蔡俊杰
(梧州學(xué)院 審計(jì)處,廣西 梧州 543002)
內(nèi)控實(shí)施的模式與單位的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和內(nèi)控文化戚戚相關(guān)[1],很大程度上影響著內(nèi)控的成效。內(nèi)部控制建設(shè)對(duì)于廣西高校而言仍然是一個(gè)全新的時(shí)代命題,目前尚沒(méi)有太多的符合現(xiàn)階段自身發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)可借鑒。某些高校在內(nèi)控建設(shè)初見(jiàn)成效的同時(shí),仍然暴露出很多問(wèn)題,例如,內(nèi)控環(huán)境尚未成熟,部分領(lǐng)導(dǎo)與職能部門(mén)思想重視不夠,流程意識(shí)不濃,專業(yè)技術(shù)不足;監(jiān)督權(quán)限如何在紀(jì)委、財(cái)務(wù)部門(mén)、內(nèi)審部門(mén)之間得到合理而又明確的分配,搭建合理高效的監(jiān)督評(píng)價(jià)體系;內(nèi)部控制全員參與不夠,宣傳破冰不足,以致內(nèi)控止步于常規(guī)化的財(cái)務(wù)監(jiān)督[2];基本職權(quán)設(shè)置的不合理,使評(píng)價(jià)缺乏獨(dú)立公允性,改進(jìn)建議缺乏持續(xù)的跟蹤落實(shí)與最終反饋等。這些問(wèn)題亟待解決,需要我們進(jìn)行深入的思考。
本研究基于COSO內(nèi)部控制框架五要素的視角,結(jié)合廣西高校內(nèi)部控制的實(shí)施推進(jìn)現(xiàn)狀,根據(jù)內(nèi)部控制五要素理論,從“控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)督”5個(gè)方面精準(zhǔn)定位廣西高校內(nèi)部控制現(xiàn)狀及其存在的問(wèn)題。
本研究通過(guò)內(nèi)部控制的五要素維度對(duì)廣西高校內(nèi)控建設(shè)存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的剖析,旨在發(fā)掘其內(nèi)在的成因,從而探索出一條符合廣西高校組織結(jié)構(gòu)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)運(yùn)行特點(diǎn)的內(nèi)控建設(shè)最優(yōu)路徑。
內(nèi)部控制是指一個(gè)由主體人員實(shí)施的、旨在實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)的過(guò)程。內(nèi)部控制整體框架包含5個(gè)部分:控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息和溝通、監(jiān)督[3]。這5個(gè)部分相互聯(lián)系,形成判定一個(gè)企業(yè)或單位內(nèi)控是否有效的標(biāo)準(zhǔn)。內(nèi)部控制整體框架論的提出使內(nèi)部控制理論研究達(dá)到了一個(gè)新的高度,具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
(1)不同的用戶對(duì)內(nèi)部控制有著不同的理解,內(nèi)控五要素論界定了一個(gè)適合不同用戶需要的內(nèi)部控制概念。
(2)內(nèi)控五要素理論提出了一套完整的對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)。具體來(lái)說(shuō),內(nèi)部控制評(píng)價(jià)應(yīng)緊緊圍繞內(nèi)部控制的5個(gè)要素——內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督來(lái)進(jìn)行。
(3)首次提出了三類控制目標(biāo)(與營(yíng)運(yùn)有關(guān)的目標(biāo)、與財(cái)務(wù)報(bào)告有關(guān)的目標(biāo)及與法令遵循有關(guān)的目標(biāo))、五項(xiàng)構(gòu)成要素的立體框架結(jié)構(gòu)。這一框架結(jié)構(gòu)為內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的建立奠定了基礎(chǔ),同時(shí)也有利于不同的人從不同的角度去關(guān)注企業(yè)內(nèi)部控制的不同方面。
(4)第一次將人文因素融入內(nèi)部控制,強(qiáng)調(diào)環(huán)境與人的重要性,極大地豐富了內(nèi)部控制的文化內(nèi)涵。
(5)第一次將風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息與溝通這兩個(gè)要素作為基本要素引入內(nèi)部控制領(lǐng)域,突出強(qiáng)調(diào)信息系統(tǒng)的作用,信息系統(tǒng)應(yīng)處理企業(yè)內(nèi)外部各類相關(guān)信息,為實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)提供重要保障。
五要素理論最主要的是彰顯了內(nèi)控要素的層次性,是一個(gè)較為理想的框架,現(xiàn)實(shí)中幾乎所有的企業(yè)或單位的內(nèi)控均與之有一定的差距[4],但多數(shù)企業(yè)或單位希望通過(guò)理解和貫徹內(nèi)控整體框架的要求,梳理自己的管理流程,提升自己的管理水平[5]。
研究者以隨機(jī)抽樣的方式抽取了廣西9所公辦高校2016—2018年度的內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)報(bào)告為樣本,通過(guò)對(duì)各樣本高校內(nèi)控基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)指標(biāo)的得分情況進(jìn)行具體分析與實(shí)地調(diào)研,整理了現(xiàn)階段廣西公辦高校內(nèi)部控制建設(shè)存在的共性問(wèn)題。
本研究分別從產(chǎn)權(quán)關(guān)系、治理結(jié)構(gòu)2個(gè)角度剖析廣西高校的內(nèi)部控制環(huán)境,問(wèn)題比較突出的主要有以下2個(gè)方面。
