新時期下高校學(xué)生檔案信息化管理模式探討

周航

摘要：學(xué)生檔案不僅要準(zhǔn)確記錄學(xué)生學(xué)習(xí)和成長過程，更要依賴外源信息不斷輸入就業(yè)傾向和學(xué)籍異動等信息內(nèi)。在人事檔案管理的前期形態(tài)，高校必須認(rèn)識到學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的重要性。始終秉承全員服務(wù)原則、保密性原則、動態(tài)性原則，科學(xué)構(gòu)建高校學(xué)生檔案信息化管理模式，并能生成提高工作質(zhì)量和效果的新策略。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)生檔案;信息化;管理模式

引言：

高校學(xué)生檔案管理模式的構(gòu)建和實(shí)踐，必須充分體現(xiàn)實(shí)效性和先進(jìn)性，要最大程度滿足學(xué)生檔案利用和使用的個性化需求。學(xué)生檔案反映的是學(xué)生成長軌跡和質(zhì)量，對學(xué)生未來求職和就業(yè)具有十分重要的影響，務(wù)必要保證信息內(nèi)容的真實(shí)性、客觀性和完整性。新時期下，高校需自覺對學(xué)生檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，要利用技術(shù)和制度手段加強(qiáng)信息化建設(shè)質(zhì)量。

一、高校學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的基本原則

（一）全員服務(wù)原則

新時期下，高校學(xué)生檔案管理需重用輕藏，充分發(fā)揮記錄內(nèi)容的作用和價值。根據(jù)學(xué)生個性化需求，對檔案內(nèi)容和傳輸方式進(jìn)行全面升級。高校要始終遵循全員服務(wù)原則，對學(xué)生檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。要對復(fù)雜和海量的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化應(yīng)對，利用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理技術(shù)加強(qiáng)管理質(zhì)量。檔案應(yīng)成為學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量評價的重要憑證資料，并為學(xué)生自我反省和自我進(jìn)化提供完整信息參考依據(jù)。

（二）保密性原則

學(xué)生檔案記錄的是學(xué)生學(xué)習(xí)和成長過程和個人信息，具有鮮明的隱匿性特征。檔案管理者要注重保護(hù)學(xué)生隱私，并利用適合和合理的方式使用檔案中所記錄的信息。始終堅持保密性原則，建立健全學(xué)生檔案管理流程。檔案借閱和開放的程度，要根據(jù)具體檔案中的內(nèi)容呈現(xiàn)特點(diǎn)而定。若檔案中記錄大量學(xué)生隱私，甚至因信息內(nèi)容的泄露和傳播而影響學(xué)生聲譽(yù)和心理健康，管理人員就必須加強(qiáng)信息采集和應(yīng)用的管理。

（三）動態(tài)性原則

動態(tài)性原則的構(gòu)建，主要體現(xiàn)在根據(jù)學(xué)生檔案管理的實(shí)際要求，不斷生成新的方法、模式、規(guī)則。要根據(jù)實(shí)際需求和要求，不斷對學(xué)生檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，繼而全面提高工作質(zhì)量和效率。且檔案內(nèi)容需持續(xù)化和專業(yè)化的更新，要將最新、最關(guān)鍵、最重要的學(xué)生動態(tài)反映到檔案中。管理人員要做好檔案信息管理工作，始終秉承動態(tài)連貫原則，采集、整理、分析、處理檔案信息，并充分保證檔案內(nèi)容的可靠性和完整性。

二、新時期下高校學(xué)生檔案信息化管理模式的構(gòu)建

（一）做好信息化管理的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖設(shè)計

高校學(xué)生檔案信息化管理模式的構(gòu)建，管理人員需做好系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖的設(shè)計，要對管理界面進(jìn)行優(yōu)化和完善，充分保證其具備一定的可觀賞性和舒適度。高校要設(shè)計專用框架，能自定義瀏覽模式和頁面呈現(xiàn)形式。同時，要做好數(shù)據(jù)處理和檔案應(yīng)用的無縫銜接，要根據(jù)既定對象的個性化需求，不斷細(xì)化和優(yōu)化信息類型，以便提高信息傳播和使用的質(zhì)量和效率。將數(shù)據(jù)庫設(shè)計和使用作為可直接操作的底層結(jié)構(gòu)，在此基礎(chǔ)上生成不同的信息管理系統(tǒng)，并對學(xué)生檔案進(jìn)行科學(xué)分類。例如，圍繞?？茖W(xué)生檔案、本科學(xué)生檔案、研究生學(xué)生檔案，分別設(shè)計不同的信息管理系統(tǒng)，并能持續(xù)和一貫的更新和優(yōu)化數(shù)據(jù)庫存儲的內(nèi)容。不同類型的學(xué)生檔案，都要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的輸入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，充分體現(xiàn)學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)性和層次性。

