基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案管理工作研究

農(nóng)彥

高校檔案是高校教育教學(xué)活動、高校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估環(huán)節(jié)的重要參考資料，對高校的長遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要。本文概述了大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理工作現(xiàn)狀，進一步探尋了基于現(xiàn)狀的高校檔案管理工作創(chuàng)新路徑，最后就基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案管理工作體會進行了研究，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案管理工作提供可行性借鑒。

一、引言

高校檔案是高校教育教學(xué)活動、高校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估環(huán)節(jié)的重要參考資料，對高校的長遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要。隨著信息化技術(shù)時代的到來，高校在檔案管理工作中需更好地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，以達(dá)到提高教育管理水平、提升高校教學(xué)水平的效果。本文基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，就高校檔案管理工作做如下分析。

二、大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）信息化管理理念欠缺

當(dāng)前，我國諸多高等院校在檔案管理信息化建設(shè)中，缺乏對大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用理念的掌控，且多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)層未充分認(rèn)識到重視信息化管理工作對于高校檔案管理工作的重要性。以往的檔案管理僅通過人工操作進行檔案管理檢索，耗費時間又浪費精力，不能很好地適應(yīng)時代的發(fā)展。因此，基于大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理工作在滿足快速、容量大的檔案影像，適應(yīng)時代需求，在一些綜合類檔案的形成和整治中漸趨歸于正規(guī)化。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

在高校檔案管理工作中，缺乏相關(guān)的配套設(shè)備投入，尤其是受到高校自身建設(shè)經(jīng)費欠缺，很難確保信息化建設(shè)資金充足和完善;同時，與之相配套的設(shè)備更新不及時等問題頻現(xiàn)。以教師檔案信息管理為例，多數(shù)高校僅留存一些教師業(yè)務(wù)和照片資料，檔案資料收集、整理不規(guī)范，加之在檔案管理上缺乏經(jīng)驗和標(biāo)準(zhǔn)要求，在類別保管期限上模糊不清，不分主次地一概收集、整理、組卷，無法辨識其保存價值，一律收集，永久保管，且按學(xué)年裝訂成冊。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全成老大難

因檔案管理方式都是傳統(tǒng)的手工操作，先分類、再裝訂，然后手工著錄，整個過程繁瑣低效，導(dǎo)致較多檔案入館后被長期堆放、不能及時整理歸檔，且盤點的時候一般只清點檔案袋的數(shù)量，不能反映內(nèi)部檔案真實的儲存信息。如果要拆開每個袋子進行盤點，那工作量十份龐大。在檔案利用過程中，人工操作上的會有失誤，檔案存放順序被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。一旦檔案沒有按規(guī)定存放，查找起來就好比海底撈針，要將所有檔案篩選一遍，而且管理人員對儲存時間掌握很不準(zhǔn)確，很多過期的舊檔案和有效檔案一起保存，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。因而大數(shù)據(jù)下在高校檔案管理中，受其開放性因素影響，黑客入侵和電腦病毒等的侵襲，對高校檔案信息安全的風(fēng)險影響極大。

三、基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案管理工作創(chuàng)新路徑

高校檔案管理信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，為推動高校檔案管理工作提供了質(zhì)量保障。較之于傳統(tǒng)檔案管理，在縮短檔案管理時間、避免檔案管理錯漏和丟失，有效提升工作效率上，大數(shù)據(jù)技術(shù)使得高校檔案管理更科學(xué)、更便利、信息更透明、監(jiān)督等有力。

（一）重視大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作中的作用

高校明確認(rèn)識和了解檔案管理信息化建設(shè)對于高校檔案管理工作的重要性，對發(fā)揮信息化建設(shè)功效，更好地在工作實踐中積極認(rèn)真對待，善用大數(shù)據(jù)技術(shù)作為管理手段，對提升高校檔案管理信息化水平，更好地掌握檔案管理信息化建設(shè)的重要性對于高校長遠(yuǎn)發(fā)展的意義。

為進一步搞好檔案管理工作，需重視學(xué)校管理層領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)同教師、上級主管業(yè)務(wù)部門等，強調(diào)搞好檔案管理工作的必要性，更快更好地完成檔案歸檔工作。做好對相關(guān)檔案管理工作的書面總結(jié)，更好地在檔案材料文字書寫、文筆運用、格式規(guī)范中，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。具體實施環(huán)節(jié)，通過確定信息化標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。提升檔案管理工作相關(guān)部門的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力，提升儲存的卷宗質(zhì)量，實現(xiàn)不同類檔案的著錄細(xì)則兼容性。檔案信息化的系統(tǒng)軟件中，確保其有較高的移植性，確?，F(xiàn)行的檔案分類與管理等規(guī)定很好地適應(yīng)愈來愈多的歸檔資料。通過提高檔案信息化的工作標(biāo)準(zhǔn)，建立完善，統(tǒng)一的規(guī)范體系，對實現(xiàn)科學(xué)的檔案管理信息化至關(guān)重要。

