人性化高效率辦公室綜合管理模式探究

劉金清

摘要：辦公室是企業(yè)與事業(yè)單位的關(guān)鍵職能部門，可以發(fā)揮出綜合管理的實(shí)際效用，并起到了促進(jìn)各個(gè)部門溝通相互制衡的作用，有效的提升企業(yè)的綜合運(yùn)營(yíng)效率。從政府部門角度進(jìn)行分析，其需要有效的增強(qiáng)辦公室綜合管控水平，提出綜合性的管理方法，推進(jìn)單位的穩(wěn)定長(zhǎng)效發(fā)展。下面提出了強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、發(fā)揮團(tuán)隊(duì)效應(yīng)、構(gòu)建和諧人際關(guān)系、合理利用信息化技術(shù)，提升辦事效率、做好精細(xì)化管理工作、推行自動(dòng)化辦公等方面的策略，希望單位能夠構(gòu)建完善的人性化高效率辦公室綜合管理模式。

關(guān)鍵詞：人性化;高效率;辦公室;綜合管理模式

引言

現(xiàn)階段，市場(chǎng)的環(huán)境呈現(xiàn)出了多邊形的特點(diǎn)，經(jīng)濟(jì)體制也不斷完善，辦公室的自動(dòng)化技術(shù)愈發(fā)成熟，使得各個(gè)崗位的工作職能產(chǎn)生了較大的變化。單位要想整合關(guān)鍵的信息、開(kāi)展全面的數(shù)據(jù)分析工作，就需要優(yōu)化以及調(diào)整各項(xiàng)工作。如果相關(guān)負(fù)責(zé)人仍然采用傳統(tǒng)辦公模式，就無(wú)法滿足實(shí)際的項(xiàng)目要求?；诖耍瑔挝恍枰瀼匾匀藶楸镜幕纠砟?，定期召開(kāi)辦公人員的專項(xiàng)培訓(xùn)工作，促進(jìn)各個(gè)部門的交流與溝通，不斷優(yōu)化工作環(huán)境，做好日常運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的把控力度，落實(shí)完善的管理體系，對(duì)員工的行為進(jìn)行監(jiān)督控制，充分挖掘其工作潛能。

1.在辦公室綜合管理模式中實(shí)施人性化管理

1.1提升服務(wù)主動(dòng)性，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

單位開(kāi)展辦公室綜合人性化管理工作，需要貫徹以人為本的核心精神，以人員作為導(dǎo)向，充分考量與分析員工的工作表現(xiàn)、感受等。做好綜合管理的工作，主要就是對(duì)人和事接觸的工作，并對(duì)綜合管理人員提出明確的要求，使其可以接受自身崗位工作，面面俱到的參與到項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中，還需要主義對(duì)細(xì)節(jié)部分的內(nèi)容進(jìn)行把控[1]。此外，在促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)層與員工溝通的同時(shí)，使得各個(gè)崗位員工都能了解形成良好服務(wù)意識(shí)的重要意義。以人性化的管理為基礎(chǔ)，使得辦公室的員工相互理解，建立完善的管理體系，還可以更有耐心的完成本職工作，從生活中小事入手，確保服務(wù)主動(dòng)性，提供高質(zhì)量?jī)?yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.2形成良好合作意識(shí)，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)效應(yīng)

單位開(kāi)展人性化管理工作，最重要的就是實(shí)現(xiàn)相互協(xié)作目標(biāo)。以此為基礎(chǔ)，可以建立良好的集體，并且創(chuàng)造更高的管理價(jià)值。開(kāi)展辦公室的綜合管理工作，通常情況下都是各個(gè)部門的員工通力協(xié)作。以這種模式為基礎(chǔ)，促進(jìn)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作按序開(kāi)展。但是這一特點(diǎn)的基礎(chǔ)內(nèi)容就是促進(jìn)團(tuán)隊(duì)人員交流，發(fā)揮出良好的團(tuán)隊(duì)效應(yīng)[2]。人性化管理背景下，構(gòu)建消息傳遞鏈，使得相關(guān)人員能在最短的時(shí)間范圍內(nèi)，獲得有效的參考信息，還可以了解員工基本情況，分析其工作優(yōu)勢(shì)與不足之處，合理的下達(dá)工作任務(wù)，確保管理的實(shí)效性與全面性。

