社保檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用

楊其木格

摘要：通過數(shù)字化技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)的社保檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，從而對參保者的參保信息進行有效管理，方便檔案管理者隨時查閱，并根據(jù)參保信息對參保者進行有效分類。在服務(wù)參保者的過程中，真正做到方便快捷，這對于推動社會的整體發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：社保檔案;檔案管理;數(shù)字化技術(shù)

引言：

檔案數(shù)字化是國家信息資源的重要組成部分和國民經(jīng)濟和社會信息化的重要內(nèi)容。對于社保檔案數(shù)字化建設(shè)中所存在的問題，社保檔案管理部門應(yīng)引起重視，及時掌握信息技術(shù)在檔案管理工作中的現(xiàn)實性意義，以此來增強數(shù)字化檔案管理的工作效率。檔案數(shù)字化是信息技術(shù)時代的必然趨勢，為社保檔案管理工作提供了新的發(fā)展契機。社保檔案管理工作在整體管理工作中占據(jù)著重要地位，同時也屬于一種基礎(chǔ)性工作。檔案管理在活動開展中具有不可忽視的關(guān)鍵性作用，具有現(xiàn)實性價值。

1 社保檔案數(shù)字化管理中的問題

1.1 檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善

部門的檔案信息資料在病人診斷以及相關(guān)活動開展方面都具有重要的支撐作用。然而檔案信息管理工作中的數(shù)字化建設(shè)觀念落后，造成數(shù)字化建設(shè)被忽視，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的引進和使用也同樣被忽視，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化必須要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要包括檔案數(shù)字化設(shè)備和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對實現(xiàn)檔案信息資源共享、交換和傳輸，發(fā)揮檔案信息化整體效益有重要作用。計算機檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲、編目、檢索、借閱利用、編研發(fā)布等等。但是由于對檔案數(shù)字化建設(shè)沒有深刻的認識，大部分企事業(yè)單位并不重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，嚴重影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的進度。

1.2 檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)存在漏洞

檔案管理工作離不開信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，但由于數(shù)字化管理系統(tǒng)缺乏相應(yīng)的科學(xué)管理標準，信息資源混亂，再加上檔案管理軟件在信息儲存方面存在落后性，導(dǎo)致信息安全存在漏洞;信息技術(shù)的不斷變革在20世紀90年代中期至20世紀末形成了單機與局域網(wǎng)結(jié)合的檔案信息化人才服務(wù)信息化建設(shè)，也會直接影響檔案數(shù)字化建設(shè)管理系統(tǒng)的安全。部門的檔案管理工作不注重管理系統(tǒng)所提出的標準化要求，導(dǎo)致信息檢索工具的利用不充分，進一步影響檔案管理的信息化建設(shè)，造成檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)存在漏洞。

1.3 檔案數(shù)字化建設(shè)的信息安全性低

作為社會發(fā)展事業(yè)中的重要部分，檔案信息數(shù)量龐雜，再加上部門檔案管理人員的能力不足，直接影響檔案數(shù)字化的信息安全性，難免會出現(xiàn)信息泄露或者檔案信息化建設(shè)不足的現(xiàn)象。

2 社保檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用

2.1 培養(yǎng)數(shù)字化管理專業(yè)人才

為保證檔案管理人員的工作質(zhì)量，企事業(yè)單位應(yīng)提升內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。企事業(yè)單位可以有針對性地培養(yǎng)專業(yè)人才，如為滿足檔案管理對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的需要，可組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)，并定期考核。

2.2 配備完善基礎(chǔ)設(shè)施

型號、規(guī)格統(tǒng)一計算機硬件設(shè)施和相關(guān)存儲設(shè)備，如：計算機、服務(wù)器、交換機、路由器、硬盤、光盤、防磁柜、掃描儀和數(shù)碼相機等，是實現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理信息化的硬件保障[1]。軟件設(shè)施主要包括檔案室局域網(wǎng)和檔案管理軟件等。紙質(zhì)檔案數(shù)量逐年累積，增加了檔案部門庫房壓力、人為損害檔案和檔案自然老化等難題，而大容量的檔案存儲載體，即檔案數(shù)字化，不僅能減輕檔案管理人員的工作量、提高工作效率，還能避免對檔案原件的損害，方便查閱和保存。

2.3 創(chuàng)新和完善檔案管理制度

檔案管理數(shù)字化相關(guān)標準和規(guī)范相當(dāng)于馬路上的“交通規(guī)則”，能有效確保網(wǎng)絡(luò)運行和檔案信息的暢通和安全。檔案管理部門應(yīng)制定和完善檔案管理制度，主要內(nèi)容包括：完善檔案管理技術(shù)規(guī)范和相關(guān)業(yè)務(wù)流程，細化、具體化工作環(huán)節(jié)和步驟;統(tǒng)一檔案管理標準，制定必要的安全網(wǎng)措施。若沒有統(tǒng)一的標準，數(shù)據(jù)庫信息資源便無法建立，檔案信息網(wǎng)絡(luò)無法運轉(zhuǎn)暢通，難以實現(xiàn)資源共享。

