基于互聯(lián)網(wǎng)的高職院校檔案館信息服務(wù)策略研究

趙 瑩

高職院校檔案館建設(shè)伴隨著高職教育的發(fā)展，在高職院校得到大力推進(jìn)。檔案館信息服務(wù)作為檔案館的重要職能，日益受到師生和社會(huì)關(guān)注。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到社會(huì)生活的大背景下，高職院校檔案館信息服務(wù)也需要與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)結(jié)合在一起，通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)豐富館藏資源，提高管理質(zhì)量，提升信息服務(wù)的準(zhǔn)確性、便捷性、時(shí)效性。

一、高職院校檔案館信息服務(wù)現(xiàn)狀

近年來，高職院校檔案館建設(shè)得到長足發(fā)展，面向師生的信息服務(wù)能力逐步增強(qiáng)，面向社會(huì)的服務(wù)功能不斷擴(kuò)展，呈現(xiàn)良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)。一是信息內(nèi)容日益多樣化。高職院校在檔案館建設(shè)上不斷加大投入，收藏范圍擴(kuò)大，館藏資源增多，除了紙質(zhì)材料外，錄音、錄像、電子等材料也逐步增加，通過互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，檔案館可以為廣大師生提供多種類型的信息服務(wù)。二是服務(wù)對(duì)象日益多元化。隨著高職院校檔案館信息技術(shù)不斷加強(qiáng)，其服務(wù)功能也在不斷完善，高職院校檔案館的影響力也在不斷提升，在滿足校內(nèi)師生查閱借閱服務(wù)的同時(shí)，也利用豐富的館藏資源、獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)為校外單位和個(gè)人研究提供各種服務(wù)[1]。三是服務(wù)手段日益現(xiàn)代化。隨著硬件條件的改善，高職院校檔案館加大了軟件的投入，現(xiàn)代化高效的管理手段取代了傳統(tǒng)低效的手工管理，紙質(zhì)檔案電子化和檔案管理系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)等信息化手段的應(yīng)用，使查詢者既可以在現(xiàn)場(chǎng)使用多種關(guān)鍵字進(jìn)行查詢，也可以用互聯(lián)網(wǎng)查詢工具進(jìn)行查詢，查詢結(jié)果既可以使用紙質(zhì)材料，也可以使用電子檔案，初步實(shí)現(xiàn)了高效管理便捷服務(wù)。

然而，由于一些高職院校檔案館建設(shè)起步晚，資金投入相對(duì)不足，高職院校檔案館信息服務(wù)特別是在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用上存在諸多問題，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：

一是硬件設(shè)施較為落后。一些高職學(xué)校在建設(shè)檔案館并進(jìn)行信息化改造時(shí)購置了新電腦，使高水平信息化成為可能。還有一些學(xué)校為了節(jié)省開支，直接使用其他部門或處室的二手電腦甚至是學(xué)生機(jī)房淘汰的電腦，這些電腦配置較低，購置時(shí)間較早，無法滿足檔案館信息化工作，更不能有效開展檔案館信息服務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用。

二是軟件針對(duì)性不強(qiáng)。高職院校檔案館采用的信息管理系統(tǒng)大多是購買的商業(yè)通用軟件，自行開發(fā)的軟件很少,在應(yīng)用上出現(xiàn)種種功能不能有效滿足使用的情況。有些檔案館與軟件公司溝通，進(jìn)行具有針對(duì)性的二次改造，但由于往往是打補(bǔ)丁式的更新升級(jí)，改造后的效果并不理想。

三是主要面向校內(nèi)網(wǎng)用戶?；诰W(wǎng)絡(luò)安全考慮和服務(wù)能力限制，針對(duì)外網(wǎng)用戶查詢有種種限制或者不對(duì)外網(wǎng)開放，降低了信息服務(wù)水平，縮小了服務(wù)面向群體，降低了檔案館的社會(huì)影響力。

四是管理人員素質(zhì)參差不齊。目前，高職院校檔案館的管理人員主體為即將退休的教職工，年齡偏大，學(xué)習(xí)新技術(shù)新事物的熱情普遍不高；對(duì)互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為使用互聯(lián)網(wǎng)提供服務(wù)雖然方便，但查閱的師生增多，無疑增加了工作量，本著多一事不如少一事的想法，不想不愿不主動(dòng)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)。