1.3提升個(gè)人修養(yǎng)，培養(yǎng)良好習(xí)慣

單位做好人性化的管理工作，需要全面的分析與把控員工的實(shí)際感受，還需提升其自身修養(yǎng)，主要由先天能力與后天能力兩部分構(gòu)成。對(duì)于大多數(shù)員工來(lái)說(shuō)，其先天能力并沒(méi)有明顯的不足之處，而在后天的成長(zhǎng)與學(xué)習(xí)過(guò)程中，逐漸形成了后天的能力，也是提升團(tuán)隊(duì)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵指標(biāo)，關(guān)系到如何構(gòu)建高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。而開(kāi)展辦公室人性化管理工作，有助于培養(yǎng)其形成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，還可以提升綜合水平，建立有效、主動(dòng)的學(xué)習(xí)機(jī)制。一般來(lái)說(shuō)，在管理的初期階段，管理者需要針對(duì)于員工的個(gè)人水平，給予相應(yīng)的指導(dǎo)，還需要給予其一定的激勵(lì)。采用合理化的指導(dǎo)方法，培養(yǎng)員工終身學(xué)習(xí)意識(shí)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)，為單發(fā)展做出較大的貢獻(xiàn)。

1.4構(gòu)建和諧人際關(guān)系，促進(jìn)員工交流與溝通

要想促進(jìn)辦公室綜合管理工作順利進(jìn)行，單位不僅要將內(nèi)部成員的作用發(fā)揮出來(lái)，還應(yīng)當(dāng)正確的處理辦公室的人際關(guān)系，創(chuàng)設(shè)良好的工作氛圍，使得員工能相互理解，并且相互配合完成各項(xiàng)工作，發(fā)揮促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的作用。而做好人性化的管理工作，需要促進(jìn)成員對(duì)本職工作有一定的了解，還能對(duì)員工的基本情況進(jìn)行探究。在管理的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)人員科學(xué)化配置目標(biāo)，并且促進(jìn)成員的相互溝通，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。而在互相溝通的過(guò)程中，有問(wèn)題的成員能發(fā)現(xiàn)自身的不足之處，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的員工，形成完整的循環(huán)管理體系。

2.在辦公室綜合管理模式中實(shí)行高效率管理

2.1注重監(jiān)督作用，落實(shí)實(shí)際工作

在單位實(shí)際的辦公室管理過(guò)程中，相關(guān)人員要對(duì)各方面的工作進(jìn)行處理。而具體的工作較為瑣碎，涉及到的內(nèi)容有很多，就需要進(jìn)一步落實(shí)各項(xiàng)工作。做好高效管理的工作，需要確保工作任務(wù)貫徹到員工身上，還能進(jìn)行合理的分工，確保各項(xiàng)工作可以高效完成[3]。采用從上至下的負(fù)責(zé)制度、合理安排制度等，發(fā)揮出員工的特長(zhǎng)，還可以為員工創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。利用構(gòu)建高效率管理模式的方式，確?？v向與橫向都能發(fā)揮相依的促進(jìn)作用，實(shí)現(xiàn)具體工作層層分工，踐行配套的實(shí)施方案，各項(xiàng)任務(wù)也能順利轉(zhuǎn)移。從橫向角度來(lái)看，提出高效率運(yùn)營(yíng)模式，可以明確分配的工作目標(biāo)，還可以交給專人負(fù)責(zé)，注重監(jiān)督的實(shí)際作用，落實(shí)到實(shí)際工作職工，進(jìn)而切實(shí)提升協(xié)作水平，促進(jìn)管理計(jì)劃順利實(shí)施。

