信息時代檔案館管理模式研究

陳 鯤

（吉林師范大學，吉林 四平136000）

0 引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人類可以通過更加智能化和數(shù)字化的手段獲取前人所經(jīng)歷的事情的記錄。檔案館作為存放人類重要資料的部分，一向是企事業(yè)單位的重點部門。大數(shù)據(jù)和信息化發(fā)展的影響，不僅為檔案館的發(fā)展創(chuàng)造了更加廣闊的空間，也為檔案館的升級和轉(zhuǎn)型創(chuàng)造了更多的可能。檔案館的管理模式必須充分利用大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)，結(jié)合自身積累和技術(shù)優(yōu)勢，將所得到的知識進行全方位的處理，讓檔案館的使用者可以方便地獲取知識。只有在信息化管理思想的指導下，才能改變傳統(tǒng)檔案館的弊端，讓檔案館更好地為人們服務(wù)。

1 傳統(tǒng)檔案館管理上的弊端

傳統(tǒng)檔案館管理偏向于“官僚化”，主要是為“管理”而“管理”，許多檔案館管理人員工作的目標就是保證檔案不丟失和不損壞，并不是為了促進檔案為人們所獲取。紙質(zhì)檔案館一般都占用了較多的空間，導致有需求的人很難去找到自己需要的文獻資料，最終導致檔案越多，管理越困難，查找越不方便。由于檔案館和讀者缺乏溝通和交流，檔案館也不能很好地獲取讀者的各種需求，造成讀者對檔案館滿意度降低。讀者在借檔案、閱讀的過程必須前往檔案館，大量時間浪費在路上，而檔案館的工作時間又相對固定，人們就必須協(xié)調(diào)好自身時間，極不方便，無法滿足人們的需求。最后，檔案館的崗位職責和分工結(jié)構(gòu)過于細致，工作服務(wù)缺乏溝通，檔案館工作人員又缺乏激勵機制，導致服務(wù)意識淡薄。

2 信息化時代下檔案館的管理優(yōu)勢

檔案館的信息化管理就是要引入先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案館現(xiàn)有資源的充分利用，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進行協(xié)調(diào)發(fā)展。從規(guī)范化、體系化、數(shù)據(jù)化的方向，不斷完善檔案館的管理體系，保證知識的無障礙傳播[1]。

首先，可以利用現(xiàn)代化的通信軟件和技術(shù)手段，如微信公眾號、QQ群、微博等，加強與讀者的互動和交流。建立官方網(wǎng)站，將現(xiàn)有的紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)化為電子版資料，使人們可以不受空間與時間的限制，經(jīng)過身份驗證后，可以隨時隨地地登錄網(wǎng)站看到檔案，實現(xiàn)符合要求的人員在不同地域快速享用數(shù)字檔案。

其次，利于檔案館的數(shù)字化建設(shè)，注重電子化資源在館藏檔案中的比重。在手機已經(jīng)普遍使用的時代，電子檔案成為人們獲取知識的主要方式。人們已經(jīng)習慣于在各種場合如地鐵、公交、公園等瀏覽手機，因此，對檔案的電子資源管理越來越有必要。對于檔案館來說，電子資源比傳統(tǒng)檔案的資源驗收更加方便。對于外文檔案資源，更加容易引進，電子檔案資源龐大，足以滿足各種讀者的需要，再加上電子檔案更新方便，使得檔案館的管理工作也更加容易進行[2]。

最后，信息化時代下，信息傳播呈現(xiàn)指數(shù)式增長，傳播渠道也更加多樣化，信息化背景下的檔案數(shù)據(jù)傳播更加順暢，信息共享能力提高，有利于整個國家科學研究和社會研究交流，促進國家科技水平的提高。

3 信息時代下加強檔案館管理模式的創(chuàng)新

信息時代下，每個檔案館要結(jié)合自身的經(jīng)濟狀況、上級支持、發(fā)展規(guī)劃、人員和技術(shù)水平等對管理模式進行一定程度的改革和創(chuàng)新。

