專職秘書在輸血科學(xué)科建設(shè)中的作用分析

羅金蓮，余澤波

(重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院輸血科，重慶 400016)

本院是融醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健及涉外醫(yī)療為一體的大型綜合性“三級(jí)甲等”醫(yī)院，2003年在部分科室試點(diǎn)配置科室專職秘書，2004-2005年全院臨床、醫(yī)技科室共設(shè)置專職秘書崗位30余名，現(xiàn)共約80余名。臨床、醫(yī)技科室要求具有醫(yī)學(xué)相關(guān)背景，并經(jīng)過(guò)崗前培訓(xùn)，期間許多大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)也紛紛設(shè)立專職秘書崗位[1-3]。

為適應(yīng)輸血醫(yī)學(xué)發(fā)展，輸血科由傳統(tǒng)的配血、發(fā)血逐步轉(zhuǎn)向集臨床、教學(xué)、科研、管理為一體的綜合性平臺(tái)科室，以公共平臺(tái)的特色功能服務(wù)于臨床輸血患者。在轉(zhuǎn)型升級(jí)中，將管理工作精細(xì)化，使輸血相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及醫(yī)院、科室規(guī)章制度執(zhí)行到位，進(jìn)一步加強(qiáng)患者血液管理、開展輸血治療、推動(dòng)新技術(shù)及輸血醫(yī)學(xué)科研、教學(xué)、人才培養(yǎng)等工作，本院輸血科于2012年7月根據(jù)學(xué)科建設(shè)需要配置了專職秘書。輸血科專職秘書畢業(yè)于衛(wèi)生事業(yè)管理專業(yè)，獲國(guó)家職業(yè)資格秘書三級(jí)證書。

1 輸血科學(xué)科建設(shè)要求及工作模式

輸血醫(yī)學(xué)在醫(yī)療過(guò)程中的重要性日益顯著，國(guó)家對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)輸血科的建設(shè)和發(fā)展越來(lái)越重視，相繼出臺(tái)了《臨床輸血技術(shù)規(guī)范》《醫(yī)療機(jī)構(gòu)用血管理辦法》(衛(wèi)生部第85號(hào)令)及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)批準(zhǔn)在“320臨床醫(yī)學(xué)”下增設(shè) “輸血醫(yī)學(xué)”二級(jí)學(xué)科等多項(xiàng)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，要求二級(jí)以上醫(yī)院設(shè)置獨(dú)立的輸血科，并對(duì)工作職能進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，促進(jìn)輸血科由傳統(tǒng)的血液儲(chǔ)存、配血、發(fā)血轉(zhuǎn)化為醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)負(fù)責(zé)儲(chǔ)血、配血和實(shí)施輸血與治療的臨床科室[4]，以基礎(chǔ)輸血學(xué)、輸血技術(shù)學(xué)、臨床輸血學(xué)、輸血管理學(xué)等學(xué)科為亞專業(yè)，全方位促進(jìn)輸血醫(yī)學(xué)發(fā)展。

目前，臨床用血工作中的儲(chǔ)發(fā)血、血液檢測(cè)及臨床用血管理是輸血科的基本內(nèi)容，提供24 h臨床服務(wù)，以患者為中心，與臨床科室建立多學(xué)科協(xié)作模式[5]，開展血細(xì)胞單采、血漿置換、血脂去除、自體輸血、干細(xì)胞與免疫細(xì)胞治療等輸血治療項(xiàng)目和輸血門診，發(fā)揮職能作用，拓展輸血業(yè)務(wù)，滿足臨床科室需求[6]。

科學(xué)、合理、安全、及時(shí)輸血，挽救了無(wú)數(shù)患者的生命和健康，各醫(yī)療機(jī)構(gòu)輸血科基本能規(guī)范地開展臨床輸血工作，但發(fā)展不均衡，技術(shù)業(yè)務(wù)單一、專業(yè)技術(shù)人員匱乏、儀器設(shè)備配置不足、科研研究平臺(tái)及經(jīng)費(fèi)稀缺、輸血學(xué)歷教育與繼續(xù)教育無(wú)法滿足輸血醫(yī)學(xué)學(xué)科和行業(yè)發(fā)展需求，阻礙了輸血科的發(fā)展[7]。因此，輸血科的發(fā)展需要對(duì)現(xiàn)有資源的整合與充分利用。

