血站檔案管理工作具體做法及體會(huì)

郭煜 太原市血液中心（太原市輸血技術(shù)研究所） 山西 太原 030024

近年來，隨著我國(guó)醫(yī)療保障制度的不斷完善和醫(yī)學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，臨床醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)血液的需求量大幅增長(zhǎng)。2020年太原市有超10萬(wàn)人參加了無償獻(xiàn)血活動(dòng)，奉獻(xiàn)愛心。血站作為公益性采供血機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著向臨床提供充足、安全、有效血液的重任，檔案管理工作在血站業(yè)務(wù)中起著非常重要的作用，尤其是采供血業(yè)務(wù)檔案，它涵蓋了采供血工作從獻(xiàn)血者的篩選、登記到血液采集、檢測(cè)、制備、儲(chǔ)存、發(fā)放和運(yùn)輸?shù)恼麄€(gè)過程[1]，在生產(chǎn)過程溯源、安全供血、血液事業(yè)可持續(xù)發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。

一、血站檔案的含義

血站檔案是指血站在采供血工作和單位管理過程中直接形成的具有查考利用價(jià)值的文字、圖表、電子文件等各種形式的歷史記錄，它是血站開展全面質(zhì)量管理，并使質(zhì)量管理體系順利運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)的重要依據(jù)；是建立固定獻(xiàn)血者隊(duì)伍，確保臨床用血數(shù)量和質(zhì)量的助力推手；是提高獻(xiàn)血服務(wù)水平，維護(hù)獻(xiàn)血者、輸血者利益以及血站自身權(quán)益的有力保障，血站應(yīng)高度重視檔案管理工作，對(duì)信息資源進(jìn)行有效開發(fā)利用，提高輸血服務(wù)水平。

二、檔案管理工作具體做法

(一)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善相關(guān)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，健全檔案管理運(yùn)行機(jī)制。1.建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，清晰管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理；2.進(jìn)行檔案各項(xiàng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)工作流程，依法辦事，依章辦事；3.立足本單位自身實(shí)際情況制定檔案分類方案、文件材料歸檔范圍以及檔案保管期限表，規(guī)范檔案操作基礎(chǔ)工作；4.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的日常監(jiān)督檢查，建立檔案工作責(zé)任制，將檔案工作納入單位年度、階段性目標(biāo)責(zé)任制加以考核。通過完善機(jī)構(gòu)、健全制度，使檔案工作重要性深入人心，工作開展有章可循。

(二)重視人才隊(duì)伍建設(shè)，順應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)需要

檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化開展離不開一支高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍。血站是采集、提供臨床用血的機(jī)構(gòu)，在血液產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程中形成了大量的文字、圖表、數(shù)據(jù)和記錄，檔案門類廣，載體多樣，專業(yè)性強(qiáng)。血站應(yīng)通過舉辦線上線下知識(shí)講座、開展技術(shù)比武、外出參觀學(xué)習(xí)等方式加大專業(yè)人員培訓(xùn)力度。培訓(xùn)內(nèi)容包括：上級(jí)檔案部門制定的法律、法規(guī)以及相關(guān)釋義、解讀；單位檔案規(guī)章、制度、崗位職責(zé)以及計(jì)算機(jī)操作等信息技術(shù)相關(guān)知識(shí)。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理者的眼光格局和專業(yè)素養(yǎng)，使他們能夠緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，用最新的理念與方法管理檔案，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，更好地服務(wù)于血站中心工作。

(三)確定檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)工作

血站采供血工作流程多，檔案內(nèi)容龐雜，載體多樣，可根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)將檔案設(shè)置為三級(jí)類目進(jìn)行管理。具體為：黨務(wù)管理類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、采供血管理類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、科技研究類、人事檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、聲像檔案類、榮譽(yù)實(shí)物類和電子檔案類。其中采供血檔案類按工作流程和開展項(xiàng)目設(shè)置二級(jí)類目，即：獻(xiàn)血者管理類、血液檢測(cè)類、成分制備類、質(zhì)量控制類、血液儲(chǔ)存發(fā)放類、血液運(yùn)輸類以及臨床輸血服務(wù)類；獻(xiàn)血者管理類檔案下設(shè)三級(jí)類目，細(xì)分為全血類、機(jī)采血小板類和稀有血型類。采供血類檔案因涉及人數(shù)多，數(shù)量龐大采取卷、件相結(jié)合的辦法進(jìn)行整理，管理類檔案以件為單位進(jìn)行整理。采供血類檔案歸檔范圍和保管期限結(jié)合工作特點(diǎn)，參照AABB標(biāo)準(zhǔn)制定；其他類檔案參照國(guó)家檔案局10號(hào)令公布的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》制定?？茖W(xué)合理的分類方案、歸檔范圍和保管期限是檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。

(四)加強(qiáng)硬件投入，確保檔案安全和檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是檔案工作發(fā)展的必然之路，檔案管理由目前的雙軌制向單軌制轉(zhuǎn)變是未來趨勢(shì)。血站應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，既要將基礎(chǔ)設(shè)施配備齊全，如標(biāo)準(zhǔn)“三分開”檔案辦公場(chǎng)所，溫濕度測(cè)控系統(tǒng)，檔案“八防”裝備等，同時(shí)也要加大檔案信息化建設(shè)所需軟件、硬件的投入，對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)維護(hù)、配備性能穩(wěn)定的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，確保檔案安全和檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案工作體會(huì)

