“文檔一體化”背景下醫(yī)院文書檔案信息化管理研究

摘 要：醫(yī)院“文檔一體化”管理可實現(xiàn)文檔信息資源的共建共享，有效簡化工作流程，實現(xiàn)文檔部門間的融合發(fā)展。文件生命周期論等都是支撐“文檔一體化”管理的重要理論，推行“文檔一體化”背景下醫(yī)院文書檔案信息化管理，對提升醫(yī)院文書檔案管理效率和整體管理水平具有重要現(xiàn)實價值。

關(guān)鍵詞：文檔一體化;信息化;文書檔案;管理;醫(yī)院

傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案處于檔案管理與文件處理相隔離的狀態(tài)，文件處理與檔案管理存在不同程度的重復(fù)操作，不僅造成了人財物的浪費，也影響了文檔管理的質(zhì)量和效率。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展及OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，借助辦公軟件、信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺，可實現(xiàn)文檔全程信息化管理。醫(yī)院文件從擬稿、核稿、簽批到檔案收集、整理、歸檔，均可依托計算機(jī)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔一體化管理，有力提升文檔質(zhì)量和管理效率，更好地體現(xiàn)醫(yī)院信息化管理水平。

1 “文檔一體化”管理主要理論依據(jù)

“文檔一體化”管理，指醫(yī)院公文在初始處理、文件歸檔等工作時便按照文書立卷要求進(jìn)行整理、摘錄，使醫(yī)院文書辦理與文檔管理符合檔案管理要求。醫(yī)院“文檔一體化”管理，可實現(xiàn)文檔信息資源的共建共享，有效簡化工作流程，實現(xiàn)文檔部門間的融合發(fā)展。

1.1 “文件生命周期”論

文件生命周期論，是從文件的運動規(guī)律探索，認(rèn)為文件從其生成、流轉(zhuǎn)至歸檔、保存或銷毀是一個完整的生命過程，是無法任意割裂的自然過程。因此，應(yīng)將文件生成至檔案管理視為一個有機(jī)整體，做好文件全程管控與文件前端控制的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。即從文件生成之始檔案尚未定型便做好質(zhì)量管理，借助計算機(jī)信息技術(shù)，實現(xiàn)從文件到檔案的全生命周期管理。電子文件具有易更改、易流失等特點，這就要求電子文件系統(tǒng)事先設(shè)定文件元數(shù)據(jù)功能、確定文件歸檔范圍、時間和方式，以及電子文件利用權(quán)限，才能有效保障電子文件真實、完整、安全?？梢?，“文檔一體化”管理是文件全生命周期理論的生動實踐，也使文書與檔案工作深入銜接、融合。

1.2 “文件連續(xù)體”論

所謂連續(xù)體，即一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)方法。文件從其形成到歸檔、保存、管理、利用的全過程一致性，倡導(dǎo)的是文件形成、文件保存、文件利用、文件銷毀的一體化管理?！斑B續(xù)體論”認(rèn)為，醫(yī)院的文件從生成到消亡運動并非單向，文檔處置順序無必然先后區(qū)分，后階段電子文件也有向前段轉(zhuǎn)化的現(xiàn)實可能性，這也符合計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用醫(yī)院產(chǎn)生大量電子文件運動的特點和規(guī)律。

1.3 “大文件”“大檔案”論

“大文件”“大檔案”思想認(rèn)為，文件是檔案的前身，檔案也是文件，屬于文件的一種特殊形態(tài)，電子文件包括電子文件最終成為檔案的范疇，而歸檔不過是大文件運動變化中的一個階段。隨著計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，以及醫(yī)院辦公OA系統(tǒng)的運行，產(chǎn)生大量的電子文件，從文件形成之初便成為潛在的檔案信息資源。這里的“大”并非單純的數(shù)量多少，還包括文檔處理環(huán)節(jié)多樣化、文檔部門間的廣泛聯(lián)系，拓展了文件概念和檔案的外延。在醫(yī)院信息化推進(jìn)過程中，電子化大檔案將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源從實體向虛擬推進(jìn)，文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、審批均在OA辦公系統(tǒng)中完成，保存即歸檔。因此，利用兼容技術(shù)，在OA系統(tǒng)中做好文件與檔案系統(tǒng)設(shè)計、形成及維護(hù)，理順醫(yī)院“文檔一體化”管理體制與流程，十分必要。

1.4 “單軌制”論

新的《檔案法》明確指出“符合國家電子檔案形成和管理規(guī)范要求的電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的法律效力”。電子文件單軌制，即計算機(jī)等電子設(shè)備中生成的文件可以電子方式進(jìn)行歸檔、管理、利用和保存，而無需再生成紙質(zhì)檔案。近年來，數(shù)字簽名等先進(jìn)技術(shù)難關(guān)的突破，為電子檔案單軌制的實現(xiàn)提供了技術(shù)保障。

2 “文檔一體化”醫(yī)院文書檔案信息化管理特征

從上述分析可知，實行“文檔一體化”管理，醫(yī)院文書檔案信息化管理可體現(xiàn)出較強(qiáng)的整體性、效率性、經(jīng)濟(jì)性和規(guī)范性特征。