2 秘書在輸血科學(xué)科建設(shè)工作中的作用

2.1科室負(fù)責(zé)人的助手 輸血科是一門亟待發(fā)展的新學(xué)科，負(fù)責(zé)人的工作千頭萬(wàn)緒，既要重視科室業(yè)務(wù)發(fā)展、學(xué)科建設(shè)，制定遠(yuǎn)期、近期規(guī)劃及科室各項(xiàng)事務(wù)的具體管理，又要進(jìn)行個(gè)人臨床業(yè)務(wù)及教學(xué)、科研工作，工作量大。同時(shí)，輸血行業(yè)有大量法律法規(guī)、指南、標(biāo)準(zhǔn)及醫(yī)院的規(guī)章制度等特點(diǎn)，文件管理及資料收集、整理、保存尤其重要，但輸血科人員配置不足，業(yè)務(wù)工作繁重，無(wú)更多的人力資源協(xié)助科室管理工作。專職秘書崗位人員，將科室負(fù)責(zé)人從繁重的日?，嵤轮薪饷摮鰜?lái)，有更多的時(shí)間和精力進(jìn)行醫(yī)療、教學(xué)、科研及科室學(xué)科建設(shè)等工作[8]。

作為一個(gè)獨(dú)立的科室，與行政職能部門保持著緊密的聯(lián)系，專職秘書成為科室與職能部門之間的溝通橋梁，充分了解醫(yī)院職能部門的各項(xiàng)規(guī)章制度和工作動(dòng)態(tài)，全面掌握科室臨床用血、輸血醫(yī)學(xué)教育、科研、管理及學(xué)科建設(shè)等基本信息和科室運(yùn)行情況，將職能部門的工作與科室管理工作進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，精準(zhǔn)地上傳下達(dá)，實(shí)現(xiàn)職能部門與專職秘書、專職秘書與科室管理的事務(wù)聯(lián)系網(wǎng)。除協(xié)助完成職能部門各項(xiàng)工作外，根據(jù)運(yùn)行情況記錄科室工作日志，重要事項(xiàng)及時(shí)提醒，促進(jìn)各項(xiàng)事務(wù)管理精準(zhǔn)化。也為科室負(fù)責(zé)人及專業(yè)技術(shù)人員提供后勤保障工作，如設(shè)備管理、物料管理、消防管理及工會(huì)管理等，減輕科室負(fù)責(zé)人的行政管理工作，為負(fù)責(zé)人做好輸血醫(yī)學(xué)事業(yè)提供保障作用。

2.2醫(yī)療工作中的協(xié)同作用 針對(duì)輸血相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)章制度較多，實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量要求高的特點(diǎn)，專職秘書負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)文件和資料進(jìn)行收集、分類、整理和歸檔保存，建立文件管理體系，便于科室工作人員隨時(shí)查閱和提取，提高工作效率。

因血液的特殊性，輸血科有協(xié)助行政職能部門負(fù)責(zé)全院臨床用血監(jiān)管和指導(dǎo)的職責(zé)，工作復(fù)雜，任務(wù)繁重，而管理工作大多由專業(yè)技術(shù)人員兼任。專職秘書可根據(jù)醫(yī)院及科室運(yùn)行情況，按照日、周、月、季度、半年、年度做好臨床用血管理日常工作一覽表，持續(xù)更新，定期匯總資料，實(shí)時(shí)跟進(jìn)工作進(jìn)展，逐一落實(shí)各事務(wù)完成情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)遺漏或差錯(cuò)，給予提示或協(xié)助，確保臨床用血管理工作高效、持續(xù)、規(guī)范。

對(duì)新技術(shù)、新項(xiàng)目的申報(bào)，專職秘書第一時(shí)間詳細(xì)了解醫(yī)院申報(bào)流程和要求，向科室專家小組征集申報(bào)項(xiàng)目，收集基本信息，整理出全套申報(bào)材料，使科室管理團(tuán)隊(duì)及專家組獲得全面的項(xiàng)目信息，及時(shí)掌握科室新技術(shù)、新項(xiàng)目的基本情況，做出是否申報(bào)、進(jìn)一步論證的決定。對(duì)可立項(xiàng)申報(bào)的項(xiàng)目，及時(shí)完善申報(bào)材料上報(bào)，對(duì)需進(jìn)一步論證項(xiàng)目，協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成后續(xù)準(zhǔn)備工作。項(xiàng)目上報(bào)后，實(shí)時(shí)跟進(jìn)職能部門意見。獲批的新技術(shù)、新項(xiàng)目實(shí)施期間全程協(xié)助收集整理數(shù)據(jù)，反饋職能部門，促進(jìn)輸血醫(yī)學(xué)新技術(shù)、新項(xiàng)目高質(zhì)量地開展。