2.2合理利用信息化技術(shù)，提升辦事效率

隨著科技技術(shù)的持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了各行各業(yè)的廣泛利用，發(fā)展成為綜合管理的重要工具，能切實(shí)提升綜合管理效率。近幾年的市場(chǎng)環(huán)境處于不斷的變化階段，辦公室也需要推行無(wú)紙化辦公，才能滿足社會(huì)的核心發(fā)展需求。不單單關(guān)系到環(huán)保工作開(kāi)展，也可以減少實(shí)際的成本消耗。所以，單位要將信息化技術(shù)的效用發(fā)揮出來(lái)，建立完善的信息化平臺(tái)，促進(jìn)辦公系統(tǒng)與內(nèi)部系統(tǒng)的連接，切實(shí)提升辦事處理效率。此外，信息技術(shù)的進(jìn)步關(guān)系到綜合管理的成效。相關(guān)人員合理利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與通信技術(shù)，可以覆蓋內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)電話，避免受到辦公地點(diǎn)局限的影響，切實(shí)提升辦公室信息傳遞速度與效率。

2.3做好精細(xì)化管理工作，把控細(xì)節(jié)

單位做好辦公室綜合管理的工作，管理人員要了解細(xì)節(jié)決定成敗的道理。在優(yōu)化辦公系統(tǒng)的過(guò)程中，做好細(xì)節(jié)把控的工作，建立高效率的綜合管理體系，還需要完善實(shí)際運(yùn)行工作，發(fā)現(xiàn)對(duì)工作效率產(chǎn)生影響的核心因素。從具體的角度來(lái)看，做好精細(xì)化管理工作，需要安排專門人員把控工作細(xì)節(jié)，避免出錯(cuò)，還要推進(jìn)各個(gè)環(huán)節(jié)工作開(kāi)展，切實(shí)提升綜合管理效率。

2.4構(gòu)建有效的管理機(jī)制，推行自動(dòng)化辦公

單位實(shí)現(xiàn)高效率的綜合辦公室管理工作，需要建立配套的管控機(jī)制，從實(shí)際發(fā)展角度考慮，確保管理機(jī)制的有效性與科學(xué)性，給予各項(xiàng)事務(wù)相應(yīng)的指導(dǎo)，明確辦公室管理的準(zhǔn)繩，提出規(guī)范化的人員管理與處置方案，踐行統(tǒng)一規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)[4]。以搭建高效的管理機(jī)制為核心，對(duì)員工的工作行為進(jìn)行約束與監(jiān)督，引入先進(jìn)的信息化系統(tǒng)，開(kāi)展動(dòng)態(tài)化監(jiān)測(cè)工作，及時(shí)洞察風(fēng)險(xiǎn)因素。落實(shí)自動(dòng)化的辦公理念，減輕辦公室人員的工作壓力。以無(wú)紙化辦公為基礎(chǔ)，創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境，形成良好的辦公室文化，順利達(dá)成預(yù)期管理目標(biāo)。

結(jié)束語(yǔ)

新社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，辦公室綜合管理工作需要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展目標(biāo)，并貫徹人性化的管理理念與模式，激發(fā)員工的工作熱情，使其可以得到人文關(guān)懷，單位也能提升整體向心力與凝聚力。在辦公室的綜合管理過(guò)程中，合理化的利用高效率、人性化管理方式，有效激發(fā)員工主觀能動(dòng)性，并增強(qiáng)員工對(duì)單位的歸屬感。管理人員需要立足于企業(yè)的基本情況，探究合理化的綜合管理模式，切實(shí)提升辦事效率，提升辦公室綜合管理質(zhì)量、服務(wù)水平等。以創(chuàng)新管理體系為基礎(chǔ)，提升辦事效率，順利達(dá)成單位的基礎(chǔ)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

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