第一，整合自身資源，對檔案館服務(wù)人員進行在崗培訓。傳統(tǒng)的檔案館擁有較多的紙質(zhì)文獻，其中，部分紙質(zhì)文獻目前已經(jīng)很難找到電子版，甚至很多已經(jīng)成為孤版。檔案館可以充分利用這些紙質(zhì)資源，將其編排成電子版檔案或掃描成電子版，將在冊的檔案轉(zhuǎn)化成電子資源進行充分利用。傳統(tǒng)檔案館服務(wù)人員工作人員就是將檔案進行分類整理，編排上架，而在信息化時代下，需要對檔案館的工作人員進行在崗培訓，培訓他們?nèi)绾问褂眯旅襟w設(shè)備，如何進行電子資源的登記和管理。必須要求檔案館工作人員能夠隨著時代的進步而進步，提高服務(wù)意識，化被動為主動，能夠打破時空限制，實時在線向用戶介紹和推送檔案館最新情況和最近更新的紙質(zhì)資源和電子資源，滿足讀者的個性化要求。

第二，注重技術(shù)的引入，構(gòu)建智能化檔案館。采用先進的軟件系統(tǒng)是保證檔案館資源管理的重要保障。積極采用世界上較為先進的大數(shù)據(jù)平臺用于搭建評估體系等有重要作用。通過設(shè)置論壇板塊，對檔案感興趣的人們之間也可以互相交流學習心得，分享查找資料的一些小技巧，有力促進信息共享。也可以設(shè)置一些閱讀通報系統(tǒng)，檔案館的微信公眾號上實時更新最新檔案更新狀態(tài)。另外，可以在微信公眾號上設(shè)置讀者意見欄，便于及時了解讀者的意見和建議[3]。

第三、明確檔案館的功能，加強行政管理。檔案館應(yīng)該從社會背景、區(qū)域政策、科技進步以及市場經(jīng)濟情況等方面出發(fā)，制定適合自身長期發(fā)展的措施。檔案館應(yīng)該從領(lǐng)導層面樹立以服務(wù)讀者為中心，充分尊重讀者意見，努力為讀者提供更加舒適的閱讀環(huán)境。在行政層面，要改變過去檔案館工作人員各自為政的狀況，搭建起檔案館管理的知識型團隊，團隊應(yīng)該以解決檔案館日常問題為出發(fā)點，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)，建立信息服務(wù)隊伍，團隊內(nèi)部要有相關(guān)技術(shù)人員負責服務(wù)器等運營工作，做好設(shè)備的維修和保養(yǎng)。只有如此才能實現(xiàn)整個檔案館管理系統(tǒng)的正常可靠運行。

第四、注重電子資源的管理和版權(quán)的明確。電子資源由于其自身的特性，如果管理不善容易出現(xiàn)資產(chǎn)流失的情況。大多數(shù)檔案館的電子資源管理并不嚴格，這樣就會導致一些賬號濫用，非法買賣等情況發(fā)生。如果檔案館工作人員對電子資源的分類和管理不完善，很可能導致檔案資源的流失，服務(wù)器被入侵甚至服務(wù)器損壞的現(xiàn)象。總之，檔案館電子版權(quán)的管理過程復雜，需要從管理上進行重視，避免出現(xiàn)法律上的糾紛[4]。

第五、重視檔案館管理人員的績效考核。任何一項工作都必須要有考核指標，只有通過考核評分，才能激發(fā)人的潛力，抑制人的惰性。檔案館的工作人員也是如此，如果不加以考核，很容易使工作人員產(chǎn)生懈怠心理?？己说姆绞娇梢酝ㄟ^員工互評、領(lǐng)導評價、讀者評價再結(jié)合用戶投訴四方面綜合考慮，考核完成后對員工進行排名，排名較高的員工可以給予較多的薪資獎勵或崗位晉升，排名靠后的員工降職或扣除獎金。檔案館的工作雖然較為簡單，但也是一個比較容易出錯的工作，因此，對員工考核必須重視起來，只有每個人都認真負責，才能更好地實現(xiàn)檔案館信息化管理[5]。

4 結(jié)語

檔案館是人們傳播文化以及分享知識的重要平臺，隨著社會的進步以及信息化技術(shù)的發(fā)展，我們不能故步自封，要充分結(jié)合檔案館自身的資源優(yōu)勢，積極主動地引入數(shù)字化管理系統(tǒng)，建立具有自身地域特色的信息化檔案閱讀平臺。除了檔案館本身的文獻資料外，檔案館管理人員的服務(wù)水平也需要重視，加強信息化管理方面的培訓和學習，重視業(yè)績考核，實行優(yōu)者上，庸者下的考核方式，實現(xiàn)管理水平的進步。筆者相信，隨著檔案館的創(chuàng)新與發(fā)展，一定會使我們的檔案館管理越來越好，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。