2.3積極組織輸血醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育培訓(xùn)，參與教學(xué)工作 輸血醫(yī)學(xué)是集人文、醫(yī)學(xué)、科學(xué)和技術(shù)知識(shí)為一體的綜合性學(xué)科，專業(yè)技術(shù)人員及輸血醫(yī)生系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)較少，目前多數(shù)從業(yè)人員由醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)或其他專業(yè)轉(zhuǎn)行而來(lái)[7]，故繼續(xù)教育是培養(yǎng)輸血醫(yī)學(xué)人才的重要手段[9]。專職秘書從多個(gè)渠道收集、篩選優(yōu)質(zhì)的輸血相關(guān)繼續(xù)教育項(xiàng)目及學(xué)術(shù)會(huì)議信息，協(xié)助專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)自身亞專業(yè)方向申請(qǐng)外出參會(huì)學(xué)習(xí)。同時(shí)，根據(jù)醫(yī)院及科室要求，協(xié)同“三基”講座項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)前繼續(xù)教育項(xiàng)目申報(bào)、舉辦時(shí)人員召集、學(xué)習(xí)后的學(xué)分授予、效果評(píng)價(jià)、資料提交及經(jīng)費(fèi)管理等系列工作，認(rèn)真執(zhí)行“三基”培訓(xùn)計(jì)劃及科內(nèi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)安排，做好記錄及考勤工作，促進(jìn)輸血科人員學(xué)習(xí)輸血新知識(shí)、新技術(shù)，完成繼續(xù)教育培訓(xùn)，更新輸血醫(yī)學(xué)理念，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。

科室提升自身員工專業(yè)技術(shù)水平的同時(shí)，也為基層輸血專業(yè)技術(shù)人員搭建學(xué)術(shù)平臺(tái)，為醫(yī)學(xué)生提供輸血醫(yī)學(xué)知識(shí)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，專職秘書及時(shí)掌握國(guó)家級(jí)或市級(jí)繼續(xù)教育項(xiàng)目申報(bào)時(shí)間段及條件，積極配合科室負(fù)責(zé)人申報(bào)各類項(xiàng)目。2017-2019年，協(xié)助科室連續(xù)成功申報(bào)三屆“臨床合理用血及輸血醫(yī)學(xué)新技術(shù)培訓(xùn)班”繼續(xù)教育項(xiàng)目，并承擔(dān)會(huì)務(wù)組工作，負(fù)責(zé)場(chǎng)地選擇、時(shí)間安排、培訓(xùn)資料準(zhǔn)備、授課專家行程安排、參培人員報(bào)名及食宿安排等具體事宜，為培養(yǎng)輸血醫(yī)學(xué)專業(yè)技術(shù)人才貢獻(xiàn)力量。參與科室2013年向所在高等院校申請(qǐng)檢驗(yàn)醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)生輸血醫(yī)學(xué)定向?qū)嵙?xí)[10]，2015年申請(qǐng)開展《臨床用血》選修課等在校教育工作，協(xié)助課程安排、教研活動(dòng)組織及授課教師科內(nèi)及院內(nèi)試講、教師資格證申報(bào)材料準(zhǔn)備等，負(fù)責(zé)進(jìn)修生、研究生、定向?qū)嵙?xí)生、普通實(shí)習(xí)生在科內(nèi)學(xué)習(xí)期間的日?？记诠ぷ?、講座安排、生活情況及文件資料管理的學(xué)習(xí)，幫助他們盡快適應(yīng)新環(huán)境，學(xué)到知識(shí)。

