干部人事檔案功能完善的重要性

王衛(wèi)麗

摘要：干部個人的基本情況、工作業(yè)績和工作經(jīng)歷是以干部人事檔案為重要憑證，真實反映出來的。干部人事檔案功能的完善，能夠使人事檔案管理工作走上現(xiàn)代化發(fā)展軌道，如何更加科學化、制度化、規(guī)范化，是目前干部人事檔案管理工作急需解決的問題。本論文詳細介紹了在干部人事檔案審核過程中出現(xiàn)的問題，干部人事檔案有哪些功能、解釋了干部人事檔案無法完全發(fā)揮功能的原因，介紹完善干部人事檔案的辦法流程。

關鍵詞：干部人事檔案;審核檔案;功能

在報紙上曾經(jīng)有這樣兩則消息報道，一是某市電力局局長趙某某被給予黨紀處分，處分的原因是因為在他的個人檔案中記載的出生日期、學歷學位均有造假的情況。二是某縣副縣長劉某將其個人檔案中的出生日期改成了1966年，因為檔案中記載的參加工作時間是1979年，這就出現(xiàn)了“13歲”參加工作的怪相，使得整個檔案記載出現(xiàn)明顯的前后矛盾。目前，組織部門越來越重視干部人事檔案中有關三齡兩歷一身份（即年齡、工齡、黨齡和學歷）的問題。

2006年，中組織部署在全國開展干部人事檔案審核工作，并下發(fā)了《關于進一步開展干部人事檔案審核工作通知》，通知中明確了干部人事檔案審核工作目標，健全建立審核工作組，單位領導要加強對審核工作組的領導啊，制訂審核工作方案。在審核干部人事檔案的過程中，關于檔案中各項材料記載的內容和反映出的相關信息，每頁每項核對，確保檔案材料的真實性、齊全性、完整性，確保記載的內容都真實準確沒有錯誤。這些年以來，隨著審核干部人事檔案工作的逐步進行，出現(xiàn)了許多各種各樣的問題，尤其是干部人事檔案材料出現(xiàn)了記載信息造假、內容有缺失等問題，使得弱化了人事檔案作為記載經(jīng)歷內容基本依據(jù)的重要功能。使人事檔案管理工作走上現(xiàn)代化發(fā)展軌道，發(fā)揮人事干部檔案的重要作用，更加科學化、制度化、規(guī)范化，是目前干部人事檔案管理工作急需解決的問題。

一、人事檔案的基本定義

干部個人的基本情況、工作業(yè)績和工作經(jīng)歷是以干部人事檔案為重要憑證，真實反映出來的。組織部門選人用人、考察干部等都是以審核干部個人人事檔案為主要依據(jù)。要干部人事檔案的作用和功能，則第一步需要弄清楚人事檔案包括哪些內容以及這些內容的基本屬性。依據(jù)中央組織部發(fā)布的 “干部檔案整理工作細則”、“干部檔案工作條例”，干部人事檔案中的內容主要包括10類：⑴履歷材料、 ⑵自傳材料、⑶考察、考核、鑒定材料、⑷學歷學位、評聘專業(yè)技術職務、培訓等材料、⑸政審材料;⑹參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料、⑺表彰獎勵材料;⑻涉紀涉法材料;⑼工資待遇、任免、出國（境）、各種代表會議登記表等材料、⑽其他材料，主要指以上⑴-⑼類分類中沒有包括的內容，但是組織認為有一定參考意義和保存價值。人事檔案的根本作用是歷史記錄干部個人的基本情況，人事檔案中的十類材料包括了干部工作成長整個記錄過程。

二、人事檔案基本功能

功能的定義是對價值工程對象用簡單明確的語言表述它的作用或效用。 通過功能定義，可以準確地掌握用戶的功能要求，抓住問題的本質，擴大思考范圍，開拓設計思路，深化對功能的理解，為功能評價和創(chuàng)造改進方案奠定基礎。干部檔案功能即為個人歷史的真實記錄和個人本來面目的客觀反映，是做好干部工作不可缺少的基礎材料。

干部人事檔案有一般作用和特別作用，一般作用主要是指記載信息、過程記錄、材料依據(jù)。特別作用包括：發(fā)展性地查看被記載人學習工作的整個過程;結構性反應出被記載人的工作成績、職業(yè)素養(yǎng)、性格狀態(tài)發(fā)展情況;反應組織部門對被記載人考察評價的情況;協(xié)助人事部門、組織部門了解被記載人個體相對能力;客觀反應被記載人政治思想發(fā)展軌跡。

