淺議現(xiàn)代公文語境與自稱用語

【摘要】現(xiàn)代公文的寫作，不僅要注重內(nèi)容表達的精準性、問題反饋的及時性、意見提出的有效性，更要注重自稱用語在公文中的重要意義。無論是上行文、下行文還是平行文，在公文寫作過程中，恰如其分地使用自稱用語，能夠更好地實現(xiàn)公文寫作的目的，使發(fā)文方與受文方都能夠在更為高效的工作過程中，利用公文所形成的銜接性作用，營造良好的工作氛圍。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代公文;語境;自稱用語

公文寫作作為一種特殊類別的文體形式，在形式上有著嚴苛的要求，在內(nèi)容上也要達到語言表達的精準性。公文主要應(yīng)用于黨政機關(guān)在落實領(lǐng)導職能、履行職務(wù)以及公務(wù)工作處理進程中，能夠形成特定化工作要求效力、規(guī)范公文文書的體例形式。各級機關(guān)單位在工作中，面對需要相互協(xié)調(diào)的工作內(nèi)容，必須要在公文寫作的過程中注重發(fā)文者與收文者之間特定化的公文語境。對于公文語境的構(gòu)成形式，既囊括有發(fā)文機關(guān)在語言文字內(nèi)容表達上面的高度凝練性、效應(yīng)性，也包括不同發(fā)文機關(guān)所表現(xiàn)出的上下級隸屬關(guān)系，更包括有歷史、政治、文化以及思維等多種元素內(nèi)容，形成公文語境構(gòu)成所需要的整體性氛圍特點。對公文寫作中自稱用語的理解，它屬于公文稱謂用于當中最為常見的一種形式，是公文的發(fā)文者在正文寫作過程中對于自身所形成的稱呼方式，雖然發(fā)文機關(guān)所署的名稱在所發(fā)公文的落款處已經(jīng)了明確的標注，但在公文正文的陳述過程中，為了避免語言以及稱謂使用的繁瑣，仍需要廣泛地使用自稱用語的形式和內(nèi)容，從而更好地便于發(fā)文機關(guān)能夠明確陳述與闡明自己的觀點和要求。鑒于公文語境所展現(xiàn)出的特殊性，正確使用自稱用語所具有的重要意義也就顯而易見了。對于用語得體性要求，需要公文語境能夠更加精準的表達文字內(nèi)容所包含的要求，使發(fā)文的目的更具有直觀性特點，如果使用語境不夠恰當，則會嚴重影響發(fā)文目的的實現(xiàn)，對于發(fā)文機關(guān)所要落實的工作內(nèi)容構(gòu)成極大阻礙。

一、公文語境表達的要求

由于公文語境自身所具有的特殊性，對于自稱用語的合理化、準確化使用也就顯得尤為重要。運用恰當且得體的話，可以更好地將公文語境所要表達的內(nèi)容能夠更加精準地描述，并能夠有效實現(xiàn)發(fā)文主體所要達到的發(fā)文目的，如果不能夠合理與恰當?shù)氖褂?，則會對發(fā)文機關(guān)工作的開展造成嚴重影響。

（一）上行文的自稱用語要求

首先，要做到對于上級的充分尊重。上行文的發(fā)文對象通常是上級領(lǐng)導機關(guān)，為此，需要在行文的用語過程中，注重自稱用于表達的委婉性和謙虛行，要充分體現(xiàn)出對于上級所形成的尊重;其次，措辭要言簡意賅。公務(wù)性文書需要以更加簡短扼要的語言文字表達出行文所具有的內(nèi)涵，較為忌諱文稿篇幅內(nèi)容寫得洋洋灑灑，用較長的文字無法寫出更富有精準性的實質(zhì)內(nèi)涵，這不僅耽誤上級領(lǐng)導部門內(nèi)工作的時間、降低辦公效率，對于自我工作的開展要形成極大的束縛和阻礙;最后，少發(fā)空論內(nèi)容。向上級領(lǐng)導機關(guān)行文，要以精準化的事實陳述、情況報告以及理由說明的方式直接闡述自己的觀點和想法，避免出現(xiàn)做空而談、泛泛而談。行文中的空話套話內(nèi)容要盡量減少，要用最為精確與干練的語言表達出下級機關(guān)所要反映出的最直觀的問題與事實。

（二）下行文的自稱用語要求

首先，做到語句詞匯的謹慎使用，形成莊重化效果。上級機關(guān)利用下行文的方式表達自己的要求與思想核心，需要以國家準確的語言詞匯內(nèi)容產(chǎn)生權(quán)威性的效果，要做到鏗鏘有力、擲地有聲;其次，表述要做到精確性。準確是公文寫作最為基礎(chǔ)的要求。以下行文為例，強調(diào)用語內(nèi)容的精準性，能夠通過干練化的語言做到下行文所要實現(xiàn)的“令行禁止”的效果，為此在自稱用語方面，要以更為準確的主體地位和具有的資格做出下行文規(guī)范化內(nèi)容的前提基礎(chǔ)。

