淺析財(cái)務(wù)公司軟件外包管理

佟偉 香家赫

摘 要：隨著全球應(yīng)用軟件外包和服務(wù)外包市場的規(guī)模迅速擴(kuò)大，中國在該領(lǐng)域已取得驕人業(yè)績，然而對(duì)于尚未具備自主開發(fā)能力的財(cái)務(wù)公司，軟件外包項(xiàng)目的開展就成為了財(cái)務(wù)公司建立各項(xiàng)電子系統(tǒng)的基礎(chǔ)。本文針對(duì)財(cái)務(wù)公司比較缺乏的軟件外包項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，從項(xiàng)目管理的角度，提出了軟件外包項(xiàng)目需要項(xiàng)目管理者考慮的問題。著重研究需求獲取、軟件開發(fā)、上線驗(yàn)收等三個(gè)階段項(xiàng)目管理涉及的內(nèi)容，主要包括時(shí)間管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目溝通管理和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理等。文中最后針對(duì)財(cái)務(wù)公司如何更好的開展軟件外包業(yè)務(wù)闡述了作者的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)公司;軟件外包;項(xiàng)目管理

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)公司作為企業(yè)集團(tuán)的內(nèi)部集資企業(yè)，與企業(yè)集團(tuán)之間的關(guān)系越來越密切，本著為本企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部各企業(yè)籌資和融通資金的宗旨，正逐步成為企業(yè)集團(tuán)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)不可缺少的一部分，作為數(shù)據(jù)處理核心的財(cái)務(wù)公司信息系統(tǒng)也隨著經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的增加越來越復(fù)雜化，但是由于財(cái)務(wù)公司業(yè)務(wù)規(guī)模較小，對(duì)信息科技投入有限，通常會(huì)選擇軟件外包的形式進(jìn)行系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)。那么如何通過有效的軟件外包管理，使系統(tǒng)在保證質(zhì)量的條件下按時(shí)完成，成為當(dāng)前需要研究的問題。

當(dāng)前的軟件外包經(jīng)驗(yàn)多以商業(yè)銀行等大型金融機(jī)構(gòu)作為參考標(biāo)準(zhǔn)，但財(cái)務(wù)公司作為非銀行金融機(jī)構(gòu)，自身軟件外包的經(jīng)驗(yàn)和參考樣本較少，所以在系統(tǒng)完成前有可能產(chǎn)生一系列問題。本文分析了財(cái)務(wù)公司在軟件外包過程中可能遇到的問題，并提出了具體的解決方案，為如何更好的開展外包管理進(jìn)行了積極有益的探索。

一、財(cái)務(wù)公司軟件外包過程中遇到的問題及分析

（一）需求獲取階段遇到的問題及分析

無論是財(cái)務(wù)公司還是軟件開發(fā)商，業(yè)務(wù)部門的需求是軟件開發(fā)的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目初期，需求確定的過程中，由于軟件開發(fā)人員與業(yè)務(wù)部門沒有做好業(yè)務(wù)交流，會(huì)對(duì)需求理解不夠全面，造成對(duì)開發(fā)過程中困難估計(jì)不足、缺少完善的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃等問題。

（二）軟件開發(fā)階段遇到的問題及分析

1、需求變更的問題：在軟件開發(fā)過程中，由于財(cái)務(wù)公司本身業(yè)務(wù)在不斷地發(fā)展，可能隨時(shí)會(huì)有新的業(yè)務(wù)需求增加，或者由于業(yè)務(wù)需求上存在不明確的內(nèi)容，造成在項(xiàng)目開發(fā)的過程中不斷地變更需求，這就會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)公司與軟件開發(fā)商如何溝通、協(xié)商解決需求變更的問題。

2、人員配備的問題：（1）財(cái)務(wù)公司與軟件開發(fā)商的對(duì)接人員如果對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)不熟悉，一是會(huì)造成對(duì)開發(fā)進(jìn)度的跟蹤認(rèn)識(shí)不足，二是不能準(zhǔn)確判斷開發(fā)的內(nèi)容對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的影響，這都不利于未來的二次開發(fā)或者后期系統(tǒng)維護(hù);（2）在開發(fā)的過程中，軟件開發(fā)商開發(fā)人員的流動(dòng)是不可避免的。一方面軟件開發(fā)商本身人員的流動(dòng)性就比較大，而且為了培養(yǎng)后備人員，通常會(huì)在項(xiàng)目組中安排一些新人，這些新人業(yè)務(wù)比較生疏，經(jīng)過培養(yǎng)后可能隨時(shí)調(diào)入其他項(xiàng)目組，因此不穩(wěn)定性較大;另一方面，軟件開發(fā)商會(huì)同時(shí)開發(fā)多個(gè)項(xiàng)目，人員往往也會(huì)發(fā)生變化，而每次變動(dòng)都會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成一定的影響。（3）有些項(xiàng)目由于駐場開發(fā)人員少、駐場開發(fā)時(shí)間短等原因，造成面對(duì)面會(huì)議無法正常召開，也會(huì)降低開發(fā)效率。