1.產(chǎn)權(quán)關(guān)系方面
根據(jù)廣西經(jīng)濟(jì)與文化發(fā)展特點(diǎn),廣西公辦高校在產(chǎn)權(quán)關(guān)系上主要有3種方式:省部共建高校由教育部與教育廳共同出資管理、區(qū)直高校由教育廳直接管理、區(qū)市共建高校由教育廳與地市共同出資管理。有的高校的人事管理、行政管理、資產(chǎn)管理等方面還存在多頭管理的現(xiàn)象。
2.治理結(jié)構(gòu)方面
大多數(shù)高校已經(jīng)設(shè)立了內(nèi)部控制治理機(jī)構(gòu)——內(nèi)控工作領(lǐng)導(dǎo)小組,并且由學(xué)校的法人在治理機(jī)構(gòu)內(nèi)擔(dān)任負(fù)責(zé)人,班子成員在單位內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中任職。但是,有的高校內(nèi)控工作機(jī)構(gòu)無(wú)明確的分工細(xì)則,未能有效發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)控工作的作用,也未從學(xué)校層面統(tǒng)籌梳理各部門(mén)間的內(nèi)控制度,尚未整合為一套系統(tǒng)、完整的學(xué)校內(nèi)部控制體系。
按照《內(nèi)控規(guī)范》的要求,對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和管理是高校內(nèi)控建設(shè)的重要內(nèi)容。目前,廣西高校的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估總體上處于起步階段,存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下2個(gè)方面。
1.控制目標(biāo)方面
高等教育既具有教育的一般本質(zhì)和屬性,同時(shí)又有自己獨(dú)特的基礎(chǔ)功能,強(qiáng)調(diào)和地方經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)學(xué)研的緊密結(jié)合。雙重的定位特征使其日常業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)明顯兼具了公益性與經(jīng)濟(jì)性2個(gè)特點(diǎn),從而在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中容易出現(xiàn)政治思維與經(jīng)營(yíng)思維難以協(xié)調(diào)統(tǒng)一的問(wèn)題。當(dāng)前廣西有的高校尚未制定明確的戰(zhàn)略目標(biāo),內(nèi)部控制目標(biāo)與學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略之間的關(guān)系不明確,發(fā)展目標(biāo)的不清晰直接影響準(zhǔn)確識(shí)別,影響目標(biāo)達(dá)成的各類風(fēng)險(xiǎn)的成功率。
2.風(fēng)險(xiǎn)管理能力方面
廣西高校業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足。校內(nèi)普遍缺乏有經(jīng)驗(yàn)的風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)施人才,一線行政人員缺乏風(fēng)險(xiǎn)管理的系統(tǒng)培訓(xùn),風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱,識(shí)別能力欠缺,風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方法單一,主要是依賴于既往經(jīng)驗(yàn)與感性判斷,充當(dāng)?shù)闹饕菃?wèn)題發(fā)生后的補(bǔ)鍋匠的角色。沒(méi)有準(zhǔn)確的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別,也就難以對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行差異化的分級(jí)管理,繼而在應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)缺乏主動(dòng)性和前瞻性,也加大了風(fēng)險(xiǎn)的作用烈度。
高??刂苹顒?dòng)全面覆蓋學(xué)校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),本研究依循重要性原則,從高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的預(yù)算、收支、政府采購(gòu)、資產(chǎn)管理、建設(shè)項(xiàng)目管理、合同管理6個(gè)核心業(yè)務(wù)方面,詳細(xì)梳理管理效果欠佳的方面。
1.預(yù)算業(yè)務(wù)控制方面
合理編制收支預(yù)算是高校順利實(shí)施各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)目標(biāo)的基本保障,在高校內(nèi)部的業(yè)務(wù)控制、在預(yù)算管理方面主要存在以下問(wèn)題。
(1)預(yù)算編制方法側(cè)重財(cái)務(wù)收支預(yù)算,并且對(duì)于融資的規(guī)劃不夠精細(xì)。預(yù)算的編制主要由財(cái)務(wù)部門(mén)來(lái)完成,職能部門(mén)特別是二級(jí)學(xué)院的參與度不高。
(2)預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)形式化。預(yù)算執(zhí)行過(guò)程缺少得力的監(jiān)督機(jī)制,缺乏剛性的約束力,預(yù)算項(xiàng)目實(shí)施中竄用的情況普遍。預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)方法與可橫向?qū)Ρ鹊臉?biāo)準(zhǔn),評(píng)價(jià)效果由各個(gè)部門(mén)自行擬定,預(yù)算評(píng)價(jià)結(jié)果缺乏公允,也沒(méi)有與相應(yīng)決策執(zhí)行人員績(jī)效考核掛鉤的機(jī)制,無(wú)法在真正意義上實(shí)現(xiàn)促進(jìn)學(xué)校資源合理配置的評(píng)價(jià)目的,重復(fù)建設(shè)、成本意識(shí)淡薄的問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。