2.4做好科研協(xié)同工作，融入科研團(tuán)隊(duì) 科室非常重視科研工作，以“科教興科、人才強(qiáng)科”的發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行學(xué)科建設(shè)。專職秘書動(dòng)態(tài)掌握科研工作訊息及各類基金項(xiàng)目申報(bào)時(shí)間點(diǎn)，及時(shí)傳達(dá)，便于科室人員了解最新科研動(dòng)態(tài)。建立科室科研工作檔案，收集整理獲批課題項(xiàng)目、在研課題進(jìn)展、已發(fā)表論文、科研成果、學(xué)術(shù)任職及外出參會(huì)及培訓(xùn)等資料，并隨時(shí)更新。為科室制定遠(yuǎn)期、近期、亞專業(yè)發(fā)展方向、人才培養(yǎng)、學(xué)術(shù)影響力等詳細(xì)的計(jì)劃提供基礎(chǔ)材料，科研信息資料共享，同時(shí)便于管理團(tuán)隊(duì)及時(shí)準(zhǔn)確地掌握科室的科研工作運(yùn)行情況，加強(qiáng)科研管理的規(guī)范性。

作為醫(yī)院的特色學(xué)科進(jìn)行建設(shè)與發(fā)展，為提高綜合實(shí)力及輸血醫(yī)學(xué)服務(wù)能力，全員參與，共同努力，專職秘書也積極加入到科室科研團(tuán)隊(duì)中，參與論文書寫、課題申報(bào)等工作中。通過(guò)科室專家?guī)椭c自身的努力，本人以第一作者發(fā)表“間充質(zhì)干細(xì)胞干性維持及多向分化相關(guān)LncRNA的研究進(jìn)展”及完成論文“重慶市輸血醫(yī)學(xué)?？坡?lián)盟建設(shè)與實(shí)踐探索”，以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人獲批“臨床輸血不良事件監(jiān)測(cè)與輸血質(zhì)量管理研究”院級(jí)課題。從自身工作出發(fā)，積極探索，不斷進(jìn)取，融入科室科研團(tuán)隊(duì)。

2.5科室文化建設(shè)及人才培養(yǎng)輔助工作 加強(qiáng)科室文化建設(shè)，專職秘書積極組織集體活動(dòng)，增加團(tuán)隊(duì)凝聚力；制作科室文化墻，記錄工作及生活的點(diǎn)滴，營(yíng)造良好的氛圍?？剖医⒘藢I(yè)的人才管理模式,培養(yǎng)高層次輸血醫(yī)學(xué)人才，專職秘書根據(jù)科室亞專業(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃，加強(qiáng)溝通與交流，貫徹落實(shí)培養(yǎng)計(jì)劃，例如掌握職稱聘任最新文件精神及要求，定期收集、整理科室人員晉升上一級(jí)職稱需要具備的條件并溫馨提醒，及時(shí)通知相關(guān)考試、申報(bào)日程安排等，指導(dǎo)申報(bào)材料的填寫，提高申報(bào)成功率。促進(jìn)人才結(jié)構(gòu)優(yōu)化,提升學(xué)科內(nèi)涵建設(shè)，進(jìn)一步提高服務(wù)水平以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展[11]。

2.6擔(dān)當(dāng)志愿者，參與無(wú)償獻(xiàn)血宣傳工作 自《中華人民共和國(guó)獻(xiàn)血法》正式實(shí)施以來(lái)，本院積極響應(yīng)無(wú)償獻(xiàn)血號(hào)召，在醫(yī)院的帶領(lǐng)下，每年在室外(40 ℃高溫的夏季，血液最緊缺的時(shí)候)參與組織全院醫(yī)務(wù)人員夏季無(wú)償獻(xiàn)血活動(dòng)，招募無(wú)償獻(xiàn)血醫(yī)務(wù)人員，獻(xiàn)血過(guò)程中為他們?nèi)谭?wù)，講解注意事項(xiàng)，并做好宣傳工作，現(xiàn)已堅(jiān)持8年。每年6月14日世界獻(xiàn)血者日，參與組織全院無(wú)償獻(xiàn)血宣傳活動(dòng)，制作無(wú)償獻(xiàn)血宣傳資料，開展合理用血專題講座，普及血液相關(guān)知識(shí)。不僅是完成無(wú)償獻(xiàn)血宣傳工作，也用自己的點(diǎn)滴力量，為民眾起到帶頭作用，挽救更多生命。

3 秘書工作體會(huì)