（三）上線驗(yàn)收階段的問題及分析

1、人員配合的問題：由于在開發(fā)的過程中，軟件開發(fā)人員可能缺少與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行隨時(shí)和充分的溝通，從而致使當(dāng)需求上線時(shí)業(yè)務(wù)人員對(duì)新需求的操作不熟悉、新需求不完全符合業(yè)務(wù)需要等問題，這些也會(huì)造成系統(tǒng)功能的二次開發(fā)，增加開發(fā)費(fèi)用。

2、需求驗(yàn)收的問題：在需求開發(fā)完成后，軟件開發(fā)商的開發(fā)人員通常會(huì)以口頭通知的方式告知對(duì)接人員，而沒有以書面方式反饋需求開發(fā)的進(jìn)度信息，更沒有要求對(duì)接人員簽字確認(rèn)，這樣會(huì)造成需求提出部門對(duì)開發(fā)進(jìn)度和上線內(nèi)容不了解，不能及時(shí)進(jìn)行需求驗(yàn)收產(chǎn)生未知隱患。

3、項(xiàng)目記錄的問題：當(dāng)系統(tǒng)bug或需求開發(fā)完成并上線后缺少明確的記錄，到半年期、年底結(jié)算時(shí)，會(huì)產(chǎn)生對(duì)開發(fā)結(jié)果的爭論，可能會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)公司無法按開發(fā)商期望的金額進(jìn)行付款、增加財(cái)務(wù)公司與軟件開發(fā)商之間的矛盾事件發(fā)生概率。

二、財(cái)務(wù)公司軟件外包過程中遇到問題的解決方案

（一）需求獲取階段問題解決方案

1、確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 在項(xiàng)目初期確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，一般由財(cái)務(wù)公司一方指定一名在技術(shù)和業(yè)務(wù)方面都比較突出的人作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

2、制定詳細(xì)完整的項(xiàng)目計(jì)劃 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)與各方面配合做出一個(gè)詳細(xì)的、完整的項(xiàng)目計(jì)劃，并在計(jì)劃中清楚詳細(xì)地列出每一件工作需要哪方面的哪些人員來共同執(zhí)行。在計(jì)劃中的每一個(gè)進(jìn)度都需要進(jìn)行確認(rèn)才能繼續(xù)推進(jìn)。例如軟件開發(fā)商在完成系統(tǒng)分析后，需要把分析的結(jié)果讓財(cái)務(wù)公司理解，以便財(cái)務(wù)公司能夠確認(rèn)軟件開發(fā)商對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的理解和分析與財(cái)務(wù)公司本身對(duì)項(xiàng)目的需求和分析達(dá)成一致，這樣才能讓軟件開發(fā)商進(jìn)行其后的模塊設(shè)計(jì)。否則設(shè)計(jì)出來的模塊組合很可能與業(yè)務(wù)部門的需求不一致，存在質(zhì)量和結(jié)果的差異。這些差異也可能會(huì)引發(fā)業(yè)務(wù)部門在后續(xù)的系統(tǒng)維護(hù)、更新、增加功能模塊、升級(jí)、集成等各方面出現(xiàn)嚴(yán)重障礙。因此，制定詳細(xì)完善的項(xiàng)目計(jì)劃有助于解決需求分析不徹底、項(xiàng)目理解不全面等問題。

3、采用各種方式加強(qiáng)項(xiàng)目交流 建立包括軟件開發(fā)人員、對(duì)接人員的微信群，加強(qiáng)交流，在交流中增強(qiáng)軟件開發(fā)人員對(duì)需求的理解，財(cái)務(wù)公司一旦選定軟件開發(fā)商并簽署了外包開發(fā)合同，就意味著將與軟件開發(fā)商為同一個(gè)目標(biāo)共同努力，因此要建立與軟件開發(fā)商同樣的流程意識(shí)，時(shí)刻關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)度，幫助軟件開發(fā)商克服工作困難，解決對(duì)工期估計(jì)偏差等問題。