2.收支業(yè)務(wù)控制方面
高校最穩(wěn)定、占比最大的收入來(lái)源就是學(xué)雜費(fèi)收入。資金交易數(shù)量大、次數(shù)多、頻率高,涉及多部門(mén)、多崗位是其顯著特點(diǎn)。各高校一方面主動(dòng)拓寬微信、支付寶、網(wǎng)銀等多種繳費(fèi)途徑,另一方面積極對(duì)收費(fèi)軟件進(jìn)行信息化改造。經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)優(yōu)化之后,收支業(yè)務(wù)的接觸性風(fēng)險(xiǎn)得到了有效的控制,但是實(shí)務(wù)上仍然存在以下問(wèn)題:
(1)結(jié)算崗位設(shè)置欠科學(xué)。部分高校存在收費(fèi)員同時(shí)負(fù)責(zé)審核與辦理收費(fèi)和退費(fèi)業(yè)務(wù),違反了職務(wù)不相容原則。由于崗位普遍緊缺,收、退費(fèi)業(yè)務(wù)都由一人操作,缺乏交叉復(fù)核,容易發(fā)生職務(wù)犯罪風(fēng)險(xiǎn)。另外,在寒暑假值班期間印章以及空白支票保管上忽視相互牽制的情況時(shí)有發(fā)生。
(2)公務(wù)卡管理制度執(zhí)行不力。由于宣傳力度不足,以及各業(yè)務(wù)部門(mén)配合意愿較低,在個(gè)人差旅、小額零星采購(gòu)、學(xué)生活動(dòng)支出、科研活動(dòng)等領(lǐng)域存在未嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)卡結(jié)算管理制度的情況。
3.政府采購(gòu)業(yè)務(wù)控制方面
高校存在大量頻繁的資產(chǎn)購(gòu)置活動(dòng),其中大宗購(gòu)置納入到政府采購(gòu)管理范疇,涉及的交易次數(shù)繁多,交易金額不等,是舞弊風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū),主要存在以下問(wèn)題:
(1)政府采購(gòu)活動(dòng)目的不明確。由于前端預(yù)算執(zhí)行缺乏剛性,使采購(gòu)計(jì)劃變動(dòng)大,采購(gòu)部門(mén)難以提前部署計(jì)劃,加大了管理部門(mén)統(tǒng)籌管理的難度,對(duì)變化的應(yīng)對(duì)措施不夠及時(shí)。采購(gòu)回來(lái)的商品和服務(wù)與實(shí)際業(yè)務(wù)需求相脫節(jié),資金得不到有效配置的同時(shí),閑置資產(chǎn)耗費(fèi)場(chǎng)地與人力保管,造成二次浪費(fèi)。
(2)政府采購(gòu)需求的審核缺乏專業(yè)技術(shù)支持。存在項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)設(shè)計(jì)出來(lái)的需求參數(shù)具有隱蔽的排他性,技術(shù)指標(biāo)不公允。由于專業(yè)技術(shù)壁壘的存在,項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)實(shí)質(zhì)性主導(dǎo)了驗(yàn)收工作,使監(jiān)管形同虛設(shè)。
(3)政府采購(gòu)實(shí)施不規(guī)范,未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行政府采購(gòu)制度,存在拆標(biāo)規(guī)避政府采購(gòu)的現(xiàn)象。客觀上固然是存在專項(xiàng)資金執(zhí)行率考核的壓力,擔(dān)心政府采購(gòu)流程復(fù)雜,操作周期長(zhǎng),影響項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度的外部壓力;主觀上也難以排除刻意規(guī)避政府采購(gòu)監(jiān)督,牟取私利的內(nèi)在動(dòng)因。
(4)政府采購(gòu)業(yè)務(wù)的檔案管理職責(zé)不明。沒(méi)有制定相關(guān)細(xì)則規(guī)定政府采購(gòu)業(yè)務(wù)的檔案歸集管理的責(zé)任部門(mén),導(dǎo)致同一業(yè)務(wù)原始檔案分別散落采購(gòu)部門(mén)、實(shí)施部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)之間,同時(shí)存在重要原始資料缺失的現(xiàn)象。
4.資產(chǎn)管理控制方面
高校的資產(chǎn)管理狀況既具備一般性資產(chǎn)管理的共性,同時(shí)也有其鮮明的特點(diǎn),目前在管理上主要存在下列問(wèn)題:
(1)資產(chǎn)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的問(wèn)題。缺乏嚴(yán)格的驗(yàn)收程序,部分項(xiàng)目驗(yàn)收由于時(shí)間滯后喪失了驗(yàn)收的實(shí)際意義,資產(chǎn)管理缺乏價(jià)值管理的理念,重實(shí)物形態(tài)輕資產(chǎn)價(jià)值,缺乏具備專業(yè)資質(zhì)的技術(shù)人員參與對(duì)精密、貴重的專用設(shè)備驗(yàn)收進(jìn)行專門(mén)的技術(shù)鑒定。
(2)資產(chǎn)入庫(kù)環(huán)節(jié)的問(wèn)題。部分庫(kù)管人員專業(yè)知識(shí)匱乏,無(wú)法判斷資產(chǎn)與低值易耗品之間的差異,存在未做實(shí)物核對(duì),僅憑發(fā)票辦理入庫(kù)手續(xù)的現(xiàn)象,給后期資產(chǎn)核實(shí)造成極大困難。
