淺談企業(yè)文件材料立卷工作

摘要：企業(yè)文件立卷是企業(yè)檔案分類整理工作的基礎，對于企業(yè)檔案的質量有重要的意義，將直接影響企業(yè)檔案的提供利用。本文主要介紹了企業(yè)文件立卷工作的步驟與方法。

關鍵詞：企業(yè)檔案;立卷方法;檔案管理

企業(yè)檔案是企業(yè)檔案管理的重要組成部分。企業(yè)文件的立卷是企業(yè)文件系統化的開始，一般自上而下制定企業(yè)檔案分類方案，形成企業(yè)檔案的大類和屬類，在此基礎上，選擇合理的方法，把零散的文件組成保管的最小單位—案卷，然后向檔案部門移交。

1、企業(yè)文件材料的登記管理

企業(yè)文件材料登記，是指企業(yè)各部門對收發(fā)的各類文件材料所進行的規(guī)范化記錄活動。這既是各部門一項日常工作內容，也是文件、檔案數據統計分析工作的基礎。企業(yè)文件材料登記管理分為收文登記和發(fā)文登記，收文登記的內容包括：年度內登記序號、文件名稱（編號或版本號）、發(fā)文單位（部門）名稱、數量、簽收時間、簽收人、辦理注釋等;發(fā)文登記的內容包括：年度內登記序號、文件名稱（編號或版本號）、發(fā)送對象的名稱、數量、發(fā)送時間、發(fā)送人、備注等。

2、企業(yè)文件材料的立卷

企業(yè)文件立卷，是指將企業(yè)文件系統整理、組成案卷并進行排序的過程，實質上是一項把零散、無序的文件進行有序化組織的工作。

2.1企業(yè)文件立卷的要求

按照國家有關規(guī)定的要求，組織企業(yè)文件立卷是企業(yè)各職能部門的本職工作，企業(yè)檔案工作者對這項工作負有協助、指導和監(jiān)督的職責。企業(yè)文件案卷通常要遵循以下要求：

第一、企業(yè)文件的案卷必須方便保管和利用

這是企業(yè)文件立卷工作最根本的要求，也是立卷工作的最終目的。企業(yè)文件載體多、形式雜、數量不一，要求立卷工作以方便保管和利用為出發(fā)點，而不是單純的追求統一、整齊。

第二、案卷必須符合一定的質量要求

案卷必須是一組具有有機聯系的企業(yè)文件，而不是內容毫不相關的一堆文件的隨意組合。即一個卷內的文件應是有關某一問題或某項工作活動的系統的有一定聯系的文件組合體，能反映工作中某個問題的處理情況;整個案卷的集合能系統、完整的反映企業(yè)工作活動的全貌。案卷內企業(yè)文件的數量要適度，對于案卷，除了具有有機聯系這樣一個質的要求外，還應該有一個量的界限，稱為案卷的組合度，直觀地表現為案卷的厚度。一份案卷，所含的文件份數過多或過少，均不利于保管和利用。因此，組織案卷要在保持企業(yè)文件之間的有機聯系的基礎上，保證案卷內文件的數量適度。

2.2企業(yè)文件立卷工作的步驟和方法[1]

根據文件的特征組成若干個文件集合體，各個文件之間既有不同的特征，也有某些共同的特征。在立卷時，要將具有共同特征的文件組合成案卷。

1）問題特征，指文件內容所反映的主題。把反映同一問題或同一件事物相關的文件組成一個案卷，通常采用一事一卷、一事數卷、同事一卷等方法，在日常組卷工作中，問題特征應用的比較廣泛，稱為常用的立卷方法。

2）作者特征。就是將同一作者形成的某些有聯系的文件組成一卷，企業(yè)文件的作者有外部和內部之分，外部作者包括上級單位及與之發(fā)生社會關系的其他單位;內部作者指企業(yè)內各部門。

3）時間特征。按文件的時間特征組卷，可以保持文件在時間上的聯系，反映企業(yè)或個人在一定時間內的工作特點和發(fā)展情況，便于查考利用。

4）按名稱確定案卷單元。就是把文件種類名稱相同的文件組成一卷。多應用于一些綜合性、專業(yè)性強的文件，如工作計劃、工作總結等。[1]

2.3對案卷內文件進行科學排列

確定案卷單元之后，需要對案卷內的文件進行排列，使其條理化、系統化，方便日常的管理和利用。卷內文件的排列應遵循一定的規(guī)律，如按時間、問題、重要程度、名稱、作者等排序。

1）按時間順序排列按照文件形成時間的先后順序進行排列。一般適用于單一作者、單一問題、單一名稱組成的案卷。

2）按重要程度排列除了一般的排列方法外，還應遵循一些慣例：一般的，內外文件一起組卷的，上級機關文件在前，本企業(yè)和下屬單位形成的文件在后;來文和復文，復文在前，來文在后;正文和附件，正文在前，附件在后;正本和原稿，正本在前，原稿在后，成果性、結論性文件在前，原始性、過程性文件在后。

3）圖樣的排序，圖樣形成時，已編制了圖樣的目錄的，按目錄順序排列。沒有編制圖樣目錄的，一般按結構隸屬關系排列或按總體和局部關系結合專業(yè)排列，等等。

2.4進行案卷編目，組成案卷

劃分案卷的范圍并予以排序之后，須以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷內文件的內容和成分。主要內容有：編頁號，編制卷內目錄，填寫備考表，填寫案卷封面和脊背標簽等，最終組成案卷。

2.5編頁號

為卷內每一份文件編制順序號，便于保護文件的完整和安全，方便統計和利用。若文件形成時已編有頁號且頁號連貫、排列次序不變，無須另行編制;其他情況需重新編制頁號。

2.6編制卷內文件目錄

卷內文件目錄是卷內文件材料內容的索引，置于卷首，一般包括：每份文件的排列序號、標題名稱、編號、責任者（編制部門或人員）、編制日期、所在頁號和備注等。

2.7填寫備考表

備考表是記錄案卷構成、變化情況以備查考的簡表，一般置于卷內文件尾頁之后，主要內容包括：案卷情況說明、立卷人、立卷時間等。

2.8填寫案卷封面和脊背標簽，最終組成案卷

案卷封面是案卷封皮的主要構成部分，需以一定的格式概要介紹卷內文件的內容和形式特征，主要項目有全宗名稱、類目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級、檔號等。

脊背標簽主要項目包括案卷題名和檔號，供管理和檢索之用。

企業(yè)各種文件具有不同的形成規(guī)律和特點，立卷方法不能千篇一律，需要充分考慮其不同之處選擇最為合適的立卷方法。隨著社會的進步與科學技術的發(fā)展，特別是計算機、掃描儀等現代化設施進入文件形成與管理領域，自動化進程明顯加快，這就要求我們要堅持原則，既要遵循檔案工作的基本規(guī)律，也要創(chuàng)新思維，在實際工作中不斷研究和探索，使檔案工作不斷走向完善。

主要參考文獻：

[1]劉靈師.機關文書與歸檔文件整理[專著]，遼寧人民出版社，2003

作者簡介; 郭佳，女，1987-03-26 ，漢族，籍貫：河北東光縣 ，沈陽沈化院測試技術有限公司，碩士，中級工程師，檔案管理