（三）平行文自稱用語要求

首先，要做到語氣謙和。平行文發(fā)文與受文主體之間不具有領(lǐng)導和隸屬關(guān)系，為此，在自稱用語方面要實現(xiàn)謙卑謙恭，不能將自己的角色定義在其他主體之上，不要因為不當?shù)刈苑Q用語內(nèi)容致對方產(chǎn)生反感的認知，否則無法實現(xiàn)行文的目的;其次，要做到措辭得體。在平行文的寫作過程中，要注意自稱用語使用的詞匯的致意性，能夠使受文方感受到誠意所在，使得工作的開展更具有融洽的氛圍，利于相互之間開展工作合作。

二、現(xiàn)代公文語境與自稱用語在不同行文中的具體表達

從公文的發(fā)布主體來看，不同級別機關(guān)單位，利用公文進行工作協(xié)調(diào)與統(tǒng)籌安排，在形式上也具有不同的表現(xiàn)。依據(jù)公文行文內(nèi)容的走向，分為上行文、下行文以及平行文。這些不同走向的公文，首先需要具備的基礎(chǔ)要求就是對于內(nèi)容的規(guī)范性、真實性以及時效性。但對于具體行文的內(nèi)容與走向來講，都會因為發(fā)文主體工作性質(zhì)與要求的不同，會具有行文走向的具體區(qū)分的效果，而這樣偏向于某一方的形式，往往會成為不同語境產(chǎn)生的重要因素。發(fā)文主體在使用自稱用語時，會依據(jù)不同的行文內(nèi)容、形式與走向，來對語境使用的做出不同化的要求，能夠更加精準地使用第一人稱或第三人稱。例如：

xxx市人民政府關(guān)于認定2020年現(xiàn)代化高新產(chǎn)業(yè)示范區(qū)的決定

各縣（市、區(qū)）人民政府，市級人民政府各工作部門：

2020年，全市各級、各相關(guān)部門積極落實《xxxx市現(xiàn)代高新產(chǎn)業(yè)示范區(qū)建設(shè)增點擴面提質(zhì)升級（2018-2020）三年實施方案》，充分開展芯片加工制造、大數(shù)據(jù)研發(fā)中心、電動汽車生產(chǎn)線升級，以及我市引進外埠高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)投資發(fā)展，實現(xiàn)對于高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢得以充分、努力打造現(xiàn)代高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)示范區(qū)的不斷升級的風格和不那么。在此過程中，涌現(xiàn)出一批高科技生產(chǎn)較為集中、產(chǎn)業(yè)聚集較為片區(qū)化、技術(shù)集成較為先進化、經(jīng)營集約較為典型化的高科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展示范區(qū)。為了能夠更好地形成激勵機制、成立我市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的典型，市政府決定授予xxx市xxx區(qū)xxx產(chǎn)業(yè)示范區(qū)等10個示范點為xxxx市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)市級示范區(qū)榮譽稱號。

xxx市人民政府（?。?/p>

2020年xx月xx日

從發(fā)布公文的內(nèi)容來看，在落款的位置簽發(fā)了已署名的范圍機關(guān)“xxxx市人民政府”。雖然具有具體的署名機關(guān)單位，但在正文的內(nèi)容當中，因為公文表達的實際需要，對于自稱用語的內(nèi)容依舊還要使用“市人民政府”的稱謂。該公文所使用的文種為“決定”，從性質(zhì)上來講，是屬于上級政府機關(guān)向下級政府或相關(guān)發(fā)出的具體行為要求內(nèi)容。因此，在公文語境的構(gòu)建上，要體現(xiàn)出嚴肅性、權(quán)威性。從市政府發(fā)文的決定內(nèi)容來看，體現(xiàn)出發(fā)文機關(guān)所形成整體意志。為此，對于語境氣氛的要求也就需要達到莊重得體、威嚴肅穆的效果。倘若正文所使用的自稱為“第一人稱”當中的“我”或“我們”，使得接受公文的單位感覺公文寫作得不嚴謹，并且具有較強的主觀性意味，同時也喪失了公文所應(yīng)當具有的客觀性、公正性以及權(quán)威性的要求。使用“市人民政府”的第三人稱，可以更好地將發(fā)文主體置于行文內(nèi)容所包含的意義之外，使公文的語氣具有較強的命令化、原則化要求屬性，使得公文發(fā)布能夠更具有莊重嚴肅、威嚴果斷的屬性，并且形成效果的不斷增強。

從上行文的文種內(nèi)容來看，主要包括有報告與請示兩個方面。作為下級部門向自己所隸屬的上級部門報送的文種形式，它所能夠極大影響到上級部門領(lǐng)導機關(guān)做出正確的判斷與決策，在行文語境的表達方面，不僅要充分體現(xiàn)對上級領(lǐng)導部門的充分尊重，更要注重行為內(nèi)容所表現(xiàn)出的真實客觀性。從下面的例文我們也可以充分地看出這一特點。

xxxx駕校培訓中心

關(guān)于購買和添置吉利帝豪教練車的請示

xxx市交通運輸管理局：

隨著我市私家車數(shù)量的不斷提升，目前，我駕校培訓中心目前所開展的駕駛員培訓業(yè)務(wù)的工作量也在不斷增加。為了更好地開展培訓業(yè)務(wù)、增強培訓水平、提升培訓成效，努力做到更好地服務(wù)于社會，我培訓中心擬購買和添置吉利帝豪教練車20輛。購買與添置后，預(yù)計可以滿足目前我培訓中心對于駕駛員的培訓數(shù)量需求，年培訓人數(shù)可以從現(xiàn)在的800人達到1300人，培訓所能夠獲取的收益得到較高的提升。