(3)資產(chǎn)保存環(huán)節(jié)的問(wèn)題。對(duì)于特殊資產(chǎn)未采用特定的識(shí)別處置手段進(jìn)行管理。部分高校存在文化文物類資產(chǎn),卻沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文物資產(chǎn)在保存手段得當(dāng)?shù)那疤嵯?,其價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間的增加而增長(zhǎng)。這類資產(chǎn)更接近于具有投資價(jià)值的投資性資產(chǎn),此外其附加文化價(jià)值具有良好的社會(huì)效應(yīng),是高校內(nèi)涵底蘊(yùn)軟實(shí)力的體現(xiàn),應(yīng)該制定專門(mén)的資產(chǎn)管理制度進(jìn)行特別的管理。資產(chǎn)屬性隨著使用時(shí)間與使用次數(shù)或者程度的增加需要計(jì)提折舊,日漸貶值的一般性資產(chǎn)顯然不同。
5.建設(shè)項(xiàng)目管理控制方面
目前,廣西有的高校還存在建設(shè)項(xiàng)目涉及的資金量大、合同關(guān)系復(fù)雜、行業(yè)操作不規(guī)范等問(wèn)題,主要表現(xiàn)在以下2個(gè)方面:
(1)由于部分高校基建部門(mén)缺乏技術(shù)力量,不熟悉行業(yè)法律法規(guī),工程項(xiàng)目立項(xiàng)的可行性研究專業(yè)性不足,容易流于形式,且存在違規(guī)營(yíng)建風(fēng)險(xiǎn)。
(2)項(xiàng)目?jī)r(jià)款結(jié)算管理不嚴(yán)格。部分高校存在基建項(xiàng)目已實(shí)際投入使用,但由于種種原因一直沒(méi)有完善相關(guān)竣工結(jié)算手續(xù),相關(guān)決算工作未能進(jìn)行,建設(shè)項(xiàng)目未及時(shí)辦理資產(chǎn)及檔案移交,資產(chǎn)未及時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)入賬。竣工決算一日不完結(jié),作為業(yè)主單位的學(xué)校就會(huì)一直暴露在敞口法律風(fēng)險(xiǎn)面前。
6.合同管理控制方面
部分高校存在合同管理制度不健全的現(xiàn)象,存在合同管理主體意識(shí)模糊、保存責(zé)任分散等問(wèn)題,主要表現(xiàn)在以下方面:
(1)合同檔案管理。由于合同執(zhí)行部門(mén)的機(jī)構(gòu)改革、人事變動(dòng)、缺乏專人保管等原因?qū)е碌娜笔Ш贤跋嚓P(guān)審批流轉(zhuǎn)軌跡的證明文件屢見(jiàn)不鮮,其一,容易造成合同執(zhí)行的疏漏,其二,在合同爭(zhēng)議處理時(shí)容易使校方陷于被動(dòng),其三,難以認(rèn)定過(guò)失責(zé)任。
(2)合同糾紛處理。對(duì)于合同分歧的處理,習(xí)慣性的以行政思維來(lái)解決問(wèn)題,未按法律思維正確處理合同糾紛,從而承擔(dān)起違約責(zé)任,對(duì)學(xué)校的經(jīng)濟(jì)利益、單位信譽(yù)和社會(huì)形象產(chǎn)生了負(fù)面的影響。
部門(mén)間的有效溝通與組織協(xié)調(diào),關(guān)鍵在于組織及時(shí)暢順的信息傳遞,對(duì)于整體效率的提升有著不可忽視的作用。在實(shí)務(wù)工作中,廣西高校在信息與溝通方面主要存在以下問(wèn)題。
1.信息化程度參差不齊
廣西高校已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)覆蓋核算業(yè)務(wù),賬務(wù)全流程電算化,但是學(xué)校之間信息化建設(shè)程度有較大的差異。信息化建設(shè)比較先進(jìn)的高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了學(xué)校的人事、財(cái)務(wù)、學(xué)工、教務(wù)等主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息系統(tǒng)全面嵌入,核心業(yè)務(wù)信息化控制已經(jīng)全部打通,關(guān)鍵業(yè)務(wù)的流程節(jié)點(diǎn)已經(jīng)可以通過(guò)信息化軟件實(shí)現(xiàn)全面控制。信息化建設(shè)水平中等的高校部分業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了管理信息化,主要體現(xiàn)在公文流轉(zhuǎn)、教務(wù)信息、財(cái)務(wù)管理方面,而且業(yè)務(wù)板塊相互之間由獨(dú)立的管理軟件控制,尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)轉(zhuǎn)換與自由共享。在信息化建設(shè)比較滯后的部分高校,財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)兼容性低,難以升級(jí),只是實(shí)現(xiàn)了手工操作向系統(tǒng)操作的過(guò)渡,未能實(shí)現(xiàn)審核邏輯信息化,與學(xué)校的其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口未打通,學(xué)校層面教務(wù)、學(xué)工、人事、財(cái)務(wù)等不同的業(yè)務(wù)管理軟件構(gòu)成了獨(dú)立的信息孤島,數(shù)據(jù)難以共享,難以承載內(nèi)部控制建設(shè)通過(guò)信息化管理落實(shí)控制節(jié)點(diǎn)的控制要求。
2.非正式溝通方式使用較多
部分高校辦公自動(dòng)化軟件不能獲得實(shí)質(zhì)性重視,口頭確認(rèn)與紙質(zhì)簽批的方式同時(shí)并存,文件流轉(zhuǎn)時(shí)效性責(zé)任沒(méi)有認(rèn)真落實(shí),文件流轉(zhuǎn)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致信息失真,效率低下。議事與匯報(bào)制度沒(méi)有得到貫徹落實(shí),各種非正式溝通方式盛行,部分重要決議仍然習(xí)慣性的倚重于口頭確認(rèn)而缺少文字佐證,不僅業(yè)務(wù)實(shí)施方法的人為控制彈性大、誤差率高、更改頻繁、溝通效率低下,而且從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看不利于確立業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)流程,難以實(shí)施有效評(píng)價(jià),極易滋生舞弊風(fēng)險(xiǎn)。