二、高職院校檔案館信息服務(wù)存在問題的主要原因

(一)對(duì)檔案館信息化建設(shè)重視程度不夠

檔案館在高職院校屬于教學(xué)輔助單位，不是核心業(yè)務(wù)部門，對(duì)檔案館信息化建設(shè)存在“說起來重要、做起來次要”的情況，沒有真正重視，在業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)上沒有建立起有效的工作機(jī)制，在人力財(cái)力物資投入上沒有形成長效機(jī)制。正因如此，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理工作，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度嚴(yán)重滯后，甚至認(rèn)為檔案管理工作可以采用現(xiàn)有的管理模式，信息化的建設(shè)對(duì)檔案管理工作不會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，致使高職院校檔案信息化建設(shè)始終得不到應(yīng)有的重視，這是檔案館信息化滯后的根本原因[2]。

(二)對(duì)檔案館信息化的資金投入不足

一些高職院校檔案館重視場(chǎng)地、庫房建設(shè)和環(huán)境改造，在這些方面的投入是顯形投入，見效快，容易出形象。但檔案館信息化屬于提升服務(wù)質(zhì)量的建設(shè)，是隱形投入，投入時(shí)期長，還不容易顯現(xiàn)效果。一些學(xué)校就是投入資金了，也是重視硬件設(shè)備的投入，不重視軟件的投入。另外，信息技術(shù)一直在發(fā)生日新月異的變化，一次投入并不能一勞永逸地解決問題，需要持續(xù)地投入。有些學(xué)校往往一次性投入后，后期不再給予支持或支持力度很小，也造成信息化建設(shè)得不到持續(xù)發(fā)展，信息服務(wù)質(zhì)量難以保證。

(三)檔案電子化推進(jìn)緩慢

檔案館信息化服務(wù)的基礎(chǔ)是紙質(zhì)檔案電子化，沒有紙質(zhì)檔案電子化，檔案館信息化及互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用都是無本之木、無源之水，無從談起。當(dāng)前，還有許多高職院校檔案館的館藏資源以紙質(zhì)為主，有的雖然在進(jìn)行紙質(zhì)檔案電子化工作，但由于檔案數(shù)量多，工作推進(jìn)緩慢，僅僅是完成了近幾年檔案的電子化改造，還有很多檔案資料無法有效利用，各種檔案信息沒有被深入挖掘，電子化進(jìn)程緩慢，嚴(yán)重制約了檔案館信息化和利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行高水平服務(wù)的進(jìn)程。除此之外，當(dāng)前的電子化工程也不具有可持續(xù)性，電子化工程的后續(xù)維護(hù)工作相對(duì)煩瑣，而高職院校缺乏專業(yè)的檔案電子維護(hù)工作人員，同時(shí)也缺乏必要的資金支持，這些都會(huì)制約高職院校檔案電子化的建設(shè)進(jìn)程。

(四)缺乏專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)

目前對(duì)檔案館特別是檔案館信息化的程度不夠重視，導(dǎo)致高職院校檔案館管理團(tuán)隊(duì)老齡化、非專業(yè)化的特征明顯。對(duì)于如何開展紙質(zhì)檔案電子化工作，對(duì)于如何使用互聯(lián)網(wǎng)提高檔案信息服務(wù)水平都是不相適應(yīng)的[3]。與此同時(shí)，由于缺乏專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，高職院校檔案館并沒有構(gòu)建專業(yè)化的管理體系，缺乏專業(yè)化的管理體系會(huì)影響到檔案管理質(zhì)量，會(huì)增加檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作壓力，同時(shí)也會(huì)增加檔案管理人員的工作時(shí)間，最終會(huì)影響檔案管理工作的實(shí)效。

三、高職院校檔案館信息服務(wù)的對(duì)策

(一)加強(qiáng)體制機(jī)制建設(shè)，提供良好保障

高職院校應(yīng)從學(xué)校層面建立健全由主管校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，檔案、網(wǎng)絡(luò)信息、財(cái)務(wù)和主要業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人參與的檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)體制機(jī)制，明確分工，明確責(zé)任人，明確工作進(jìn)度，把檔案館信息化工作列入學(xué)校年度工作要點(diǎn)，把各部門配合檔案館信息服務(wù)工作納入年終工作考核，提高全校各單位對(duì)檔案館信息服務(wù)工作的重視。要強(qiáng)化檔案信息化資金投入，持續(xù)單列專項(xiàng)資金作為學(xué)校年度預(yù)算投入到檔案館建設(shè)，使檔案信息化有充足的資金保障。

(二)加強(qiáng)信息化專用硬件軟件建設(shè)，夯實(shí)工作基礎(chǔ)