（二）軟件開發(fā)階段遇到問題的解決方案

1、需求變更問題的解決方案：完善的業(yè)務(wù)需求是軟件項(xiàng)目開發(fā)的關(guān)鍵所在。在需求確定的過程中，軟件開發(fā)人員首先要做好與相關(guān)業(yè)務(wù)人員的溝通交流，特別是要與需求提出部門的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行充分的需求討論，并組織相關(guān)部門進(jìn)行全面需求評(píng)審，確定業(yè)務(wù)需求的詳細(xì)內(nèi)容，明確需求中的具體要求。財(cái)務(wù)公司信息部門還要與軟件開發(fā)商做好溝通交流，并負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)軟件開發(fā)商與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行及時(shí)的溝通。對(duì)于所有項(xiàng)目需求，都要根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，在與業(yè)務(wù)部門充分溝通后，形成可行的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。信息部門特別是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在后續(xù)的項(xiàng)目管理中要按照實(shí)施計(jì)劃控制好項(xiàng)目進(jìn)度，把握好項(xiàng)目研發(fā)主體。這樣可以從源頭上減少需求變更的次數(shù)，減少工作量。如果一定需要進(jìn)行系統(tǒng)變更，也要遵守規(guī)范性和嚴(yán)密性的要求，填寫相應(yīng)的系統(tǒng)變更表（表一），由相關(guān)部門的業(yè)務(wù)人員提出，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和公司有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可進(jìn)行需求變更。發(fā)生需求變更后要組織重新評(píng)估工作量和項(xiàng)目上線進(jìn)度計(jì)劃，得到需求提出部門認(rèn)可后進(jìn)入開發(fā)階段。

2、人員配備問題的解決方案：（1）對(duì)于開發(fā)人員對(duì)業(yè)務(wù)需求不熟悉，理解不到位的問題，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期召集相關(guān)人員進(jìn)行項(xiàng)目例會(huì)，溝通項(xiàng)目外包過程中遇到的問題，不斷明確業(yè)務(wù)需求和系統(tǒng)功能需求確定解決方案，形成會(huì)議記錄，必要時(shí)，可以要求更高層級(jí)管理人員參與協(xié)調(diào)各方關(guān)系，確保項(xiàng)目按計(jì)劃完成。（2）對(duì)于開發(fā)人員流動(dòng)性大的問題，可以實(shí)行“AB崗”制度，即有意識(shí)的培養(yǎng)其他能夠勝任的員工實(shí)現(xiàn)互備，這樣可以有效降低項(xiàng)目進(jìn)度因?yàn)橐馔馐录陌l(fā)生而受到影響的可能性，保證項(xiàng)目按計(jì)劃順利推進(jìn)。（3）對(duì)于面對(duì)面會(huì)議經(jīng)常無法正常召開的問題，可以建立社交軟件群將平日出現(xiàn)的小問題在社交軟件平臺(tái)上交流解決，當(dāng)社交軟件交流無法解決時(shí)，應(yīng)當(dāng)召開電話會(huì)議或者與軟件開發(fā)商約定時(shí)間召開面對(duì)面會(huì)議，及時(shí)解決問題，提高開發(fā)效率。

（三）上線驗(yàn)收階段遇到問題的解決方案

1、人員配合問題的解決方案：實(shí)際工作中對(duì)業(yè)務(wù)最熟悉的是直接負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)人員，如果能夠安排熟悉業(yè)務(wù)的骨干業(yè)務(wù)人員全程參與整個(gè)需求討論過程，將能夠有效提升開發(fā)人員對(duì)需求的理解程度，提高開發(fā)效率。在上線前的測試階段，業(yè)務(wù)骨干直接參與則更為重要，一方面業(yè)務(wù)骨干對(duì)需求的理解最準(zhǔn)確最深刻，能夠真正起到把關(guān)的作用，另一方面業(yè)務(wù)骨干能基于對(duì)整體業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的熟悉，有可能發(fā)現(xiàn)新功能對(duì)其他業(yè)務(wù)或系統(tǒng)功能可能產(chǎn)生的未知影響。

2、需求驗(yàn)收問題的解決方案：在需求上線前，軟件開發(fā)人員應(yīng)提交程序變更驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（表二），標(biāo)明開發(fā)項(xiàng)目的基本信息之后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行測試驗(yàn)證，驗(yàn)證無誤后，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字方可上線。