內(nèi)部控制體系設(shè)計(jì)方向的正確性評(píng)價(jià)、控制體系的漏洞檢查、具體實(shí)施問(wèn)題與改進(jìn)的效果都依賴于監(jiān)督來(lái)實(shí)現(xiàn)。內(nèi)部控制體系能否實(shí)現(xiàn)良性運(yùn)轉(zhuǎn),自我升級(jí)改良,有效的監(jiān)督在其中發(fā)揮舉足輕重的作用。目前廣西高校的監(jiān)督效果普遍欠佳,主要表現(xiàn)在以下2個(gè)方面。
1.內(nèi)部審計(jì)部門(mén)職能受限
廣西高校實(shí)施內(nèi)部監(jiān)督的主體大多為內(nèi)部審計(jì)部門(mén)。高校內(nèi)審人員大多數(shù)從財(cái)務(wù)部門(mén)轉(zhuǎn)崗組成,技術(shù)背景不夠全面,人員配置相對(duì)不足,大多數(shù)高校的內(nèi)部審計(jì)人員的工作重心集中于基建工程項(xiàng)目與采購(gòu)業(yè)務(wù)價(jià)格審核與工程驗(yàn)收。專業(yè)素質(zhì)不足與人力投入限制難以滿足實(shí)施內(nèi)部控制單位層面與業(yè)務(wù)層面眾多控制節(jié)點(diǎn)進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)督與及時(shí)評(píng)價(jià)。同時(shí),由于廣西高校普遍將內(nèi)審部門(mén)職能定位為審核部門(mén)的角色,參與了業(yè)務(wù)實(shí)施,使內(nèi)審部門(mén)的組織架構(gòu)與業(yè)務(wù)內(nèi)容喪失了獨(dú)立性,內(nèi)部監(jiān)督與業(yè)務(wù)優(yōu)化咨詢職能的公允性大打折扣,內(nèi)審的最大效應(yīng)受到了削弱,妨礙了內(nèi)部審計(jì)促進(jìn)單位價(jià)值提升的根本性目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2.內(nèi)部審計(jì)獨(dú)立地位難以保證
在目前廣西高校流行的職能定位下,內(nèi)部審計(jì)部門(mén)組織機(jī)構(gòu)上缺乏獨(dú)立性,職能部門(mén)與監(jiān)督部門(mén)的雙重身份無(wú)異于“既當(dāng)運(yùn)動(dòng)員,又當(dāng)裁判員”,尷尬之余監(jiān)督地位無(wú)法得到保證。內(nèi)部審計(jì)人員的日常工作職能更多地體現(xiàn)在眾多常規(guī)業(yè)務(wù)流程中的審核環(huán)節(jié),由于人員有限,大多數(shù)內(nèi)審人員既參與了學(xué)校大部分常規(guī)業(yè)務(wù)的事前與事中審核,又參與了業(yè)務(wù)的事后評(píng)價(jià),獨(dú)立性的不足導(dǎo)致了內(nèi)審評(píng)價(jià)的公允性的欠缺,最終使內(nèi)部審計(jì)的評(píng)價(jià)難以得到學(xué)校決策層的重視。
針對(duì)廣西高校內(nèi)部控制實(shí)施過(guò)程中存在的各種亟待解決的問(wèn)題,本研究嘗試從內(nèi)部控制五要素的角度針對(duì)性地提出解決方案,以期達(dá)到推動(dòng)內(nèi)控建設(shè),實(shí)現(xiàn)內(nèi)控目標(biāo)的最終目的。
1.明確內(nèi)控工作領(lǐng)導(dǎo)小組的組織地位與職能設(shè)計(jì)
建立由校長(zhǎng)任組長(zhǎng),紀(jì)檢監(jiān)察、校辦、內(nèi)審部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的內(nèi)部控制工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由校辦負(fù)責(zé)現(xiàn)行規(guī)章制度的梳理與完善;由紀(jì)委負(fù)責(zé)校領(lǐng)導(dǎo)與各級(jí)教職員工內(nèi)控意識(shí)建設(shè),將風(fēng)險(xiǎn)防控、廉政建設(shè)與內(nèi)控建設(shè)有機(jī)結(jié)合,定期開(kāi)展思想教育;由財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)流程的實(shí)施進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)控;由內(nèi)審部門(mén)對(duì)流程實(shí)施進(jìn)行依規(guī)監(jiān)控,并對(duì)各項(xiàng)控制措施的實(shí)施效果進(jìn)行獨(dú)立評(píng)價(jià),對(duì)有需要改進(jìn)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行持續(xù)的關(guān)注。最終由內(nèi)審部門(mén)定期撰寫(xiě)整體控制環(huán)境報(bào)告,不定期撰寫(xiě)?yīng)毩I(yè)務(wù)控制評(píng)價(jià)報(bào)告,直接向校長(zhǎng)匯報(bào)。明確紀(jì)檢監(jiān)察、校辦、內(nèi)審部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)之間的具體監(jiān)督權(quán)限與形式,既有利于防止業(yè)務(wù)實(shí)施層面的多頭監(jiān)控所造成的效率問(wèn)題,也有利于清理監(jiān)督盲區(qū),完善立體的內(nèi)控組織體系。
2.完善治理結(jié)構(gòu)
固化權(quán)力運(yùn)行的制度安排,堅(jiān)決執(zhí)行校長(zhǎng)辦公會(huì)議事規(guī)則,貫徹落實(shí)“三重一大”經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的黨政聯(lián)席會(huì)議制度。地方政府應(yīng)積極薦引各級(jí)財(cái)政干部進(jìn)入高校掛職,加強(qiáng)行業(yè)指導(dǎo),推動(dòng)高校科學(xué)發(fā)展;同時(shí)建立、完善總會(huì)計(jì)師制度,鼓勵(lì)熟悉高校業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)特性并擅長(zhǎng)價(jià)值管理的高層次管理人才作為總會(huì)計(jì)師進(jìn)入學(xué)校決策層,促進(jìn)決策科學(xué)性。
