淺談數(shù)字金融檔案管理

朱曙光

摘要：金融是一個(gè)緊密聯(lián)系國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心產(chǎn)業(yè)，它的發(fā)展一直都是社會(huì)的前沿，更多地運(yùn)用于各類科技。隨著金融企業(yè)的發(fā)展，檔案管理已經(jīng)成為了一種重要的業(yè)務(wù)，它在金融企業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域都有著很好的應(yīng)用前景，這一點(diǎn)在金融企業(yè)的發(fā)展中已經(jīng)有了很大的作用，這也使得銀行的檔案管理工作變得更加的高效，但是其中存在的一些安全問題，依然需要我們高度重視，加強(qiáng)警惕，并且還應(yīng)該進(jìn)一步的加強(qiáng)創(chuàng)新，使數(shù)字化技術(shù)在金融企業(yè)的檔案管理中貢獻(xiàn)出更多的力量，推動(dòng)金融業(yè)的迅速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;金融企業(yè);措施

引言

當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)日益朝著全球數(shù)字化的趨勢逐步發(fā)展，社會(huì)也在逐漸步入信息化的時(shí)代，科技的進(jìn)步為很多的企業(yè)創(chuàng)造了更為有利的條件。數(shù)字信息只是更顯著的一種表現(xiàn)。就此看來金融機(jī)構(gòu)必須把握數(shù)字時(shí)代的發(fā)展，做好相應(yīng)的檔案管理，使其適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢。

一、檔案管理數(shù)字化具有重要的意義

1、檔案管理數(shù)字化對于傳統(tǒng)檔案管理具有一定的優(yōu)勢

伴隨著檔案管理工作數(shù)字化的進(jìn)展，檔案管理工作數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)開始慢慢的顯現(xiàn)了出來。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和聲像文檔比較，經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化的電子文檔主要存在著如下幾個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)。首先，文檔存儲(chǔ)數(shù)字化能夠節(jié)約大量的空間。其次，文檔存儲(chǔ)數(shù)字化能夠拉長文檔存放的時(shí)限，而且數(shù)字化的文檔對存放環(huán)境要求大大降低，一般情形下一臺(tái)電子產(chǎn)品就能夠存放數(shù)個(gè)大型圖書館的文檔。

三，文檔存儲(chǔ)數(shù)字化，能夠便于文檔的備份，從而極大提高了檔案管理人員的效率，也有效提升了文檔的檢索效果和使用率。

2、檔案管理數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的大勢所趨

在科學(xué)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)今社會(huì)，中國傳統(tǒng)的紙張文件和磁性文件技術(shù)早已趕不上網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展腳步，已經(jīng)適應(yīng)不了人們快節(jié)奏的生活工作方式。傳統(tǒng)的紙張文件和磁性檔案管理都必須耗費(fèi)巨大的人員、物資和財(cái)力，而且保存文檔對自然環(huán)境要求也非常高，不僅要求巨大的存儲(chǔ)空間，還必須保證相應(yīng)的氣溫、濕度等環(huán)境要求，所以針對于文件的檢索，盡管工作人員早已采用編號(hào)方式實(shí)現(xiàn)了索引功能，但對于數(shù)量巨大的歸檔檢索文件依然是一項(xiàng)巨大的工程。

3、檔案管理數(shù)字化對文檔的傳輸具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)越性

傳統(tǒng)的紙張文檔和磁性文檔，在一般情況下都會(huì)放置于庫房、檔案室和其他專門收藏文檔的場所。實(shí)物文檔的檢索必須在這些保存文檔的場所才能檢索，因此本地實(shí)物文檔的信息檢索還相對較為簡單，但是，對于異地實(shí)物文檔的信息檢索就已經(jīng)相當(dāng)?shù)牟缓唵瘟恕?/p>

二、金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化發(fā)展措施

1、促進(jìn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的規(guī)?；ㄔO(shè)

檔案管理數(shù)字化發(fā)展的一項(xiàng)重大貢獻(xiàn)，就在于它可以實(shí)現(xiàn)檔案管理中傳遞、查閱和共享信息的高效性，這是不同于以往的紙質(zhì)傳統(tǒng)管理手段的一項(xiàng)巨大優(yōu)點(diǎn)，而針對這一優(yōu)點(diǎn)來說，要想更全面地進(jìn)行該貢獻(xiàn)的體現(xiàn)就需要首先進(jìn)行檔案管理數(shù)字化工程的全面化發(fā)展，而這個(gè)全面首先就是指在盡可能多的金融產(chǎn)業(yè)內(nèi)應(yīng)用數(shù)字化檔案管理技術(shù)手段，并在此基礎(chǔ)上才可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效傳遞、查詢等功能，對于單一企業(yè)開展數(shù)字化檔案管理工程建設(shè)來說確實(shí)也具有一定的優(yōu)越性，不過由于這個(gè)優(yōu)越性還不夠突出，也只是局限于金融企業(yè)本身的發(fā)展，所以相對于整體企業(yè)和大規(guī)模的數(shù)字化檔案管理工程建設(shè)來說，其優(yōu)越性的實(shí)現(xiàn)還并不明顯.