三、最大程度上發(fā)揮人事檔案應有的功能

1、干部人事檔案記載的相關信息和數(shù)據(jù)，可以幫助組織部門全方位了解各干部的真實情況，有助于發(fā)揮組織部門的管理作用，對干部管理工作具有重要的意義。干部人事檔案真實地記錄歷史情況，記載的內容是經(jīng)過組織人事部門審查鑒定的，具備一定法律效力，有助于用人單位根據(jù)實際情況制訂選人用人方案。

2、不斷詳細全面記錄人事檔案中的各項內容，發(fā)揮信息、數(shù)據(jù)的支撐作用。信息內容記載是干部人事檔案的重要基本功能，同時也是考察干部的憑證、依據(jù)。

3、干部人事檔案記載內容比例不一致，記載個人工作業(yè)績特長方面的內容比較少，記載個人履歷信息、思想?yún)R報、社會關系等情況較多。所以人事部門要著重收集反映個人近期工作業(yè)績，做出的貢獻，個人經(jīng)濟社會活動的動態(tài)記錄等等。建議增加信用資料等，把信用情況的檔案作為一項內容予以留存，提升干部人事檔案的信息數(shù)據(jù)支撐作用。

4、加強干部人事檔案法律法規(guī)建設，對檔案管理工作予以法律監(jiān)管。干部人事檔案是被記載人的真實寫照，能否真實客觀反應被記載人全方位的情況，是干部人事檔案的基本使命。

四、在審核干部人事檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題

1、干部人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題

中央組織部通過部署這次全國干部人事檔案審核工作，發(fā)現(xiàn)了許多問題，發(fā)布了一攬子管理文件，對干部人事檔案管理予以高度重視。

（1）三齡兩歷一身份材料審核入檔不嚴格。這次全國干部人事檔案

審核工作的重點是三齡兩歷一身份，確保信息準確真實?！叭g一歷”干部人事檔是以三齡兩歷一身份為主線，同時也是出現(xiàn)頻率、使用頻最高的內容，差不多涉及到檔案中的各項材料。在一些干部人事檔案中，三齡兩歷一身份的記載前后有所差異，日期記錄方式有的是公歷版本，有的是農(nóng)歷版本，;時間上前后差異有幾個月的，也有的前后相差有一年的，有的甚至前后相差幾年的;關于學歷學位，有的材料不齊全，有的填寫不規(guī)范，有的學歷學位名實不符。

（2）進檔案材料不規(guī)范。進入檔案的材料填寫不夠規(guī)范，不夠準確，干部履歷表中未貼照片、填寫有涂改，沒有人事組織部門蓋章;考核表沒有人事組織部門蓋章，沒有本人簽字確認，沒有與本人溝通確認考核結果。

（3）檔案記載內容比例不平衡。在干部人事檔案中，重抽象、輕具體。記載工作能力、專業(yè)特長等方面的信息比較少，記載個人思想政治品德、家庭歷史、社會關系等方面的內容比較多。

（4）檔案材料收集不夠全面，不夠不完整，多是老舊材料，后續(xù)材料補充不及時，無法真實映個人實際情況。

（5）偽造、篡改檔案的違法行為時有發(fā)生，例如文章前面涉及到的兩個真實案例，年齡造假、學歷造假、工齡造假、職稱造假等現(xiàn)象逐漸增多。

2、干部人事檔案作用發(fā)揮不出來的的原因

（1）管理單位不統(tǒng)一，有些檔案管理機構從業(yè)人員業(yè)務水平較差，漏洞百出，使檔案造假情況時有發(fā)生。干部人事檔案管理單位不統(tǒng)一，有事業(yè)單位研究院所、企業(yè)、人才市場，也有個人檔案管理機構，管理水平有高有低。這樣影響了干部人事檔案管理工作質量的提高，短期內無法實現(xiàn)干部人事檔案的社會化管理，同時不利于國家對干部人事檔案的宏觀管理。管理漏洞百出，給造假者可乘之機。

（2）管理方式老舊，極大影響了檔案記載內容的完整性及準確性。檔案材料在整理，歸檔，收集過程中，多為手工操作，這就有可能發(fā)生錯誤。

（3）造成干部人事檔案內容有失真實，檔案材料有丟失、損壞、破舊等問題的原因諸多是在檔案材料轉遞，加工，收集和利用環(huán)節(jié)。

綜上所述加強干部人事檔案的管理，完善檔案功能，是目前檔案工作中急需解決的問題。文中講述的問題會使組織人事部門在選人用人方面受到干擾，使干部人事檔案的作用不能正常發(fā)揮。加強完善干部人事檔案，為流動人員的優(yōu)化配置提供有利保障，推進我國干部人事檔案管理工作不斷發(fā)展進步。