1.明確控制目標(biāo)
廣西高校應(yīng)明確辦學(xué)宗旨,始終堅(jiān)持把教書(shū)育人放在首位,經(jīng)濟(jì)效益應(yīng)該體現(xiàn)于積極推進(jìn)產(chǎn)學(xué)研融合,服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì),最終實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益最大化。要以學(xué)校的長(zhǎng)期戰(zhàn)略為基礎(chǔ)制定總體控制目標(biāo),根據(jù)年度計(jì)劃按部門(mén)按業(yè)務(wù)分解明確控制目標(biāo),明確控制目標(biāo)最終體現(xiàn)總體控制目標(biāo),兩者相輔相成,統(tǒng)一協(xié)調(diào)。
2.提升高校風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力
內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組明確職責(zé),合理安排與部署風(fēng)險(xiǎn)管理任務(wù)。牽頭部門(mén)積極組織一線業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),提高風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力。各工作小組以基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)評(píng)分細(xì)則為指導(dǎo)對(duì)各自業(yè)務(wù)領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行深入的核查并保持動(dòng)態(tài)的識(shí)別。對(duì)于已被識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施分級(jí)管理,明確重點(diǎn)監(jiān)控區(qū)域,填補(bǔ)管理漏洞,并制定行之有效的應(yīng)對(duì)策略。將各工作小組定期自查與監(jiān)督評(píng)價(jià)小組不定期專項(xiàng)檢查相結(jié)合,盡量降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)組織目標(biāo)的影響。
3.加強(qiáng)控制活動(dòng)
針對(duì)前文中描述的控制活動(dòng)方面呈現(xiàn)的管理難點(diǎn)、下文將圍繞預(yù)算、收支、政府采購(gòu)、資產(chǎn)管理、建設(shè)項(xiàng)目管理、合同管理6個(gè)核心業(yè)務(wù)分別提出如下改進(jìn)建議。
(1)預(yù)算業(yè)務(wù)控制
本研究分別從預(yù)算業(yè)務(wù)的目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)2個(gè)方面提出改進(jìn)方法。
一是認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院、自治區(qū)與地方關(guān)于加強(qiáng)“放管服”改革工作的各項(xiàng)文件精神,積極完善預(yù)算投入機(jī)制,優(yōu)化支出結(jié)構(gòu),切實(shí)加大用款部門(mén)自主權(quán)。要堅(jiān)決落實(shí)預(yù)算二級(jí)管理制度,強(qiáng)調(diào)“專業(yè)部門(mén)管專業(yè)事務(wù)”的管理思維。把本??茦I(yè)務(wù)費(fèi)、學(xué)生活動(dòng)費(fèi)、科研業(yè)務(wù)費(fèi)等專業(yè)性較強(qiáng)的預(yù)算項(xiàng)目切塊管理權(quán)下放至教務(wù)、學(xué)工、科研等部門(mén),便于上述部門(mén)根據(jù)二級(jí)學(xué)院的專業(yè)發(fā)展需求進(jìn)行統(tǒng)籌分配,加大部門(mén)經(jīng)費(fèi)自主權(quán),從而促進(jìn)學(xué)校專業(yè)建設(shè)與科研事業(yè)的內(nèi)涵式發(fā)展與特色發(fā)展,從財(cái)務(wù)自主的角度推動(dòng)學(xué)術(shù)自治。
二是重視預(yù)算運(yùn)行過(guò)程跟蹤與分析。高校的預(yù)算管理員應(yīng)保持對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的動(dòng)態(tài)監(jiān)控,定期編制預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度報(bào)表。重點(diǎn)關(guān)注執(zhí)行進(jìn)度滯后的項(xiàng)目,分析其外部政策環(huán)境、內(nèi)部決策流程對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的影響,形成通報(bào)項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)與各級(jí)管理部門(mén)的反饋機(jī)制,及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的滯后、偏差、或者超支現(xiàn)象。
(2)收支業(yè)務(wù)控制
為加強(qiáng)收支管理,防范資金風(fēng)險(xiǎn)與職務(wù)犯罪,廣西高校應(yīng)從以下方面進(jìn)行改進(jìn)。
一是關(guān)鍵崗位設(shè)置要體現(xiàn)交叉審核原則,落實(shí)定期輪崗制度。退費(fèi)業(yè)務(wù)與收費(fèi)業(yè)務(wù)盡量分離,鑒于目前廣西區(qū)內(nèi)高校普遍財(cái)務(wù)編制緊缺,難以做到兩者分屬不同人員負(fù)責(zé)的實(shí)際情況,退費(fèi)業(yè)務(wù)由收費(fèi)員發(fā)起后,需經(jīng)他人復(fù)核退費(fèi)對(duì)象身份與金額,無(wú)誤后才能執(zhí)行支付。對(duì)于出納崗位,關(guān)注長(zhǎng)期未達(dá)賬項(xiàng)的成因。財(cái)務(wù)印鑒管理上,一套印鑒須分開(kāi)由2人以上保管,需所有保管人員同時(shí)在場(chǎng)方可使用。對(duì)于關(guān)鍵崗位人員還應(yīng)持續(xù)關(guān)注其生活水平、壓力以及休假情況是否異常。