專此請示，懇請批復(fù)。

xxx駕校培訓中心

xxx年xxx月xxx日

從上述的請示正文所表達的內(nèi)容來看，在充分運用數(shù)據(jù)材料內(nèi)容來實現(xiàn)對于公文內(nèi)容真實性的反映外，在進行自稱用語的表述上，也是用了“我中心”作為第一人稱的表述內(nèi)容。由此，便可以增強公文內(nèi)容表達真實性的效應(yīng)。如果自稱用語不注意對細節(jié)的把握，而是使用類似于下行文的表達方式，即采用“xxx駕校培訓中心”的第三人稱，會給行文的接收對象產(chǎn)生一種居高臨下的感覺，缺乏對于上級領(lǐng)導機關(guān)所應(yīng)當具有的尊重。

“函”作為平行文的應(yīng)用，屬于不具有隸屬關(guān)系的機關(guān)之間所形成的工作內(nèi)容交流和表達。它具有商洽、請求以及答復(fù)的效應(yīng)與功能，因此，在“函”的公文語境表達中，要以不卑不亢、自然得體語言形式來成為行文的要求。從下面的例子，我們來進行考證。

xx市高等職業(yè)技術(shù)學院

關(guān)于咨詢網(wǎng)絡(luò)工程在職師資培訓班情況的函

xxx職業(yè)技術(shù)學院

據(jù)報刊所承載的消息，貴學院將于2021年9月正式開辦網(wǎng)絡(luò)工程專業(yè)在職師資培訓班課程，我院目前有意派相關(guān)學院參加貴院所進行的課程培訓。但對于貴院實際開辦課程的內(nèi)和體系化安排的細節(jié)不甚了解。例如，招生的時間、招生的名額與要求、是否需要進行入學前考試測試、具體開設(shè)的課程包括哪些、報考的具體要條件、學制的具體安排以及貴院招生培訓費用的具體數(shù)額。我院亟需了解上述情況的具體細節(jié)，從而能夠選派出更適合培養(yǎng)的人才參加貴院開設(shè)課程的培訓學習。

上述事宜，敬請函告

xxxx市高等職業(yè)技術(shù)學院

xxx年xxx月xxx日

在此行為過程中，作為行文的發(fā)文方xxx職業(yè)技術(shù)學院與受文方xxx師范學院的關(guān)系上來看，二者并不存在相互的隸屬與管理關(guān)系。為此，使用“函”的方式作為公文文種進行平行主體之間的咨詢方式是極為正確的。文中所使用的文字所表達的情感具有較親切性，態(tài)度十分的委婉、禮貌性所表達的情感較為深厚。在自稱用語的使用上，利用“我院”這一第一人稱的表達方式，并以更加謙恭的態(tài)度尊稱受文方位“貴院”。這樣的稱謂方式極好地拉近兩個主體之間所形成的溝通距離，不僅增強了公文語境表達過程中所需要的和諧化氛圍、親切性氣氛，更加有利于實現(xiàn)發(fā)文的目的。倘若使用“xxx市高等職業(yè)技術(shù)學院”第一人稱的用語方式，會給受文方產(chǎn)生一種極不禮貌的認知，并且形成“打官腔、擺資格”的優(yōu)勢感覺，對于發(fā)函所要實現(xiàn)的目標與效果大打折扣。

三、結(jié)語

現(xiàn)代公文的應(yīng)用，是作為語言內(nèi)容和形式為信息交流的重要載體。因此，公文的寫作需要具有較強的目的性和明顯的針對性，要求語言的表達更具有嚴肅縝密、規(guī)范實用的效應(yīng)。公文在不同機關(guān)部門、企事業(yè)單位當中進行流轉(zhuǎn)時，會形成不同的行文走向，因此，決定了它應(yīng)當積極適應(yīng)客觀現(xiàn)實化環(huán)境對于現(xiàn)代公文語境的要求。尤其在發(fā)文機關(guān)進行自稱用語的表達過程中，應(yīng)更好的結(jié)合發(fā)文主體的角色與實際身份以及受文主體的實際狀況，依據(jù)不同的語境選擇合適的第一或第三人稱作為自稱用語考察的因素。如此，既可以有效地提升現(xiàn)代公文使用所要達到的辦事效率，也可以更好地發(fā)揮出現(xiàn)代工作在各項工作開展過程中所形成的重要作用。

課題：

2020年度校級本科教學工程項目，中國歷代秘書人物整理與研究（2020JYXM49）。

作者簡介：

劉洪宇，（1982.04---），女，漢族，河北廊坊市，助教，碩士，研究方向：現(xiàn)代漢語、秘書學。