2、建立我國金融企業(yè)內(nèi)部檔案管理現(xiàn)代數(shù)字化工程的法規(guī)與規(guī)范

就當(dāng)前而言，將金融企業(yè)檔案存儲(chǔ)進(jìn)行數(shù)字化是一個(gè)相對新興的信息技術(shù)應(yīng)用，所以，在具體的實(shí)際運(yùn)用與管理工作中必然會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的問題，而這些缺陷在規(guī)章制度以及具體的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上體現(xiàn)的尤為突出，所以，這些制度的健全以及具體技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的建立成了落實(shí)將金融企業(yè)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化的必要措施。因此，作為具體的法規(guī)和規(guī)范來說，必須是自上而下加以完善和建立的，一般而言，必須將大量的金融產(chǎn)業(yè)都投入到具體的完善和建立過程當(dāng)中，進(jìn)而再加以普及應(yīng)用，最后達(dá)到在整體金融產(chǎn)業(yè)內(nèi)的數(shù)字化建設(shè)的統(tǒng)一，特別是作為具體的規(guī)范來說，只能做到統(tǒng)一才可以做到更加規(guī)范的檔案信息的溝通與互換，反之將很難做到整體金融產(chǎn)業(yè)的全面發(fā)展，也不利于上述的規(guī)范化落地。

3、重點(diǎn)加強(qiáng)金融行業(yè)檔案管理數(shù)字化的安全性建設(shè)

注重做好金融檔案管理數(shù)字化的安全工程建設(shè)。

對金融業(yè)而言，體現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)優(yōu)點(diǎn)是相當(dāng)突出的，這特點(diǎn)在其蓬勃發(fā)展的必然性上也能夠反映得出，不過它在蓬勃發(fā)展過程中的某些問題需要受到有關(guān)人員的高度重視，特別是安全性問題更是十分重要，對金融企業(yè)中的一些核心檔案信息系統(tǒng)而言，保證其信息安全是非常必要的，如果發(fā)生了泄密問題將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)金融企業(yè)很大的經(jīng)濟(jì)損失，在許多時(shí)候經(jīng)濟(jì)損失更是不可估量的，而且安全問題在當(dāng)前時(shí)有發(fā)生的，目前不少金融機(jī)構(gòu)中都出現(xiàn)了檔案信息外泄的事件，包括在互聯(lián)網(wǎng)中出現(xiàn)的某些病毒，甚至是黑客的非法入侵等都會(huì)導(dǎo)致整個(gè)金融檔案信息安全的泄露，通過對上述問題分析，加強(qiáng)整個(gè)金融檔案管理數(shù)字化發(fā)展中的安全性建設(shè)確實(shí)是至關(guān)重要，不過困難程度還是相當(dāng)高的，具體必須著重做好如下幾方面的管理工作與監(jiān)控：

（1）第一，做好對檔案信息瀏覽的存取權(quán)限的設(shè)定與管理，這是保證其安全的一種最基礎(chǔ)的管理手段;

（2）其次，定期地針對整個(gè)的文檔系統(tǒng)進(jìn)行全方位的病毒掃描，以降低由于病毒的存在而導(dǎo)致的文檔信息泄露現(xiàn)象;

（3）最后，還應(yīng)當(dāng)通過必要的保密手段，來實(shí)現(xiàn)對核心文檔信息安全的維護(hù)，以確保其存放與利用上的安全性。

4、加強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力提升

針對金融企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)工作而言，除了必須做好必要的科技發(fā)展和管理制度建立工作以外，還必須使得其具體的管理者都具有一定的管理才能和科技素養(yǎng)，特別是針對這種數(shù)字化管理模式而言，當(dāng)前不少的金融企業(yè)檔案管理員工對具體的管理一些方法，還是面臨著一種迷茫和不熟悉的情況，這也是今后一定要做好培訓(xùn)和教學(xué)工作的重點(diǎn)內(nèi)容所在。

結(jié)語

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展全球數(shù)字一體化的背景下，企業(yè)在更廣闊范圍內(nèi)的生存和發(fā)展都面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)。金融行業(yè)要想發(fā)展，就必須從各方面提高自己，用科技武裝自己。在實(shí)際工作中，檔案管理是金融行業(yè)的重要組成部分，所以要在實(shí)際操作中盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，使檔案管理技術(shù)更加成熟。