二是對(duì)于單筆開(kāi)支超限額的零星購(gòu)買(mǎi)業(yè)務(wù),要堅(jiān)決落實(shí)公務(wù)卡結(jié)算制度。對(duì)于小額、零星的學(xué)生活動(dòng)支出,也提倡盡量使用經(jīng)辦學(xué)生本人的銀行卡、支付寶、微信等可以提供支付證明的結(jié)算方式,規(guī)范報(bào)銷(xiāo)流程,以擠壓虛假業(yè)務(wù)的發(fā)生空間。
(3)政府采購(gòu)業(yè)務(wù)控制
政府采購(gòu)業(yè)務(wù)也是職務(wù)風(fēng)險(xiǎn)高發(fā)區(qū)域,規(guī)范采購(gòu)流程、防范職務(wù)犯罪,應(yīng)該注重以下改進(jìn)措施。
一是政府采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收必須有采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)、監(jiān)督部門(mén)等3個(gè)以上的部門(mén)聯(lián)合執(zhí)行。對(duì)于動(dòng)植物、化學(xué)藥品試劑、稀有金屬等形狀變更有時(shí)效性的項(xiàng)目必須制定驗(yàn)收時(shí)限。
二是重視政府采購(gòu)業(yè)務(wù)的檔案管理機(jī)制構(gòu)建。要注重政府采購(gòu)的項(xiàng)目預(yù)算、審批文件、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、合同原件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等全部流程檔案在流轉(zhuǎn)審批軌跡的完整性。并且需要專人專職負(fù)責(zé)對(duì)政府采購(gòu)檔案根據(jù)特定需要進(jìn)行整理與保管,方便隨時(shí)核查。
(4)資產(chǎn)管理控制
高校應(yīng)專門(mén)成立機(jī)構(gòu)獨(dú)立的國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén),負(fù)責(zé)統(tǒng)籌學(xué)校的各類實(shí)物資產(chǎn)的記錄、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢、清理,以及對(duì)接地方政府國(guó)資管理部門(mén)的各項(xiàng)資產(chǎn)管理事務(wù)。在國(guó)有資產(chǎn)控制上,建議改進(jìn)方面如下:
一是對(duì)于資產(chǎn)保管與使用環(huán)節(jié),重點(diǎn)是加強(qiáng)資產(chǎn)的實(shí)物管理。學(xué)校所有的各項(xiàng)資產(chǎn)領(lǐng)用在外的都要健全資產(chǎn)跟蹤制度,采用條形碼管理或者芯片跟蹤等多方式強(qiáng)化實(shí)物控制。資產(chǎn)部門(mén)要與財(cái)務(wù)部門(mén)建立資產(chǎn)賬核對(duì)的工作機(jī)制,厘清差異原因,確保資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與實(shí)物狀態(tài)相符。在低值易耗品的管理上,辦理入庫(kù)手續(xù)時(shí)要提供實(shí)物以作核對(duì),保證與發(fā)票物品內(nèi)容相符;對(duì)高價(jià)值實(shí)驗(yàn)耗材領(lǐng)用登記后,還需要由實(shí)驗(yàn)室專人審核與記錄使用詳情,防止物料浪費(fèi)或者非法流出學(xué)校。
二是對(duì)于特殊性狀資產(chǎn)應(yīng)該因地、因物制宜,制定專門(mén)的資產(chǎn)管理辦法。對(duì)于文物資產(chǎn)類需有特別的保護(hù)措施,保證它的保值增值性。對(duì)于危險(xiǎn)實(shí)驗(yàn)用品,要落實(shí)到專用場(chǎng)地與專人看管,領(lǐng)用與使用的數(shù)量與方向跟蹤到位,避免意外事故的發(fā)生。
(5)建設(shè)項(xiàng)目管理控制
基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目投資,是現(xiàn)階段區(qū)內(nèi)高校推動(dòng)高等教育事業(yè)發(fā)展的最直接有效的途徑之一,加強(qiáng)基建領(lǐng)域的內(nèi)部控制,充分發(fā)揮基礎(chǔ)建設(shè)的投資效應(yīng),就應(yīng)該注重以下的改進(jìn)措施
一是落實(shí)流程控制。對(duì)于項(xiàng)目立項(xiàng)要按項(xiàng)目性質(zhì)與資金規(guī)模進(jìn)行控制,符合“三重一大”范疇的項(xiàng)目必須經(jīng)過(guò)學(xué)校黨委會(huì)討論集體決議通過(guò)方可執(zhí)行??裳袌?bào)告、設(shè)計(jì)方案、工程概預(yù)算要堅(jiān)決落實(shí)會(huì)簽制度,學(xué)校技術(shù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法律顧問(wèn)要對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行審核。
二是強(qiáng)化工程現(xiàn)場(chǎng)管控與施工變更管理。工程變更往往影響到工程整體質(zhì)量、工程成本與經(jīng)濟(jì)效益。原則上應(yīng)該對(duì)施工圖紙進(jìn)行充分論證,對(duì)技術(shù)與造價(jià)達(dá)成共識(shí)的基礎(chǔ)上再確定開(kāi)工,盡量減少施工過(guò)程中發(fā)生的工程變更。施工過(guò)程中學(xué)校基建人員應(yīng)該密切跟蹤工程進(jìn)展情況,確有需要發(fā)生工程變更的,必須嚴(yán)格履行工程變更手續(xù),迅速厘清變更原因,如果是因?yàn)樵O(shè)計(jì)變更而導(dǎo)致的工程變更,增加的工程造價(jià)需要根據(jù)實(shí)際情況由相應(yīng)的責(zé)任單位來(lái)承擔(dān)。重大工程項(xiàng)目必須履行竣工手續(xù)。