(一)提高獻(xiàn)血者類檔案保密意識(shí)

血站工作性質(zhì)特殊，血站檔案真實(shí)記錄了采供血工作全過程，為精準(zhǔn)采血及獻(xiàn)血服務(wù)提供重要參考，是保障用血安全的重要憑據(jù)，獻(xiàn)血者類檔案涵蓋了獻(xiàn)血者的姓名、血型、有效身份證件、聯(lián)系電話、血液檢測(cè)結(jié)果等大量個(gè)人信息，涉及獻(xiàn)血者的隱私，做好保密工作至關(guān)重要?！堆举|(zhì)量管理規(guī)范》中明確規(guī)定“應(yīng)建立和實(shí)施保密制度，對(duì)獻(xiàn)血者的個(gè)人資料、獻(xiàn)血信息、血液檢測(cè)結(jié)果以及相應(yīng)的血液使用信息等應(yīng)進(jìn)行保密，防止未授權(quán)接觸和對(duì)外泄露”，檔案部門應(yīng)建立《檔案保密制度》并嚴(yán)格執(zhí)行，做到“不該說的不說，不該看的不看”，確保獻(xiàn)血者隱私不受侵犯。

(二)延長(zhǎng)采供血類檔案保管期限

《血站管理辦法》規(guī)定，獻(xiàn)血、檢測(cè)和供血的原始記錄應(yīng)當(dāng)至少保存十年。在實(shí)際工作中，10年遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類壽命越來越長(zhǎng)，若某人18歲獻(xiàn)血78歲用血，為獻(xiàn)血者提供血費(fèi)報(bào)銷服務(wù)時(shí)，血站需調(diào)閱獻(xiàn)血者60年前的獻(xiàn)血記錄及既往血費(fèi)報(bào)銷記錄確定返還金額；一旦涉及血液訴訟，按照舉證倒置的法律規(guī)定，血站要從輸血者追溯到獻(xiàn)血者，需要調(diào)閱血液發(fā)放、成分制備、血液檢測(cè)類檔案以及獻(xiàn)血者類檔案，以保護(hù)輸血者的合法權(quán)益，維護(hù)血站聲譽(yù)。因此，因涉及民生問題，血站應(yīng)提高站位，最大限度延長(zhǎng)采供血流程重要檔案的保管期限。

(三)推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字形式的檔案資源呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)的趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案工作方式完全不能適應(yīng)新形勢(shì)的要求[2]。血站應(yīng)重視對(duì)檔案部門的數(shù)字化轉(zhuǎn)型的支持，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案價(jià)值與功能?！皺n案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型”是指將檔案工作的管理對(duì)象、管理手段等由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變及依此提升檔案管理水平和效益的過程[3]。檔案部門要抓住發(fā)展機(jī)遇，將檔案信息化建設(shè)融入血站信息化發(fā)展規(guī)劃中，完善現(xiàn)有檔案信息管理模塊，拓展收集、服務(wù)范圍和能力，制定信息化發(fā)展遠(yuǎn)期規(guī)劃與年度計(jì)劃，為檔案管理單軌制做好準(zhǔn)備。

(四)探索檔案開發(fā)利用新模式

新形勢(shì)下，血站檔案部門要與時(shí)俱進(jìn)，圍繞采供血中心工作和大局，運(yùn)用新技術(shù)對(duì)檔案信息資源開展開發(fā)利用，如：依托龐大的采供血檔案數(shù)據(jù)資源，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+等高科技手段為獻(xiàn)血者、臨床醫(yī)院以及社會(huì)公眾搭建溝通聯(lián)系的橋梁，讓有獻(xiàn)血意向的愛心人士通過微信平臺(tái)就能知曉血站每日血液需求計(jì)劃、采血點(diǎn)布局及獻(xiàn)血人員密集度，進(jìn)行預(yù)約獻(xiàn)血；讓臨床醫(yī)院通過血液貯存類檔案信息，及時(shí)了解當(dāng)日各血型庫(kù)存情況，把控血液用量，合理用血；讓獻(xiàn)血者享受簡(jiǎn)單快捷的獻(xiàn)血后服務(wù)，即：獻(xiàn)血者本人或直系親屬用血后，只需一部手機(jī)幾分鐘內(nèi)就可發(fā)起血費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)，血站通過電子檔案進(jìn)行身份甄別，并根據(jù)獻(xiàn)血量計(jì)算報(bào)銷額度，審核通過后，錢款自動(dòng)入賬。電子檔案加互聯(lián)網(wǎng)+模式提升了血站的服務(wù)水平，增加了社會(huì)各界對(duì)血站的認(rèn)可度。

獻(xiàn)血是一項(xiàng)持續(xù)性的社會(huì)公益活動(dòng)，如何做好這一工作沒有固定模式，血站要不斷探索，不斷創(chuàng)新，檔案部門應(yīng)增強(qiáng)大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，充分挖掘檔案信息資源，助力采供血工作邁上新臺(tái)階，推動(dòng)輸血事業(yè)快速健康發(fā)展。