3、項(xiàng)目記錄的問題解決方案：制定需求確認(rèn)表，將每個(gè)階段遇到的bug和需求列入表內(nèi)，按時(shí)間排序，將問題詳細(xì)描述，寫出業(yè)務(wù)部門期待的完成時(shí)間，再由信息部門在相應(yīng)的變更申請(qǐng)表上編號(hào)，完成以上流程后提交軟件開發(fā)商進(jìn)行修改或開發(fā)。當(dāng)軟件開發(fā)商完成修改或開發(fā)時(shí)在表中標(biāo)明。這樣，問題和需求的處理情況就會(huì)一目了然，避免了關(guān)于問題描述和最后結(jié)算時(shí)需求完成情況的爭論，同時(shí)也會(huì)提高軟件開發(fā)實(shí)施團(tuán)隊(duì)的工作效率。

需求確認(rèn)表的具體形式以表三方式展現(xiàn)，該表內(nèi)容應(yīng)包括需求和bug兩方面，具體內(nèi)容可按sheet分別列示。最后形成覆蓋整個(gè)公司各部門的需求確認(rèn)表。匯總表中的詳細(xì)信息會(huì)使每個(gè)看到它的人對(duì)項(xiàng)目情況有了整體了解。

三、如何更好的開展軟件外包業(yè)務(wù)

1、提升財(cái)務(wù)公司項(xiàng)目對(duì)接人員的綜合實(shí)力，為未來更大類型更多樣的項(xiàng)目外包管理打下基礎(chǔ)。項(xiàng)目管理不同于具體的開發(fā)工作，對(duì)財(cái)務(wù)公司信息部的人員來說，軟件項(xiàng)目外包開發(fā)后，部門人員更要學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)和業(yè)務(wù)相關(guān)知識(shí)以滿足日常工作需要。

2、項(xiàng)目管理人員接受系統(tǒng)的項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn)是非常必要的。加強(qiáng)項(xiàng)目管理方面的培訓(xùn)，并通過對(duì)考核指標(biāo)的合理設(shè)定，引導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理更好地做好項(xiàng)目管理工作。技術(shù)骨干在擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理之前，最好能經(jīng)過系統(tǒng)的項(xiàng)目管理培訓(xùn)，特別是其中的人力資源管理、溝通管理方面的學(xué)習(xí)，并且在實(shí)際工作中不斷提高自己的管理素質(zhì)，豐富項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，提高項(xiàng)目管理意識(shí)。有了專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)與實(shí)踐，再加上項(xiàng)目管理知識(shí)與實(shí)踐和一般管理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的有機(jī)結(jié)合，將能夠大大提高項(xiàng)目管理人員的項(xiàng)目管理水平。

3、在后續(xù)運(yùn)維的過程中形成軟件開發(fā)商考核機(jī)制，有效控制項(xiàng)目外包風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)公司應(yīng)在有限的人員配置情況下，根據(jù)自身實(shí)際情況，制定項(xiàng)目外包管理辦法，并在此基礎(chǔ)上實(shí)施有效的軟件開發(fā)商和軟件開發(fā)人員的考核，在所有流程都完成后，組織財(cái)務(wù)公司相關(guān)人員對(duì)該項(xiàng)目中軟件開發(fā)人員進(jìn)行評(píng)分并記錄在案，年終總結(jié)時(shí)項(xiàng)目最終評(píng)分結(jié)果可影響項(xiàng)目年終款的支付，如果評(píng)分過低，會(huì)適當(dāng)減少付款表示懲罰。

四、總結(jié)

軟件項(xiàng)目的外包對(duì)于財(cái)務(wù)公司來說能夠推動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的更新和技術(shù)進(jìn)步，但是對(duì)項(xiàng)目管理提出了更高的要求，同時(shí)管理難度也會(huì)隨著不同的項(xiàng)目不斷增加，因此財(cái)務(wù)公司的軟件外包管理方法要在不斷地學(xué)習(xí)和不斷地實(shí)踐中進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，并不斷提升管理部門的管理水平，只有這樣才能使需求上線時(shí)更加契合業(yè)務(wù)部門的需要，讓財(cái)務(wù)公司在軟件外包的道路上長久掌握主動(dòng)權(quán)。

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作者簡介：

佟偉（1982.9-），男，北京，碩士，主要從事財(cái)務(wù)公司信息管理研究;

香家赫（1995.7-），男，北京，學(xué)士，主要從事財(cái)務(wù)公司信息系統(tǒng)運(yùn)行管理