三是加大工程背景人員引進(jìn)與培養(yǎng)力度。當(dāng)前高校普遍缺乏基建工程背景的專業(yè)技術(shù)人才,大多數(shù)基建從業(yè)人員是“半路出家”,專業(yè)技術(shù)基礎(chǔ)缺乏、法律知識(shí)儲(chǔ)備薄弱,直接導(dǎo)致了學(xué)校工程從立項(xiàng)到實(shí)施過(guò)程中種種決策的不專業(yè)。學(xué)校一方面應(yīng)該積極送出去,多選送一線基礎(chǔ)技術(shù)人員參加各種專業(yè)培訓(xùn);另一方面應(yīng)該積極請(qǐng)進(jìn)來(lái),從社會(huì)招聘專業(yè)人員,達(dá)到即插即用的效果。同時(shí),對(duì)重要事項(xiàng)要積極邀請(qǐng)外部專家參與,提供公允的技術(shù)咨詢方案。
(6)合同管理控制
強(qiáng)化合同管理控制,保護(hù)本校的合法權(quán)益,預(yù)防法律糾紛,防范法務(wù)風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)該從以下方面進(jìn)行改進(jìn)。
一是合同檔案管理控制:將合同文檔管理納入信息化系統(tǒng),合同簽批流程通過(guò)系統(tǒng)設(shè)定權(quán)限固定下來(lái),并根據(jù)涉密等級(jí)合理分配查閱權(quán)限,同時(shí)使合同簽發(fā)、文本轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出形成電子索引,有據(jù)可查,責(zé)任清晰,落實(shí)到位。
二是合同糾紛控制:合同簽訂之前由法律顧問(wèn)對(duì)擬簽合同條款的完備性、附加條款的合理性與合法性、合同約定雙方的權(quán)利義務(wù)的對(duì)等性與清晰性、合同協(xié)議附件的完整性、合同各方主體、內(nèi)容和形式的合法性等方面進(jìn)行審核,降低合同內(nèi)容不當(dāng)引起的法律風(fēng)險(xiǎn)。在執(zhí)行過(guò)程中,確實(shí)發(fā)生糾紛需要解決的,要以維護(hù)學(xué)校的社會(huì)形象與合法權(quán)益為根本出發(fā)點(diǎn),由法律顧問(wèn)提供解決建議,盡量通過(guò)法律方式來(lái)解決問(wèn)題。
1.加強(qiáng)信息系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)
應(yīng)組織專人開(kāi)發(fā)維護(hù)微博、微信公眾號(hào)、QQ群等信息交流平臺(tái),提高信息傳導(dǎo)的效果和效率。同時(shí)努力打造文件傳遞與業(yè)務(wù)處理一體化的辦公系統(tǒng),協(xié)調(diào)好收發(fā)文平臺(tái)在各個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之間的流程管控作用,對(duì)于提升各類行政審批的科學(xué)性、規(guī)范性與效率性都有顯著的促進(jìn)作用,也更便于為內(nèi)控實(shí)施效果提供客觀的評(píng)價(jià)依據(jù)。
2.加強(qiáng)信息公開(kāi)的建設(shè)
積極主動(dòng)通過(guò)學(xué)校網(wǎng)站主頁(yè)、公眾號(hào)等官方信息平臺(tái)多渠道及時(shí)發(fā)布預(yù)決算公開(kāi)、干部任免公示、干部出國(guó)公示、招聘結(jié)果、重大行政審批結(jié)果等一系列重大信息,加強(qiáng)決策透明度與群眾監(jiān)督力度,切實(shí)推動(dòng)信息公開(kāi)建設(shè)。
1.強(qiáng)化內(nèi)審部門(mén)的跟蹤與評(píng)價(jià)職能
內(nèi)控部門(mén)作為學(xué)校內(nèi)部控制實(shí)施整體效果的評(píng)價(jià)主體實(shí)施部門(mén),負(fù)責(zé)制定適合實(shí)務(wù)環(huán)境的內(nèi)控評(píng)價(jià)方法與評(píng)價(jià)機(jī)制,并據(jù)此開(kāi)展常規(guī)性的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作,撰寫(xiě)內(nèi)部控制工作評(píng)價(jià)報(bào)告提交學(xué)校,作為學(xué)校整體戰(zhàn)略制定依據(jù)。除此之外,還應(yīng)不定時(shí)地對(duì)專項(xiàng)業(yè)務(wù)的內(nèi)控實(shí)施效果根據(jù)重要性評(píng)級(jí)進(jìn)行跟蹤與評(píng)價(jià),形成專項(xiàng)評(píng)價(jià)報(bào)告,并提出改進(jìn)建議提交學(xué)校,作為特別事項(xiàng)決策依據(jù)。
2.借助外部力量實(shí)現(xiàn)更好的監(jiān)督
高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)審部門(mén)的獨(dú)立性,是獨(dú)立審計(jì)與公允評(píng)價(jià)的前提,并在組織架構(gòu)與職能設(shè)計(jì)上保證內(nèi)審部門(mén)的獨(dú)立性與地位,使其脫離日常審批業(yè)務(wù)。鑒于高校職能部門(mén)的各項(xiàng)工作通常具有較高的專業(yè)壁壘,非專業(yè)背景人員往往難以進(jìn)行全面客觀的判斷與評(píng)價(jià),而校內(nèi)專家的技術(shù)性援助又難以保證評(píng)價(jià)實(shí)施的獨(dú)立與公允,所以內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)工作在適當(dāng)?shù)臈l件下應(yīng)該積極地借助外部技術(shù)力量,以保證評(píng)價(jià)的質(zhì)量。
3.落實(shí)評(píng)價(jià)與問(wèn)責(zé)的結(jié)合機(jī)制
制度的完備與流程的標(biāo)準(zhǔn)化框定了責(zé)任的范圍,也明確了責(zé)任的主體。強(qiáng)化監(jiān)督的一個(gè)有效方法,就是將評(píng)價(jià)結(jié)果,特別是整改結(jié)果與相關(guān)責(zé)任人的人事考核相結(jié)合,納入干部晉升條件,明確獎(jiǎng)懲實(shí)施細(xì)則,從而使評(píng)價(jià)結(jié)果的整改落實(shí)不再流于空泛。