括應(yīng)用一些比較高端或者先進(jìn)的技術(shù)管理機(jī)制。傳統(tǒng)的檔案管理是應(yīng)用實(shí)物存儲(chǔ)，也就是紙質(zhì)文本存儲(chǔ)，而如今引入信息化后，更多的是采用無(wú)紙化的，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化管理，使得檔案管理者更加系統(tǒng)地整理、保存檔案，使查閱者更加方便快捷查閱到所需資料。同時(shí)對(duì)信息化建設(shè)做較為詳細(xì)的資金計(jì)劃，用于向上級(jí)申請(qǐng)預(yù)算經(jīng)費(fèi)，其中包括后續(xù)的維護(hù)和更新資金，確保檔案的技術(shù)保障處于長(zhǎng)期穩(wěn)定狀態(tài)。

最后是加強(qiáng)檔案信息化的安全管理。信息化檔案管理是去紙質(zhì)化，能夠減少紙質(zhì)文本在整理過(guò)程的安全性隱患，包括丟失、損壞，確保檔案原始資料的齊全和完整。但也要注重信息化檔案管理中的保密措施。檔案管理人員要進(jìn)一步提升檔案管理安全意識(shí)，有效防范不法分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò)手段入侵檔案管理，也要提前做好網(wǎng)絡(luò)安全軟硬件的防護(hù)，確保消除一切安全隱患。

(二)完善檔案管理信息化制度

完善基層事業(yè)單位檔案管理制度，是對(duì)檔案工作規(guī)范開(kāi)展和有序進(jìn)行的有力保障。

一方面要制定基層事業(yè)單位檔案管理信息化制度，確保檔案管理信息化建設(shè)落到實(shí)處，也確保檔案管理信息化的執(zhí)行落到實(shí)處，進(jìn)而提高單位檔案管理信息化的水平。

另一方面進(jìn)一步改進(jìn)當(dāng)前的檔案管理制度，使其與信息化的發(fā)展相適應(yīng)，符合當(dāng)前發(fā)展水平，有新的變革，相應(yīng)的管理制度需及時(shí)調(diào)整并與其相適應(yīng)，尤其是操作和安全方面，這兩方面涉及檔案管理信息化的核心，從而全面提高檔案管理的效率、質(zhì)量和安全，為基層事業(yè)單位的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

最后開(kāi)展檔案管理信息化時(shí)，必不可少的還有檔案管理信息化的監(jiān)管制度，規(guī)范檔案管理人員、檔案查閱者、基層事業(yè)單位的管理者的檔案管理意識(shí)和行為，對(duì)其產(chǎn)生一定的約束作用，確保檔案管理的安全性、穩(wěn)定性和規(guī)范性。

(三)培養(yǎng)信息化檔案管理專(zhuān)業(yè)化人才

基層事業(yè)單位檔案管理引入信息化后，對(duì)相應(yīng)的檔案管理人員也有了新的要求，單位可以根據(jù)實(shí)際情況，內(nèi)部培養(yǎng)或者對(duì)外招聘相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人才，都是可行的。首先要培養(yǎng)檔案管理人員的強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，讓其明確檔案管理不是簡(jiǎn)單傳統(tǒng)的整理檔案，而是促進(jìn)信息手段與檔案管理的有機(jī)融合，推動(dòng)基層事業(yè)單位檔案管理信息化的進(jìn)程和水平。其次是要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，規(guī)范檔案管理人員的行為，約束其嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)制度執(zhí)行，確保檔案信息的安全性。因此除了具備上述素質(zhì)外，也需要具備一定的服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)可度和滿意度，形成檔案管理的良性循環(huán)。

綜上，基層事業(yè)單位的檔案管理需要逐漸步入信息化，應(yīng)用新的技術(shù)和手段，使信息化逐步取代傳統(tǒng)檔案管理?？傊?，以現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備作為支撐，以新的管理模式和管理制度為保障，以信息化檔案管理專(zhuān)業(yè)人才為依托，進(jìn)一步促進(jìn)基層事業(yè)單位檔案管理工作，提高檔案管理的效率，促使檔案管理在質(zhì)量上有進(jìn)一步的飛躍，發(fā)揮出檔案管理應(yīng)有的職能，更好地服務(wù)于基層事業(yè)單位的發(fā)展，更好地為社會(huì)公共事務(wù)做出貢獻(xiàn)。