輸血科是一個(gè)飛速發(fā)展的科室，有較多創(chuàng)新性和突破性工作，要有不畏困難、勇于挑戰(zhàn)的精神。成立輸血醫(yī)學(xué)?？坡?lián)盟，從章程的制定、成員單位的召集、啟動(dòng)會(huì)議召開及學(xué)術(shù)活動(dòng)組織，沒有捷徑和可借鑒的資料，只有探索與實(shí)踐。作為專職秘書，不僅要做好事務(wù)性的煩瑣工作，還應(yīng)將自身融入科室中，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，體現(xiàn)自我價(jià)值。

3.1工作主動(dòng)積極，被動(dòng)中求主動(dòng) 秘書工作的從屬性決定了其被動(dòng)性，但不能被動(dòng)應(yīng)對(duì)，努力掌握做好本職工作所需的知識(shí)和技能，增強(qiáng)協(xié)調(diào)、溝通、應(yīng)變與創(chuàng)造性思維能力，主動(dòng)適應(yīng)工作需要，以強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感、使命感，兢兢業(yè)業(yè)完成工作任務(wù)。如職能部門下發(fā)文件及通知，仔細(xì)閱讀，掌握重要精神，結(jié)合科室情況精準(zhǔn)傳達(dá)，參與事務(wù)的執(zhí)行，把握“宜早不宜遲” 的工作原則，給自己和同事預(yù)留充裕的時(shí)間。增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，提高業(yè)務(wù)能力，站在全局的高度思考處理問(wèn)題，找準(zhǔn)文件精神與本科室工作的結(jié)合點(diǎn)和切入點(diǎn)，換位思考，充當(dāng)好科室發(fā)展的“潤(rùn)滑劑”。

3.2注重溝通交流，有匯報(bào)、常反饋 專職秘書在科室起著橋梁與樞紐的作用，有效溝通是必備技能之一。上傳下達(dá)過(guò)程中正確傳遞信息，實(shí)事求是，不夸大和隱瞞；工作進(jìn)行中，把握節(jié)奏匯報(bào)進(jìn)展情況；工作完成后及時(shí)反饋；加強(qiáng)與同事間及上級(jí)的溝通交流，既讓他們了解工作動(dòng)態(tài)，又確保信息傳遞的準(zhǔn)確性，每件事有始有終。如科室目標(biāo)管理考核指標(biāo)，每月定期收集相關(guān)數(shù)據(jù)，了解相關(guān)指標(biāo)完成情況，及時(shí)將存在的問(wèn)題反饋給科室管理團(tuán)隊(duì)及當(dāng)事人，促進(jìn)各項(xiàng)事情得到落實(shí)，精準(zhǔn)管理。

3.3做好定位，融入集體 嚴(yán)格要求自己，端正助手形象，服從工作安排。不斷學(xué)習(xí)進(jìn)取，提高自身綜合素養(yǎng)，個(gè)人發(fā)展與科室規(guī)劃一致，想科室發(fā)展之所想，做科室發(fā)展之所做，胸懷全局，提高“輔助”的能力與水平。

3.4分清輕重緩急，提高工作效率 專職秘書崗位事務(wù)性工作多而雜，且常有意外的不確定性事件。根據(jù)工作緊急性、重要程度，制訂緊急又重要、重要不緊急、一般3個(gè)等級(jí)的工作計(jì)劃[12]。運(yùn)用時(shí)間管理理論，首先解決緊急又重要的工作，其次處理重要不緊急工作,最后做一般工作，考慮需要職能部門或是同事協(xié)作工作提前溝通聯(lián)系，頭腦里有一張清晰事務(wù)運(yùn)行圖，做完后進(jìn)行勾選，防止疏漏，從而養(yǎng)成良好的時(shí)間管理習(xí)慣，優(yōu)化工作流程，更高效地開展工作。

4 結(jié) 語(yǔ)

專職秘書在輸血科學(xué)科建設(shè)中扮演著重要的角色,既在醫(yī)院管理中起著重要的溝通、協(xié)調(diào)作用，又能協(xié)助科室日常管理、臨床用血新技術(shù)開展與推廣、輸血醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育、科研工作、文化建設(shè)與人才培養(yǎng)、無(wú)償獻(xiàn)血宣傳等工作，通過(guò)配合、協(xié)助、參與，融入學(xué)科建設(shè)工作中。從多個(gè)角度出發(fā)，將個(gè)人與科室發(fā)展相結(jié)合，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，工作中變被動(dòng)為主動(dòng)，提高執(zhí)行力及效率，促進(jìn)輸血科學(xué)科建設(shè)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。