從建設(shè)工程資料管理到建設(shè)工程檔案管理

摘要：從檔案層面加強檔案管理工作的同時，我們也需要從檔案管理工作之外去尋找新的著力點來推動檔案管理工作的發(fā)展。資料與檔案是兩個不同的概念，但它們相互之間有著密不可分的關(guān)系。本文從建設(shè)工程資料與建設(shè)工程檔案的不同之處出發(fā)，以二者的關(guān)聯(lián)性為杠桿，通過加強建設(shè)工程資料管理的方式，提升建設(shè)工程檔案管理的價值。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程、資料管理、檔案管理

引言

資料與檔案二者記錄方式、載體幾乎相同，二者之間在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化，它們的外延有著大量的重疊，所以資料和檔案是極為接近又關(guān)系密切之物。在建設(shè)工程中這兩者的聯(lián)系尤為緊密，工程檔案是工程原始資料歸集整理后的產(chǎn)物，是工程資料的歸宿引導(dǎo)。由于建設(shè)工程檔案是由建設(shè)工程資料轉(zhuǎn)化而來，我們在建設(shè)工程資料管理中是否能采取一些有效手段來加強建設(shè)工程的檔案管理呢？

1.建設(shè)工程資料與建設(shè)工程檔案的區(qū)別

1.1產(chǎn)生不同

建設(shè)工程資料是在建設(shè)工程的全過程中，按照國際有關(guān)規(guī)定、行業(yè)標準、地方標準形成的一整套資料。建設(shè)工程檔案是按照建設(shè)工程文件的歸檔要求，對建設(shè)工程中直接形成的對國家和社會有保存價值的資料進行整理歸檔后的產(chǎn)物。

1.2作用不同

建設(shè)工程資料是建設(shè)過程中的技術(shù)管理、質(zhì)量管理的措施和手段，用來記錄和印證建設(shè)工程在施工過程中是否符合國家法律法規(guī)的規(guī)定、是否滿足設(shè)計要求、是否完成合同約定。而建設(shè)工程檔案對有價值的原始歷史記錄資料進行保存，作為歷史憑證用于歷史考察和運營維護。

1.3保管要求不同

建設(shè)工程資料是使用單位各部門自行進行管理，可以按需進行復(fù)制、傳閱、保管。而建設(shè)工程檔案是最原始的歷史記錄，不可復(fù)制，是不可再生的資源，具有重要的保存價值，由單位檔案機構(gòu)專門保管或者移交檔案館（室）保管。國家規(guī)定了有關(guān)檔案移交和安全保管等法律監(jiān)管要求，具有保密性。

2.如何通過建設(shè)工程資料管理促進建設(shè)工程檔案管理

2.1以檔案規(guī)范要求編制建設(shè)工程資料

建設(shè)工程檔案是依照建設(shè)工程歸檔要求對建設(shè)工程資料進行收集、鑒定、整理和歸檔的，所以在資料管理階段我們應(yīng)就遵照建設(shè)工程歸檔要求采用符合檔案規(guī)范準的表格，不可以自行其是編制表格。對于有國家和地方標準的表格我們采用歸檔標準表格，對于沒有完全符合的表格等特殊情況應(yīng)借用其它工程的歸檔標準表格。例如在市政工程中包含管理用房的施工內(nèi)容，可以借用房建工作檔案的規(guī)范表格。

建設(shè)工程檔案作為一種過程記錄，有其法律憑證的作用，所以在填寫資料過程中遵照檔案資料填寫的要求進行填寫，在需要簽字蓋章的過程中嚴格依照檔案規(guī)范進行簽字蓋章。不可以使用沒有法律效力的“檔案專用章”、“資料專用章”、“技術(shù)專用章”等代蓋，更不可以違法代替他人進行簽字或私刻公章。只有規(guī)范真實具有法律效力的資料才是具備檔案價值的。

建設(shè)工程檔案是最原始的歷史記錄，所以我們在資料管理中要采用原件資料保存。我們在工程資料編制之初就應(yīng)根據(jù)實際需求，確定檔案編制的套數(shù)。需要幾套檔案就需要準備有幾套資料原件，對于使用多個分部、分項中使用同一原本的，可以在未使用原本的檔案中標明原本所在位置，不可以使用副本去代替原本。

2.2 對資料從業(yè)人員進行檔案專業(yè)知識的培訓

在建設(shè)工程資料管理中“資料員”是最一線的工作人員，他們除了需要完成建設(shè)工程資料收集工作，也需要對資料進行一定的整理滿足歸檔要求。所以資料管理從業(yè)人員雖然區(qū)別于檔案管理工作人員，但卻是檔案管理工作的前哨，是檔案管理的延伸和重要補充力量。如果說建設(shè)工程檔案是對建設(shè)工程的沙里淘金，那么有著專業(yè)檔案能力的資料員會讓檔案整理工作成為從金沙中淘金。加強資料從業(yè)人員檔案知識的學習，能提高建設(shè)工程資料的質(zhì)量，既能減輕檔案管理工作負擔，又能進一步提升檔案價值。

2.3以檔案保管要求及時對建設(shè)工程資料進行保存

在建設(shè)工程中各個單位資料往往自行保存，在各單位之間相互流轉(zhuǎn)，最后才進行整理歸檔。由于工程建設(shè)項目往往規(guī)模大，跨越時間長，事后形成的資料可能不全，甚至有故意掩蓋施工過程的情況。所以長期以資料形式對這些文件的保存讓原始資料缺失、丟失、被篡改的可能性大大增加，所以在建設(shè)工程項目中建立檔案室，對工程資料按檔案要求進行提前整理保存或者說預(yù)歸檔案管理是非常有必要的。通過分階段，對已形成的資料進行預(yù)歸檔，能及時發(fā)現(xiàn)資料的缺失，通過嚴格的保管，減少了資料的丟失可能，對于已保存的檔案更杜絕了后期篡改造假的機會。

3.結(jié)語

建設(shè)工程檔案并不是孤立的一個事物，它來源于建設(shè)工程的過程中，服務(wù)于社會的進步發(fā)展。檔案管理工作也不是只存在于檔案館（室）中孤立的工作，其工作內(nèi)容也不僅僅是保存好這些檔案實體，更應(yīng)該走出去提升檔案的價值?！皢柷堑们迦缭S，唯有源頭活水來?！苯ㄔO(shè)工程資料是建設(shè)工程檔案的源頭，我們做好建設(shè)工程資料管理工作就是從源頭上為檔案工作不斷注入活水，讓檔案工作不再是死守陣地，而是主動出擊，取得更為輝煌的戰(zhàn)果。

作者簡介：臧孟勛，男，身份證號：43062319920718271X，長沙市拓天檔案信息技術(shù)有限公司檔案助理館員，長期從事建設(shè)工程檔案編制管理工作。