2.1 整體性

“文檔一體化”醫(yī)院文書檔案信息化管理，將原本電子文件與電子文檔相對獨立的兩個個體，借助計算機(jī)信息技術(shù)實現(xiàn)了融合發(fā)展，將電子文件處理與電子文檔實現(xiàn)一體化管理，密切電子文件與檔案之間的聯(lián)系，實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案文件生成、文檔整理、文檔存儲等業(yè)務(wù)的有機(jī)統(tǒng)一。

2.2 效率性

“文檔一體化”背景下醫(yī)院文書檔案信息化管理，是借助計算機(jī)信息技術(shù)、辦公OA系統(tǒng)應(yīng)用平臺為支撐，將電子文件從起草、核稿、校對到立卷、歸檔、編目、檢索、查詢、利用和銷毀全面實現(xiàn)自動化、智能化管理，可顯著提升“文”“檔”管理的質(zhì)量和效率。

2.3 經(jīng)濟(jì)性

“文檔一體化”背景下醫(yī)院文書檔案信息化管理，從文件起草、核稿、發(fā)稿到文書檔案信息采集、歸檔、整理、借閱等，均可實現(xiàn)計算機(jī)自動化、信息化操作，實現(xiàn)“單次輸入”便可“無限次”輸出，可有效節(jié)省人力物力支出。

2.4 規(guī)范性

與傳統(tǒng)文件管理與檔案管理相割裂不同，“文檔一體化”背景下文書檔案信息化管理是借助計算機(jī)信息系統(tǒng)完成的，這就要求在信息系統(tǒng)中預(yù)設(shè)相應(yīng)的操作模塊，實現(xiàn)文檔流程、標(biāo)準(zhǔn)、格式及要求的有機(jī)統(tǒng)一，達(dá)到電子文件處理與文書檔案管理的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化。

3 “文檔一體化”背景下醫(yī)院文書檔案信息化管理策略

“文檔一體化”背景下醫(yī)院文書檔案信息化管理，是通過整合醫(yī)院文書流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，借助計算機(jī)信息技術(shù)，構(gòu)建符合醫(yī)院高效管理的文檔一體化，如下圖。

3.1 整合系統(tǒng)運用

“文檔一體化”背景下醫(yī)院文書檔案信息化管理，首先應(yīng)提升醫(yī)院公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的兼容性，實現(xiàn)從OA系統(tǒng)到檔案信息化管理之間相互傳導(dǎo)、信息共享流通，進(jìn)而實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的兼容。由于電子文件與文書檔案存在差異，例如文件標(biāo)準(zhǔn)、格式要求等，就需要運用文檔自動化轉(zhuǎn)化軟件，導(dǎo)入有關(guān)文檔標(biāo)準(zhǔn)，將文檔標(biāo)準(zhǔn)整合到計算機(jī)信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)文檔系統(tǒng)一體化應(yīng)用。

3.2 完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

“文檔一體化”背景下醫(yī)院文書檔案信息化管理需要一套完善的規(guī)范體系和標(biāo)準(zhǔn)要求，在全生命周期中體現(xiàn)文檔一體化，文書檔案信息自動生成、自動管理。應(yīng)將《歸檔文件整理規(guī)則》等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的相關(guān)要求體現(xiàn)到文檔一體化管理系統(tǒng)中，制定醫(yī)療系統(tǒng)公文編輯、檔案管理兼容性較強(qiáng)的操作系統(tǒng)，確保從制度規(guī)范領(lǐng)域保障文檔一體化背景下醫(yī)院文書檔案信息化管理的有效運行。

3.3 明確歸檔范圍

為防止歸檔信息缺失、遺漏或錯誤，應(yīng)明確歸檔范圍：包括醫(yī)院黨務(wù)、行政、業(yè)務(wù)等方面應(yīng)歸檔的材料，主要是醫(yī)院上級主管部門下發(fā)的關(guān)于醫(yī)院方面的文件;醫(yī)院的會議資料;醫(yī)院工作計劃、總結(jié);醫(yī)院出臺的各種規(guī)章制度、業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范;醫(yī)院有關(guān)工作中形成的方案、報告、記錄、調(diào)查報告等。

3.4 注重技術(shù)應(yīng)用

文檔一體化背景下醫(yī)院文書檔案信息化管理應(yīng)注重先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，打通辦公OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)、科室之間的信息壁壘，實現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)信息跨部門傳輸及一站式生成;注重云共享技術(shù)在文書檔案信息化管理中的應(yīng)用，實現(xiàn)醫(yī)院各部門之間的信息共享，釋放技術(shù)紅利。還應(yīng)將大數(shù)據(jù)挖掘、檢索技術(shù)與辦公系統(tǒng)應(yīng)用結(jié)合起來，提升醫(yī)院文書檔案信息化管理利用的效率。

3.5 做好安全管理

文檔一體化背景下醫(yī)院文書檔案信息化管理面臨諸多非傳統(tǒng)安全因素威脅，需在思想上高度重視信息安全，運用物防、技防、人防等手段，切實增強(qiáng)文檔管理信息系統(tǒng)運行的安全性，降低安全風(fēng)險，確保信息系統(tǒng)及信息安全。

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作者簡介：石青林（1987— ），大學(xué)學(xué)歷，南寧市第三人民醫(yī)院館員，主要從事檔案管理研究。