2.4 建設(shè)標準化的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

檔案數(shù)字化建設(shè)的實踐中應(yīng)該進一步加強與完善檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)，在檔案管理體制的完善過程中需要提高對電子檔案信息的管理，并且成立數(shù)字化、信息化的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，使得信息資源在電子平臺上的歸檔流程走向精細化，以此來保障檔案數(shù)字化信息歸檔的時效性。其次，在保障檔案數(shù)字化信息歸檔時效性的基礎(chǔ)上，網(wǎng)絡(luò)管理流程還需要進一步完善，使得人事檔案的信息化人才服務(wù)建設(shè)得到一定程度上的優(yōu)化，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中所包含的范圍以及信息共享、資源利用等方面發(fā)揮出數(shù)字化信息管理模式的優(yōu)越性[2]。除此之外，信息化電子檔案的制度完善還需要加強，使得檔案數(shù)字化管理部門在現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用之下得到較大程度上的資源開發(fā)與變革。在確保文件資源處理和儲存的基礎(chǔ)上逐漸統(tǒng)一安排電子檔案的管理形式，以此來保障檔案數(shù)字化的安全性和高效性;信息軟件系統(tǒng)還需要積極利用，以此來更好地為檔案數(shù)字化建設(shè)管理系統(tǒng)創(chuàng)造新的發(fā)展空間。

2.5 利用新技術(shù)加強檔案數(shù)字化管理工作

檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的信息安全性低問題，社保檔案管理工作部門應(yīng)引起重視，并且積極使用新技術(shù)手段來加強檔案數(shù)字化管理工作。首先，應(yīng)加強對檔案數(shù)據(jù)的更新，防止信息資源的質(zhì)量和傳播價值減少，造成質(zhì)量惡化的現(xiàn)象[3]。相關(guān)部門應(yīng)該注重對檔案管理防火技術(shù)以及病毒入侵技術(shù)的掌握，加強數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，保障檔案信息資源在數(shù)字化平臺上得到相應(yīng)的管理和保護;除此之外，技術(shù)、資金和人力都有優(yōu)勢，并且IT文件的構(gòu)建正在迅速增長，能夠為檔案數(shù)字化管理工作的實踐以及開展定期檢查和技術(shù)維護工作創(chuàng)造條件。

2.6 實現(xiàn)檔案管理標準化水平的整體提升

我國檔案管理工作中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用時間雖然還比較短，但是由于很多地區(qū)的政府都加大了對這一問題的重視程度，倡導(dǎo)加速進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)，極大地推動了相關(guān)工作的開展進程。在這一過程中，由于缺乏完善的標準規(guī)范，不同地區(qū)的社保檔案管理部門對于檔案數(shù)字化的理解存在較大的差異，這也會在一定程度上導(dǎo)致不同地區(qū)在推進檔案管理數(shù)字化進程中，在推進標準以及推進流程方面存在差異[4]。為了使這一問題能夠得到有效解決，有關(guān)部門在實際開展工作的過程中，就需要能夠盡快建立完善的檔案管理數(shù)字化操作流程、操作規(guī)范、操作標準，使各地區(qū)以及各部門在工作開展過程中能夠真正做到有法可依。社保檔案管理要想真正實現(xiàn)標準化、規(guī)范化，檔案數(shù)字化是前提條件，通過有效推進檔案管理數(shù)字化的進程，能夠使社保檔案的管理更趨于規(guī)范化和標準化，兩者之間是相互促進的關(guān)系，缺一不可。

結(jié)束語：

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)是一份信息量大、難度大的工作，相關(guān)單位和部門需要建立統(tǒng)一的資源處理機構(gòu)對信息進行整合、分類并進行合理分配。這個機構(gòu)需要領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和一個有力的指揮部門，來保證管理工作的合理安排、平穩(wěn)運行;需要各部門明確分工內(nèi)容，共同合作，提高網(wǎng)絡(luò)信息傳遞效率，以滿足人們對于檔案資源的需求。在建設(shè)過程中需要充分利用檔案資源，把握好工作方向，企事業(yè)單位要根據(jù)實際發(fā)展需要，重點開發(fā)和使用某方面信息，避免造成資源浪費。由此可見穩(wěn)步推進信息化建設(shè)，實為檔案事業(yè)發(fā)展的所需與必然。

參考文獻：

[1]李清華.社保檔案數(shù)字化管理方法研究[J].蘭臺世界，2020（S1）：74-75.

[2]趙明瀅.社保檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用分析[J].才智，2019（35）：233.

[3]王曉明.數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的運用及啟示[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（07）：78.

[4]姜楠.數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的運用及啟示[J].勞動保障世界，2017（34）：60.