（二）設(shè)計多模塊和可拓展的信息化管理系統(tǒng)

高校要對學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷優(yōu)化，始終秉承動態(tài)性原則，對頁面展現(xiàn)的模塊進(jìn)行創(chuàng)新。要根據(jù)學(xué)生檔案的應(yīng)用情況，適當(dāng)增刪不同的管理模塊。例如，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)界面顯示特點(diǎn)，能夠?qū)π畔⒓虞d位置進(jìn)行重新設(shè)定，需對信息輸入和輸出的接口進(jìn)行人性化的設(shè)計，便于師生快速定位和獲取目標(biāo)資源。同時，要對系統(tǒng)標(biāo)題進(jìn)行進(jìn)一步的豐富，除保留原本的新建、修改、刪除、刷新、查看、閱讀等標(biāo)題，還可融入問題反饋、借閱需求和標(biāo)準(zhǔn)、新管理理念學(xué)習(xí)等標(biāo)題，并在既定標(biāo)題下生成具體的模塊和內(nèi)容。高校要設(shè)計多模塊和可拓展的信息化管理系統(tǒng)，并能適當(dāng)增設(shè)《檔案法》的學(xué)習(xí)模塊，繼而對管理人員的職業(yè)能力和素養(yǎng)進(jìn)行有效培養(yǎng)。

三、新時期下高校學(xué)生檔案信息化管理質(zhì)量提升的策略

（一）以個性化需求為導(dǎo)向，動態(tài)優(yōu)化管理流程

學(xué)生檔案的使用，既要做好校內(nèi)的借閱管理和催還工作，還需對校外檔案郵寄和使用的問題進(jìn)行深入分析。以個性化需求為導(dǎo)向，不斷地對學(xué)生檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化。尤其，涉及到學(xué)生檔案外轉(zhuǎn)問題時，高校要構(gòu)建科學(xué)和完善的回執(zhí)反饋機(jī)制。要利用學(xué)校統(tǒng)一專用信封，對學(xué)生檔案進(jìn)行郵寄，并注重選擇資質(zhì)和信用高的快遞企業(yè)進(jìn)行合作。對學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)格密封后，發(fā)往指定地區(qū)和接收地點(diǎn)。重要的檔案需安排專人進(jìn)行取送，并簽署回執(zhí)單，確保責(zé)任落實(shí)到個人，避免出現(xiàn)檔案丟失和損毀的情況。高校需對學(xué)生調(diào)取和使用檔案的緣由進(jìn)行驗(yàn)證和確認(rèn)，并保證郵寄及轉(zhuǎn)送地址和接收人聯(lián)系方式的準(zhǔn)確性。高校必須設(shè)計完善的管理流程，確保重要的學(xué)生檔案按照正確程序和路徑進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。

（二）以實(shí)際的工作問題為著力點(diǎn)，建立健全學(xué)生檔案管理機(jī)制

高校應(yīng)根據(jù)實(shí)際的工作問題，不斷的進(jìn)行制度創(chuàng)新和優(yōu)化。圍繞檔案信息的采集、錄入、整理等工作，分別制定科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求。學(xué)生檔案的應(yīng)用，以及數(shù)字化文本閱讀權(quán)限需進(jìn)行科學(xué)設(shè)定，并生成具體的規(guī)則和制度。高校要構(gòu)建科學(xué)的學(xué)生檔案管理長效機(jī)制，利用制度手段保證信息存儲的完整性和安全性。要始終遵循保密性原則，對學(xué)生檔案內(nèi)容進(jìn)行管理和應(yīng)用。要充分發(fā)揮問題導(dǎo)向功能，不斷對管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化和完善。根據(jù)實(shí)際展現(xiàn)的工作漏洞，嚴(yán)格制定和履行學(xué)生檔案管理職責(zé)。高校要生成完善的監(jiān)管機(jī)制和評價體系，對檔案管理人員的工作過程進(jìn)行全面監(jiān)管，并能多維度的評價他們的工作質(zhì)量和成效。檔案管理人員的職業(yè)能力和職業(yè)道德，對工作質(zhì)量和效果具有直接的影響。因此，必須加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)，根據(jù)管理成效評價結(jié)果，有針對性的設(shè)計教育培訓(xùn)模式和機(jī)制，為全面提高學(xué)生檔案管理質(zhì)量提供更多可能性。

結(jié)語：

綜上所述，高校針對學(xué)生檔案信息化管理模式的構(gòu)建，要真正服務(wù)于學(xué)生學(xué)習(xí)和職業(yè)發(fā)展。教育工作者需對目前科技領(lǐng)域發(fā)展趨勢建立正確認(rèn)識，即時和科學(xué)引進(jìn)最新管理理念和經(jīng)驗(yàn)，對高校校學(xué)生檔案管理模式和方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和改革。

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