（二）資金上大力扶持，專業(yè)素養(yǎng)上大幅度提高

高校要強化在檔案管理信息化建設(shè)上的軟件和硬件設(shè)備支持，才能更好地為檔案管理提供基礎(chǔ)設(shè)施支持。在電腦系統(tǒng)管理層面，強化對技術(shù)人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，樹立其終身學(xué)習(xí)、愛崗敬業(yè)的堅定信念。將培養(yǎng)檔案管理工作人員信息化管理工作意識、知識培訓(xùn)活動、信息技術(shù)操作協(xié)同起來，為工作人員合理運用信息化手段管理高校檔案提供人才保障。分析檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求，需堅持正確的政治方向，樹立正確的政治立場;檔案人員要嚴(yán)格遵守《保密法》、《檔案法》，避免將檔案隨意堆放;在檔案行政、檔案管理和利用服務(wù)等職能活動中，以積極主動，誠懇熱情的服務(wù)態(tài)度，樹立全心全意為人民服務(wù)的思想和良好的工作態(tài)度;樹立實事求是、兢兢業(yè)業(yè)的工作作風(fēng);具備較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷地努力學(xué)習(xí)，掌握新的管理技能和手段。這就要求檔案工作者必須具有良好的心理素質(zhì)，全心全意做好檔案工作。大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理的信息化建設(shè)工作中，要求檔案管理人員必須熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，確保現(xiàn)有檔案更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)檔案類別，編寫目錄，分柜安放，改變以前封面標(biāo)題的隨意性，注重作者、時間、內(nèi)容、文體四要素完備。

（三）從網(wǎng)絡(luò)安全著手，提升檔案信息安全管理力度

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下進行信息化建設(shè)工作，要時刻保持檔案機密性特點;甚至安全防護等級及其訪問權(quán)限，以便用戶更好地查詢檔案信息。此外，將大數(shù)據(jù)的建設(shè)與高校檔案的規(guī)范化管理協(xié)同起來，預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客對檔案信息的惡意攻擊，防止病毒侵害電腦信息等。其一，明確責(zé)任，加強網(wǎng)絡(luò)安全工作組織領(lǐng)導(dǎo)。成立網(wǎng)絡(luò)與信息安全領(lǐng)導(dǎo)小組和網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急聯(lián)絡(luò)小組，明確工作職責(zé)和分工，對日常網(wǎng)絡(luò)辦公、信息上傳審批、辦公電腦防護、存儲設(shè)備使用提出明確要求，以日常防控強化網(wǎng)絡(luò)安全管理。查漏補缺，完善并落實網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。定期對全體人員進行網(wǎng)絡(luò)安全教育，對新調(diào)入、聘請人員及時進行專題網(wǎng)絡(luò)安全教育。重新修訂檔案網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急處置預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)網(wǎng)絡(luò)與信息安全事件的能力，保障數(shù)字檔案館系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)與信息的安全。其二，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)安全管理現(xiàn)狀，對本單位的相關(guān)制度進行檢測評估，制訂了管理辦法、安全事件報告及處置管理制度，由各科室嚴(yán)格執(zhí)行。針對因特網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)屬性及“三張網(wǎng)”上的信息系統(tǒng)的功能要求，進行防火墻、入侵防御系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫審計、日志審計等安全設(shè)置和網(wǎng)絡(luò)安全軟硬件設(shè)施排查，開展軟硬件專項維護，進行漏洞掃描、反病毒庫更新、系統(tǒng)補丁修補等安全防護工作，確保各信息系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡(luò)安全。其三，密切關(guān)注網(wǎng)絡(luò)平臺，防止惡意攻擊。網(wǎng)站、微信、APP管理人員每天定時關(guān)注網(wǎng)站，積極主動排查安全漏洞，采取防范計算機病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊、網(wǎng)絡(luò)侵入等危害網(wǎng)絡(luò)安全行為的技術(shù)措施。其四，重視增加投入，加強防護建設(shè)。確保網(wǎng)絡(luò)行為管理和藍(lán)光光盤庫備份系統(tǒng)已正式投入運行。網(wǎng)絡(luò)行為管理系統(tǒng)對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運行狀況、網(wǎng)絡(luò)流量、用戶行為等進行日志記錄，并保存三個月等。

（四）加強意識形態(tài)領(lǐng)域檔案管理人員的素質(zhì)及意識培養(yǎng)

重視在意識形態(tài)領(lǐng)域強化對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作意識培養(yǎng)，將該項工作作為重要性資源信息獲取的渠道加以管理，從加大資金投入，提升人員責(zé)任意識等層面整體實現(xiàn)對檔案信息的科學(xué)化管理。在人才選聘環(huán)節(jié)，強化對人事檔案管理崗位相關(guān)人員的品德建設(shè)和準(zhǔn)入要求，確保高校檔案管理人員具有高尚的品德，強烈的職業(yè)責(zé)任感、認(rèn)同感和職業(yè)歸屬感，更能通過自身的專業(yè)素質(zhì)和實踐操作技能水平更好地勝任檔案管理工作，全面提升檔案管理工作水平。

四、結(jié)語

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案管理工作對高校而言至關(guān)重要，尤其需要高校強化高校檔案管理。全文概述了大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理工作現(xiàn)狀，進一步探尋了基于現(xiàn)狀的高校檔案管理工作創(chuàng)新路徑，為后續(xù)高校的檔案信息化管理提供了研究依據(jù)。

（作者單位：百色學(xué)院）