專用硬件和專用軟件是檔案館信息服務(wù)的兩個(gè)重要基礎(chǔ)。高職院校應(yīng)根據(jù)學(xué)校自身?xiàng)l件和工作實(shí)際，盡可能購置性能優(yōu)越的檔案館信息服務(wù)專用服務(wù)器，滿足安全要求、保密要求，提升檔案館信息服務(wù)的響應(yīng)能力?？紤]到大多數(shù)高職院校沒有開發(fā)檔案館信息服務(wù)專門軟件的能力，在采購商用軟件時(shí)，應(yīng)讓學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息部門參與采購論證，以確保安全、功能實(shí)用、操作快捷、便于升級(jí)為目標(biāo)制定好軟件功能需求和服務(wù)要求，使所采購的軟件符合高職院校檔案館信息服務(wù)特點(diǎn)。需要特別注意的是，在當(dāng)前各學(xué)校建設(shè)智慧校園的背景下，檔案館信息服務(wù)軟件技術(shù)指標(biāo)要與校園網(wǎng)一致，能滿足一網(wǎng)通辦的要求，不能另起爐灶，建成信息孤島。

(三)加快推進(jìn)檔案電子化進(jìn)程，解決制約瓶頸

沒有紙質(zhì)檔案的電子化，就沒有檔案服務(wù)信息化，更談不上通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行高效服務(wù)。高職院校檔案館要真正重視紙質(zhì)檔案電子化工作，應(yīng)細(xì)化工作進(jìn)度安排，用較短的時(shí)間把歷年檔案電子化。鑒于高職院校人員設(shè)備條件有限，專業(yè)化程度不夠，學(xué)校自己實(shí)施檔案電子化工作進(jìn)程會(huì)比較慢，可以采用購買專業(yè)公司服務(wù)的方式，用專業(yè)團(tuán)隊(duì)做專業(yè)化的工作，加快推進(jìn)電子化進(jìn)程。要注意電子化技術(shù)指標(biāo)與互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)應(yīng)用技術(shù)指標(biāo)的對(duì)接，防止電子化后文檔格式規(guī)范等指標(biāo)與互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用不匹配，導(dǎo)致進(jìn)行二次開發(fā)的問題。

(四)提升面向社會(huì)服務(wù)能力，擴(kuò)大工作影響

社會(huì)服務(wù)是高職院校的重要職能，當(dāng)然也應(yīng)包括檔案館信息服務(wù)。因此，檔案館信息服務(wù)不能僅僅滿足校園內(nèi)部師生需求，更要充分挖掘豐富的資源，面向社會(huì)提供服務(wù)，以畢業(yè)校友為服務(wù)起點(diǎn)，逐步擴(kuò)大社會(huì)服務(wù)范圍。在保證網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全的情況下對(duì)校外的服務(wù)主要側(cè)重利用檔案電子化和互聯(lián)網(wǎng)的便利條件提供查詢借閱服務(wù)。要主動(dòng)策劃相關(guān)專題，利用各種媒介主動(dòng)宣傳學(xué)校檔案工作，提升檔案館工作在學(xué)校工作的存在度，提升高職院校檔案館工作在社會(huì)的影響力。

(五)建設(shè)專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，提供有力支撐

檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要專業(yè)技術(shù)人員來管理。因此，必須從思想上摒棄那種檔案管理沒有什么技術(shù)含量，不管什么專業(yè)的人都能干的思想。一是重視從事檔案管理教職工的成長培養(yǎng)，要讓檔案管理專業(yè)技術(shù)人員與學(xué)校其他專業(yè)技術(shù)人員在職稱晉升評(píng)定上、績效工資分配上享有同等機(jī)會(huì)同等待遇，提升檔案管理崗位的吸引力；二是實(shí)現(xiàn)管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化，引進(jìn)檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員來充實(shí)管理團(tuán)隊(duì)，逐漸淘汰將近退休的教職工，優(yōu)化團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)[4]；三是加強(qiáng)服務(wù)能力培訓(xùn)，既要強(qiáng)化檔案館信息服務(wù)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，更要注重職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)。應(yīng)建立檔案館信息服務(wù)考評(píng)工作機(jī)制，把服務(wù)師生、社會(huì)的工作量和滿意度作為評(píng)優(yōu)評(píng)先、績效工資發(fā)放的重要指標(biāo)，用制度激勵(lì)工作人員的主動(dòng)性、積極性。